Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Midden-Groningen

VERORDENING OP DE RAADSCOMMISSIE MIDDEN-GRONINGEN 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Midden-Groningen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	VERORDENING OP DE RAADSCOMMISSIE MIDDEN-GRONINGEN 2023
Citeertitel	Verordening op de raadscommissie Midden-Groningen 2023
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
17-05-2023			nieuwe regeling	11-05-2023 gmb-2023-213856

Tekst van de regeling

Intitulé

VERORDENING OP DE RAADSCOMMISSIE MIDDEN-GRONINGEN 2023

De raad van de gemeente Midden-Groningen;

Gelezen het voorstel van de raadsvoorzitter van 24 april 2023;

gelet op het bepaalde in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet,

Besluit:

de volgende gewijzigde verordening vast te stellen:

VERORDENING OP DE RAADSCOMMISSIE MIDDEN-GRONINGEN 2023.

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsbepalingen

1.
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
  commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- b.
  griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
- c.
  (commissie)lid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- d.
  (commissie)voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- e.
  raad: de gemeenteraad van de gemeente Midden-Groningen;
- f.
  vergadering: vergadering van de raadscommissie;
- g.
  vergadermodel: De gemeente Midden-Groningen hanteert het BOB-model met drie fasen te weten: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Er is één raadscommissie waarin de oordeelsvormende fase aan de orde is, de besluitvorming vindt plaats in de raadsvergadering;
- h.
  agendacommissie: een orgaan als bedoeld in artikel 3 van “Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Midden-Groningen 2023”;
- i.
  fractie: de leden van de raad, die door het centraal stembureau op de zelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, dan wel één of meer leden van een fractie die als zelfstandige fractie gaan optreden.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

1.
De raad stelt een raadscommissie in.
2.
In de raadscommissie vindt de oordeelsvormende fase van het vergadermodel plaats.
3.
De raadscommissie bespreekt en adviseert over alle onderwerpen die de raadscommissie daartoe van belang acht.

Artikel 3. Taken

1.
De raadscommissie heeft de volgende taken:
- a.
  het uitbrengen van advies aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
- b.
  het uit kunnen brengen van advies aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;
- c.
  het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

1.
Een raadscommissie bestaat uit alle in de raad vertegenwoordigde groeperingen c.q. fracties van de gemeente Midden-Groningen, overeenkomstig het maximale aantal raadsleden per fractie.
2.
De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.
3.
Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. Elke fractie mag maximaal twee niet-raadsleden voordragen voor benoeming door de raad.
4.
De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn. Deze commissieleden hebben daarnaast tijdens de laatste raadsverkiezingen bij voorkeur op de kandidatenlijst van de desbetreffende fractie gestaan.
5.
De raad benoemt op voordracht van de fracties in de raadscommissie plaatsvervangende leden, die bij afwezigheid van een commissielid zitting hebben in de raadscommissie. Het plaatsvervangende lid voldoet aan de in het vierde lid genoemde vereisten.
6.
Bij hun aantreden ontvangen commissieleden niet zijnde raadsleden de gedragscode zoals genoemd in artikel 15, derde lid van de Gemeentewet.
7.
De commissievoorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

1.
De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen.
3.
De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
4.
De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger van zijn taak ontheffen.
5.
Een commissielid en de commissievoorzitter en zijn plaatsvervanger kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
6.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
7.
Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, volgens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6. De (commissie)griffier

1.
De griffier van de raad kan ter ondersteuning van de raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar benoemen tot commissiegriffier.
2.
De (commissie)griffier is aanwezig als eerste adviseur in vergaderingen of wordt vervangen door een daartoe door de raad aangewezen vervanger.
3.
De (commissie)griffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

HOOFDSTUK 2. VERGADERINGEN

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en agenda

1.
In de regel vindt de vergadering van de raadscommissie plaats op een donderdagavond, en worden gehouden in de raadzaal van het gemeentehuis.
2.
De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.
3.
Voordat een oproep wordt verzonden, stelt de agendacommissie de agenda van de vergadering voorlopig vast. De agendacommissie kan bepalen dat er parallelle commissies worden georganiseerd.
4.
De voorzitter zorgt ervoor dat tenminste 10 dagen voor de vergadering de leden een bericht ontvangen met de mededeling dat de agenda met vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering is geplaatst op de openbare website van de gemeente; de daarbij behorende informatie, met uitzondering van de in hoofdstuk Va van de Gemeentewet bedoelde informatie, wordt digitaal beschikbaar gesteld.
5.
Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering een mailbericht aan de leden gezonden. De aangepaste agenda wordt op de website gepubliceerd. De daarbij behorende stukken worden digitaal beschikbaar gesteld.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

1.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van de oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden digitaal beschikbaar gesteld.
2.
Als op de inhoud van informatie op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, wordt deze informatie aangeboden via de besloten omgeving van het raadsinformatiesysteem.
3.
Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

1.
Informatie die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dient, wordt gelijktijdig met het verzenden van het mailbericht op het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Informatie wordt in beginsel 10 dagen voor de vergadering beschikbaar gesteld. Als informatie via het raadsinformatiesysteem wordt gepubliceerd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
2.
Agenda’s en stukken ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.
3.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, wordt in afwijking van het eerste en tweede lid aangeboden via de besloten omgeving van het raadsinformatiesysteem.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in het in de gemeente te verspreiden huis-aan-huisblad De Regiokrant en door plaatsing op de website van de gemeente.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 11. Zitplaatsen en presentielijst

1.
De commissievoorzitter, de commissiegriffier en de wethouder die het onderwerp dat ter bespreking aan de orde is in portefeuille heeft, hebben een vaste zitplaats. De zitplaatsen van een fractie worden door de raadsvoorzitter bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de gemeenteraad aangewezen.
2.
Als daartoe aanleiding bestaat, kan de raadsvoorzitter de indeling herzien na overleg met de griffier.
3.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
4.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt de lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden (17) aanwezig is. Als er op hetzelfde moment meerdere parallelle vergaderingen gehouden worden, geldt dat een vergadering niet wordt geopend voordat meer dan de helft van het aantal fracties vertegenwoordigd in de raad aanwezig is.
2.
Als door het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter, een kwartier na het verstrijken van het aanvangstijdstip, na vermelding van de namen van de aanwezige leden, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de door het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 13. Verslag; toezeggingen

1.
De digitale verslaglegging van de commissievergadering wordt onder de verantwoordelijkheid van de commissiegriffier verzorgd. Dit digitale verslag komt via de website van de gemeente ter beschikking voor zover geen sprake is van een besloten vergadering.
2.
De commissiegriffier houdt de in de vergadering door de leden van het college van burgemeester en wethouders en of externen gedane toezeggingen bij in een toezeggingenlijst.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

1.
Na sluiting van de beraadslagingen over een onderwerp brengt de raadscommissie advies uit aan de raad over het al dan niet agenderen van genoemd onderwerp in de eerstvolgende raadsvergadering. Als geadviseerd wordt tot agendering volgt ook een advies over de wijze van agendering en bespreking.
2.
Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies. De voorzitter vat daartoe de beraadslagingen kort samen. Dit wordt verwoord in het verslag.
3.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
3.
Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel, tenzij de voorzitter dit bij interruptie toestaat.
4.
Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
5.
Er is per agendapunt per fractie één woordvoerder.
6.
De agendacommissie heeft, bij wijze van uitzondering, samen met de commissievoorzitter de bevoegdheid te besluiten tot een op een vergadering toegesneden spreektijdregeling. Deze regeling wordt van tevoren kenbaar gemaakt en staat vermeld op de agenda.

Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen

1.
Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
2.
De agendacommissie doet voorstellen ten aanzien van door de commissie uit te nodigen personen of instellingen, anders dan ambtenaren. Ook draagt de agendacommissie zorg voor de verzending van een uitnodiging voor het bijwonen van de vergadering aan hen.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over geagendeerde onderwerpen.
2.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, wordt geadviseerd dit van te voren schriftelijk dan wel telefonisch te melden aan de commissiegriffier.
3.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
4.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.
5.
De totale spreektijd voor burgers is gemaximeerd op 60 minuten. Het spreekrecht dient zich te beperken tot een relevante bijdrage, dit ter beoordeling van de commissievoorzitter.
6.
De spreker voert het woord uitsluitend over het in behandeling zijnde agendapunt, nadat de commissievoorzitter het woord heeft gegeven.
7.
Elke spreker voert hoogstens vijf minuten het woord en stopt met spreken, zodra de commissievoorzitter hem op het verstrijken van zijn spreektijd wijst. In bijzondere gevallen, als de commissie dat nodig vindt, kan een langere termijn worden toegestaan.
8.
De commissievoorzitter is bevoegd in gevallen, waarvan hij van mening is, dat de goede gang van zaken verstoord wordt, de spreektijd te bekorten.
9.
De commissievoorzitter kan de deelnemers aan een de vergadering toestaan aan de inspreker korte verhelderende vragen te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
10.
Als een spreker beledigende en/of intimiderende woorden of gebaren, tegen wie dan ook, bezigt, wordt hij door de voorzitter tot orde geroepen en na herhaling het recht van spreken ontzegd.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

1.
De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.
2.
Op verzoek van een lid van de commissie, het college of op voorstel van de voorzitter kan de commissie besluiten de beraadslagingen te schorsen om het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad.
3.
De voorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
4.
De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
5.
De voorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde over de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

1.
Van besloten commissievergaderingen worden schriftelijke verslagen opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.
2.
De verslagen moeten inhouden:
- a.
  De namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester en de wethouders, de secretaris en de leden, allen voor zover aanwezig en van de overige personen die het woord gevoerd hebben, afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren;
- b.
  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
  een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen der aanwezigen die het woord voerden;
- d.
  bij het betreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van de personen aan wie het op grond van het bepaalde in hoofdstuk Va van de Gemeentewet spreekrecht is toegekend.
3.
De verslagen van een besloten vergadering worden niet verspreid, maar worden ontsloten via de besloten omgeving van het raadsinformatiesysteem.
4.
De verslagen worden geacht ongewijzigd te zijn vastgesteld, tenzij tenminste één lid van de commissie vaststelling van deze verslagen verlangt in een besloten vergadering, welke vergadering dan zo spoedig mogelijk gehouden wordt.
5.
Als er geen opmerkingen worden ontvangen, worden het verslag en de besluitenlijst als hamerstuk (zonder publicatie van stukken) vastgesteld in de eerstvolgende openbare raadsvergadering als zijnde niet openbaar. De gemeenteraad kan te allen tijde besluiten tot het opheffen van de geheimhouding op deze verslagen.
6.
De vastgestelde verslagen worden door de raadsvoorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 23. Toehoorders en pers

1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2.
Het blijk geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
4.
Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

HOOFDSTUK 3. OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 25. Inwerkingtreding, citeertitel en intrekking oude verordening

1.
Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie Midden-Groningen 2023.
3.
De Verordening op de raadscommissie Midden-Groningen, zoals vastgesteld door de raad op 21-06-2018, wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 11 mei 2023.

De voorzitter,

De griffier,

HOOFDSTUK 4. TOELICHTING

In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden. Dit reglement heeft betrekking op de raadscommissie Midden-Groningen.

Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies.

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsbepalingen

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

In deze verordening is de term burger nader gepreciseerd.

Voor de invulling van de term ‘belanghebbende’ wordt ook verwezen naar artikel 1:2 van de Algemene wet bestuursrecht. De tekst is:

Artikel 1:2

1.
Onder belanghebbende wordt verstaan: degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit is betrokken.
2.
Ten aanzien van bestuursorganen worden de hun toevertrouwde belangen als hun belangen beschouwd.
3.
Ten aanzien van rechtspersonen worden als hun belangen mede beschouwd de algemene en collectieve belangen die zij krachtens hun doelstellingen en blijkens hun feitelijke werkzaamheden in het bijzonder behartigen.

In dit reglement van orde wordt onder een organisatie zowel een rechtspersoon als een informele groepering verstaan. Een informele groepering kan bijvoorbeeld zijn een groep bewoners.

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.

De gemeente Midden-Groningen heeft gekozen voor het BOB vergadermodel. Een driedeling waarbij eerst beeldvormend informatie wordt opgehaald, vervolgens in de oordeelsvorming met de fracties wordt gedebatteerd en tenslotte in de formele raadsvergadering besloten wordt. De agendacommissie heeft als taak om te bevorderen dat in de beeldvormende fase de raad in actief contact treedt met betrokkenen om zicht te laten informeren, te zoeken naar oorzaken van maatschappelijke problemen en met de berokkenen na te denken over oplossingen. Daardoor krijgt de volksvertegenwoordigende en verbindende rol van de raad meer vorm. In die fase wordt zoveel mogelijk op een andere locatie vergaderd en is de manier van overleggen niet vast omlijnt.

In de oordeelsvormende fase gaan de fracties met elkaar in debat om te proberen elkaar te overtuigen en is er nog ruimte voor de burger om via het spreekrecht binnen bepaalde afspraken aanvullingen te doen richting de politiek. In de besluitvormende fase tenslotte draait het om het formele besluit. De raad is dan aan zet en kan gebruik maken van middelen als amendement en motie.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. Beleidsinhoudelijke stukken die op de raadsagenda worden geagendeerd moeten eerst besproken zijn in de raadscommissie De rol van de commissie blijft nog steeds een commissie ter voorbereiding op de besluitvorming door de raad.

De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie in samenspraak met de agendacommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie[naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad]. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (tweede lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘burgerlid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het derde lid).

Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen.

Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.

Om ervoor te zorgen dat iedere fractie – met name ook de kleine fracties – in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het vierde lid dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor hen gelden dezelfde eisen als voor commissieleden.

[De raad benoemt de commissievoorzitters OF Een raadscommissie benoemt haar commissievoorzitter] (vijfde lid). Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden. Een voorstel van de regering om dit vereiste op te heffen is in 2014 in de Tweede Kamer gesneuveld.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid). De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid recht op een eigen lid.

HOOFDSTUK 2. VERGADERINGEN

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

Het vierde lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De stukken worden in het raadsinformatiesysteem geplaatst en oproep wordt per e-mail te versturen. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

Het vierde lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in hoofdstuk Va van de Gemeentewet bedoelde informatie, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Deze kunnen worden ingezien bij de griffier (artikel 9, derde lid).

Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door de agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in artikel 3 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Midden-Groningen.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in lid 4 van artikel 7.

Artikel 9. Ter inlage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. Dit gebeurt door publicatie van de stukken op de website van de gemeente.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst. In Midden-Groningen is hiervan sprake bij publicatie in De Regiokrant

Als de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 11. Zitplaatsen en presentielijst

Het is praktisch om een procedure op te nemen ten aanzien van de zitplaatsen. De presentielijst is van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. De algemene regel is dat als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is er kan worden vergaderd. Het quorum dat gehanteerd wordt als er parallelle commissies op hetzelfde tijdstip worden gehouden spreekt over meer dan de helft van het aantal fracties.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering als het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag ervanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

Het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen.

Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt de commissievergadering digitaal gearchiveerd. De standpunten van alle fracties en individuele leden zijn hierdoor ook achteraf nog terug te halen. Het ligt voor de hand dat wanneer een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt. Het is aan de raadsfracties hoe in de besluitvorming de standpunten van de commissieleden een plaats krijgen.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Als de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 16. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden.

Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (beeldvormende bijeenkomsten, ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen spreekrecht op te nemen in de commissieverordening. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’). Burgers kunnen in Midden-Groningen inspreken tijdens de beeldvormende bijeenkomsten, de commissievergaderingen en in de besluitvormende raadsvergaderingen.

Tijdens de commissievergaderingen zijn mogelijkheden voor de inspreker om van gedachten te wisselen met de commissieleden en zo bij te dragen aan de besluitvorming. Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur. De commissie heeft tot doel informatie te verzamelen (beeldvorming en oordeelsvorming). Insprekers kunnen een bron van informatie zijn die de toekomstige besluitvorming in de raad ten goede komt.

De maximale termijn waarbinnen alle burgers gezamenlijk kunnen spreken is gemaximeerd op 60 minuten. Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadscommissie.

In het derde lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers. In het zevende lid is ervoor gekozen om een burger twee keer het woord te geven.

De burgers die wensen in te spreken wordt gevraagd zich voor de vergadering melden bij de griffier. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot. De voorzitter zal bij het vaststellen van de agenda vragen of er nog aanwezigen gebruik willen maken van het spreekrecht. Dit is het laatste moment waarop een burger zich kan verzekeren van het recht tot spreken. Burgers die hebben ingesproken hebben de mogelijkheid hun inspraaktekst aan de griffier te overhandigen. Deze zorgt ervoor dat de tekst in bezit komt van de leden van de commissie.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Als een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 23 van deze verordening.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen over het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden.

Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in Hoofdstuk Va van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 23. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.