Besluit tot vervanging van de archiefbescheiden gemeente Meerssen en vaststellen van het bij dit besluit behorende Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Meerssen

Het college van burgemeester en wethouders van Meerssen

Gelet op:

Artikel 7 van de Archiefwet en de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent de vervanging.

Overwegende dat:

• -

  De gemeente Meerssen is overgegaan op het digitaal en zaakgericht werken.

• -

  Zonder besluit tot vervanging, geldt dat documenten moeten worden bewaard in de vorm waarin ze zijn ontvangen of opgemaakt.

• -

  Integrale digitalisering van de informatiehuishouding zonder structurele vervanging (dus inclusief vernietiging van de originelen) zorgt voor een onwenselijke situatie.

• -

  Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale documenten en dito analoge documenten een bron van potentiële verwarring is.

• -

  Hierdoor de betrouwbaarheid van en het vertrouwen in de overheidsinformatie sterk afneemt en het archiefbeheer onnodig complex wordt.

• -

  Vervanging via digitalisering is met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen.

• -

  Binnen de kaders die het archiefrecht stelt een vervangingsbesluit voor formele vervanging nodig is.

Besluit:

Besluit tot vervanging van de te bewaren en de vernietigbare archiefbescheiden gemeente Meerssen en vaststellen van het bij dit besluit behorende Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Meerssen.

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht inwerking van 1 februari 2023.

Vervangingsbesluit gemeente Meerssen 2023: