Het COLLEGE van BURGEMEESTER en WETHOUDERS van de gemeente DORDRECHT;
gezien het voorstel inzake Benoemen leden adviescommissie Producties Dordrecht;
gelet op artikel 84 Gemeentewet;
B E S L U I T :
vast te stellen het navolgende
Instellingsbesluit en reglement Adviescommissie Evenementen en Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht en Adviescommissie Producties Dordrecht
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit instellingsbesluit en reglement wordt verstaan onder:
- a.
adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht: een door het college ingestelde commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet;
- b.
adviescommissie Producties Dordrecht: een door het college ingestelde commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.
- c.
subsidieregeling: Subsidieregeling Amateurkunst, Evenementen, Culturele Initiatieven en Producties gemeente Dordrecht.
Artikel 2 Instelling en taak
- 1.
Er is een adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht en een adviescommissie Producties Dordrecht, beide met externe, onafhankelijke leden.
- 2.
De adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht heeft tot taak het college te adviseren over subsidieaanvragen als bedoeld in de hoofdstukken 3, 4 en 5 van de subsidieregeling.
- 3.
De adviescommissie Producties Dordrecht heeft tot taak het college te adviseren over subsidieaanvragen als bedoeld in hoofdstuk 6 van de subsidieregeling.
Artikel 3 Samenstelling en benoeming adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven
- 1.
De adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven bestaat uit vijf leden, waaronder de voorzitter.
- 2.
Het college benoemt de voorzitter en de leden op basis van de volgende criteria:
- a.
woonachtig in Dordrecht of op een andere wijze betrokken bij de stad;
- b.
kennis van evenementen; of
- c.
kennis van amateurkunst; of
- d.
één of meerdere disciplines uit de Dordtse cultuurtaart;
- e.
financieel inzicht om de zakelijke kant van een aanvraag te kunnen beoordelen.
- 3.
De leden worden benoemd voor de duur van ten hoogste drie jaar.
- 4.
Een lid kan eenmaal worden herbenoemd.
Artikel 4 Samenstelling en benoeming adviescommissie Producties
- 1.
De adviescommissie Producties bestaat uit vijf leden, waaronder de voorzitter.
- 2.
Het college benoemt de voorzitter en de leden op basis van de volgende criteria:
- a.
expertise op het gebied van producties om de artistieke kwaliteit van een aanvraag te kunnen beoordelen;
- b.
financieel inzicht om de zakelijke kant van een aanvraag te kunnen beoordelen;
- c.
op de hoogte van de Dordtse culturele sector, het makersklimaat en de talentontwikkeling binnen de producties;
- d.
voldoende kennis van de landelijke ontwikkelingen op het gebied van producties.
Artikel 5 Einde lidmaatschap
- 1.
Het lidmaatschap van de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht en van de adviescommissie Producties Dordrecht eindigt:
- a.
op het moment dat de duur waarvoor de benoeming geldt, is verstreken;
- b.
door het intrekken of vervallen van de subsidieregeling;
- c.
door het nemen van ontslag als lid;
- d.
door het overlijden van het lid;
- e.
door een daartoe strekkend besluit van het college.
- 2.
Het college voorziet zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen twee maanden na het moment van het einde van het lidmaatschap in de opvolging in geval van de gebeurtenissen als genoemd in de leden c, d en e.
Artikel 6 Commissiesecretariaat
- 1.
Het college voorziet in het secretariaat van zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht.
- 2.
De secretaris draagt er zorg voor dat zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht beschikken over de nodige informatie, die nodig is voor de uitvoering van haar taak.
Artikel 7 Vergaderingen
- 1.
De adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht en de adviescommissie Producties Dordrecht vergadert binnen zes weken na sluiting van de aanvraagperiodes, bedoeld in de artikelen 4, 8 en 12 van de subsidieregeling.
- 2.
De adviescommissie Producties Dordrecht vergadert binnen zes weken na sluiting van de aanvraagperiode, bedoeld in de artikel 16 van de subsidieregeling.
- 3.
Zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht kan niet adviseren indien niet tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 4.
Een lid kan zich tijdens de vergadering niet laten vertegenwoordigen door een ander.
- 5.
De vergaderingen van zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht zijn niet openbaar.
Artikel 8 Besluitvorming
- 1.
Elk lid van zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht heeft één stem.
- 2.
Zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht neemt alle beslissingen over uit te brengen adviezen bij meerderheid van stemmen.
- 3.
Een lid onthoudt zich van stemming over een subsidieaanvraag waarbij hij rechtstreeks of middellijk betrokken is.
- 4.
Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter.
Artikel 9 Advisering
Zowel de voorzitter van de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als van de adviescommissie Producties Dordrecht brengt binnen vier weken na elke vergadering een gemotiveerd advies aan het college uit over de subsidieaanvragen.
Artikel 10 Werkwijze
In gevallen waarin het instellingsbesluit en reglement niet voorziet beslist zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht over de door haar te volgen werkwijze.
Artikel 11 Verslaglegging
- 1.
De secretaris draagt zorg voor het verslag van de vergadering.
- 2.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
- 3.
De verslagen van de vergaderingen van zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht zijn openbaar.
- 4.
Zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht brengt elk jaar een verslag van haar werkzaamheden uit en zendt dit aan het college.
Artikel 12 Vergoeding
- 1.
Zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht adviseert twee maal per kalenderjaar. Een kalenderjaar kent daarmee twee adviseringsrondes. Per adviseringsronde komt een commissielid in aanmerking voor een vergoeding van € 250,- inclusief eventuele onkosten (excl. BTW).
- 2.
De vergoeding wordt enkel verstrekt bij persoonlijke aanwezigheid (dan wel digitaal, dan wel fysiek) van het aangestelde commissielid tijdens de gehele vergadering.
Artikel 13 Onafhankelijkheid en geheimhouding
- 1.
De leden van zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht adviseren onafhankelijk en zonder last of ruggespraak.
- 2.
Voor zover leden van zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht bij de uitvoering van hun taken de beschikking krijgen over gegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs moeten vermoeden, zijn zij verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Artikel 14 Archiefwaardige informatie
De archiefwaardige informatie van zowel de adviescommissie Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht als de adviescommissie Producties Dordrecht, zowel analoog als digitaal, wordt beheerd met inachtneming van de daarvoor voor de gemeente Dordrecht geldende regels. De archiefwaardige informatie van de commissie wordt na haar opheffing, of zoveel eerder als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, naar het archief van de gemeente Dordrecht overgebracht.
Artikel 15 Intrekking en inwerkingtreding
- 1.
Het Instellingsbesluit Adviescommissie Evenementen en Amateurkunst Dordrecht, vastgesteld op 18 oktober 2022, wordt ingetrokken.
- 2.
Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking van dit besluit.
Artikel 16 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als "Instellingsbesluit en reglement Adviescommissie Amateurkunst, Evenementen, Culturele Initiatieven Dordrecht en Adviescommissie Producties Dordrecht".