Verordening op de domeinvergaderingen gemeenteraad Maastricht 2023

Artikel 1: Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• –

  agendacommissie: de commissie als bedoeld in artikel 3 Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden gemeenteraad Maastricht 2023.

• –

  amendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing naar de vorm geschikt om daarin direct te worden opgenomen;

• –

  burgerlid: door de raad benoemd niet-raadslid dat namens een fractie deelneemt aan een domein of een (andere) commissie als bedoeld in de artikelen 82, 83 en 84 van de gemeentewet;

• –

  college: het college van burgemeester en wethouders van Maastricht;

• –

  (deel-)onderwerp: een door de voorzitter bepaald subonderdeel van een debat dat herkenbaar is als individueel thema binnen het grotere onderwerp van bespreking;

• –

  domeingriffier: griffier van een domeinvergadering of diens plaatsvervanger;

• –

  domeinlid: lid van een domeinvergadering of diens plaatsvervanger;

• –

  domeinvergadering: raadscommissie conform artikel 82 gemeentewet

• –

  domeinvoorzitter: voorzitter van een domeinvergadering of diens plaatsvervanger;

• –

  hamerstuk: een raadsvoorstel waarover de fracties hebben aangegeven dat niemand tijdens de raadsvergadering het woord wenst te voeren en dat zonder stemming wordt afgehamerd;

• –

  interruptie: een onderbreking van iemand die in een vergadering aan het woord is bestaande uit korte opmerkingen of vragen zonder inleiding.

• –

  motie: verklaring waarmee een oordeel, wens, opdracht of verzoek wordt uitgesproken;

• –

  portefeuillehouder: een lid van het college van burgemeester en wethouders dat in het bijzonder met een onderwerp is belast

• –

  programma: een bundeling van onderwerpen op thema, gebruikt in de programmabegroting van de gemeente Maastricht, dat is gebaseerd op de hoofdtaakvelden gedefinieerd in het Besluit begroting en verantwoording (BBV).

• –

  raadsgriffier: griffier van de raad - zoals benoemd in de gemeentewet - of diens plaatsvervanger;

• –

  stadsronde: onderdeel van de agenda van de domeinvergadering dat tot doel heeft om inwoners en instellingen in de gelegenheid te stellen om vragen te stellen aan de raadsleden en in gesprek te gaan met raadsleden waarbij opvattingen en standpunten kunnen worden gewisseld.

• –

  toezegging: een mondelinge of schriftelijke belofte van de portefeuillehouder tijdens de vergadering om iets te doen;

• –

  wet: Gemeentewet.

Artikel 2: Domeinen

• 1.

  Onderwerpen waar de raad over spreekt worden ingedeeld in één van de vier domeinen op basis van de indeling benoemd in lid 2.

• 2.

  De vier domeinen van de gemeenteraad Maastricht zijn:

  • a.

    Fysiek: dit betreft onderwerpen betreffende de programma’s:

    • i.

      Verkeer, Vervoer en Waterstaat (2)

    • ii.

      Volksgezondheid en Milieu (7)

    • iii.

      Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Stedelijke Vernieuwing (8)

  • b.

    Sociaal: dit betreft onderwerpen betreffende de programma’s:

    • i.

      Onderwijs (4)

    • ii.

      Sociaal Domein (6)

  • c.

    Economie & Cultuur: dit betreft onderwerpen betreffende de programma’s:

    • i.

      Economie (3)

    • ii.

      Sport, Cultuur en Recreatie (5)

  • d.

    Algemene Zaken: dit betreft onderwerpen betreffende de programma’s:

    • i.

      Veiligheid (1)

    • ii.

      Bestuur en Ondersteuning (incl. Financiën) (0)

• 3.

  Op advies van de agendacommissie kan een onderwerp worden ingedeeld in een afwijkend domein, of worden besproken in meerdere of gecombineerde domeinvergaderingen.

Artikel 3: Domeinleden

• 1.

  Iedere fractie heeft ten minste 1 en maximaal 3 vaste leden per domein.

• 2.

  Zowel raadsleden alsook burgerleden kunnen domeinlid zijn.

• 3.

  Een raadslid of burgerlid kan domeinlid zijn in meerdere domeinen.

• 4.

  De fractie maakt in de raadsvergadering waarin een raadslid of burgerlid de eed/belofte aflegt, danwel tussentijds kenbaar in welk domein deze actief zal zijn.

Artikel 4: Domeinvoorzitters

• 1.

  De raad benoemt per domein een voorzitter waarvoor een functieprofiel wordt opgesteld.

• 2.

  De domeinvoorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van domeinvergaderingen;

  • b.

    het handhaven van de orde in domeinvergaderingen;

  • c.

    het doen naleven van dit reglement;

  • d.

    het voorbereiden van de agenda van domeinvergaderingen in samenwerking met de griffie;

  • e.

    overleg plegen met griffie, overige domeinvoorzitters en de portefeuillehouder(s) ten behoeve van de planning voor de gemeenteraad.

• 3.

  De domeinvergadering benoemt uit haar midden een vice-voorzitter voor haar domein.

• 4.

  Voorzitters en vice-voorzitters van een domein zijn tevens lid van de agendacommissie.

• 5.

  De raad kan een domeinvoorzitter ontslaan.

Artikel 5: De domeingriffier

• 1.

  De raadsgriffier wijst ter ondersteuning van iedere domeinvergadering een op de griffie werkzame ambtenaar als domeingriffier aan.

• 2.

  Een domeingriffier is aanwezig in vergaderingen.

• 3.

  Bij verhindering of afwezigheid van de domeingriffier regelt de raadsgriffier vervanging.

• 4.

  Een domeingriffier kan op uitnodiging van de domeinvoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Artikel 6: Zittingsduur en vacatures

• 1.

  De zittingsperiode van een domeinlid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2.

  Het lidmaatschap van een domeinlid eindigt als het raadslidmaatschap of de benoeming tot burgerlid eindigt.

• 3.

  Een domeinlid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad.

• 4.

  Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, wordt zo spoedig mogelijk overgegaan tot de eventuele vervulling daarvan.

• 5.

  Het lidmaatschap van domeinleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 7: Domeinvergaderingen

• 1.

  Domeinleden vergaderen tenminste eenmaal voorafgaand aan de raadsvergadering in een domeinvergadering, tenzij de agendacommissie of de raad anders besluit.

• 2.

  Domeinvergaderingen hebben in ieder geval de volgende taken:

  • a.

    besluitvorming van de raad voorbereiden en te debateren over en advies uitbrengen aan de raad over die onderwerpen waarop haar domein betrekking heeft;

  • b.

    overleg voeren met de portefeuillehouders over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen in haar domein;

  • c.

    dialoog met de stad voeren over bepaalde onderwerpen binnen haar domein.

• 3.

  Afhankelijk van de agenda bepaalt de fractie welk domeinlid of welke domeinleden aansluiten bij een domeinvergadering.

• 4.

  Per agendapunt is er per fractie slechts 1 domeinlid dat als woordvoerder optreedt, m.u.v. stadsronde waarin meerdere domeinleden actief kunnen participeren.

Artikel 8: Oproep en agenda

• 1.

  De domeinvoorzitter zendt ten minste twaalf dagen voor een domeinvergadering de domeinleden via het raadsinformatiesysteem een oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken. Domeinvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de website en/of langs de elektronische weg.

• 2.

  In spoedeisende gevallen kan de domeinvoorzitter of de agendacommissie in overleg met de domeinvoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 3.

  Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente(raad) geplaatst.

• 4.

  Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en deze verleent de domeinleden op verzoek inzage.

• 5.

  De agenda wordt bij aanvang van een domeinvergadering door domeinleden vastgesteld.

Artikel 9: Presentielijst en vergoeding

• 1.

  De domeingriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2.

  Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen domeinleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de domeinvoorzitter en de domeingriffier door ondertekening wordt vastgesteld.

• 3.

  Om als burgerlid voor vergoeding in aanmerking te komen, dient de presentielijst door het betreffend lid te worden getekend.

• 4.

  Burgerleden worden gelijkgesteld aan commissieleden ten behoeve van het ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van domeinvergaderingen op grond van de geldende Verordening rechtspositie raads- en commissieleden.

Artikel 10: Opening vergadering en quorum

• 1.

  Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties door minimaal 1 domeinlid vertegenwoordigd is.

• 2.

  Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de domeinvoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3.

  Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een domeinvergadering kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties door minimaal 1 domeinlid vertegenwoordigd is.

Artikel 11: Besluiten, adviezen en peilingen

• 1.

  In een domeinvergadering worden geen besluiten genomen, met uitzondering van stemmingen over in beslotenheid vergaderen, geheimhouding of stemmingen over de inhoud van een advies. In die gevallen brengt iedere aanwezige fractie via 1 domeinlid 1 stem uit.

• 2.

  Een domeinvergadering kan de raad adviseren. Een advies aan de raad wordt opgenomen in de besluitenlijst van de domeinvergadering.

• 3.

  Een domeinvergadering kan de raad over ten minste de volgende onderwerpen adviseren:

  • a.

    Een domeinvergadering kan de raad adviseren een onderwerp als niet-besluitrijp te beschouwen en dit van de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering af te voeren.

  • b.

    Een domeinvergadering kan de raad adviseren om een onderwerp als hamerstuk te beschouwen, als alle aanwezige domeinleden daarmee instemmen;

• 4.

  De domeinvoorzitter of het college kan de mening van domeinleden peilen, bijvoorbeeld door middel van een stemming.

Artikel 12: Spreektermijnen en spreektijden

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen. Spreektermijnen worden door de domeinvoorzitter afgesloten.

• 2.

  Domeinleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 3.

  Een domeinvergadering kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

• 4.

  Domeinleden voeren niet langer dan 4 minuten het woord over een agendapunt (totaal eerste en tweede termijn), tenzij de voorzitter op verzoek van de agendacommissie of domeinleden anders beslist.

• 5.

  De spreekvolgorde wordt bepaald door de voorzitter, waarbij primair geldt dat iedere vergadering afwisselend een fractie als eerste het woord mag voeren. Secundair is de spreekvolgorde op basis van de volgorde waarin men het woord vraagt of op basis van de fractiegrootte.

• 6.

  Een domeinlid voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben. Domeinleden spreken via de voorzitter.

• 7.

  De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken.

Artikel 13: Interrupties

• 1.

  Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

  • a.

    de domeinvoorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

  • b.

    een lid hem interrumpeert.

• 2.

  De domeinvoorzitter laat sprekers zo veel als mogelijk uitspreken inzake een (deel-)onderwerp voordat interrupties worden toegelaten.

• 3.

  De domeinvoorzitter kan na 3 interrupties van dezelfde spreker op een (deel-)onderwerp oordelen dat verdere interrupties van die spreker op dat (deel-)onderwerp niet worden toegestaan.

Artikel 14: Stadsrondes

• 1.

  De agendacommissie kan op voorstel van de domeinvoorzitter of domeinleden een stadsronde organiseren.

• 2.

  De portefeuillehouder stelt in samenwerking met de domeinvoorzitter en de domeingriffier een stadsrondebriefje op met daarin ten minste:

  • a.

    Het onderwerp en doel van bespreking;

  • b.

    Een voorstel voor de agenda en orde van de stadsronde;

  • c.

    Een opsomming van genodigden.

• 3.

  Stadsrondes vinden plaats in een domeinvergadering, tenzij de agendacommissie op voorstel van de domeinvoorzitter anders beslist.

• 4.

  Stadsrondes hebben als doel om inwoners en instellingen in de gelegenheid te stellen om vragen te stellen aan de raadsleden en in gesprek te gaan met raadsleden waarbij opvattingen en standpunten worden gewisseld ten behoeve van beeldvorming door raadsleden.Stadsrondes kunnen ook op verzoek van de inwoner, organisaties en andere belanghebbenden door de agendacommissie worden ingepland met als doel het uitwisselen van informatie.

• 5.

  Initiatiefnemers kunnen een onderwerp aandragen voor een stadsronde, om zodoende dit onderwerp met een domein en andere inwoners te bespreken.

• 6.

  De griffie stelt samen met de initiatiefnemer een verzoek op aan de agendacommissie waarin onder andere het onderwerp, de doelstelling en de vorm van de ronde worden benoemd.

  • a.

    De agendacommissie beoordeelt het verzoek op inhoud en bepaalt of een domeinvergadering het onderwerp bespreekt. Daarbij kan agendacommissie via de domeinvoorzitter eerst overleg plegen met domeinleden. De agendacommissie geeft via de griffie een schriftelijke reactie aan de initiatiefnemer.

  • b.

    De initiatiefnemer kan, na besluitvorming door de agendacommissie over agendering, via de griffie een verzoek doen tot ambtelijke ondersteuning in de voorbereiding van de stadsronde. De griffie stuurt dit verzoek door naar de gemeentesecretaris, welke gaat over de ambtelijke ondersteuning.

  • c.

    De agendacommissie agendeert de stadsronde ter bespreking in een domeinvergadering waarvan de concept agenda nog niet is vastgesteld en de oproep nog niet heeft plaatsgevonden.

Artikel 15: Inspreken door inwoners

• 1.

  Wanneer voor een onderwerp geen stadsronde is georganiseerd, kunnen inwoners in een domeinvergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn.

• 2.

  Degene die wil inspreken, meldt dit uiterlijk om 16:00 uur op de dag voor de domeinvergadering aan de griffie onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

• 3.

  De inspreker voert maximaal 3 minuten het woord, nadat de domeinvoorzitter hem dit heeft verleend. De domeinvoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen.

Artikel 16: Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De domeinvoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2.

  Een domeinlid kan een voorstel van orde doen aan de domeinvoorzitter. De domeinvoorzitter besluit hierover, eventueel nadat hij de mening van domeinleden heeft geraadpleegd.

• 3.

  De domeinvoorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 4.

  De domeinvoorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.De domeinvoorzitter kan een domeinlid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het domeinlid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het domeinlid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 17: Verslaglegging

• 1.

  Er wordt in beginsel gewerkt met een besluitenlijst en een audio/video opname, en daar waar mogelijk een automatisch transcript van audio.

• 2.

  Bij de behandeling van kaderbrief en begroting - en bij onderwerpen die door de agendacommissie worden aangeduid – wordt daarnaast ook een schriftelijk verslag gemaakt.

• 3.

  De domeingriffier draagt zorg voor de besluitenlijsten en eventuele verslagen van domeinvergaderingen.

• 4.

  Uit een besluitenlijst blijkt in ieder geval:

  • a.

    de namen van de domeinvoorzitter, de domeingriffier, de collegeleden en de domeinleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest, eventueel aangevuld met een geknopte samenvatting van het verloop van de vergadering;

  • c.

    adviezen van de domeinvergadering aan de raad, ten minste inzake de status van onderwerpen als hamerstuk of niet-besluitrijp

  • d.

    de toezeggingen.

• Uit een verslag blijkt daarnaast aanvullend in ieder geval een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers.

• 5.

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de domeinvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 18: Toepassing verordening op besloten domeinvergaderingen

Op besloten domeinvergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 19: Besloten vergadering

• 1.

  Besloten domeinvergaderingen kunnen vanuit de fracties worden bijgewoond door de domeinleden en alle raadsleden.

• 2.

  Conceptverslagen van besloten domeinvergaderingen worden niet verspreid, maar berusten uitsluitend voor de domeinleden van het domein en de raadsleden bij de domeingriffier.

• 3.

  Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een (besloten) domeinvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de domeinvergadering een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

• 4.

  De vastgestelde verslagen worden door de domeinvoorzitter en de domeingriffier ondertekend.

Artikel 20: Uitbreiden of opheffing geheimhouding

• 1.

  Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

• 2.

  De Raad verklaart het orgaan dat de informatie geheim heeft verklaard, na het verstrekken van die informatie aan de raad, bevoegd om die informatie ook aan derden te verstrekken onder oplegging van geheimhouding.

Artikel 21: Toehoorders

• 1.

  Vergaderingen van een domein zijn in beginsel openbaar. Toehoorders waaronder vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2.

  Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3.

  De domeinvoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4.

  Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 22: Geluid- en beeldregistraties

• 1.

  Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de domeinvoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

• 2.

  In het kader van het digitale raadsinformatiesysteem worden er door of in opdracht van de griffie geluid en/of beeldregistratie gemaakt van de vergaderingen, welke op de website worden geplaatst.

Artikel 23: Uitleg reglement

• 1.

  Mocht staande de vergadering twijfel ontstaan omtrent de toepassing van het reglement, neemt de domeinvoorzitter terstond een voorlopig besluit eventueel na overleg met de domeingriffier. Na afloop van de vergadering wordt dit primair besproken in de agendacommissie.

• 2.

  Mocht twijfel blijven bestaan inzake een situatie zoals beschreven in lid 1, beslist de raad over de interpretatie van dit reglement op voorstel van de agendacommissie danwel presidium.

Artikel 24: Intrekking oude verordening

De Verordening op de domeinvergaderingen gemeenteraad Maastricht 2021 wordt ingetrokken.

Artikel 25: Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 april 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de domeinvergaderingen gemeenteraad Maastricht 2023.