Addendum - Beleid privacy, informatiebeveiliging en informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2021-2024: Wet Politiegegevens

Het privacybeleid van de gemeente Steenwijkerland beschrijft hoe we verantwoordelijk en binnen wettelijke kaders met persoonsgegevens omgaan. Voor de reikwijdte van dit addendum bestaat het wettelijk kader voor bescherming van persoonsgegevens uit de Wpg en daaraan verwante regelgeving, zoals hierboven genoemd. De gemeente wil met dit addendum op het privacybeleid onder andere bereiken dat de boa's:

• •

  zich ten volle bewust zijn van de noodzaak om zorgvuldig en op rechtmatige wijze om te gaan met politiegegevens;

• •

  de rechten van betrokkenen respecteren en werken volgens de vastgestelde procedures;

• •

  het vertrouwen van betrokkenen in de overheid niet beschamen;

• •

  gedrag vertonen dat past bij goed werknemerschap;

• •

  de kans op financiële en imagoschade minimaliseren.

Het normenkader van de Wpg is grotendeels gelijkluidend aan dat van de AVG. Op hoofdlijnen geldt aanvullend nog het volgende:

• •

  De boa's van de gemeente Steenwijkerland kunnen naast hun opsporingstaken ook bestuursrechtelijke toezichts- en handhavingstaken hebben. Zij krijgen dan bij het verwerken van persoonsgegevens te maken met zowel de AVG als de Wpg;

• •

  Duidelijk moet zijn welke gegevens er worden verwerkt onder de AVG en welke onder de Wpg. De Wpg stelt andere eisen aan de verwerking van persoonsgegevens dan de AVG. Zo geldt onder andere de plicht tot delen met ieder andere opsporingsambtenaar die deze gegevens nodig heeft voor zijn werk.

De hierna genoemde verplichtingen uit de Wpg zijn veelal geborgd binnen onze applicaties:

• •

  Er moet een scheiding worden aangebracht tussen gegevens die op feiten zijn gebaseerd en feiten die op een persoonlijk oordeel zijn gebaseerd;

• •

  Er moet onderscheid worden gemaakt tussen betrokkenen, zoals verdachten, slachtoffers, derden en veroordeelden;

• •

  Documentatie is vereist van de doelen van onderzoeken, verstrekking of doorgifte, afwijzing van verzoeken om inzage, inbreuk op de beveiliging, doorgifte buiten de EU met datum en tijd, ontvanger, redenen en doorgegeven gegevens en melding van gemeenschappelijke verwerkingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

• •

  Er vindt logging plaats in geautomatiseerde systemen van de invoer van gegevens in systemen en op termijn ook van het verzamelen, wijzigen, raadplegen, verstrekken (o.a. in de vorm van doorgifte), combineren of vernietigen van politiegegevens.

• •

  Er worden specifieke eisen gesteld aan de informatiebeveiliging uit het Bpg.

Er geldt met ingang van 2021 een verplichting tot het uitvoeren van externe privacyaudits. De rapportage die hieruit voortvloeit moet worden verstrekt aan de AP. Als er tekortkomingen zijn geconstateerd moet 3 maanden na het uitvoeren van de audit een verbeterrapport worden opgesteld, waarop binnen een jaar een hercontrole plaatsvindt. De hercontrole geldt alleen voor die onderdelen van de wet waar de tekortkomingen geconstateerd worden. De resultaten van de hercontrole worden vastgelegd in een rapportage en eveneens verstrekt aan de AP, uiterlijk 1 jaar na het uitvoeren van de externe audit.

Net als de AVG verplicht de Wpg tot het bijhouden van een register van verwerkingen. Wel zijn er enkele verschillen die hierna met een (*) zijn aangeduid. Het register van verwerkingen in het kader van de Wpg moet het volgende bevatten:

• •

  De naam en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, de gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken en de functionaris voor gegevensbescherming;

• •

  De doelen van de verwerking;

• •

  De categorieën van ontvangers aan wie politiegegevens zijn of zullen worden verstrekt, met inbegrip van ontvangers in derde landen of internationale organisaties;

• •

  Een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de categorieën van persoonsgegevens;

• •

  In voorkomend geval: het gebruik van profilering. (*)

• •

  In voorkomend geval: de categorieën van doorgiften van politiegegevens aan een derde land of een internationale organisatie.

• •

  Een aanwijzing van de rechtsgrondslag van de verwerking, met inbegrip van doorgiften, waarvoor de politiegegevens bedoeld zijn. (*)

• •

  Zo mogelijk: de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens worden verwijderd of vernietigd.

• •

  Zo mogelijk: een algemene beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging.

• •

  De toekenning van de autorisaties. (*)

Het ‘Beleid privacy, informatiebeveiliging en informatiebeheer 2021-2024’ is een richtinggevend en kaderstellend beleidsdocument. Het (informatiebeveiligings)beleid geldt voor alle activiteiten van de gemeente Steenwijkerland. Ook voor de activiteiten die vallen onder de Wpg geldt dat passende technische en organisatorische maatregelen moeten zijn genomen en geïmplementeerd, op basis van een risicoanalyse waaruit het risiconiveau blijkt met betrekking tot ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen opzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen moeten bovendien periodiek worden geëvalueerd en zo nodig geactualiseerd.

De Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Net als de AVG verplicht de Wpg tot het aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG). Het is mogelijk dat meerdere organisaties samen één FG aanwijzen. De FG wordt door de verwerkingsverantwoordelijke tijdig en naar behoren betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van politiegegevens. De FG stelt jaarlijks een verslag op van zijn bevindingen en stelt het ter beschikking aan de verwerkingsverantwoordelijke.

In de gemeente Steenwijkerland is de FG ten aanzien van de AVG tevens aangewezen als FG ten aanzien van de Wpg.

De bevoegd functionaris

De Teamleider Uitvoering Openbare Ruimte is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken van de bevoegd functionaris. Dit is de ‘hoeder’ van de gegevens die onder artikel 9 Wpg worden verwerkt. Dit moet een persoon zijn met voldoende kennis en vaardigheden over dit type gegevens. Deze functionaris beslist bijvoorbeeld wie er toegang mag hebben tot deze gegevens en of ze verstrekt kunnen worden aan een samenwerkingspartner. Iedere artikel 9-verwerking dient een bevoegd functionaris (BF) te hebben. De bevoegd functionaris heeft onder andere de volgende taken:

• •

  het doel van de artikel 9-verwerking omschrijven en vastleggen;

• •

  het autoriseren van personen voor de betreffende verwerking;

• •

  bepalen of gegevens voor andere doeleinden mogen worden gebruikt;

• •

  zorgen dat voor alle gegevens de herkomst en wijze van verkrijgen wordt vastgelegd;

• •

  bewaken dat gegevens rechtmatig worden verkregen en verwerkt.

De rechten van betrokkenen onder de AVG staan beschreven in de algemene privacyverklaring van de gemeente. Op hoofdlijnen zijn deze rechten op grond van de Wpg gelijkluidend. De algemene privacyverklaring wordt aangevuld met een specifiek Wpg gedeelte.

Politiegegevens worden niet langer bewaard dan de minimale tijd die nodig is, zoals vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving, of voor de doeleinden waarvoor deze zijn verwerkt. Politiegegevens dienen na verwijdering nog maximaal vijf jaar te worden bewaard. Daarna, of binnen deze periode van vijf jaar (afhankelijk van welke bewaartermijn geldt) dient definitieve vernietiging plaats te vinden. Indien van cultureel of historisch belang kan worden afgezien van vernietiging van de gegevens. Er wordt dan aan de bewaareisen als genoemd in de Archiefwet voldaan.

Alle politiegegevens worden gelabeld in artikel 8, 9 en 13 informatie. Voor elk label is de bewaartermijn conform de wettelijke bepaling geconfigureerd, zodat geborgd wordt dat deze politiegegevens niet langer worden bewaard dan de minimale tijd die nodig is, zoals vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving, of voor de doeleinden waarvoor deze zijn verwerkt.

De Wpg maakt een onderscheid tussen het ter beschikking stellen van politiegegevens en het verstrekken ervan. Het ter beschikking stellen van politiegegevens houdt in dat deze in principe worden gedeeld met eenieder die de gegevens nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak (zogeheten ‘free flow of information’ binnen het Wpg-domein). Bij dit ‘need to know’-principe dient altijd een noodzakelijkheids-, proportionaliteits- en subsidiariteitsafweging te worden gemaakt. Het ter beschikking stellen voltrekt zich binnen het Wpg-domein.

Bij het verstrekken van politiegegevens gaat het om het delen van gegevens buiten het Wpg-domein. In dat geval moet zijn geborgd dat politiegegevens alleen worden verstrekt aan personen of instanties buiten het politiedomein, voor zover dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals deze in de Wpg en het Bpg zijn genoemd. Geborgd moet ook zijn dat wanneer gegevens verstrekt worden, er wordt voldaan aan de documentatieplicht en dat de verstrekking alleen plaatsvindt in overeenstemming met het bevoegd gezag indien dit vereist is in de wet. Het gaat dan bijvoorbeeld om verstrekkingen aan de burgemeester, een toezichthouder, een advocaat of een functionaris in het kader van de Wet bibob.

De gemeente Steenwijkerland heeft een procedure voor datalekken in het kader van de AVG/Wpg. Op hoofdlijnen zijn de rechten op grond van de Wpg gelijkluidend. Specifiek voor de Wpg geldt nog het volgende:

Op de mededelingsplicht zijn enkele uitzonderingen van toepassing, onder andere als de mededeling achterwege moet blijven ter vermijding van belemmering van de gerechtelijke onderzoeken of procedures en ter vermijding van nadelige gevolgen voor de voorkoming, de opsporing, het onderzoek en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen.

Het zorgvuldig omgaan met persoons- en politiegegevens is enerzijds een kwestie van het organiseren van een goede informatieveiligheid en het zorgvuldig inrichten van werkprocessen, anderzijds is het een zaak van bewustwording bij de boa's. Het bewustzijn wordt voortdurend aangescherpt, zodat kennis van risico’s wordt verhoogd en veilig en verantwoord gedrag wordt aangemoedigd.

Elke nieuwe medewerker die in de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden met de Wpg te maken heeft moet daarom verplicht een Wpg-training doorlopen. Daarvan wordt een notitie vastgelegd in het personeelsdossier. Boa's die al in dienst zijn en deze training nog niet hebben doorlopen, doorlopen deze training alsnog. Daarnaast is er in ieder geval jaarlijks aanvullend aandacht voor bewustwording rondom de omgang met politiegegevens. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een aanvullende training of een bijeenkomst over een specifiek Wpg-onderwerp of in andere gerichte bewustwordingsacties.

Betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat hun persoonsgegevens zorgvuldig worden verwerkt. De gemeente Steenwijkerland creëert dat vertrouwen door inzichtelijk te maken, door middel van verschillende communicatiekanalen, op welke wijze zij persoonsgegevens verwerkt en beheert. Dit staat in de privacyverklaring die op de website is te vinden: www.steenwijkerland.nl/privacy.