Verordening Vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Heeze-Leende 2023

Artikel 1 Taak

De commissie heeft tot taak:

• a.

  De aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden;

• b.

  De aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden;

• c.

  Klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

Artikel 2 Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit de voorzitters of een raadslid van elke fractie in de gemeenteraad.

• 2.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 3.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 2.

  De gemeentesecretaris wordt ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie toegevoegd.

• 3.

  De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

• 4.

  bij onvoorziene omstandigheden kan vanwege de noodzakelijke voortgang een beroep gedaan worden op de plaatsvervangend griffier om als plaatsvervangend secretaris van de commissie op te treden.

Artikel 4 Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 2 leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

• 2.

  De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

  • a.

    de leden van de commissie;

  • b.

    de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

  • c.

    de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;

  • d.

    de adviseurs, indien deze(n) aan de commissie zijn toegevoegd.

  • e.

    De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 5 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de com-missie vergen kan van deze termijn worden afgeweken, doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

• 3.

  De in het tweede lid bedoelde oproep gebeurt tenminste 5 dagen voorafgaand aan de vergadering. Als bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen, kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken en gebeurt de oproep ten minste 24 uur voorafgaand aan de vergadering.

Artikel 5 Stemming

De commissie besluit over de vaststelling van een conceptaanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid een stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 6 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 6 Verslag

• 1.

  De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.

• 2.

  Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

  • a.

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • b.

    een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

  • c.

    eventuele minderheidsstandpunten indien daarom door een lid van de commissie gevraagd wordt.

• 3.

  De commissie stelt het verslag vast nadat de leden van de commissie de gelegenheid hebben gehad om te reageren op het conceptverslag.

• 4.

  Het verslag wordt getekend door de voorzitter en de secretaris.

Artikel 7 Geheimhouding

• 1.

  Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de Gemeentewet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3.

  Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd of bij de secretaris ter inzage gelegd.

• 4.

  Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van "geheim" gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 5.

  Aan derden, die geen lid zijn van de commissie, wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 6.

  De commissie zorgt er voor dat de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 7.

  De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet van kracht ook in het geval de commissie wordt ontbonden.

Artikel 8 Contactpersoon bij de (her)benoemingsprocedure

De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

Artikel 9 Archivering

• 1.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de (her)benoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

• 2.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Achiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

• 3.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 10 Adviseur

• 1.

  De commissie kan een of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.

• 2.

  Adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 11 Informatie over en gesprek met sollicitant

• 1.

  De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant.

• 2.

  Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 12 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging

• 1.

  De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.

• 2.

  Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling van twee personen.

Artikel 13 Ontbinding

Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien.

Artikel 14 Adviseur

• 1.

  De commissie kan een of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.

• 2.

  Adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 15 Informatie over en gesprek met de burgemeester

• 1.

  De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

• 2.

  De commissie stelt het verslag vast nadat de leden van de commissie de gelegenheid hebben gehad te reageren op het conceptverslag.

• 3.

  Voordat haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester verstuurd wordt, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

• 4.

  Het verslag wordt getekend door de voorzitter en de secretaris.

• 5.

  de commissie kan voorbereidende werkzaamheden inzake herbenoeming neerleggen bij de werkgeverscommissie c.q. de griffier

Artikel 16 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging

• 1.

  Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming van de burgemeester.

• 2.

  Als over het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel 17 Ontbinding

Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.

Artikel 18 Aantal gesprekken

• 1.

  De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.

• 2.

  Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

• 3.

  de commissie kan voorbereidende werkzaamheden inzake klankbordgesprekken neerleggen bij de werkgeverscommissie c.q. de griffier

Artikel 19 Voorbereiding en inhoud

• 1.

  De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

• 2.

  De commissie gebruikt de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester als basis voor de gesprekken. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

Artikel 20 Bijzondere bepalingen inzake het verslag

• 1.

  De commissie stelt het verslag vast nadat de leden van de commissie de gelegenheid hebben gehad te reageren op het conceptverslag.

• 2.

  Voordat het verslag wordt vastgesteld, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

• 3.

  Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

• 4.

  Raadsleden kunnen het verslag inzien bij de secretaris. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

Artikel 21 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 22 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

• 1.

  De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

• 2.

  De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.

Artikel 23 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als Verordening vertrouwenscommissie gemeente Heeze-Leende 2023.