Het dagelijks bestuur van Regio Achterhoek besluit,
gelet op de Verordening ex artikel 212,
vast te stellen de:
Regeling budgetbeheer Regio Achterhoek
Begrippen en definities
Artikel 1
a. Algemeen bestuur: het algemeen bestuur, als bedoeld in hoofdstuk IV van de Samenwerkingsregeling Regio Achterhoek
b. Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur als bedoeld in hoofdstuk IV van de Samenwerkingsregeling Regio Achterhoek
c. Budget: een taakstelling op basis van de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting tot uitdrukking komend in een bedrag dat is verbonden aan een product, project, kostenplaats of (investerings)krediet. Tot het budget worden gerekend de in de toelichting bij de begroting opgenomen doelen, prestaties, kengetallen en voorschriften.
d. Budgethouder: een medewerker die binnen de hem/haar via een budget gegeven machtiging verantwoordelijk is voor de uitvoering van afgesproken taakstelling door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten –hierna te noemen verplichtingen- alsmede het verkrijgen en realiseren van inkomsten. Tevens kan hij/zij een deel van zijn/haar taken en bevoegdheden delegeren aan een deelbudgethouder.
e. Project: een activiteit met over het algemeen een tijdelijk karakter en gericht op het bereiken van een specifieke doelstelling en als zodanig geduid in de financiële administratie.
f. Deelbudgethouder: een medewerker die door een budgethouder is gemachtigd om voor een bepaald grootboekrekeningnummer de taken en bevoegdheden van de budgethouder over te nemen.
Aanwijzing (deel)budgethouders en toekenning budgetten
Artikel 2
Het algemeen bestuur draagt door het vaststellen van de programmabegroting de uitvoering van de daarin opgedragen taken op aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur stelt binnen de kaders van de programmabegroting ten behoeve van de organisatie een productenraming op.
Artikel 3
- 1.
Het dagelijks bestuur wijst onverminderd de eigen verantwoordelijkheid de secretaris aan als budgethouder.
- 2.
Door het jaarlijks vaststellen van de productenraming door het dagelijks bestuur vindt toekenning van de bijbehorende budgetten plaats.
- 3.
De budgethouder heeft procuratie tot het afgesproken bedrag in de “Regeling mandatering bevoegdheden van het dagelijks bestuur en de voorzitter van Regio Achterhoek”.
- 4.
De budgethouder behoeft de voorafgaande toestemming van de voorzitter tot het doen van uitgaven boven het in het derde lid genoemde bedrag.
Artikel 4
- 1.
De op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen budgethouder kan zelfstandig bevoegdheden en taken betreffende de zijn/haar toegekende budgetten mandateren aan de onder hem/haar functionerende medewerkers. De aanwijzing van deze deelbudgethouders vindt plaats binnen de richtlijnen zoals opgenomen in deze regeling.
- 2.
De budgethouder informeert het dagelijks bestuur, respectievelijk de voorzitter over het aanwijzen van een deelbudgethouder.
- 3.
De deelbudgethouder voert de taken uit binnen de digitale workflow van de financiële administratie.
Artikel 5
- 1.
De toekenning van een budget aan (deel)budgethouders vindt jaarlijks binnen de begroting en de financiële applicatie plaats.
- 2.
De budgetten worden toegekend voor de duur van één begrotingsjaar, tenzij het een projectbudget betreft die een langere uitvoeringsduur kent. Projectbudgetten kunnen voor de totale uitvoeringsduur worden toegekend.
Verantwoordelijkheden van de (deel)budgethouder
Artikel 6
- 1.
De (deel)budgethouder draagt zorg voor het toegewezen budget en zorgt voor een goede en efficiënte aanwending van de toegewezen middelen, binnen de afgesproken taken.
- 2.
Dit krijgt invulling door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van verplichtingen en het verkrijgen en realiseren van inkomsten.
- 3.
De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie voor het opstellen van de verantwoording over de aan hem/haar toegekende budgetten.
Plaats in de organisatie van de (deel)budgethouder
Artikel 7
- 1.
De budgethouder is direct verantwoording verschuldigd aan het dagelijks bestuur over het beheer van de budgetten en de wijze waarop dit voor de hieraan verbonden werkzaamheden is georganiseerd.
- 2.
De (deel)budgethouder is direct verantwoording verschuldigd aan de budgethouder over het beheer van de budgetten en de wijze waarop dit voor de hieraan verbonden werkzaamheden is georganiseerd.
Aangaan van verplichtingen door de (deel)budgethouder
Artikel 8
- 1.
De (deel)budgethouders kunnen verplichtingen aangaan met leveranciers zoals dit is vastgelegd in de regeling inkoop- en aanbesteding Regio Achterhoek.
- 2.
De (deel)budgethouders zorgen voor een goede archivering van de bescheiden zoals dat is vastgelegd in de regeling inkoop- en aanbesteding Regio Achterhoek.
- 3.
De in het vorige lid genoemde stukken worden door de (deel)budgethouder ter beschikking gesteld op verzoek ten behoeve van de interne en externe controle.
Afleggen verantwoording
Artikel 9
- 1.
Het afleggen van verantwoording over de realisatie van de in de budgetten begrepen doelstellingen, de hiermee samenhangende uitputting van de toegekende middelen en de realisatie van de geraamde opbrengsten vindt plaats bij de bestuursrapportages en jaarstukken.
- 2.
In afwijking van lid 1 vindt rapportage plaats als er aanwijzingen zijn dan wel het vermoeden bestaat dat budgetten substantieel overschreden of niet worden gerealiseerd, waarbij ook het behalen van de hieraan gerelateerde doelstellingen niet plaatsvindt.
- 3.
Ten behoeve van specifieke budgetten kan door het dagelijks bestuur besloten worden in afwijking van het hiervoor bepaalde andere rapportagemomenten te benutten.
- 4.
De vorm en inhoud van de rapportage wordt op voorstel van de financieel adviseur door het dagelijks bestuur bepaald. De financieel adviseur ondersteunt de (deel)budgethouders bij het opstellen van de rapportages.
Verwerking gegevens in financiële applicatie
Artikel 10
De financieel adviseur draagt zorg voor een consistente inrichting en goede werking van de financiële applicatie en is eindverantwoordelijk voor een goede en adequate verwerking van de gegevens. Daarnaast draagt hij/zij zorg voor een zodanige ondersteuning vanuit de financiële applicatie dat de (deel)budgethouders hun verantwoordelijkheden en taken op de juiste wijze kunnen vervullen.
Artikel 11
- 1.
De gegevensverwerking en de verantwoordelijkheid daarvoor is onder te verdelen naar drie aandachtsgebieden. Het betreft:
a. het registreren en muteren van begrotingsgegevens en wijzigingen in ramingen
b. het registreren en muteren van de werkelijke gegevens
c. het registreren van aangegane verplichtingen
- 2.
De financieel adviseur is verantwoordelijk voor de primaire registratie van de vastgestelde begroting en de begrotingswijzigingen en de daarmee samenhangende dossiervorming.
- 3.
Ongeacht de in lid 2 benoemde verantwoordelijkheden voor de juiste, tijdige en volledige verwerking van de begrotingsmutaties is de (deel)budgethouder gehouden de hem/haar toegewezen budgetten te controleren op volledigheid.
- 4.
De financieel adviseur is verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige verwerking van de werkelijke gegevens en de daarmee samenhangende dossiervorming. Hiertoe treft de organisatie toereikende interne controlemaatregelen.
- 5.
Ongeacht de in lid 4 genoemde verantwoordelijkheden voor de juiste, tijdige en volledige verwerking van de werkelijke mutaties is de (deel)budgethouder gehouden de hem aangeboden bescheiden te controleren op juistheid en te voorzien van de juiste coderingen. Daarbij dient aangegeven te worden of er een verplichting ten grondslag ligt aan de hem aangeboden bescheiden.
Slotbepalingen
Artikel 12
Het dagelijks bestuur kan altijd nadere regels en voorschriften stellen aangaande de aanwijzing van (deel)budgethouders, het toekennen van budgetten en de wijze waarop uitvoering dient te worden gegeven aan deze regeling.
Artikel 13
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de dag nadat deze bekend gemaakt is in het Blad gemeenschappelijke regeling.
- 2.
Op het in het eerste lid genoemde tijdstip vervalt de “Regeling Budgetbeheer Regio Achterhoek” uit 2005.
- 3.
Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling Budgetbeheer Regio Achterhoek”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van Regio Achterhoek op 29 maart 2023.
mr. M. Boumans MBA MPM, voorzitter
drs. S. Veneman MBA, secretaris/directeur