| Organisatie | Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Regeling persoonsdossiers VRMWB |
| Citeertitel | Regeling persoonsdossiers Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling vervangt de Regeling persoonsdossiers.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-04-2023 | nieuwe regeling | 30-03-2023 |
Het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant,
Om per 1 januari 2023 de huidige Regeling Persoonsdossiers (met bijlage) in te trekken en de Regeling Persoonsdossiers RAVMWB (met bijlage) vast te stellen en per 1 januari 2023 als volgt op te nemen in het Reglement Arbeidsvoorwaarden Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant.
Regeling persoonsdossiers VRMWB
(Verwerkings)verantwoordelijke:
het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant dan wel de publieke rechtspersoon Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant voor zover de arbeidsrelatie in de toekomst gestoeld is op de Ambtenarenwet 2017 in combinatie met de Wet op de arbeidsovereenkomst (Boek 7 BW, Titel 10)
het geheel van - schriftelijk en/of elektronisch - vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. In het persoonsdossier wordt de arbeidsgeschiedenis vastgelegd. Het bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd vanaf het moment van aanstelling tot en met het ontslag en waarbij de onderbouwing van de genomen beslissingen met betrekking tot het dienstverband vindbaar en verantwoord zijn.
een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de geregistreerde, noch de verantwoordelijke, noch de beheerder, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de beheerder gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken;.
Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor de periode vanaf 1 januari 2017 en eventuele opvolgers ervan. De selectielijst is vastgesteld op basis van artikel 3 en 5 van de archiefwet en geeft richtlijnen voor archiveren, bewaren en vernietigen van documenten.
Artikel 2 De doelstellingen van de registratie
De doelstelling van de registratie is het verwerken van persoonsgegevens voor de uitvoering van de ambtelijke rechtspositieregelingen van de VRMWB dan wel de Collectieve Arbeidsovereenkomst, voor zover in de toekomst aan de orde, dan wel de uitvoering van aanspraken en/of verbintenissen op grond van ambtelijke aanstelling en/of arbeidsovereenkomst, kortom de uitvoering van het personeelsbeleid, en nader geldende wettelijke verplichtingen. In het persoonsdossier wordt de arbeidsgeschiedenis vastgelegd. Het bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd vanaf het moment van aanstelling tot en met het ontslag en waarbij de onderbouwing van de genomen beslissingen met betrekking tot het dienstverband vindbaar en verantwoord zijn.
Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
De registratie bevat geen andere gegevens dan vermeld in de bij deze regeling behorende bijlage “Dossierindeling persoonsdossier”.
De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medeweten van de geregistreerde medewerker, van de leidinggevende/ondersteuner en personen en instanties die bij de medewerker redelijkerwijs bekend kunnen zijn
De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling.
Artikel 5 Verantwoordelijke en beheerders
Het Dagelijks Bestuur, dan wel de publieke rechtspersoon Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant voor zover het civiele arbeidsrecht zal zijn gaan gelden, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Als zodanig ziet het Dagelijks Bestuur tevens toe op de werking van deze registratie overeenkomstig deze regeling.
De medewerkers van de afdeling HR zijn beheerders van de registratie en belast met de dagelijkse zorg in opdracht van de verantwoordelijke.
Voor nader gespecificeerde documenten hebben de leidinggevende en of de gedelegeerde ondersteuner de bevoegdheid om in opdracht van verantwoordelijke documenten in het personeelsdossier te beheren.
Artikel 6 Aanleggen van een dossier
Het aanleggen van een dossier gebeurt uitsluitend, in opdracht van de (Verwerkings)verantwoordelijke door de beheerders en de door deze aangewezen medewerkers, met inachtneming van de vastgestelde voorschriften.
De afdeling HR draagt zorg voor een praktische uitwerking van de voorschriften zoals onder lid 1 bedoeld.
Voor nader gespecificeerde documenten, zoals door HR vastgesteld in de praktische uitwerking zoals bedoeld in lid 2, hebben de leidinggevende en de gedelegeerde ondersteuner de bevoegdheid om documenten toe te voegen aan het personeelsdossier.
De in een dossier opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstellingen.
Bijzondere en strafrechtelijke gegevens worden slechts verwerkt, indien dit op basis van de AVG is toegestaan.
De persoonsgegevens worden geregistreerd in de daarvoor vastgestelde personeelsregistratie- systemen.
Artikel 7 Toegang tot de registratie
Uit de, nog vast te stellen, dataclassificatie volgt welke categorieën medewerkers toegang hebben tot welke categorieën personeelsgegevens. Indien een medewerker toegang wenst tot andere gegevens dan hij/zij rechten heeft kan deze een verzoek indienen bij het hoofd HR om toegang te krijgen tot de betreffende gegevens. Het hoofd HR toetst of toegang mogelijk is gelet op de wettelijke kaders en het bestaande beleid. Indien toegang niet mogelijk is maar desondanks gewenst beslist het Dagelijks Bestuur over toegang tot de registratie.
Artikel 8 Verstrekken van gegevens aan derden
Uit een dossier worden slechts gegevens verstrekt aan derden indien dit voortvloeit uit of strookt met het doel van de verwerking van persoonsgegevens of uit een wettelijke verplichting.
De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden.
Artikel 9 Bewaring en vernietiging
Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens geschieden met inachtneming van de selectielijst VNG.
In geval van voorgenomen vernietiging wordt steeds de inschatting gemaakt of vernietiging niet in de weg kan staan aan adequate invulling van wederzijdse aanspraken en verplichtingen in de bestuursrechtelijke dan wel contractuele relatie werkgever / medewerker of dat er andere gronden zijn om vernietiging achterwege te laten.
Artikel 10 Recht om in te zien, wijzigen, vergeten, overdragen gegevens, informatie
De geregistreerde (of zijn gemachtigde) van wie persoonsgegevens worden verwerkt heeft het recht op inzage en het recht op rectificatie en wissen van hem betreffende persoonsgegevens, overeenkomstig het daarover gestelde in Afdeling 3 van de AVG en voor zover in AVG en Uitvoeringswet AVG genoemde en erkende belangen zich daartegen niet verzetten. Daarnaast heeft hij het recht op dataportabiliteit.
Indien inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld.
De beheerders eisen legitimatie voor vaststelling van de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift.
Het verzoek tot correctie, aanvulling of verwijdering wordt schriftelijk ingediend bij de Verantwoordelijke.
De beslissing op het verzoek wordt binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld, met dien verstande dat deze termijn zo nodig met 2 maanden kan worden verlengd, van welke verlenging verantwoordelijke verzoeker binnen 1 maand in kennis stelt.
De verzoeker ontvangt een afschrift van de gecorrigeerde, aangevulde of verwijderde gegevens.
Een afwijzende beslissing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld.
Op voornoemde besluiten zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing dan wel kan verzoeker zich wenden tot de Kantonrechter, naar gelang de aard van de rechtsverhouding tussen werkgever en geregistreerde.
Artikel 11 Organisatie en beveiliging
De dossiers worden beheerd door de beheerders. Zij zijn verantwoordelijk voor een adequate opname, verstrekking en verwijdering van persoonsgegevens in de door hen beheerde dossiers, in overeenstemming met het gestelde in of bij deze regeling, onverlet de verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke.
De beheerders dragen zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
Artikel 12 Bijzondere gevallen
In gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het Dagelijks Bestuur.
Aldus besloten door het Dagelijks bestuur,
Tilburg, 30 maart 2023
De voorzitter,
Th.L.N. Weterings
De secretaris,
J. Trijselaar
Bijlage 1. Indeling van de persoonsdossiers