Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Amersfoort 2023

Voor u ligt het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Amersfoort. Dit vervangt het vorige inkoop- en aanbestedingsbeleid, dat op 2 juli 2019 door de gemeenteraad is vastgesteld. Met de recente aanpassing van de financiële verordening is niet langer de raad maar het college verantwoordelijk voor het vaststellen van dit beleid en de interne regels voor inkoop en aanbesteden. Hierdoor kan sneller worden ingespeeld op actualiteiten.

De afgelopen jaren zijn er diverse ontwikkelingen geweest die aanpassing en actualisering van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid (uit 2019) noodzakelijk maken. Daarnaast heeft de gemeente het inkoop- en aanbestedingsbeleid losgetrokken van het beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen en social return. Deze onderwerpen worden vastgelegd in een nieuw plan van aanpak Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen.

Het professionaliseren van de gemeentelijke inkoopfunctie is een continu proces. Ook de komende jaren is het doel van de gemeente Amersfoort zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren voor de stad en optimaal om te gaan met het geld van haar burgers.

Dit beleid geeft de belangrijkste regels voor rechtmatig en doelmatig inkopen. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van beleid van de gemeenteraad rondom een aantal onderwerpen die betrekking hebben op maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen, zoals verduurzaming, circulaire economie, CO2 reductie, internationale sociale voorwaarden, social return, inclusie, diversiteit en maatschappelijke betrokkenheid.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is geschreven voor de eigen gemeentelijke organisatie, maar geeft (potentiële) leveranciers ook inzicht hoe de gemeente Amersfoort inkoop ziet en wat de gemeente Amersfoort belangrijk vindt.

De Gemeente onderscheidt op basis van de wet- en regelgeving vier aanbestedingswijzen:

• 1.

  Enkelvoudig onderhandse aanbesteding: de gemeente kiest zelf één leverancier uit.

• 2.

  Meervoudig onderhandse aanbesteding: de gemeente kiest minstens 3 en maximaal 5 leveranciers uit die een offerte uitbrengen.

• 3.

  Nationaal aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente plaatst nationaal een aankondiging voor een opdracht.

• 4.

  Europees aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht.

Alle aanbestedingswijzen, behalve enkelvoudig onderhands, worden bij de gemeente Amersfoort via Tenderned uitgevoerd. Deze opsomming sluit niet uit dat de gemeente andere aanbestedingswijzen toepast die op basis van de aanbestedingswet zijn toegestaan en op basis van een aanbestedingsstrategie.

De gemeente hanteert de volgende aanbestedingswijzen en drempelbedragen:

Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een verlicht regime, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten (Aanbestedingswet art. 2.38 en art. 2.39). Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridische diensten. Voor deze diensten geldt dat vanaf € 750.000,- een openbare aankondiging is vereist. Boven de € 100.000,- en onder de € 750.000,- is een meervoudig onderhandse aanbesteding noodzakelijk.

Gezien de ten opzichte van het vorige inkoopbeleid ruimere grenzen voor Enkelvoudig onderhands streven wij ernaar

• –

  De – nu al gebruikte – Inkoopopzet/aanbestedingsstrategie (in het zaaksysteem) verplicht uit te breiden met een onderbouwde opdrachtraming, die is onderbouwd en een motivering t.a.v. de uit te nodigen partijen bij een meervoudig onderhandse aanbesteding.

• –

  Alle relevante documenten met betrekking tot een inkoop en/of aanbesteding boven de € 50.000 te archiveren in een inkoopzaak in het zaaksysteem.

De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit bij aanbestedingen draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en (landelijk gezien) niet steeds met verschillende formats worden geconfronteerd.

Het is van belang dat de rechtsverhouding tussen de gemeente en leveranciers juridisch correct en transparant wordt weergegeven. Per aanbesteding wordt bepaald wat de meest geschikte inkoopvoorwaarden zijn. De gemeente wordt daarmee in staat gesteld om als professioneel aanbestedende dienst per aanbesteding op basis van onderwerp en marktomstandigheden te kiezen voor de best passende inkoopvoorwaarden/contractvoorwaarden.

Bij het sluiten van een overeenkomst stelt de gemeente de overeenkomst op, waarbij wel geldt dat de markt de kans moet hebben gehad om vragen te stellen over de tekst, en mogelijk alternatieve tekstvoorstellen voor te leggen.

De gemeente Amersfoort hanteert het principe van privacy by design. Privacy by design is een vereiste vanuit de privacywetgeving en houdt in dat men bij het vormgeven van een proces of systeem privacy als leidraad neemt. Het uitgangspunt is daarbij dat verstandig met data wordt omgesprongen en er zo min mogelijk persoonsgegevens worden verwerkt. Ook dienen er op voorhand passende beschermingsmaatregelen te worden getroffen. In ieder geval dient rekening te worden gehouden met de volgende beginselen: dataminimalisatie, doelbinding, privacy by default en integriteit van de data.

Het College heeft op 8 oktober 2019 een klachtenregeling voor aanbestedingen vastgesteld. Deze klachtenregeling wordt geactualiseerd, wanneer dat nodig of wenselijk is.

De afdelingsmanager kan, voorzover het past binnen het bevoegdheden besluit, besluiten een meervoudig onderhandse aanbesteding om te zetten in een enkelvoudige aanbesteding. Hiervoor moet in overleg met een aanbestedingsadviseur van de afdeling Financiën en Advies een aanbestedingsstrategie voor de betreffende inkoop en/of aanbesteding worden opgesteld.

De directie is bevoegd af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid ten aanzien van nationale aanbestedingen bij zwaarwegend gemeentelijk belang. De directie kan besluiten bij nationale aanbestedingen af te wijken naar meervoudig onderhandse aanbestedingen. De directie is niet bevoegd af te wijken van nationaal openbaar naar enkelvoudig. Afwijken van een Europese aanbesteding is wettelijk gezien niet mogelijk.

De gemeente houdt zich aan de integriteitsverplichtingen die voortvloeien uit de aanbestedingswet. Dit artikel ziet op het voorkomen, onderkennen en oplossen van belangenconflicten waaronder ook direct of indirect financieel belang van een ambtenaar wat de onpartijdigheid of onafhankelijkheid van de aanbestedingsprocedure in het gedrang kan brengen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de daarvoor vastgestelde gedragscodes en integriteitsverklaringen. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

De gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Opdrachtnemers worden daarom bij inschrijving gevraagd het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) te ondertekenen. Bij (voorlopige) gunning zal gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren, ter controle van de ondertekende UEA. Tevens zal er bij iedere aanbesteding, anders dan bij enkelvoudig onderhands, een Gedragsverklaring aanbesteden worden gevraagd. Een verdere toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij aanbestedingen mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of een Bibob-toets.

De Gemeente onderkent het belang van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI en heeft daartoe in november 2022 het rijksbrede Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) ondertekend.

MVOI betekent dat in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden met de sociale, ecologische en economische dimensies van duurzaamheid. Het is een belangrijk instrument dat kan helpen de duurzaamheidsopgave te realiseren. Deze opgave heeft onder andere betrekking op het verminderen van CO2-emissies, de transitie naar een circulaire economie, het voorkomen van schendingen van mensenrechten in de (internationale) productieketen en het werken aan een inclusieve samenleving. Dit kan onder andere worden gerealiseerd via social return, diversiteit en inclusie en/of ruimte voor social enterprises.

De gemeente moedigt marktpartijen vanuit de inkoopvraag aan en nodigt uit tot het leveren van duurzame en maatschappelijk verantwoorde producten. De gemeente streeft bij in elk geval nationale en Europese aanbestedingen naar het onderzoeken welke MVOI-thema’s kansrijk zijn bij de betreffende inkoop. In de strategiebepaling wordt zichtbaar gemaakt welke beleidsopgaven specifiek in de aanbesteding worden opgenomen. Dit kan door:

• –

  alleen een bepaald basisniveau te eisen,

• –

  wensen te formuleren die meewegen in de prijs-kwaliteitsverhouding , en/of

• –

  op innovatie te sturen.

Het onderkennen en benutten van MVOI-gerelateerde kansen is integraal onderdeel van de vooraf door de ambtelijk opdrachtgever te bepalen inkoopopdracht. Hierbij wordt rekening gehouden met het Manifest MVOI en het daarop gebaseerde en voor de gemeente uitgewerkte plan van aanpak MVOI.

De gemeente heeft al jaren als onderdeel van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen specifiek beleid ten aanzien van Social Return On Investment (SROI) bij aanbestedingen.

SROI-voorwaarden worden opgenomen in aanbestedingen als uitvoeringsvoorwaarde. Daarnaast kan worden gekozen om SROI als (sub)gunningscriterium op te nemen.

De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van opdrachtnemers zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet vrij zijn in het maken van keuzes bij haar aanbesteding, ook vanwege de naleving van wet- en regelgeving. De gemeente richt haar aanbestedingen zoveel mogelijk zo in dat deze afhankelijkheid van opdrachtnemers wordt voorkomen, bijvoorbeeld door (wanneer daar aanleiding toe is) proportionele eisen te formuleren ten aanzien van de financiële draagkracht van inschrijvers.

De gemeente hanteert de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en het aanbestedingsrecht bij haar inkopen. Dit betekent onder andere dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt bij haar inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Verder stimuleert de gemeente, waar mogelijk, het gebruik maken van percelen in aanbestedingen, het verminderen van de administratieve lasten bij een aanbesteding, het voorkomen van onnodig zware selectie- en gunningscriteria, beste prijs/kwaliteitshouding en zo weinig mogelijk laagste prijs.

De gemeente is één entiteit en treedt uniform naar buiten. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor een efficiënte besteding van middelen en geeft invulling aan het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. De ambtelijke betrokkenheid richt zich op de uitvoering van het inkoopbeleid, onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. De inkooporganisatie is dusdanig ingericht dat het de principes van integraal management ondersteunt. Inkoop is daarom in het ambtelijk apparaat decentraal belegd. De ambtelijk opdrachtgever spant zich per aanbesteding in het beste resultaat te verkrijgen en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en doelmatigheid van zijn inkopen. Op intranet is een pagina met alle noodzakelijke informatie en formats beschikbaar. De aanbestedingsadviseur fungeert daarbij als procesbegeleider en geeft advies over inkooptechnische zaken.

De gemeente heeft daarnaast oog voor samenwerking bij inkoop. In de strategiefase van elk aanbestedingstraject dient dit een aandachtspunt te zijn. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Daarnaast geldt dat samenwerking met andere gemeenten en aanbestedende diensten zeker bij kan dragen aan maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen.

Het Technisch Tenderboard (TTB) bestaat bij de gemeente Amersfoort uit interne experts (aanbestedingsadviseurs, aanbestedingsjuristen, vakinhoudelijke deskundigen wanneer noodzakelijk) die (op aanvraag en waar nodig in wisselende samenstelling) advies uitbrengen over een aanbestedingsprocedure of een afwijking daarop.

Tot de taken van het TTB behoren:

• •

  Het geven van een schriftelijk inkoopadvies aan de directie met betrekking tot afwijkingsverzoeken om in plaats van nationaal meervoudig onderhands aan te besteden. De directie is bevoegd een besluit te nemen over deze afwijkingsverzoeken;

• •

  Het afhandelen van klachten over aanbestedingen conform de meest recent vastgestelde gemeentelijke klachtenregeling. Bij het afhandelen mogen alleen aanbestedingsadviesurs en -juristen aansluiten, die niet betrokken waren bij de eerdere inkoop of aanbesteding

De bevoegdheden van het TTB zijn:

• •

  Het afwijken van de verplichting voor het via TenderNed doorlopen van een meervoudig onderhandse aanbesteding;

Om te waarborgen dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid op de juiste wijze wordt uitgevoerd, worden onder meer jaarlijks interne controles uitgevoerd op rechtmatigheid. De contractmanagementmodule, waarin alle contracten zijn opgenomen naar aanleiding van inkopen en aanbestedingen, vormt hiervoor een belangrijk onderzoeksobject. Door alleen te werken met de gemeentelijke standaardformats voor Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt geborgd dat de aanbestedingsdocumenten voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving en het eigen gemeentelijk inkoopbeleid. Voor het bundelen van gelijksoortige inkoopbehoeften streven wij ernaar gefaseerd spendanalyses uit te voeren om deze bundeling te realiseren.