Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zeist (artikel 213 Gemeentewet)

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• b.

  accountantscontrole: controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• c.

  auditcommissie: een door de raad ingestelde commissie, samengesteld uit leden van de raad, waarbij iedere raadsfractie één lid en een plaatsvervangend lid kan aanwijzen. Voor aanwijzing als (plaatsvervangend) lid komen ook de door de raad benoemde fractieassistenten in aanmerking. De taken van de auditcommissie zijn opgenomen in artikel 2 van de Verordening op de Auditcommissie;

• d.

  boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen;

• e.

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk organisatieonderdeel binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• f.

  jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• g.

  managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met de belangrijkste bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• h.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar.

  • a.

    verlenging van de in lid 1 genoemde periode is mogelijk voor een periode van maximaal 2 jaren;

  • b.

    de raad kan bij gemotiveerd besluit afwijken van de in lid 1 genoemde benoeming van 4 jaar en de hieronder in lid 2 genoemde aanbesteding van de accountantscontrole, een en ander met inachtneming van de geldende Europese aanbestedingsregels.

• 2.

  Burgemeester en Wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b.

    controle van de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening (de zgn. Sisa-verantwoording);

  • c.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringtoleranties;

  • d.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • e.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • f.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering zoals de management- en boardletter;

  • g.

    de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • h.

    de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In afwijking van het gestelde in lid 3, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f, g en h genoemde onderdelen vaststelt.

• 5.

  De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Zeist 2009 voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voerencontroles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • c.

    De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente. De auditcommissie kan hierbij gebruik maken van haar bevoegdheid om leden van het college, leden van de Rekenkamercommissie, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen (artikel 9 van de verordening op de Auditcommissie).

Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders

• 1.

  Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor de accountantscontrole.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaringen en het verslag van bevindingen tijdig aan de raad, met dien verstande, dat – na besluitvorming door de raad – wordt voldaan aan de termijn van indiening van de stukken aan de Provincie vóór 15 juli van het jaar volgend op het verslagjaar.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, dan wordt dit aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op het oordeel en de afwijkingen te reageren, alvorens dit te melden aan de raad met afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie van de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding en intrekking oude regeling

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de datum van de vaststelling van de raad, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Tegelijkertijd met de inwerkingtreding van deze verordening wordt de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zeist (oud), vastgesteld bij raadsbesluit van 9 november 2010, ingetrokken.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Zeist 2023”.