Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder
- a.
lid: een raadslid of een commissielid niet-zijnde raadslid dat is benoemd door de raad als raadscommissielid;
- b.
voorzitter: raadslid door de raad als voorzitter benoemd van de raadscommissie;
- c.
commissiegriffier: secretaris van een raadscommissie of diens vervanger;
- d.
griffier: griffier van de raad of diens vervanger;
- e.
rondetafelgesprek: een informele bespreking met raads- en commissieleden voorafgaand aan een raadscommissievergadering op verzoek van een inwoner of vertegenwoordiger van een organisatie over een niet geagendeerd onderwerp.
- f.
hamerstuk: een agendapunt dat voor de raadsagenda wordt geagendeerd en dat, voorafgaand aan besluitvorming, geen beraadslaging meer behoeft;
- g.
bespreekstuk: een agendapunt dat voor de raadsagenda wordt geagendeerd en dat, voorafgaand aan besluitvorming, nog beraadslaging behoeft;
- h.
debatstuk: een agendapunt dat voor de raadsagenda wordt geagendeerd en dat, voorafgaand aan besluitvorming, debat in de gemeenteraad behoeft;
- i.
Artikel 2. Instelling raadscommissie
Er is een raadscommissie.
Artikel 3. Taken
De raadscommissie heeft de volgende taken:
- a.
Het uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel of onderwerp dat betrekking heeft op de in de raadscommissie aan de orde komende onderwerpen.
- b.
Het uitbrengen van advies aan de raad uit eigen beweging.
- c.
Het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de in de raadscommissie aan de orde komende onderwerpen.
Artikel 4. Samenstelling
- 1.
In de raadscommissie nemen maximaal twee leden per fractie per agendapunt aan de vergadertafel plaats. Een fractie heeft per agendapunt één woordvoerder tenzij de raadscommissie anders besluit.
- 2.
De in het eerste lid genoemde leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd. In totaal kunnen vier personen per fractie, niet-zijnde raadsleden, als lid van de raadscommissie worden voorgedragen.
- 3.
Het commissielidmaatschap van een raadslid vervalt automatisch als een raadslid ontslag neemt indien het aantal commissieleden hierdoor het aantal van vier gaat overschrijden; als dat niet het geval is blijft het ex-raadslid commissielid, tenzij het ex-raadslid ook ontslag neemt als commissielid.
- 4.
De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de leden van de raadscommissie.
- 5.
De commissieleden niet-zijnde raadsleden leggen -alvorens zij starten met de werkzaamheden in de raadscommissie- in de raadsvergadering in de handen van de voorzitter de eed of verklaring en belofte af, waarbij tevens het commissielid in de gelegenheid wordt gesteld de gedragscode en het Gentle Agreement te ondertekenen.
Artikel 5. Benoeming voorzitter en plaatsvervangend voorzitter
- 1.
De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter worden benoemd door en vanuit de raad. In totaal kunnen vier voorzitters en twee plaatsvervangend voorzitters worden benoemd.
- 2.
Een voorzitter of een plaatsvervangend voorzitter is geen lid van de raadscommissie die hij voorzit.
Artikel 6. Zittingsduur en vacatures
- 1.
De zittingsperiode van een commissielid, -voorzitter en plaatsvervangend -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
- 2.
Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen.
- 3.
De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.
- 4.
De raad kan een commissievoorzitter of plaatsvervangend -voorzitter ontslaan.
- 5.
Een lid en een (plaatsvervangend) commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
- 6.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
- 7.
Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.
Artikel 7. De commissiegriffier
- 1.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van de raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.
- 2.
Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.
- 3.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.
Artikel 8. Vergaderfrequentie
- 1.
In beginsel vinden de vergaderingen van de raadscommissie plaats op de donderdagavond.
- 2.
Jaarlijks stelt het presidium een schema vast waarop de data van commissievergaderingen voor het daarop volgende jaar staan vermeld.
- 3.
De raadscommissie begint om 19.30 uur en kent als eindtijd 22.30 uur. De commissie kan besluiten hiervan af te wijken.
- 4.
Het presidium kan voor het houden van de commissievergadering een ander tijdstip bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.
Hoofdstuk 2. Vergaderingen
Paragraaf 1. Voorbereiding
Artikel 9. Oproep en agenda
- 1.
De voorlopige agenda met een voorstel voor behandeltijden wordt uiterlijk zeventien dagen voor de commissievergadering op voordracht van de griffie vastgesteld door het presidium.
- 2.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden.
- 3.
De voorzitter zendt ten minste zestien dagen voor de raadscommissie de leden een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
- 4.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.
- 5.
Op de stukken, bedoeld in het tweede lid, is artikel 10, derde lid, van deze verordening van toepassing.
- 6.
De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.
- 7.
Een commissielid kan een onderwerp in de raadscommissie laten agenderen door een bespreeknotitie in te dienen.
- 8.
Een lid van het college kan een onderwerp in de raadscommissie laten agenderen door een bespreeknotitie in te dienen.
Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
- 2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.
- 3.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.
Artikel 11. Openbare kennisgeving
- 1.
De vergadering wordt door aankondiging in het huis-aan-huis blad De Medemblikker en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.
- 2.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
de datum, aanvangstijd en plaats, en de agenda van de vergadering;
- b.
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de vergadering behorende stukken kan inzien;
- c.
de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 16.
- 3.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
Paragraaf 2. Vergadering
Artikel 12. Presentielijst
- 1.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder commissielid dat aan de vergadertafel gaat plaatsnemen de presentielijst.
- 2.
Vergoedingen worden betaald aan commissieleden niet-zijnde raadsleden die de presentielijst hebben getekend. Indien meerdere vergaderingen op één avond worden bijgewoond, wordt de vergoeding éénmaal uitbetaald.
Artikel 13. Opening vergadering en quorum
- 1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van de fracties tegenwoordig is.
- 2.
Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
- 3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal fracties tegenwoordig is.
Artikel 14. Aantal spreektermijnen
- 1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen. De raadscommissie kan anders beslissen.
- 2.
Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 3.
Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
- 4.
Als de raadscommissie adviseert een raadsvoorstel terug te zenden aan het college, wordt het raadsvoorstel als bespreekstuk voor de raadsvergadering geagendeerd.
Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen
- 1.
De burgemeester en de wethouders hebben toegang tot de vergaderingen en kunnen aan de beraadslaging deelnemen.
- 2.
De raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 16. Spreekrecht burgers
- 1.
Burgers, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen, organisaties en bedrijven kunnen:
- a.
over een niet geagendeerd onderwerp hun mening kenbaar maken tijdens een rondetafelgesprek voorafgaand aan de raadscommissie of
- b.
bij een onderwerp dat op de agenda staat bij dat agendapunt en over een niet geagendeerd onderwerp bij het agendapunt ‘Spreekrecht art. 16 Verordening op de raadscommissies gemeente Medemblik 2023’ inspreken, waarna de commissieleden in de gelegenheid gesteld worden de inspreker(s) verduidelijkende vragen te stellen.
- 2.
De navolgende onderwerpen zijn van het spreekrecht uitgesloten:
- a.
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
- c.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.
- 3.
Diegene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit voor de vergadering bij de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.
- 4.
Diegene die van het spreekrecht tijdens een rondetafelgesprek gebruik wil maken meldt dit uiterlijk 48 uur voor de vergadering bij de griffie onder vermelding van naam, adres, telefoonnummer, emailadres en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. De griffie draagt er zorg voor dat de raads- en commissieleden uiterlijk 24 uur van tevoren op de hoogte worden gesteld van de aanvraag voor inspreken tijdens een rondetafelgesprek. Een rondetafelgesprek begint in beginsel om 19.00 uur, voorafgaand aan de raadscommissie.
- 5.
Insprekers krijgen per vergadering de gelegenheid om maximaal vijf minuten in te spreken. Per vergadering is in totaal een half uur voor inspraak gereserveerd. Als er meer dan 6 insprekers zijn, wordt de totale inspreektijd van maximaal een half uur naar rato verdeeld over de insprekers.
Artikel 17. Uitkomst van de behandeling van een onderwerp
- 1.
Als de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.
- 2.
Het advies betreft de agendering in de raadsvergadering: hamerstuk, bespreekstuk of debatstuk.
- 3.
In een vergadering vinden in beginsel geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
- 4.
Indien sprake is van een stemming in de raadscommissie heeft ieder aanwezig lid één stem.
Artikel 18. Voorstellen van orde
- 1.
De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.
- 2.
Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.
- 3.
Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.
Artikel 19. Notulen
- 1.
Van de commissievergaderingen worden onder verantwoordelijkheid van de commissiegriffier notulen gemaakt.
- 2.
De concept-notulen van de voorgaande vergadering worden, zo mogelijk, voor de leden openbaar gemaakt gelijktijdig met de agenda voor de volgende vergadering.
- 3.
De digitale notulen worden zo spoedig mogelijk op de gemeentelijke website geplaatst.
- 4.
De notulen van de commissievergadering worden ter vaststelling voorgelegd in de eerstvolgende vergadering van de raadscommissie.
- 5.
De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht een voorstel tot wijziging van de notulen aan de raadscommissie te doen, indien de concept-notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen verklaard of besloten is.
- 6.
De vastgestelde notulen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Artikel 20. Toepassen verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 21. Notulen besloten vergadering
- 1.
De concept-notulen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffier.
- 2.
De concept-notulen worden zo spoedig mogelijk in een besloten (deel van de) vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op de notulen.
- 3.
De vastgestelde notulen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Artikel 22. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf 4. Toehoorders en pers
Artikel 23. Toehoorders en pers
- 1.
De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
- 2.
Het blijk geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
- 3.
De commissievoorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren, kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.
Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Hoofdstuk 3. Slotbepalingen
Artikel 25. Uitleg verordening
In die gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 26. Inwerkingtreding en citeerregel
Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de raadscommissie gemeente Medemblik 2023.
Artikel 27. Intrekken oude verordening
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
- 2.
Op dat tijdstip wordt de Verordening op de raadscommissies gemeente Medemblik 2019, vastgesteld op 11 juli 2019, ingetrokken.