Organisatie | Ede |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Geheimhoudingsprotocol Ede |
Citeertitel | Geheimhoudingprotocol Ede 2023 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Geheimhoudingsprotocol Ede van 6 april 2017.
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de raadscommissie.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-04-2023 | nieuwe regeling | 16-03-2023 | 353634 |
De raad, de raadscommissie Ede, het college en de burgemeester van de gemeente Ede;
ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 6 december 2022, zaaknummer 353634 en
10 januari 2023, zaaknummer 362742,
gelet op hoofdstuk Va van de Gemeentewet en artikel 5.1 van de Wet open overheid;
besluiten vast te stellen het Geheimhoudingsprotocol Ede
En overwegen daartoe als volgt;
Openbaarheid en transparantie zijn zwaarwegende belangen die zorgen voor controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Besluiten van het gemeentebestuur behoren daarom in beginsel openbaar gemaakt te worden. Tegelijkertijd kunnen andere zwaarwegende belangen noodzaken tot een afwijking van dit beginsel. Bijzondere aandacht is er daarbij voor de belangen van derden, waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Bij besluiten tot geheimhouding is sprake van maatwerk, waarbij het belang van openbaarheid wordt afgewogen tegen andere gerechtvaardigde belangen. Het doel van deze afweging is te komen tot besluiten die niet alleen voldoen aan het formeel-wettelijk kader van de Gemeentewet (legaliteit), maar tevens zorgvuldig en redelijk zijn voor alle betrokkenen.
Tegelijkertijd is het wenselijk dat ambtenaren, bestuurders, raads- en commissieleden zich bij het openbaar maken van informatie niet alleen laten leiden door dit protocol maar tevens door de gedragscodes op het gebied van integriteit. Er zijn situaties mogelijk waarin het delen van informatie wel legaal is, maar niet gelegitimeerd vanuit een oogpunt van zorgvuldigheid en integriteit. Een voorbeeld hiervan is een vertrouwelijk gesprek met een bedrijf dat de mogelijkheid onderzoekt om zich in Ede te vestigen. Openbaarmaking van informatie uit zo’n gesprek waarbij vertrouwelijk is toegezegd zal door het bedrijf als onzorgvuldig worden ervaren, ook als het juridisch is toegestaan.
Ambtenaren, bestuurders, raads- en commissieleden zijn zich verder ervan bewust dat het ontbreken van een besluit tot geheimhouding niet betekent dat informatie daarom zonder meer openbaar gemaakt mag worden. Aan openbaarmaking worden eisen gesteld in de Woo. Het uitgangspunt van deze wet is openbaarmaking van overheidsinformatie. Dit uitgangspunt geldt niet in alle gevallen. De uitzonderingsgronden die zijn opgenomen in de artikelen 5.1 en 5.2 van de Woo kunnen maken dat openbaarmaking niet mogelijk is. Daarnaast mag van openbaarmaking worden afgezien als dat geen redelijk belang dient. Informatie over of afkomstig van belanghebbenden wordt in ieder geval niet openbaar gemaakt zonder de betrokken personen of organisaties eerst te raadplegen, als zij naar verwachting bedenkingen hebben tegen openbaarmaking. Dit kan van toepassing zijn bij derden van buiten de gemeentelijke organisatie als bij persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren, bestuurders en raads- en commissieleden die zijn geuit in interne beraadslagingen.
Daarnaast kan informatie geheim zijn omdat een andere overheidsorgaan geheimhouding heeft opgelegd. Dit doet zich met name voor bij gemeenschappelijke regelingen waarin bestuursorganen van de gemeente Ede deelnemen. Voor bestuurders of raadsleden die deel uitmaken van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling geldt dan een geheimhoudingsplicht. Bovendien mag een lid van het algemeen bestuur alleen inlichtingen verschaffen over geheime informatie aan de eigen raad, indien daarbij op basis van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd.
Tot slot moeten ambtenaren, raadsleden en bestuurders er rekening mee houden dat zij een ambtsgeheim hebben op basis van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Zij zijn verplicht tot geheimhouding van informatie waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of moeten vermoeden. Ook zonder dat geheimhouding blijkt uit een expliciet besluit, protocol of richtlijn kan dus een geheimhoudingsplicht bestaan.
Juridisch zijn deze begrippen gelijk. Echter niet iedereen begrijpt dat vertrouwelijk hetzelfde betekent als geheim. De term ‘geheim’ wordt daarom wel, en de term ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.
Uitgangspunt is dat informatie die onder de overheid berust openbaar is: geheimhouding wordt slechts bij uitzondering opgelegd en duurt daarom niet langer dan noodzakelijk. Daarnaast wordt zo min mogelijk informatie geheimgehouden. Uitgangspunt is dat dit binnen elk afzonderlijk document wordt beoordeeld per alinea. Soms is het ook mogelijk om slechts enkele woorden of zinnen weg te lakken. Bij uitzondering kan voor een volledig stuk geheimhouding gelden. Bij het opleggen van geheimhouding wordt de voorkeursvolgorde aangehouden die is opgenomen in tabel 2.
2. Er is openbare en een geheime versie van het stuk. In de openbare versie worden bepaalde onderdelen onleesbaar gemaakt. |
Geheimhouding kan worden opgelegd op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Woo. In tabel 3 is een overzicht opgenomen van de veelvoorkomende gronden en toepassingen in de gemeentelijke praktijk, met richttijden voor de duur van geheimhouding. De maximale duur voor geheimhouding op basis van de Gemeentewet is op dit moment 20 jaar. Daarna bepaalt de Archiefwet of een stuk openbaar is of niet (zie verder hfst. 1 onder 8). Mogelijk wordt de maximale termijn voor geheimhouding in de toekomst 10 jaar als gevolg van het wetsvoorstel Archiefwet 2021.
NB: Om praktische redenen is ervoor gekozen om geheimhouding steeds te laten eindigen op 1 maart. Dat vergemakkelijkt de toetsing of, als de geheimhouding wordt opgeheven, het stuk openbaar gemaakt kan worden (zie hfst. 1, onder 8).
Het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft opgelegd bepaalt wie kennis mag nemen van geheime informatie. Echter als geheime informatie is gezonden aan de raad, dan bepaalt de raad wie kennis mag nemen van de informatie. De geheimhoudingsplicht geldt voor iedereen die kennis heeft van de geheime stukken c.q. inhoud van de vergadering. Binnen deze kring van geheimhouders mag worden gesproken over de geheime informatie. Een raadslid of fractievolger mag dus technische vragen stellen aan de opsteller van een geheim stuk (die zelf ook geheimhouder is). Voor overige vragen kunnen zij zich wenden tot het college of de burgemeester.
Het college en de burgemeester zenden geheime informatie die naar de raad wordt gezonden óók naar de Raadscommissie Ede. Zo worden zowel raadsleden als fractievolgers geheimhouder en kan er binnen de fractievergadering gesproken worden over geheime informatie. Individuele geheimhouders (ambtenaren, raadsleden, fractievolgers etc.) mogen niet zelfstandig besluiten om geheime informatie te delen met derden buiten de kring van geheimhouders.
Raadsleden (niet fractievolgers) mogen geheime informatie delen met personen die werkzaam zijn als advocaat, notaris of accountant (RA of AA) vanwege hun controlerende taak. Na kennisneming van de stukken gaat voor deze personen ook een geheimhoudingsplicht gelden. Voor zover de verplichting tot geheimhouding niet al blijkt uit de stukken, wijst het raadslid hen daarop.
Een besluit om geheimhouding op te leggen wordt bekendgemaakt door toezending of uitreiking van het betreffende besluit aan iedereen die op de hoogte is van de inhoud van het stuk c.q. de vergadering. Naast raadsleden en bestuurders kan het daarbij ook gaan om bijvoorbeeld ambtenaren, externe deskundigen en bedrijven die geheime informatie hebben aangeleverd.
Iedereen kan in het kader van een Woo-verzoek vragen om opheffing van geheimhouding. De bestuursrechter toetst of sprake is van een van de situaties genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Woo. Is dit het geval, dan heeft het betrokken bestuursorgaan wel beoordelingsruimte om te bepalen of de belangen genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Woo zwaarder moeten wegen dan het belang openbaarheid. De rechter toetst of het besluit binnen de grenzen van de wet blijft. Zo zal een gemaakte belangenafweging redelijk moeten zijn en voldoende gemotiveerd moeten worden in het besluit.
Met openbaarmaking van stukken die geheim zijn geweest wordt op dezelfde wijze omgegaan als met openbaarmaking van andere bestuurlijke stukken. Dat betekent dat:
Documenten die zijn gericht aan de raadscommissie Ede of de raad in beginsel openbaar worden gemaakt na het eindigen van de geheimhouding. Zie artikel 3.3, tweede lid, onder c van de Woo. Openbaarmaking blijft achterwege als dat in strijd zou zijn met artikel 5.1 of 5.2 van de Woo of de Archiefwet 1995.
De volgende collegestukken worden op dit moment openbaar gemaakt:
NB: in openbare stukken worden geen persoonsgegevens opgenomen! Dit zijn alle gegevens die in verband gebracht kunnen worden met een persoon. Zie ook hfst 1, onder 7.
De komende jaren gaat het gemeentebestuur uit eigen beweging meer informatie openbaar maken. Dit in verband met de Wet open overheid (zie artikel 3.3). Dit betreft ook onderwerpen die ter besluitvorming aan het college worden aangeboden.
Slechts de volgende besluiten worden geplaatst op de geheime besluitenlijst:
Checklist geheimhoudingsbesluit college
Formulering collegebesluit - niet door te zenden naar de raad
Formulering collegebesluit - wel door te zenden naar de raad
|
Het college vergadert normaliter in beslotenheid. Indien het college een openbare vergadering houdt is de beraadslaging uiteraard openbaar. De beraadslaging binnen een besloten collegevergadering is in beginsel niet geheim, tenzij expliciet geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 5.1, eerste of tweede lid, van de Woo. Voor formele bestuurlijke besluitvorming, zoals bij een collegevergadering, geldt dat persoonlijke beleidsopvattingen uit daarvoor opgestelde documenten op verzoek openbaar worden gemaakt. Hiervan kan worden afgeweken als door openbaarmaking het voeren van intern beraad onevenredig wordt geschaad (zie artikel 5.2, derde lid, van de Woo).
Hoofdstuk 3: de raad en de raadscommissie Ede
De raadscommissie Ede is de naam voor de commissie die de besluiten van de raad voorbereidt (“oordeelsvormende vergadering”) en overleg voert met het college en de burgemeester over het gevoerde en te voeren bestuur (“beeldvormende vergadering of informatieve bijeenkomst”). De raadscommissie Ede bestaat uit alle raadsleden plus de fractievolgers die zijn benoemd tot commissielid (maximaal twee per fractie). De feitelijke samenstelling van de raadscommissie Ede verschilt per vergadering: de meeste fracties hebben per onderwerp woordvoerders aangewezen.
De besluitenlijst van alle openbare vergaderingen wordt openbaar gemaakt. De besluitenlijst van de besloten vergadering wordt in beginsel ook openbaar gemaakt, met uitzondering van besluiten waarover geheimhouding is opgelegd.
NB: in openbare stukken worden geen persoonsgegevens opgenomen! Dit zijn alle gegevens die in verband gebracht kunnen worden met een persoon. Zie ook hfst 1, onder 7.
Zie de ‘checklist geheimhoudingsbesluit college’ (hfst. 2, onder 3).
Enkele bijzondere aandachtspunten voor de raad c.q. raadscommissie Ede:
Nadat de deuren zijn gesloten neemt de raad of Raadscommissie Ede een besluit of in beslotenheid verder wordt vergaderd. Dit besluit wordt vastgelegd in de notulen van de vergadering. De raad of Raadscommissie Ede besluit of er anderen dan commissieleden en collegeleden aanwezig mogen zijn (bijvoorbeeld ambtenaren of externe deskundigen).
Na afloop van de vergadering neemt de raad of Raadscommissie Ede een besluit of geheimhouding wordt opgelegd over de inhoud van de vergadering. Van de inhoud van de besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt. Bij de eerstvolgende vergadering neemt de raad of Raadscommissie Ede een besluit of het verslag van de besloten vergadering openbaar wordt gemaakt.
Die inhoud kan geheim zijn, maar is dat niet altijd. Geheimhouding is mogelijk op basis van de gronden die zijn beschreven in de artikelen 5.1, eerste en tweede lid, van de Woo. Zie hoofdstuk 1 onder 4.
Hoofdstuk 4: Enkele bijzondere vragen
Ja, dat is mogelijk. In beginsel besluit het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd hierover. Echter als de informatie is doorgestuurd naar de raad, besluit de raad over een eventuele verlenging.
Geheimhouding vervalt als de termijn waarvoor geheimhouding is opgelegd verstrijkt. Daarnaast kan het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd besluiten tot opheffing. Als informatie aan de raad is gezonden, dan is de raad als enige bevoegd om te beslissen over de opheffing. Dat geldt zowel voor geheimhouding op stukken als voor geheimhouding omtrent de inhoud van het behandelde in een besloten vergadering.
Een besluit om geheimhouding op te leggen is een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht. Dat betekent dat er bezwaar en beroep tegen openstaat. Wel is het recht om bezwaar en beroep in te stellen voorbehouden aan belanghebbenden. Belanghebbende bij een geheimhoudingsbesluit zijn degenen aan wie geheimhouding is opgelegd en anderen die rechtstreeks door de geheimhouding worden geraakt (bijvoorbeeld omdat zij genoemd worden in het stuk). Dat is dus een beperkte groep. Als anderen het niet eens zijn met het opleggen van geheimhouding kunnen zij verzoeken om openbaarmaking van het betreffende stuk. Als dat verzoek wordt afgewezen kunnen zij in dat kader wel bezwaar en beroep instellen.
Schending van een geheimhoudingsplicht is een strafbaar feit, op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafecht. Het kan daarnaast ook leiden tot een aansprakelijkstelling wegens onrechtmatige daad voor de persoon in kwestie en - onder omstandigheden - de gemeente Ede.
Het Geheimhoudingsprotocol Ede wordt ingetrokken.
Deze beleidsregel kan worden aangehaald als: Geheimhoudingprotocol Ede 2023.
Deze beleidsregel treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.
Aldus vastgesteld op 10 januari 2023, zaaknummer 362742.
mr. L.J. Verhulst
burgemeester
Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 10 januari 2023, zaaknummer 362742.
drs. R.F. Groen MPA
secretaris
mr. L.J. Verhulst
burgemeester
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raadscommissie Ede van 13 april 2023, zaaknummer 353634.
S.C. Riddersma
Secretaris
C.J.M. Stam-Hoogstrate
voorzitter
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 16 maart 2023, zaaknummer 353634.
dr. G.H. Hagelstein
griffier
mr. L.J. Verhulst
voorzitter