Organisatie | Haaren |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement internet- en e-mailgebruik |
Citeertitel | Privacyreglement e-mail en internetgebruik gemeente Haaren (N.B.) |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
N.V.T.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
02-04-2002 | 27-06-2017 | Nieuwe regeling | 02-04-2002 Intranet (intern), 05 november 2007 | B&W voorstel 02 april 2002 |
Privacyreglement e-mail en internetgebruik gemeente Haaren (N.B.)Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Haaren (N.B.)Gelet op:- het feit dat de gemeente Haaren aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn e-mail en internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;- de wenselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voor e-mail- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het vastleggen en monitoren van dit gebruik;- het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens;besluit het volgende privacyreglement e-mail- en internetgebruik vast te stellen.
Hoofdstuk 1 definities reikwijdte en doeleinden
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:
Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden en beheer
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
Door de verantwoordelijke worden één of twee systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Hoofdstuk 3 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het betrokkenen toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen, dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk is.
Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van internetfaciliteiten bewust internetsites die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten te bezoeken, mee te doen in chatsessies, online te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Artikel 5.1 spelregels e-mail eindgebruikers
Geen mail-bestanden of aangehechte bestanden van onbekende afzenders openen. Ook hierin kan een virus aanwezig zijn dat grote problemen kan veroorzaken. Mocht openen van de bestanden toch gewenst zijn, overleg dan altijd eerst met de systeembeheerder zodat hij kan bekijken of dat zonder risico's mogelijk is.
Artikel 5.2 Spelregels e-mail sectie Registratie, Archief en Post
Naar buiten wordt als regel het centrale e-mailadres van de gemeente bekend gemaakt: gemeente@haaren.nlDat adres wordt vermeld op briefpapier, visitekaartjes, in folders en andere gemeentelijke publicaties.Het eigen e-mailadres op de werkplek wordt alleen doorgegeven aan relaties die hun berichten rechtstreeks aan de betrokken medewerker willen zenden.
Hoofdstuk 4 Vastlegging, bewaring, verwijdering en verstrekking persoonsgegevens
De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in artikel 3, te weten:
voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd. Dit geschiedt slechts bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.
Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de Elektronische communicatiemiddelen door betrokkene, kan door de verantwoordelijke opdracht worden gegeven om de in het eerste lid, sub e en/of f van dit artikel bedoelde, gegevens vast tel leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in artikel 10.
Artikel 9 Bewaring en verwijdering
De in artikel 8, eerste lid, genoemde persoonsgegevens worden maximaal een maand bewaard. Gegevens die ouder zijn dan een maand worden automatisch verwijderd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen in die periode. In dit geval worden de gegevens uit die betreffende maand bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een betrokkene noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een betrokkene worden de gegevens verwijderd,
Hoofdstuk 5 Rechten van betrokkene; verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen persoonsgegevens
Artikel 11 Rechten van de betrokkene
Aan de betrokkene die daarom aan verantwoordelijke verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan dit verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.
Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijke voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemd verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.
Hoofdstuk 6 Sancties, openbaarmaking, inwerkingtreding en slotbepaling
Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen
Artikel 13 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het College van B en W.
Haaren. 2 april 2002Burgemeester en wethouders van de gemeente Haaren,secretaris/directeur, burgemeester,R.L. Bussenius F.H.G.M. Ronnes
Verklaart bekend te zijn met het privacyreglement Internet- en e-mailgebruik gemeente Haaren en uitsluitend conform de (spel)regels gebruik te zullen maken van e-mail en internet op de werkplek.
· U wordt verzocht deze verklaring in te vullen en te ondertekenen.· U wordt verzocht het formulier te laten ondertekenen door uw afdelingshoofd· U wordt verzocht het formulier te retourneren aan de sectie Automatisering.· Na ontvangst van het formulier zal uw persoonlijke e-mail adres en Internet op de werkplek beschikbaar worden gesteld.E-mail en Internet op de werkplek akkoord: