| Organisatie | Bladel |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 e.v. van de gemeente Bladel |
| Citeertitel | Controleprotocol gemeente Bladel 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Dit protocol treedt in werking op de datum van de inwerkingtreding "Wet versterking decentrale rekenkamers".
Deze regeling vervangt het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2011 e.v. van de gemeente Bladel.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-04-2023 | nieuwe regeling | 23-03-2023 | R23.001.03 |
De raad van de gemeente Bladel,
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;
gelet op artikel 213, eerste lid Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
gelezen het advies van de Auditcommissie;
“Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 e.v. van de gemeente Bladel”.
In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. Deze verordening is geactualiseerd en wordt door de raad op 23 maart 2023 vastgesteld. In het verlengde van deze Controleverordening is dit Controleprotocol opgesteld. In dit protocol wordt door de raad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bladel.
Het Controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2023 is dit het geval, omdat het wetsvoorstel voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording definitief afgerond is. Met ingang van 2023 wordt dan de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (“college”) voor de rechtmatigheid benadrukt, doordat het college een verantwoording van rechtmatigheid moet opnemen in de jaarrekening in plaats van de accountant.
Vanaf verslagjaar 2023 stelt de raad ook jaarlijks het (geactualiseerde) normenkader vast. Bij de gemeente Bladel was het jaarlijks vaststellen van het (geactualiseerde) normenkader gemandateerd aan het college.
Objecten van controle zijn de respectievelijke jaarrekeningen vanaf het boekjaar 2023, inclusief Single information Single audit (Sisa)-bijlage.
Dit Controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties, alsmede de verantwoordings- en rapportagegrenzen (in het kader van het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording) voor de controle van de jaarrekening 2023 en volgende jaren van de gemeente Bladel.
Actualisatie zal plaatsvinden indien nodig. Jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad is niet nodig.
De gemeenteraad dient via het vaststellen van dit controleprotocol te (her)bevestigen:
De Gemeentewet, art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag (verslag van bevindingen). De wet- en regelgeving waarop de accountant zijn verklaring en bevindingen baseert, moet door het college in een normenkader inzichtelijk worden gemaakt.
In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Met dit Controleprotocol stelt de gemeenteraad het kader vast dat voortvloeit uit de wet- en regelgeving die van toepassing is voor het verslagjaar 2023 en volgende jaren.
4. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid)
Zoals in artikel 213 Gemeentewet is omschreven, zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het geven van een oordeel over:
Bij de controle zullen nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden), alsmede de voor de accountants geldende controle- en overige standaarden, bepalend zijn voor de door de accountant uit te voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen.”
Single information Single audit (SiSa)
Het Rijk streeft naar meer sturing op hoofdlijnen en minder administratieve belasting. Het Rijk heeft daarom de lijn doorgezet om afzonderlijke verantwoordingen en accountantscontroles voor de diverse specifieke uitkeringen af te schaffen.
In plaats daarvan zijn meer regelingen toegevoegd aan de SiSa-lijst, een (wettelijke verplichte) bijlage bij de jaarrekening, die door de accountant getoetst moet worden. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties maakt jaarlijks (in december) bekend over welke regelingen de gemeente verantwoording moet afleggen volgens het SiSa-principe.
5. Te hanteren goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapportagegrens
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.
Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van deze kwalitatieve beoordeling.
De goedkeuringstolerantie is “het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring.
In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente. Voor de goedkeuringstoleranties volgt de gemeenteraad de volgende wettelijke minimumeisen:
Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren.
Ter indicatie betekent bovenstaande voor onze gemeente op basis van de begroting 2023, dat de 1%-norm (fouten) ca € 690.000,- bedraagt en de 3%-norm ca € 2.070.000,- (onzekerheden).
Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapportagetolerantie onderkend. Hierbij wordt gedoeld op het bedrag waarboven de accountant voor wat betreft geconstateerde fouten of onzekerheden in de jaarrekening heeft te rapporteren in het accountantsverslag. De door de accountant voor de jaarrekening van de gemeente Bladel te hanteren rapportagetolerantie wordt vastgesteld op € 50.000,- controleverschil.
Naast de goedkeurings- en rapportagetolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college van burgemeester en wethouders de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves”.
De gemeenteraad is vrij om binnen deze bandbreedte de grens te bepalen. Ligt het bedrag van de afwijkingen onder de grens dan is er sprake van goedkeuring en kan het college aangeven rechtmatig te hebben gehandeld. Boven het vastgestelde percentage moet het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.
De te kiezen grenzen moeten een juiste balans bewaken tussen het niveau van informatievoorziening aan de raad en de hoogte van uitvoeringskosten van de verantwoording die de organisatie gemaakt moet worden daartoe.
We stellen voor de verantwoordingsgrens op 3% te leggen. Dit omdat er sprake is van een nieuwe ontwikkeling en een daarbij horend groeiproces. Door te kiezen voor een lager percentage zouden we bovendien de lat hoger leggen dan in de huidige wetgeving, waarbij de grens voor onzekerheden op 3% ligt. Met een dergelijk hogere verantwoordingsgrens worden meer financiële onrechtmatigheden “getolereerd”.
Het lager vaststellen van de grens maakt de controle voor zowel de eigen organisatie als de accountant (fors) intensiever, omdat de rechtmatigheidsverantwoording valt onder de controle van de accountant en de accountant dus moet vaststellen dat die bedragen getrouw zijn.
Ook is het vaststellen van een rapportagegrens van belang om mee te wegen in de keuze van omvang van de verantwoordingsgrens. Met een hogere verantwoordingsgrens worden meer financiële onrechtmatigheden “getolereerd”, maar met een gepaste rapportagegrens worden deze in de P&C-documenten, maar in ieder geval in de jaarrekening zichtbaar voor de gemeenteraad.
Wij stellen ook voor om bij deze keuze van de verantwoordingsgrens een groeimodel toe te passen. Het streven hierbij is om het percentage van 3% in 4 jaar af te bouwen naar 1% in 2027. Elk jaar wordt in overleg met auditcommissie en/of de raad besproken of de afbouw op dat moment wenselijk is.
Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de bedrijfsvoeringparagraaf indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt.
Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting alleen bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens. Het college rapporteert dan alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting vanuit haar actieve informatieverstrekking richting raad.
We stellen voor deze rapportagegrens ook vast te stellen op € 50.000,- en bedragen ≤ € 50.000,- gebundeld te rapporteren. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in zijn accountantsverslag, analoog aan de rapportagetolerantie bij § 5.2.
In onderstaand tabel is de verantwoordings- en de rapportagegrens in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen, zoals die door de gemeenteraad vastgesteld kan worden.
Verantwoordingsgrens t.b.v. rechtmatigheidsverantwoording van 3% | Rapportagegrens waarboven onrechtmatigheden worden toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf | |
Als het hiervoor bedoelde groeiproces goed ‘ingebed’ is in de organisatie kan naar verloop van tijd voorgesteld worden om deze verantwoordingsgrens naar beneden bij te stellen. Het streven hierbij is om het percentage van 3% in 4 jaar af te bouwen naar 1% in 2027. Elk jaar wordt in overleg met auditcommissie en/of de raad besproken of de afbouw op dat moment wenselijk is.
In onderstaande grafiek wordt het verloop van de verantwoordings- en rapportagegrens weergegeven:
6. Opbouw van de rechtmatigheidsverantwoording
In de door de Commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) opgestelde modeltekst wordt gesproken over afwijkingen. Onder afwijkingen worden verstaan posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het college een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Belangrijk: deze onduidelijkheden staan niet gelijk aan de onzekerheden in de controle van de accountant. Vanuit interne toetsingen en monitoring kan er informatie worden verkregen over de onduidelijkheden, die twijfels oproepen over de rechtmatigheid. Bijvoorbeeld: Dat juristen van mening verschillen over een aanbesteding. Onduidelijkheid over interpretatie, uiteenlopende oordelen over de rechtmatigheid en de daarmee verband houdende lasten, kunnen weergegeven worden als onduidelijkheden.
Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria:
Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
1. Het begrotingscriterium: de financiële beheershandelingen zijn tot stand gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende hoofdtaakvelden.
Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting (inclusief investeringen) na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de raad, dan zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig (niet passend binnen het beleid en niet toegelicht) is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit omdat de overschrijding een inbreuk vormt op het budgetrecht van de gemeenteraad.
2. Het voorwaardencriterium: de financiële beheershandeling voldoet aan de geldende regelgeving.
Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. Het betreft o.a. de aspecten hoogte, recht en duur. Het normenkader wordt actueel gehouden en jaarlijks aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. In het normenkader is de interne- en externe regelgeving waaraan getoetst wordt opgenomen. Een voorbeeld van het niet naleven van het voorwaardencriterium is het ten onrechte niet Europees aanbesteden van een opdracht.
3. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O): het college heeft voldoende waarborgen genomen om te voorkomen dat als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving ten onrechte overheidssubsidies of –uitkeringen zijn verleend of een te laag bedrag aan heffingen aan de gemeente is betaald.
Bij het M&O criterium gaat het in het bijzonder om vast te stellen dat de organisatie effectieve maatregelen heeft getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Een voorbeeld van misbruik is een subsidieaanvraag voor een project dat niet bestaat. Een voorbeeld van oneigenlijk gebruik is een subsidieaanvraag voor plantjes ter uitvoering van de natuur en de plantjes die worden gekweekt, blijken hennepplantjes te zijn. Het kan niet de bedoeling zijn om hennepplantjes te subsidiëren.
De gemeente Bladel heeft nog geen specifiek M&O beleid. Wel is een aantal beheersmaatregelen ter voorkoming van M&O opgenomen in de verbijzonderde interne controle plannen. De controle richt zich op de toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik zijn genomen, alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen.
We streven er naar om in het voorjaar 2023 te starten met het formuleren en implementeren van het M&O beleid.
Gedurende het jaar zal het college aandacht dienen te schenken aan de rechtmatigheidsvraagstukken en hierover rapporteren. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. De opvolging van bevindingen van interne- en externe controle waaronder rechtmatigheidsonderzoeken is een belangrijk onderdeel van de verbetercyclus. Hierna wordt in het kort toegelicht wat dit inhoudt.
Vanaf 2023 rapporteert het college over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. Gedurende het jaar worden de controle bevindingen, gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag door middel van een controlememorandum met de procesverantwoordelijke besproken. Daarnaast worden er aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de rechtmatigheidscontroles om de toekomstige fout of onduidelijkheid te mitigeren. De opvolging van deze aanbevelingen zal nauwlettend worden gemonitord door control.
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een accountantsverslag (verslag van bevindingen) uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en verantwoording daarover waarborgen.
Het accountantsverslag wordt met de Auditcommissie besproken.
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, ten aanzien van zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. De controleverklaring wordt met de Auditcommissie besproken.
8. Intrekken oud protocol en inwerkingtreding
Op het in het eerste lid genoemde tijdstip wordt het “Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2011 e.v. van de gemeente Bladel” ingetrokken, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van voorgaande verslagjaren.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 23 maart 2023
De raad voornoemd,
De griffier,
De voorzitter,
Bijlage 1: Communicatie en periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: