De raad van de gemeente Purmerend,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1581353 7 maart 2023,
gelet op artikel 213 eerste lid van de Gemeentewet,
B E S L U I T:
Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Purmerend.
(Controleverordening gemeente Purmerend 2023)
ARTIKEL 1. DEFINITIES
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
Accountant:
- a.
een registeraccountant of
- b.
een Accountant-Administratie consulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op het accountantsberoep of
- c.
een accountantsorganisatie als bedoeld in art 1 onderdeel a van de Wet toezicht accountantsorganisaties.
- 2.
Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:
- a.
het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de toetsing van de rechtmatigheidsverantwoording);
- b.
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;
- c.
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 van de Gemeentewet, in acht worden genomen.
- 3.
Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen (lees: het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties) en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
- 4.
Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
- 5.
Auditcommissie: de auditcommissie zoals bedoeld in het reglement van orde voor de raad 2022.
- 6.
Goedkeuringstolerantie: een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening.
- 7.
Rapporteringstolerantie: een rapporteringstolerantie dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen.
- 8.
Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het college met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen.
- 9.
Boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover aan de raad verantwoording af te leggen.
ARTIKEL 2 OPDRACHTVERLENING ACCOUNTANTSCONTROLE
- 1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.
- 2.
Het college en de griffie bereiden de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
- 3.
De auditcommissie stelt, als afvaardiging van de raad, voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties;
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:
- f.
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;
- g.
de gemeentelijke producten en of bedrijfsonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
- 4.
In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke bedrijfsonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
- 5.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de auditcommissie, als afvaardiging van de raad, voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.
ARTIKEL 3 INFORMATIEVERSTREKKING DOOR COLLEGE
- 1.
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende in- en externe wet- en regelgeving (normenkader) en overlegt deze aan de accountant voor controle.
- 2.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
- 3.
De accountant maakt in de controle zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie binnen de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte controle de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
- 4.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 5.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk de raadsvergadering van juni aan de raad en de aan deze raadsvergadering voorafgaande voorbereidende commissievergaderingen.
- 6.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
- 7.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
ARTIKEL 4 INRICHTING ACCOUNTANTSCONTROLE
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
- 2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
- 3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek
(afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern-)controller.
ARTIKEL 5 TOEGANG TOT INFORMATIE
- 1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
- 2.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
- 3.
Het college draagt er zorg voor, dat alle bedrijfsonderdelen van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
ARTIKEL 6 OVERIGE CONTROLES EN OPDRACHTEN
- 1.
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
- 2.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
- 3.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
- 4.
Het college informeert vooraf de raad over verstrekte opdrachten aan andere accountants dan de door de raad benoemde accountant.
ARTIKEL 7 RAPPORTERING
- 1.
Indien de accountant bij een controle tot oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
- 2.
Bij de constatering van de schending van integriteit waardoor en waarbij de accountant de controlewerkzaamheden die leiden tot het afgeven van een verklaring moet opschorten, rapporteert hij deze bevindingen terstond aan de burgemeester en aan (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad. Indien de schending van integriteit de burgemeester betreft, rapporteert de accountant aan diens plaatsvervanger.
- 3.
Naar aanleiding van de (tussentijdse) controle naar de bedrijfsvoering en administratieve organisatie brengt de accountant verslag uit aan het college (de managementletter). Het college brengt dit verslag ter kennis van (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad (boardletter).
- 4.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
- 5.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.
Slotbepalingen
ARTIKEL 8. INWERKINGTREDING, INTREKKEN OUDE VERORDENING EN OVERGANGSRECHT
Deze verordening treedt in werking op de dag na die waarop deze is bekendgemaakt en werkt terug tot en met 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.
De Controle Verordening gemeente Purmerend 2022, vastgesteld op 28 oktober 2021 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2022.
ARTIKEL 9. CITEERTITEL
Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Purmerend 2023.