Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Rhenen

Gemeente Rhenen - Verordening op de raadscommissies Rhenen 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Rhenen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Gemeente Rhenen - Verordening op de raadscommissies Rhenen 2023
Citeertitel	Verordening op de raadscommissies Rhenen 2023
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Verordening op de raadscommissies Rhenen 2021 wordt ingetrokken

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
13-04-2023			nieuwe verordening	04-04-2023 gmb-2023-159332

Tekst van de regeling

Intitulé

Gemeente Rhenen - Verordening op de raadscommissies Rhenen 2023

De raad van de gemeente Rhenen;

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de Verordening op de Raadscommissies Rhenen 2023:

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

•
commissiegriffier: ambtelijke ondersteuning van een raadscommissie of diens
•
plaatsvervanger;
•
commissielid: raadslid of fractievolger;
•
commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
•
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

Artikel 2. Instelling raadscommissies

Er is een:

a.
raadscommissie Ruimte en Economie, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
- 1.
  Ruimtelijke ordening;
- 2.
  Ruimtelijke projecten;
- 3.
  Milieu
- 4.
  Monumentencommissie
- 5.
  Openbare werken (incl. water)
- 6.
  Verkeer (incl. Rijnbrug)
- 7.
  Natuur/ Landschap/ agrarische zaken
- 8.
  Ondernemersklimaat
- 9.
  Nutsbedrijven
- 10.
  Recreatie en Toerisme
- 11.
  Economie
b.
raadscommissie Samenleving, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
- 1.
  Welzijn;
- 2.
  Sport;
- 3.
  Maatschappelijk werk
- 4.
  Volksgezondheid
- 5.
  Ouderenbeleid
- 6.
  Wijkgericht werken
- 7.
  Cultuur
- 8.
  Sociaal Domein: WMO & Jeugdzorg & Participatiewet
- 9.
  Volkshuisvesting
- 10.
  Onderwijs
- 11.
  Integraal jongerenbeleid
- 12.
  Sociale zaken & werkgelegenheid
- 13.
  Peuterspeelzaalbeleid
c.
raadscommissie Bestuur en Financiën, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
- 1.
  Grondexploitatie/ grondzaken;
- 2.
  Politie, brandweer, rampenbestrijding en veiligheid
- 3.
  Kabinetszaken
- 4.
  Coördinatie van bestuur en beleid
- 5.
  Archief/ DIV
- 6.
  Bedrijfsvoering (communicatie, ICT, juridische zaken, P&O)
- 7.
  Handhaving
- 8.
  APV-vergunningen
- 9.
  Drank- en horecawet
- 10.
  Financiën (incl. belastingen)
- 11.
  Afstemmen tussen accountant en gemeenteraad
- 12.
  Afstemmen tussen Rekenkamer en gemeenteraad

Artikel 3. Taken

Een raadscommissie:

a.
brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
b.
kan, via het presidium, advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;
c.
voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 4. Samenstelling

1.
Een raadscommissie bestaat uit minimaal één en maximaal twee commissieleden per fractie, ongeacht het aantal zetels in de raad. Er zitten dus maximaal twee commissieleden aan tafel. Overige aanwezige fractievolgers en raadsleden kunnen op de tribune plaatsnemen en van plaats wisselen met een aan tafel zittend fractielid als hij/zij het woord wil voeren over een bepaald agendapunt.
2.
Zowel raadsleden als niet-raadsleden (fractievolgers) kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn (in Rhenen aangeduid met de term fractievolgers). Elke fractie kan drie fractievolgers voordragen. In Rhenen geldt niet de aanvullende eis dat commissieleden daarnaast tijdens de laatste raadsverkiezing op de kandidatenlijst van de desbetreffende fractie of een kandidatenlijst hebben gestaan.
3.
Bij de behandeling van de agendapunten treedt per agendapunt per fractie één commissielid als woordvoerder op. Vragen van andere fractieleden worden via de woordvoerder gesteld. Uitzondering hierop is de situatie dat binnen de fractie verschillend wordt gedacht over het onderwerp. In dat geval kan de voorzitter gevraagd worden met maximaal twee woordvoerders te werken. Het presidium kan besluiten dat bij complexe agendapunten twee woordvoerders per fractie zijn toegestaan.

Artikel 5. Voorzitter

1.
Iedere fractie kan een voordracht doen aan de raad om te voorzien in de voorzitterschappen van de verschillende raadscommissies.
2.
De raad benoemt uit zijn midden voor elke raadscommissie één of twee voorzitters, die onderling per vergadering het voorzitterschap bepalen.
3.
De raad benoemt uit zijn midden drie plaatsvervangende voorzitters.
4.
De voorzitter is, indien in functie, geen lid van de raadscommissie.
5.
De voorzitter is belast met:
- a.
  Het leiden van de vergadering;
- b.
  Het handhaven van de orde;
- c.
  Het doen naleven van deze verordening;
- d.
  Het geven van de gelegenheid aan de leden tot het kenbaar maken van hun meningen betreffende het aan de orde zijnde onderwerp;
- e.
  Hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
6.
De voorzitter neemt, indien in functie, niet deel aan de beraadslagingen.

Artikel 6. Zittingsduur en vacatures

1.
De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen.
3.
De raad kan de commissievoorzitter ontslaan, met medeneming van het advies van de raadscommissie.
4.
Een commissievoorzitter kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd.
5.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
6.
Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad mag deze ook niet vertegenwoordigd worden door een commissielid in de raadscommissies.

Artikel 7. De commissiegriffier

1.
De griffier van de raad benoemt ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, als commissiegriffier.
2.
Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen of wordt vervangen door een daartoe door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.
3.
Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Artikel 8. Burgemeester en wethouders

1.
Tenzij een raadscommissie anders bepaalt, zijn de burgemeester en wethouders in de vergadering van de raadscommissie aanwezig en kunnen zij aan de beraadslagingen deelnemen, voor zover er onderwerpen aan de orde zijn waarvoor zij als portefeuillehouder bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen.
2.
De portefeuillehouder kan, met toestemming van de voorzitter, zich in de commissievergadering ambtelijk laten ondersteunen.
3.
Voor het deelnemen aan de beraadslagingen is het bepaalde in artikel 19 van overeenkomstige toepassing.
4.
De portefeuillehouder en eventueel een ambtelijk adviseur schuiven op uitnodiging van de voorzitter aan bij de vergadering (aan de kopse kant van de tafel, bij de tribune aan de zijde van de bibliotheek); Als de portefeuillehouder in de vergadering geen rol heeft, neem hij/zij plaats op de publieke tribune.

Artikel 9. Secretaris

1.
De raadscommissie kan het college verzoeken de secretaris aanwezig te laten zijn bij de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening.
2.
Voor het deelnemen aan de beraadslagingen is het bepaalde in artikel 19 van overeenkomstige toepassing.

HOOFDSTUK 2. VERGADERINGEN

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 10. Oproep en voorlopige agenda

1.
De commissiegriffier stelt de vrijdag voor de agendacommissie de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken ter beschikking aan de raadsleden en fractievolgers.
2.
De commissiegriffier stelt de dag na de vergadering van de agendacommissie namens de voorzitter van de raad de oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken digitaal beschikbaar.
3.
Informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd wordt namens de voorzitter met een elektronisch slotje digitaal beschikbaar gesteld of blijft in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier.

Artikel 11. De agenda

1.
Voordat de oproep ter beschikking wordt gesteld, stelt de agendacommissie de agenda van de vergadering voorlopig vast.
2.
In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie na het ter beschikking stellen van de oproep tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen.
3.
Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren (het afvoeren is niet mogelijk voor raadsvoorstellen gezien de slechts adviserende rol van de raadscommissie richting de raad).
4.
Wanneer een raadscommissie een onderwerp of een voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De agendacommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of het voorstel opnieuw geagendeerd wordt. De raad zelf besluit of het voorstel behandeld wordt in de raadsvergadering.
5.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 12. Technische vragen

1.
Elke fractie zendt uiterlijk op dinsdag om 9.00 uur haar technische vragen ten aanzien van de in de raadscommissies te behandelen onderwerpen aan de griffie. Informatie ten behoeve van informerende onderwerpen kan bij uitzondering later aangeleverd worden na toestemming van de agendacommissie maar dient uiterlijk één week voor de raadscommissie waarin het onderwerp behandeld wordt bij de griffie aangeleverd te zijn. Voor later aangeleverde stukken met betrekking tot informerende onderwerpen wordt een separate termijn voor het stellen van technische vragen gegeven.
2.
Uiterlijk om 9.00 uur op de vrijdag worden de antwoorden op de gestelde technische vragen door de portefeuillehouder aan de griffie gestuurd. De griffie stuurt deze door aan de raadsleden en fractievolgers.
3.
Bij de beantwoording van de technische vragen wordt in het geval van beperkte capaciteit bij de organisatie prioriteit gegeven aan echte technische vragen (vragen ter verduidelijking van het voorliggende besluit). Eventuele overige vragen worden door het college bij voorkeur beantwoord uiterlijk vrijdag om 9.00 uur tegelijkertijd met de echte technische vragen, of zo spoedig mogelijk daarna maar uiterlijk op de vrijdag voor de raadsvergadering om 9.00 uur.
4.
Inhoudelijke/ technische vragen worden kort en duidelijk geformuleerd, eventueel voorzien van een toelichting.
5.
Technische vragen naar aanleiding van een agendaverzoek ingediend door een fractie dienen door de fractie beantwoord te worden.

Artikel 13. Openbare kennisgeving

1.
Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging op het raadsinformatiesysteem en in de lokale krant.
2.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 14. Opening vergadering en quorum

1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat meer dan de helft van het aantal in de raad gekozen fracties vertegenwoordigd is.
2.
Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als meer dan de helft van het aantal in de raad gekozen fracties vertegenwoordigd is.

Artikel 15. Verslag

1.
Een commissiegriffier draagt zorg voor verslagen en videotulen van vergaderingen. Deze zijn openbaar te raadplegen op het raadsinformatiesysteem.
2.
Een verslag bevat in ieder geval:
- a.
  de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
  een aantekening van welke commissieleden aanwezig zijn geweest;
- c.
  het onderwerp van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- d.
  de door het college gedane toezeggingen;
- e.
  een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de fracties die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de fracties die zich niet uitgelaten hebben;
- f.
  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 19 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
3.
Op speciaal verzoek van de meerderheid van de raadscommissie kan door de griffier een verslag gemaakt worden over een specifiek deel van de vergadering.

Artikel 16. Spreekregels

1.
Een commissielid, de burgemeester, een wethouder of de secretaris, voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem gekregen te hebben.
2.
De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering.
3.
Inhoudelijke/ technische vragen over een onderwerp dat op de agenda staat, kunnen niet gesteld worden tijdens de raadscommissie. Deze dienen vooraf schriftelijk te worden ingediend (zie artikel 12).
4.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
5.
De eerste termijn is vooral bedoeld voor het bespreken van politieke vragen binnen de commissie die van belang zijn voor de oordeelsvorming van de commissieleden. Na de eerste termijn geeft elke fractie aan of het voorstel politiek kan worden behandeld, waarna de voorzitter een conclusie trekt. In de tweede termijn geven de commissieleden hun mening over het raadsvoorstel (benoemen plus- en/of minpunten) en vindt een verkennende discussie op inhoud plaats, zodat de opinies helder zijn.
6.
Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
7.
Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde of een interruptie.

Artikel 17. Advies raadsvoorstellen

1.
Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2.
Nadat de beraadslaging is gesloten, adviseert de raadscommissie de raad met betrekking tot de beslisrijpheid van het voorstel en of dit onderwerp opiniërend of als hamerstuk op de raadsagenda gezet kan worden. Als er geen eensluidend advies gegeven kan worden, wordt dit ook in het advies richting gemeenteraad meegenomen.
3.
De commissieleden beslissen op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.
4.
In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.
5.
De raadscommissie kan besluiten dat het college in een raadsvoorstel of raadsbesluit of achterliggende documenten kleine tekstuele wijzigingen aanbrengt voordat deze in de raadsvergadering behandeld wordt. Dit besluit dient unaniem te zijn.

Artikel 18. Spreekrecht insprekers

1.
Na de opening van de vergadering kunnen andere aanwezigen het woord voeren over elk willekeurig onderwerp dat tot het taakveld van de desbetreffende raadscommissie behoort. Aanwezigen die het woord willen voeren met betrekking tot een onderwerp dat op de agenda staat kunnen het woord voeren voorafgaand aan de behandeling van het desbetreffende agendapunt.
2.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
3.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit daartoe binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering bij de voorzitter of de commissiegriffier met de mededeling van het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.
4.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.
5.
Elke inspreker krijgt eenmaal maximaal drie à vier minuten het woord. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
6.
De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker. Ook kunnen de leden door de commissievoorzitter in de gelegenheid worden gesteld aan de spreker vragen te stellen over hetgeen is gezegd.
7.
Wanneer commissieleden over hetgeen is ingesproken, hebben gesproken, krijgt de spreker eenmaal de gelegenheid hierop te reageren gedurende maximaal 1,5 minuut. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

Artikel 19. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 20. Handhaving orde en schorsing

1.
De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
2.
Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:
- a.
  De voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;
- b.
  Een commissielid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.
3.
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaatsheeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
4.
De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.
5.
De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 21. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 22. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 23. Verslag besloten vergadering

1.
Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden per mail gestuurd aan de deelnemers van de vergadering.
2.
Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.
3.
De in lid 2 genoemde besloten vergadering kan achterwege blijven als geen voorstellen tot opheffing van de geheimhouding of wijzigingen zijn gedaan. Het verslag is dan vastgesteld.

Artikel 24. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 25. Toehoorders en pers

1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
4.
Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 26. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

HOOFDSTUK 3. SLOTBEPALINGEN

Artikel 27. Intrekken oude verordeningen

De Verordening op de raadscommissies Rhenen 2021 zoals vastgesteld op 2 februari 2021 wordt ingetrokken.

Artikel 28. Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de

verordening, beslist de raadscommissie bij meerderheid van stemmen naar rato van de

zetelverdeling in de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 29. Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na haar bekendmaking.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Rhenen 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 4 april 2023

De voorzitter De griffier

drs. J.A. van der Pas drs. K. Koopman

Toelichting

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Algemeen

De gemeenteraad van Rhenen werkt digitaal. Dit betekent dat documenten digitaal beschikbaar worden gesteld. Ook de agenda van de gemeenteraad wordt digitaal bijgehouden. Waar in dit reglement van orde gesproken wordt over ‘openbaar maken’, ‘schriftelijk’, ‘verzonden’ of een ‘oproep verzenden’ wordt ook ‘digitaal beschikbaar gesteld’, ‘ per e-mail verzonden’ en/of ‘in de digitale agenda opgenomen’ bedoeld.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Een commissielid/commissieleden worden in Rhenen niet benoemd. Commissieleden kunnen raadsleden en/of fractievolgers zijn.

Voor de rechtspositieregeling is van belang te weten dat fractievolgers commissieleden zijn, niet zijnde raadsleden.

Het kan voorkomen dat beslissingen van de raadscommissie gevraagd worden en de meningen onderling verschillen. In dat geval wordt besloten bij meerderheid van stemmen. Dit geldt overigens niet voor het advies richting de gemeenteraad (artikel 17), daarin wordt in een dergelijk geval aangegeven dat geen eensluidend advies gegeven kan worden en worden de verschillende standpunten per fractie aangegeven.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

De onderwerpen voor de raadscommissies zijn niet gewijzigd.

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Dit laat onverlet dat in Rhenen in de raadscommissies daarnaast onderwerpen ter consultatie/informatie worden besproken waarover (nog) geen besluiten hoeven te worden genomen. De gedachte hierachter is dat het aantal vergaderavonden vermindert.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de opdracht van de commissie advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. Dit loopt dan via het Presidium. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar de voorzitters van de raadscommissies (agendacommissie) bepalen of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming commissievergaderingen. Rhenen heeft de agendacommissie opgenomen in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Rhenen 2021.

Artikel 4. Samenstelling

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van dit artikel voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie. Dit is niet noodzakelijk naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

Het is aan de fracties zelf om te bepalen wie de desbetreffende fractie vertegenwoordigt/ vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk –overeenkomstig het tweede lid zelfs verplicht - een commissielid te weigeren als het een fractievolger betreft die niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet (zie verder de toelichting op het tweede lid).

Uit het tweede lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. In Rhenen geldt niet de aanvullende eis dat de niet raadsleden tijdens de laatste raadsverkiezingen op de kandidatenlijst van de desbetreffende fractie of een kandidatenlijst gestaan hebben.

Op grond van het tweede lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. De fractievolgers (commissieleden niet zijnde -raadsleden) worden in Rhenen geïnstalleerd op advies van de Commissie Geloofsbrieven en Rhenen voldoet hiermee aan de aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk.

Om er voor te zorgen dat iedere fractie – met name de kleine fracties maar bijvoorbeeld ook bij ziekte of een andere reden van afwezigheid – in staat is om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie hoeven in Rhenen de commissieleden niet benoemd te worden. Iedere fractie mag zelf bepalen welk raadslid of fractievolger aanwezig is bij de raadscommissie. Wel mogen van elke fractie maximaal 2 afgevaardigden aan tafel zitten waarbij per onderwerp één van beiden het woord voert.

Artikel 5. Voorzitter

Met dit artikel wordt de werkwijze rond de benoeming van de voorzitters beschreven. Dit was in Rhenen niet vastgelegd.

Artikel 6. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een lid

niet meer voldoet aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zesde lid).

Artikel 7. De commissiegriffier

Met dit artikel wordt de werkwijze voor de aanstelling beschreven.

Artikel 8. Burgemeester en wethouders

In het duaal systeem is het handig om de rol van burgemeester en wethouders in een raadscommissie expliciet te beschrijven zodat daar geen misverstanden over kunnen ontstaan.

Artikel 9. Secretaris

In het duaal systeem is het handig om de rol van de secretaris in een raadscommissie expliciet te beschrijven zodat daar geen misverstanden over kunnen ontstaan.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 10. Oproep en voorlopige agenda

Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. In Rhenen gebeurt dit digitaal door de vergaderingen en de bijbehorende stukken op het raadsinformatiesysteem te zetten. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Deze kunnen worden ingezien bij de griffier of worden met een elektronisch slotje digitaal beschikbaar gesteld.

Artikel 11. De agenda.

Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door de agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Rhenen 2021.

Artikel 12. Technische vragen

Tijdens de raadscommissies in de gemeente Rhenen worden geen technische/inhoudelijke vragen gesteld. De technische vragen worden vooraf schriftelijk gesteld. In de raadsagenda zijn vaste tijdstippen voor technische vragen en de beantwoording daarvan opgenomen. Dit met als doel dat tijdens de raadscommissie een politieke discussie kan plaatsvinden tussen de raadsleden en met de portefeuillehouder.

Artikel 13. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. In artikel 9 wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 13. Presentielijst

Artikel 14. Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van de in de raad verkozen fracties aanwezig is kan worden vergaderd.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 15. Verslag

Door gebruik te maken van de digitale mogelijkheden kan de verslaglegging inzichtelijker, efficiënter en toegankelijker worden dan schriftelijke notulen met een samenvatting op hoofdlijnen. De commissievergaderingen worden vastgelegd met video-opnames die worden geïndexeerd op zowel agendapunt als op spreker. Het aanvullende verslag is beknopt en zakelijk, gericht op de toezeggingen van portefeuillehouders en de adviezen van de commissie.

Artikel 16. Spreekregels

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Inhoudelijke/technische vragen zijn vooraf gesteld en worden niet gesteld tijdens de raadscommissie.

Artikel 17. Advies raadsvoorstellen

Het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie wekken dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden in het advies de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad. Toegevoegd is een artikel over het toestaan dat het college een raadsvoorstel aanpast vóór de raadsvergadering (als de raadscommissie daar unaniem mee instemt). In de praktijk werd al zo gewerkt.

Artikel 18. Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de commissieverordening. Op dat moment zijn de fracties immers nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).

De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de commissiegriffier of de voorzitter. De griffier kan, indien nodig, de

persoon naar de juiste raadscommissie verwijzen. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot. In Rhenen kan een inspreker zich nog vlak voor aanvang van de vergadering melden bij de commissiegriffier of de voorzitter. Wij houden een spreektijd van drie à vier minuten aan. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

Artikel 19. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21 Gemeentewet, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 20. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het derde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 25 van deze verordening.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 21. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 22. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie de raad adviseren of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd, bekrachtigd dan wel opgeheven.

Artikel 23. Verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casus dus een raadscommissie anders beslist. Als geen voorstellen tot wijziging of openbaarmaking worden gedaan, wordt het verslag automatisch vastgesteld en is een nieuwe besloten raadsvergadering niet noodzakelijk.

Artikel 24. Opheffing geheimhouding

Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid van de Gemeentewet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 25. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin.

Artikel 26. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.