Verordening op de auditcommissie Eemsdelta 2023

Artikel 1 Instelling en begripsbepaling

1. Er is een auditcommissie voor de gemeente Eemsdelta.

2. In deze verordening wordt verstaan onder:

a. De commissie: de auditcommissie

b. De raad: de gemeenteraad Eemsdelta

c. Het college: het college van burgemeester en wethouders Eemsdelta

d. De accountant: de in de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Eemsdelta bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

e. De rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie Eemsdelta;

f. Het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

g. De voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;

h. De secretaris: de secretaris van de auditcommissie.

Artikel 2 doel en taakstelling

1. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende taak van de raad.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a. de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

b. het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c. een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 2, vierde lid van de controleverordening;

d. een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e. het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f. het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant, het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant en het adviseren van de raad over verlenging van het contract met de accountant;

g. een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

h. het verder ontwikkelen van de instrumenten in de planning- en control cyclus, waaronder de programmabegroting;

i. het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

1. De commissie bestaat uit door de raad benoemde raadsleden.. De commissie wijst de voorzitter en één of meer plaatsvervangende voorzitters aan.

2. Per fractie kan één lid (en een plaatsvervangend lid) benoemd worden in de commissie.

3. De portefeuillehouder financiën en de ambtelijke financieel adviseur(s} kunnen worden uitgenodigd voor de vergadering van de auditcommissie.

4. Op uitnodiging van de commissie kunnen derden zoals de accountant en de rekenkamercommissie aanschuiven bij een deel van de vergadering.

5. De griffier of zijn plaatsvervanger is adviseur en secretaris van de commissie.

Artikel 4 Vergaderingen en verslaglegging

1. De commissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval tweemaal per jaar.

2. De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

3. De voorzitter roept de leden schriftelijk op.

4. De oproepingen worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste een week voor de aanvang van de vergadering bezorgd.

5. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

6. De secretaris maakt van het verhandelde in de vergaderingen een kort verslag en zendt dit toe aan de leden van de commissie en de overige deelnemers als genoemd in artikel 4 voor zover zij hebben deelgenomen aan de vergadering.

Artikel 5 Zittingsduur

De zittingsperiode van de raadsleden in de commissie eindigt wanneer zij ophouden lid te zijn van de raad en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

Artikel 6 Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming.

Artikel 7. Informeren raad

De auditcommissie brengt mondeling of schriftelijk verslag uit aan de raad, in ieder geval voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad. 

Artikel 8. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 9. Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

1. De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

2. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.

Artikel 10. Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening auditcommissie Eemsdelta 2023'. De verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel 11. Intrekking oude verordeningen

De verordening auditcommissie 2021 van de gemeente Eemsdelta wordt van rechtswege ingetrokken.