Geheimhoudingsprotocol Ede

• 1.

  Wanneer is sprake van geheime informatie?

   

• -

  Informatie is allereerst geheim als de raad, het college, de burgemeester of een commissie op grond van de Gemeentewet geheimhouding heeft opgelegd. Op deze informatie heeft dit protocol betrekking.

• -

  Daarnaast kan informatie geheim zijn omdat een andere overheidsorgaan geheimhouding heeft opgelegd. Dit doet zich met name voor bij gemeenschappelijke regelingen waarin bestuursorganen van de gemeente Ede deelnemen. Voor bestuurders of raadsleden die deel uitmaken van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling geldt dan een geheimhoudingsplicht. Bovendien mag een lid van het algemeen bestuur alleen inlichtingen verschaffen over geheime informatie aan de eigen raad, indien daarbij op basis van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd.

• -

  Tot slot moeten ambtenaren, raadsleden en bestuurders er rekening mee houden dat zij een ambtsgeheim hebben op basis van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Zij zijn verplicht tot geheimhouding van informatie waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of moeten vermoeden. Ook zonder dat geheimhouding blijkt uit een expliciet besluit, protocol of richtlijn kan dus een geheimhoudingsplicht bestaan.

• 2.

  Is er verschil tussen geheim en vertrouwelijk?

Juridisch zijn deze begrippen gelijk. Echter niet iedereen begrijpt dat vertrouwelijk hetzelfde betekent als geheim. De term ‘geheim’ wordt daarom wel, en de term ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

• 3.

  Wie zijn bevoegd tot het opleggen van geheimhouding?

   

• a.

  de burgemeester

• b.

  het college van burgemeester en wethouders (college)

• c.

  commissies (in de praktijk gaat het om meestal de raadscommissie Ede, maar ook andere commissies zijn bevoegd om geheimhouding op te leggen);

• d.

  de gemeenteraad (raad)

   

• 4.

  Wanneer kan geheimhouding worden opgelegd en hoe lang geldt de geheimhoudingsplicht?

Uitgangspunt is dat informatie die onder de overheid berust openbaar is: geheimhouding wordt slechts bij uitzondering opgelegd en duurt daarom niet langer dan noodzakelijk. Daarnaast wordt zo min mogelijk informatie geheimgehouden. Uitgangspunt is dat dit binnen elk afzonderlijk document wordt beoordeeld per alinea. Soms is het ook mogelijk om slechts enkele woorden of zinnen weg te lakken. Bij uitzondering kan voor een volledig stuk geheimhouding gelden. Bij het opleggen van geheimhouding wordt de voorkeursvolgorde aangehouden die is opgenomen in tabel 2.

Geheimhouding kan worden opgelegd op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Woo. In tabel 3 is een overzicht opgenomen van de veelvoorkomende gronden en toepassingen in de gemeentelijke praktijk, met richttijden voor de duur van geheimhouding. De maximale duur voor geheimhouding op basis van de Gemeentewet is op dit moment 20 jaar. Daarna bepaalt de Archiefwet of een stuk openbaar is of niet (zie verder hfst. 1 onder 8). Mogelijk wordt de maximale termijn voor geheimhouding in de toekomst 10 jaar als gevolg van het wetsvoorstel Archiefwet 2021.

NB: Om praktische redenen is ervoor gekozen om geheimhouding steeds te laten eindigen op 1 maart. Dat vergemakkelijkt de toetsing of, als de geheimhouding wordt opgeheven, het stuk openbaar gemaakt kan worden (zie hfst. 1, onder 8).

• 5.

  Met wie mag geheime informatie worden gedeeld?

   

• -

  Het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft opgelegd bepaalt wie kennis mag nemen van geheime informatie. Echter als geheime informatie is gezonden aan de raad, dan bepaalt de raad wie kennis mag nemen van de informatie. De geheimhoudingsplicht geldt voor iedereen die kennis heeft van de geheime stukken c.q. inhoud van de vergadering. Binnen deze kring van geheimhouders mag worden gesproken over de geheime informatie. Een raadslid of fractievolger mag dus technische vragen stellen aan de opsteller van een geheim stuk (die zelf ook geheimhouder is). Voor overige vragen kunnen zij zich wenden tot het college of de burgemeester.

• -

  Het college en de burgemeester zenden geheime informatie die naar de raad wordt gezonden óók naar de Raadscommissie Ede. Zo worden zowel raadsleden als fractievolgers geheimhouder en kan er binnen de fractievergadering gesproken worden over geheime informatie. Individuele geheimhouders (ambtenaren, raadsleden, fractievolgers etc.) mogen niet zelfstandig besluiten om geheime informatie te delen met derden buiten de kring van geheimhouders.

   

  Hierop bestaan twee uitzonderingen:

   

• -

  Het college en de burgemeester mogen geheime informatie die met de raad is gedeeld delen met een ambtenaar die werkzaam is voor de gemeente Ede, een notaris, advocaat, toezichthouder of auditor.

• -

  Raadsleden (niet fractievolgers) mogen geheime informatie delen met personen die werkzaam zijn als advocaat, notaris of accountant (RA of AA) vanwege hun controlerende taak. Na kennisneming van de stukken gaat voor deze personen ook een geheimhoudingsplicht gelden. Voor zover de verplichting tot geheimhouding niet al blijkt uit de stukken, wijst het raadslid hen daarop.

   

• 6.

  Hoe wordt een besluit om geheimhouding op te leggen bekendgemaakt?

Een besluit om geheimhouding op te leggen wordt bekendgemaakt door toezending of uitreiking van het betreffende besluit aan iedereen die op de hoogte is van de inhoud van het stuk c.q. de vergadering. Naast raadsleden en bestuurders kan het daarbij ook gaan om bijvoorbeeld ambtenaren, externe deskundigen en bedrijven die geheime informatie hebben aangeleverd.

• 7.

  Wie kunnen een verzoek doen om opheffing van geheimhouding?

Iedereen kan in het kader van een Woo-verzoek vragen om opheffing van geheimhouding. De bestuursrechter toetst of sprake is van een van de situaties genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Woo. Is dit het geval, dan heeft het betrokken bestuursorgaan wel beoordelingsruimte om te bepalen of de belangen genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Woo zwaarder moeten wegen dan het belang openbaarheid. De rechter toetst of het besluit binnen de grenzen van de wet blijft. Zo zal een gemaakte belangenafweging redelijk moeten zijn en voldoende gemotiveerd moeten worden in het besluit.

• 8.

  Wordt een document openbaar gemaakt als de geheimhouding is opgeheven?

Met openbaarmaking van stukken die geheim zijn geweest wordt op dezelfde wijze omgegaan als met openbaarmaking van andere bestuurlijke stukken. Dat betekent dat:

• -

  Besluiten van college, raadscommissie Ede of raad openbaar worden gemaakt;

• -

  Documenten die zijn gericht aan de raadscommissie Ede of de raad in beginsel openbaar worden gemaakt na het eindigen van de geheimhouding. Zie artikel 3.3, tweede lid, onder c van de Woo. Openbaarmaking blijft achterwege als dat in strijd zou zijn met artikel 5.1 of 5.2 van de Woo of de Archiefwet 1995.

• -

  Documenten die zijn gericht aan het college openbaar worden gemaakt als dat is voorgeschreven in artikel 3.3 van de Woo of gezien het onderwerp wenselijk is. Openbaarmaking blijft achterwege als dat in strijd zou zijn met artikel 5.1 of 5.2 van de Woo of de Archiefwet 1995.

• 1.

  Welke collegestukken worden openbaar gemaakt?

De volgende collegestukken worden op dit moment openbaar gemaakt:

• a.

  het voorblad van een collegevoorstel;

• b.

  het collegebesluit;

• c.

  besluiten van algemene strekking (bestuursrechtelijke besluiten die niet aan één of meer bepaalde personen zijn gericht, bijvoorbeeld een mandaatbesluit);

• d.

  beleidsdocumenten die zijn vastgesteld door het college (bijvoorbeeld een beleidsnota);

• e.

  gemeentelijke regelgeving (bijvoorbeeld een subsidieregeling);

• f.

  de openbare besluitenlijst van de collegevergadering.

NB: in openbare stukken worden geen persoonsgegevens opgenomen! Dit zijn alle gegevens die in verband gebracht kunnen worden met een persoon. Zie ook hfst 1, onder 7.

De komende jaren gaat het gemeentebestuur uit eigen beweging meer informatie openbaar maken. Dit in verband met de Wet open overheid (zie artikel 3.3). Dit betreft ook onderwerpen die ter besluitvorming aan het college worden aangeboden.

• 2.

  Welke besluiten worden geplaatst op de geheime besluitenlijst?

Slechts de volgende besluiten worden geplaatst op de geheime besluitenlijst:

• a.

  aangehouden voorstellen;

• b.

  besluiten waar geheimhouding over is opgelegd.

   

• 3.

  Waar moet de opsteller rekening mee houden bij het aanbieden van een voorstel voor een geheim collegebesluit?

Zie onderstaande checklist.

• 5.

  Is de beraadslaging in de van collegevergadering geheim?

Het college vergadert normaliter in beslotenheid. Indien het college een openbare vergadering houdt is de beraadslaging uiteraard openbaar. De beraadslaging binnen een besloten collegevergadering is in beginsel niet geheim, tenzij expliciet geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 5.1, eerste of tweede lid, van de Woo. Voor formele bestuurlijke besluitvorming, zoals bij een collegevergadering, geldt dat persoonlijke beleidsopvattingen uit daarvoor opgestelde documenten op verzoek openbaar worden gemaakt. Hiervan kan worden afgeweken als door openbaarmaking het voeren van intern beraad onevenredig wordt geschaad (zie artikel 5.2, derde lid, van de Woo).

• 1.

  Wat is de raadscommissie Ede?

De raadscommissie Ede is de naam voor de commissie die de besluiten van de raad voorbereidt (“oordeelsvormende vergadering”) en overleg voert met het college en de burgemeester over het gevoerde en te voeren bestuur (“beeldvormende vergadering of informatieve bijeenkomst”). De raadscommissie Ede bestaat uit alle raadsleden plus de fractievolgers die zijn benoemd tot commissielid (maximaal twee per fractie). De feitelijke samenstelling van de raadscommissie Ede verschilt per vergadering: de meeste fracties hebben per onderwerp woordvoerders aangewezen.

• 2.

  Welke stukken van de raad en de raadscommissie worden openbaar gemaakt?

   

• -

  Alle stukken die door het gemeentebestuur aan de raad of raadscommissie Ede worden gezonden voor besluitvorming worden openbaar gemaakt, met uitzondering van stukken waarover geheimhouding is opgelegd.

• -

  Ter behandeling ingekomen stukken van buiten de gemeentelijke organisatie worden in principe ook openbaar gemaakt. Bij stukken die gaan over individuele gevallen kan van openbaarmaking worden afgezien.

• -

  Het verslag van alle openbare vergaderingen wordt openbaar gemaakt. De raad of de raadscommissie besluit over de openbaarmaking van het verslag van een besloten vergadering. Er kan alleen van openbaarmaking van het verslag worden afgezien als het informatie betreft waarop geheimhouding rust.

• -

  De besluitenlijst van alle openbare vergaderingen wordt openbaar gemaakt. De besluitenlijst van de besloten vergadering wordt in beginsel ook openbaar gemaakt, met uitzondering van besluiten waarover geheimhouding is opgelegd.

   

  NB: in openbare stukken worden geen persoonsgegevens opgenomen! Dit zijn alle gegevens die in verband gebracht kunnen worden met een persoon. Zie ook hfst 1, onder 7.

   

• 3.

  Wat is de procedure voor het opleggen van geheimhouding op stukken door de raad en de raadscommissie Ede?

Zie de ‘checklist geheimhoudingsbesluit college’ (hfst. 2, onder 3).

Enkele bijzondere aandachtspunten voor de raad c.q. raadscommissie Ede:

• -

  De raad of raadscommissie Ede legt geen geheimhouding op voor stukken die zij ontvangt en waarvoor al geheimhouding is opgelegd door de burgemeester of het college.

• -

  De raad kan alleen besluiten nemen over geheimhouding indien een quorum aanwezig is (meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden). Voor vergaderingen van de raadscommissie Ede geldt geen vergaderquorum.

   

• 4.

  Wat is de procedure voor het houden van een besloten vergadering?

   

• -

  De agenda en de oproeping worden door de voorzitter van de raad of Raadscommissie Ede aan de leden gezonden én openbaar gemaakt (ook de agenda voor een besloten vergadering!).

• -

  De vergadering wordt in het openbaar geopend, de deuren worden gesloten als de voorzitter van de raad of de Raadscommissie Ede of een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt.

• -

  Nadat de deuren zijn gesloten neemt de raad of Raadscommissie Ede een besluit of in beslotenheid verder wordt vergaderd. Dit besluit wordt vastgelegd in de notulen van de vergadering. De raad of Raadscommissie Ede besluit of er anderen dan commissieleden en collegeleden aanwezig mogen zijn (bijvoorbeeld ambtenaren of externe deskundigen).

• -

  Na afloop van de vergadering neemt de raad of Raadscommissie Ede een besluit of geheimhouding wordt opgelegd over de inhoud van de vergadering. Van de inhoud van de besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt. Bij de eerstvolgende vergadering neemt de raad of Raadscommissie Ede een besluit of het verslag van de besloten vergadering openbaar wordt gemaakt.

• 5.

  Is de inhoud van een besloten vergadering geheim?

Die inhoud kan geheim zijn, maar is dat niet altijd. Geheimhouding is mogelijk op basis van de gronden die zijn beschreven in de artikelen 5.1, eerste en tweede lid, van de Woo. Zie hoofdstuk 1 onder 4.

• 1.

  Kan de termijn voor geheimhouding op een later tijdstip worden verlengd?

Ja, dat is mogelijk. In beginsel besluit het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd hierover. Echter als de informatie is doorgestuurd naar de raad, besluit de raad over een eventuele verlenging.

• 2.

  Hoe wordt geheimhouding opgeheven?

Geheimhouding vervalt als de termijn waarvoor geheimhouding is opgelegd verstrijkt. Daarnaast kan het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd besluiten tot opheffing. Als informatie aan de raad is gezonden, dan is de raad als enige bevoegd om te beslissen over de opheffing. Dat geldt zowel voor geheimhouding op stukken als voor geheimhouding omtrent de inhoud van het behandelde in een besloten vergadering.

• 3.

  Staat er bezwaar en beroep open tegen een besluit om geheimhouding op te leggen?

Een besluit om geheimhouding op te leggen is een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht. Dat betekent dat er bezwaar en beroep tegen openstaat. Wel is het recht om bezwaar en beroep in te stellen voorbehouden aan belanghebbenden. Belanghebbende bij een geheimhoudingsbesluit zijn degenen aan wie geheimhouding is opgelegd en anderen die rechtstreeks door de geheimhouding worden geraakt (bijvoorbeeld omdat zij genoemd worden in het stuk). Dat is dus een beperkte groep. Als anderen het niet eens zijn met het opleggen van geheimhouding kunnen zij verzoeken om openbaarmaking van het betreffende stuk. Als dat verzoek wordt afgewezen kunnen zij in dat kader wel bezwaar en beroep instellen.

• 4.

  Wat is de consequentie van schending van een geheimhoudingsplicht?

Schending van een geheimhoudingsplicht is een strafbaar feit, op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafecht. Het kan daarnaast ook leiden tot een aansprakelijkstelling wegens onrechtmatige daad voor de persoon in kwestie en - onder omstandigheden - de gemeente Ede.

Slotbepaling

Het Geheimhoudingsprotocol Ede wordt ingetrokken.

Deze beleidsregel kan worden aangehaald als: Geheimhoudingprotocol Ede 2023.

Deze beleidsregel treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.