| Organisatie | Bergeijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit tot vervanging van archiefbescheiden Gemeente Bergeijk 2023 |
| Citeertitel | Besluit vervanging archiefbescheiden Gemeente Bergeijk 2023 en handboek vervanging 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-05-2023 | 01-01-2023 | Nieuw besluit | 03-04-2023 |
Vervangingsbesluit voor de vervanging van analoge documenten ontvangen en/of opgemaakt bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken, van toepassing op de interne organisatieonderdelen van de gemeente Bergeijk,
Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergeijk,
Artikel 7 van de Archiefwet 1995;
Artikel 2, lid 1, artikel 6 en artikel 8 van het Archiefbesluit 1995;
Artikel 26a en 26b van de Archiefregeling 2009.
Bergeijk, 3 april 2023
Burgemeester en wethouders van Bergeijk,
A.J.M.Ewalds
Gemeentesecretaris
A. Callewaert-de Groot
Burgemeester
De gemeente Bergeijk neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding en de ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening. Werkprocessen worden zoveel mogelijk digitaal doorlopen.
In dit kader is een hybride situatie (analoge archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk, vanwege de dreigende risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid en de dubbele beheerlasten die een dergelijke situatie met zich meebrengt. Vervanging sluit tevens aan bij het streven van de gemeente om toe te werken naar een volledig digitale werkomgeving en dienstverlening.
Dit besluit is van toepassing op de archiefbescheiden van de gemeente Bergeijk welke zijn ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de dagelijkse werkprocessen. Dit geldt voor de uitvoering van de gemeentelijke taken van toepassing op de interne organisatieonderdelen van de gemeente Bergeijk.
Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen niet na digitalisering worden vernietigd) zijn beschreven in het Handboek Vervanging archiefbescheiden gemeente Bergeijk.
Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties
De gemeente communiceert steeds meer digitaal met inwoners en bedrijven. De ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening en elektronische gegevensuitwisseling hebben invloed op de wijze waarop documenten en gegevens de organisatie binnenkomen en uitgaan. De gemeente werkt daarom toe naar een volledig digitale informatievoorziening, waarbij voldaan wordt aan de geldende wet- en regelgeving. Werkprocessen worden zo veel mogelijk digitaal doorlopen en het gebruik van papier wordt in het kader van duurzaamheid meer en meer ontmoedigd. Steeds vaker wordt informatie digitaal ontvangen en opgemaakt, in plaats van op papier.
Om het digitaal werken te ondersteunen, vervangt de gemeente archiefbescheiden. Vervanging betreft het vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties, met de verplichting de originele, papieren stukken te vernietigen. Vervanging is geen digitalisering. Bij digitaliseren blijven de papieren gelden als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995, terwijl bij vervanging de digitale reproducties gelden als originele archiefbescheiden[1]. Vervanging is een onomkeerbaar proces. Daarom is de kwaliteit van de reproducties cruciaal. Het vervangingsproces en de daarbij behorende afwegingen dienen daarom zorgvuldig vastgelegd te worden. De gemeente legt het vervangingsproces en bijbehorende afwegingen vast in dit handboek vervanging.
[1] De wettelijke vereisten m.b.t. vervanging zijn vastgelegd in bijlage 1.
De doelen die de gemeente nastreeft voor vervanging, bepalen welke soort vervanging de beste optie is. De gemeente Bergeijk heeft de volgende redenen voor vervanging:
Het bevorderen van volledig digitaal werken. De interne werkprocessen van de gemeente verlopen steeds meer digitaal; waarbij informatie digitaal wordt opgemaakt en beheerd. De gemeente geeft inwoners en bedrijven echter ook de ruimte om indien gewenst informatie op papier aan te leveren bij de gemeente. Volledig digitaliseren van het werkproces is hierdoor nog niet mogelijk; maar vervanging ondersteunt bij digitaliseren van het interne werkproces.
Op basis van bovenstaande afwegingen voor vervangingen betreft de scope van dit handboek de doorlopende vervanging (routinematige én vertraagde vervanging) van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt gedurende het werkproces (tabel 1). Projectmatige vervanging valt buiten de scope van dit handboek.
Het vervangingsproces is alleen van toepassing op alle interne organisatieonderdelen van de gemeente Bergeijk. Organisatieonderdelen van verbonden partijen waaraan taken gemandateerd of gedelegeerd zijn, vallen buiten het vervangingsproces.
Niet alle archiefbescheiden komen in aanmerking voor vervanging. Archiefbescheiden worden uitgezonderd van vervanging indien:
Cultureel erfgoed en/of historisch onderzoek[2].
Specifieke wet- en regelgeving
Archiefbescheiden die voorzien moeten worden van een natte handtekening omdat deze fysiek retour gezonden moeten worden aan de afzender (bijvoorbeeld contracten, overeenkomsten, volmachten, machtigingen etc.)[3].
[2] Raad voor Cultuur, Beleidsadvies digitale vervanging (2012).
[3] Daar waar digitale handtekening nog niet geïmplementeerd/mogelijk is.
De kwaliteit van de scans is gebaseerd op de aard en inhoud van de archiefbescheiden en een daarbij gemaakte risicoafweging op geaccepteerd informatieverlies.
Bij het scannen wordt voldaan aan de volgende technische criteria:
Om het risico van verlies van gegevens zoveel mogelijk in te perken wordt altijd in kleur gescand. De visuele kwaliteit bij kleurenreproductie is doorgaans beter dan van grijswaarden of zwart-wit documenten. Digitalisering in grijswaarden wordt aangeraden voor zwart-wit foto’s, fijne illustraties in zwart-wit of archiefbescheiden met een gering contrast tussen letter en achtergrond. Van dat laatste is vooral sprake bij veroudering van het papier. Omdat hier geen sprake van is binnen de huidige processen heeft scannen in kleur de voorkeur.
Een extra motivatie om te scannen in kleur is het openhouden van de optie om in de toekomst gebruik te maken van Optical Character Recognition (OCR). In het geval van OCR wordt scannen in kleur aangeraden, omdat dit leidt tot betere tekstherkenningsresultaten[4].
Archiefbescheiden worden na scannen opgeslagen en beheerd in PDF/A 1-b. Dit ter voorbereiding op de in de Archiefregeling opgenomen vereiste dat bij overbrenging archiefbescheiden zijn opgeslagen in een valideerbaar bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard.
Op basis van bewaartermijn en inhoudelijke aard van de archiefbescheiden wordt de afweging gemaakt om in het vervangingsproces compressie toe te passen. Indien er sprake is van enkel tekstuele archiefbescheiden zonder visueel complexe inhoud volstaat enige mate van compressie. Deze risicoafweging is gebaseerd op de continuïteit van de bedrijfsprocessen op basis van de capaciteit van de documentservers. Zonder enige mate van compressie loopt de gemeente het risico de documentservers te overbelasten. De kosten lopen op vanwege extra aanschaf en onderhoud van documentservers. Voor te bewaren archiefbescheiden met visueel complexe inhoud of kleur als belangrijke context van een archiefbescheid; wordt gescand zonder compressie.
[4] Archief 2020, Handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0 (2016) 27, noot 22.
Om de kwaliteit van de vervanging te borgen en informatieverlies te voorkomen wordt bij vervangen steeds hetzelfde proces doorlopen. Onderdelen daarvan zijn de afweging of archiefbescheiden in aanmerking komen voor vervanging, bepalen van de benodigde scankwaliteit en uitvoeren van controles teneinde de kwaliteit van de digitale reproducties te borgen. Verschillende functierollen hebben zijn verantwoordelijk voor een deel van het proces. Bijlage 2 is een weergave van de verantwoordelijkheden binnen het vervangingsproces. Onderstaande flowchart is een weergave van het vervangingsproces voor de gemeente Bergeijk:
Verantwoordelijke: Medewerker Informatievoorziening (routinematige vervanging) en proceseigenaar (vertraagde vervanging).
Er wordt zowel routinematig als vertraagd vervangen door de gemeente Bergeijk.
Voor dynamische vervanging (zowel routinematig als vertraagde vervanging) wordt vervolgens hetzelfde proces gevolgd:
Verantwoordelijke: Medewerker informatievoorziening.
Alleen archiefbescheiden die onder de scope van dit vervangingshandboek mogen worden vervangen. De archiefbescheiden worden vervangen als ze voldoen aan de onderstaande criteria:
Verantwoordelijke: Medewerker informatievoorziening.
Om de kwaliteit van de scan te optimaliseren worden ter voorbereiding op het scannen de volgende acties uitgevoerd:
Verantwoordelijke: medewerker informatievoorziening.
Voorafgaand aan het scannen wordt ook de benodigde scankwaliteit bepaald. De gemeente Bergeijk heeft 2 scanners in gebruik; met verschillende kwaliteitsniveaus.
Indien archiefbescheiden in aanmerking komen voor vervanging en voldoen aan de volgende kenmerken worden de archiefbescheiden gescand met de dedicated scanner:
Zie hoofdstuk 6 en bijlage 3 voor het scanproces met (de in hoofdstuk 3 voorgeschreven) scaninstellingen voor de dedicated scanner en de multifunctional.
Verantwoordelijke: medewerker informatievoorziening.Na het scannen wordt de kwaliteit van de scans beoordeeld op basis van een visuele controle. Indien de scankwaliteit beoordeeld wordt als onvoldoende wordt het proces vanaf stap 4.5 herhaald. Voor de visuele kwaliteitscontrole wordt gebruik gemaakt van criteria, zie hiervoor hoofdstuk 5, paragraaf 5.1, visuele toetscriteria).
Indien de kwaliteit na herhaald scannen op de dedicated nog onvoldoende is, wordt opnieuw gescand met de multifunctional. Indien daarna nog onvoldoende, wordt er in overleg met de “Proceseigenaar vervangingsproces” het probleem geanalyseerd en gezorgd voor een structurele oplossing[5].
[5] Oplossing op basis van probleemanalyse, bijvoorbeeld uitleg geven over scanner tot aanmelden reparatie bij leverancier.
Verantwoordelijke: proceseigenaar [6].
Na het goedkeuren van de scan wordt het document geregistreerd in de applicatie volgens het vastgestelde metadata schema (bijlage 6); te weten het DMS (Corsa) of een taak specifieke applicatie (TSA). Indien documenten worden geregistreerd in een TSA worden deze aangeleverd aan de behandelaar volgens de afspraken gemaakt betreffende het proces van behandelen ingekomen post. De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de registratie van de archiefbescheiden in de TSA.
[6] Team informatievoorziening is proceseigenaar van verwerking ingekomen post. Medewerker informatievoorziening registreert poststuk in DMS Corsa.
Verantwoordelijke: medewerker informatievoorziening.
Na registratie van de archiefbescheiden / doorzetten van de archiefbescheiden naar de proceseigenaar worden de analoge stukken in de archiefkelder, bewaard in een doos (op volgorde van scannen). De stukken worden hierin bewaard tot ze vernietigd worden (4.10). De aan de doos toegevoegde documenten worden bijgeschreven op de vernietigingslijst behorend bij dat blok.
Verantwoordelijke: medewerker informatievoorziening. De analoge documenten worden per kwartaal bewaard in een doos (archiefblok). De bewaartermijn van het te vervangen archiefblok is drie maanden. Voorafgaand aan de vernietiging wordt steekproefsgewijs een kwaliteitscontrole uitgevoerd; zie hoofdstuk 4.7.
Na de bewaartermijn van drie maanden wordt het archiefblok met te vervangen archiefbescheiden aangeboden aan een gecertificeerd vernietigingsbedrijf ter vernietiging. Voor de vernietiging wordt een verklaring van vervanging opgesteld, zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995. Deze verklaring bevat:
Om de kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden te waarborgen worden verschillende kwaliteitscontroles uitgevoerd aan de hand van vaststaande toetscriteria.
Verantwoordelijke: medewerker informatievoorziening.
Na het scannen wordt een visuele scancontrole uitgevoerd. Aan de hand van deze controle worden de digitale scans beoordeeld op volledigheid, leesbaarheid en integriteit. De scan wordt vergeleken met het analoge document. De controle wordt uitgevoerd aan de hand van onderstaande criteria. De scan wordt goedgekeurd indien aan alle criteria wordt voldaan. Indien dit niet zo is, wordt opnieuw de benodigde scankwaliteit bepaald en wordt het document opnieuw gescand.
Verantwoordelijke: Informatieconsulent/Coördinator Informatievoorziening.
De steekproefcontrole vindt plaats voorafgaand aan de vernietiging van de gedigitaliseerde documenten. De volgende zaken worden gecontroleerd in de steekproef:
De grootte van de steekproef is afhankelijk van de hoeveelheid te vervangen archiefbescheiden en wordt bepaald aan de hand van de AQL methode (bijlage 4).
Bevindingen uit de steekproef worden gedocumenteerd en opgenomen als onderdeel van het kwaliteitssysteem informatie- en archiefbeheer.
Verantwoordelijke: Informatieconsulent/Coördinator Informatievoorziening.
Er kunnen wijzigingen in de regelgeving of werkwijze optreden waardoor herziening van het vervangingsproces noodzakelijk is. Het controleren van het handboek vervanging en vervangingsbesluit is opgenomen in het kwaliteitssysteem informatie- en archiefbeheer. Het handboek en besluit worden jaarlijks gecontroleerd. De bevindingen worden vastgelegd in het kwaliteitssysteem.
Bij herziening wordt het handboek opnieuw ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeentearchivaris en na goedkeuring opnieuw vastgesteld door het college. Op basis van de volgende criteria wordt het vervangingsbesluit herzien.
Kleine procedurele wijzigingen die niet overeenkomen met de hierboven genoemde criteria worden onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Hiervan wordt een aantekening gemaakt in het ‘logboek kleine wijzigingen’ (zie bijlage 5).
Verantwoordelijke: Informatieconsulent/Coördinator Informatievoorziening.
De systeeminstellingen van de hard- en software zijn standaard ingesteld en worden beheerd vanuit het SSC. De instellingen kunnen enkel aangepast worden door de beheerder. Technische controle van de scanapparatuur vindt plaats na updaten, vervangen of verplaatsen van de apparatuur in afstemming met het SSC. Aan de hand van de technische controle wordt beoordeeld of alle technische instellingen van de hard- en software overeenkomen met het handboek vervanging, zoals beschreven in hoofdstuk 6 en bijlage 3. De bevindingen van de technische kwaliteitscontrole worden vastgelegd in het kwaliteitssysteem informatie- en archiefbeheer.
Vervanging is onderdeel van de KPI-audit van de toezichthouder. Het vervangingsproces kan vanuit deze audit 2-jaarlijks gecontroleerd worden door het RHCe.
Voor de doorlopende vervanging van archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van 2 soorten scanners. Het gaat daarbij om:
Daarnaast wordt er met hardware gewerkt waarmee documenten weergegeven, geordend en doorgezonden kunnen worden:
Dedicated Scanner Canon DR-G1100
Multifunctional (MF) Canon ImageRUNNER ADVANCE C5560i
Optie: dubbelzijdig/enkelzijdig scannen.
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit verplichten de gemeente tot het publiceren van een vervangingsbesluit voordat zij mogen overgaan tot de daadwerkelijke uitvoering ervan. De gemeente Bergeijk maakt het vervangingsbesluit kenbaar via elektronische publicatie in het Gemeenteblad. Op grond van de Awb hebben belanghebbenden zes weken de tijd om bezwaar tegen het besluit in te dienen, bijvoorbeeld in het geval van vervanging van informatie waaruit of op grond waarvan betrokkenen rechten kunnen ontlenen. Gezien de onomkeerbaarheid van vervanging wacht de gemeente Bergeijk, ondanks het feit dat bezwaren geen opschortende werking hebben, de bezwaartermijn en de uitkomst van een eventueel daaropvolgende bezwaar- en beroepsprocedure af alvorens tot vernietiging over te gaan.
De volgende wetgeving speelt een rol in het vervangingsproces en de wijze waarop de verantwoordelijkheid hiervoor is georganiseerd:
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de te vervangen archiefbescheiden te vernietigen.
Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld omtrent het ontwerpen van lijsten als bedoeld in artikel 5 alsmede omtrent de vervanging en vervreemding van archiefbescheiden.
De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag of een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de wet (Archiefwet 1995), als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid van artikel 6, melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2 (Archiefbesluit 1995), eerste lid, onderdelen c en d.
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op die tenminste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaar door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.
De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.
Bij ministeriële regeling worden regels gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden, die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen. Uitzonderingen zin artikel 2 lid c en d van het Archiefbesluit.
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:
[7]Verantwoordelijkheden belegd overeenkomstig de mandaatregeling gemeente Bergeijk.
De controle van de scans gebeurt op basis van 2 soorten batches:
Batch ‘vertraagde vervanging’: Betreft de documenten ontvangen of opgemaakt gedurende het werkproces, buiten de standaard ingekomen post om. Deze stukken worden door de proceseigenaar aangeboden aan team Informatievoorziening om te scannen ter vervanging. Het totaal aantal poststukken dat dagelijks aangeboden wordt om te scannen, wordt gezien als één batch.
De gemeente Bergeijk heeft de geaccepteerde foutmarge voor de kwaliteitscontrole bepaald op 1% van de batch.
Bij de dagelijkse controle van gescande archiefbescheiden zoals beschreven in hoofdstuk 4.1. worden alle gescande documenten gecontroleerd.
De steekproefcontrole zoals beschreven in hoofdstuk 4.2 wordt uitgevoerd volgens de AQL methode, waarbij de steekproefomvang bepaald wordt door de omvang van de batchgrootte in relatie tot het controleniveau. Dit is weergegeven in Figuur 1. Figuur 2 toont de geaccepteerde fouten binnen een batch.