Organisatiebesluit gemeente Súdwest-Fryslân 2023

Artikel 1 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie

• 1.

  Het college stelt de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast, op voorstel van de directie.

• 2.

  Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris.

• 3.

  De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende organisatieonderdelen:

  • a.

    Directie

  • b.

    Dienstverlenen

  • c.

    Bedrijfsvoeren

     

• 1.

  De directie stelt de detailstructuur van een organisatieonderdeel vast, op voorstel van het managementteam van dat betreffende organisatieonderdeel.

• 2.

  De detailstructuur van een organisatieonderdeel bevat in elk geval de volgende onderdelen:

  • •

    Aansturingsmodel (verdeling verantwoordelijkheden);

  • •

    De omschrijving van taken en verantwoordelijkheden van een team;

  • •

    De structuur van de keten / teams waaronder eventueel een hulpstructuur;

  • •

    De functies binnen het organisatieonderdeel;

  • •

    Het formatieplan.

• 3.

  De directie kan besluiten tijdelijk af te wijken van de in dit besluit geldende organisatiestructuur door het instellen van project- of programmaorganisaties.

   

Artikel 3 Gemeentesecretaris (Algemeen Directeur)

• 1.

  De gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur:

  • a.

    staat het college en de burgemeester bij de uitoefening van hun taak terzijde;

  • b.

    is de eerste adviseur van het college en van de burgemeester;

  • c.

    is eindverantwoordelijk voor de gehele ambtelijke organisatie;

  • d.

    is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet;

  • e.

    is voorzitter van de directie;

  • f.

    geeft integraal leiding aan de leden van de directie;

  • g.

    is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

• 2.

  Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris fungeren de andere directeur in een door burgemeester en wethouders vast te stellen volgorde als loco-secretaris.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dan wel een vertegenwoordiging van burgemeester en wethouders houden jaarlijks een plannings- evaluatie-, en beoordelingsgesprek met de gemeentesecretaris.

   

Artikel 4 Ondersteuning burgemeester en wethouders

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor:

  • a.

    goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

  • b.

    de relevante informatievoorziening aan burgemeester en wethouders;

  • c.

    gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;

  • d.

    bevorderen van een correct verloop van het besluitvormingsproces;

  • e.

    bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

  • f.

    vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

• 2.

  Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 5 Ondersteuning burgemeester

De gemeentesecretaris staat de burgemeester terzijde en:

• a.

  bevordert samen met de burgemeester de goede afstemming tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie;

• b.

  is de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 6 Ambtelijke organisatie

De gemeentesecretaris heeft ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  goede kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• d.

  planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen vastgestelde beleid;

• f.

  coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen;

• g.

  de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

• i.

  de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid;

• k.

  de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

Artikel 7 Directie

• 1.

  De directie is het hoogste orgaan voor gemeentebrede afstemming en coördinatie.

• 2.

  De directie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de bestuurlijke agenda en de strategische ontwikkeling van de ambtelijke organisatie.

• 3.

  De directie draagt zorg voor goede afstemming met de bestuurlijk portefeuillehouder.

• 4.

  De directie bestaat uit de gemeentesecretaris en één of meer directeuren.

• 5.

  De gemeentesecretaris is voorzitter van de directie.

• 6.

  Wanneer bij besluitvorming de stemmen staken, is de stem van de gemeentesecretaris doorslaggevend.

• 7.

  De directie stuurt de organisatie aan en is gezamenlijk integraal verantwoordelijk voor de meerjarenplanning, de dienstverlening en de bedrijfsvoering van de organisatie.

• 8.

  De directie kan zich laten bijstaan door adviseurs en/of teammanagers.

   

Artikel 8 Directeur

• 1.

  De directeur:

  • a.

    geeft integraal leiding aan managers, een en ander afhankelijk van conform de portefeuilleverdeling binnen de directie;

  • b.

    draagt zorg voor de voorbereiding, uitvoering en verantwoording van die onderdelen van de programmabegroting die binnen zijn of haar portefeuille vallen.

• 2.

  Bij afwezigheid van de directeur fungeert de aangewezen plaatsvervanger of een andere directeur als directeur.

Artikel 9 Teammanager

• 1.

  De teammanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van bestuursopdrachten en taken die aan zijn of haar team zijn toegewezen.

• 2.

  De teammanager is verantwoordelijk voor het middelenbeheer en de administratie van het team.

• 3.

  De teammanagers binnen een keten vormen gezamenlijk het ketenmanagement van die keten.

• 4.

  De teammanagers binnen Bedrijfsvoeren zijn tevens expertiseleiders voor hun vakgebied.

• 5.

  De teammanager bevordert zowel goede samenwerking binnen zijn/haar team als tussen zijn/haar team met andere teams.

• 6.

  Een teammanager toetst de voorstellen die op de agenda van het college van burgemeester en wethouders komen op:

  • •

    tijdigheid;

  • •

    juistheid;

  • •

    integrale advisering;

  • •

    deskundigheid;

  • •

    volledigheid van (financiële) informatie;

  • •

    juridische en financiële rechtmatigheid, de doeltreffendheid en doelmatigheid.

Artikel 10 Dienstverlenen

• 1.

  Het organisatieonderdeel Dienstverlenen is onderverdeeld in de navolgende ketens:

  • i.

    Klantcontacten;

  • ii.

    Omgeving;

  • iii.

    Openbare Ruimte;

  • iv.

    Sociaal Domein.

• 2.

  Het ketenmanagement bestaat uit de directeur en de teammanagers binnen een keten.

• 3.

  De directeur is ketenvoorzitter.

• 4.

  Het ketenmanagement is gezamenlijk integraal verantwoordelijk voor de portefeuilles ontwikkeling, dienstverlening, resultaat en bedrijfsvoering waarbij portefeuilles onderling verdeeld kunnen worden.

• 5.

  De teammanager is verantwoordelijk voor de functionele aansturing van zijn of haar team/onderdeel.

• 6.

  Het ketenmanagement draagt zorg voor goede ambtelijke voorbereiding en uitvoering van bestuurlijke besluitvorming.

• 7.

  Het ketenmanagement wordt ondersteund door adviseurs van Bedrijfsvoeren.

Artikel 11 Opdrachtgevers projecten en programma’s

• 1.

  Bij het besluit tot het instellen van een project- of programmaorganisatie wordt een ambtelijk en een bestuurlijk opdrachtgever aangewezen.

• 2.

  Voor een programma is een directeur of teammanager ambtelijk opdrachtgever. Voor een project is dit een directeur, teammanager of programmamanager.

• 3.

  Een bestuurlijk opdrachtgever is een lid van het college.

• 4.

  Tevens wordt een opdrachtnemer aangewezen, die verantwoording aflegt aan de opdrachtgever(s).

Artikel 12 Bedrijfsvoeren

• 1.

  Bedrijfsvoeren adviseert gevraagd en ongevraagd de directie en de organisatieonderdelen over vraagstukken inzake bedrijfsvoering die de ambtelijke organisatie betreffen.

• 2.

  Bedrijfsvoeren levert een bijdrage aan de (door)ontwikkeling en innovatie van bedrijfsvoering van de hele organisatie.

• 3.

  De teammanagers binnen Bedrijfsvoeren zijn aanwezig bij de vergadering van de directie bij agendapunten die hen aangaan.

• 4.

  De teammanager is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de expertise van het team waar hij of zij leiding aan geeft, biedt ondersteuning in deze expertise en is verantwoordelijk voor de functionele aansturing van zijn of haar team.

• 5.

  Binnen Bedrijfsvoeren zijn in elk geval de volgende expertises vertegenwoordigd:

  • •

    Communicatie;

  • •

    Facilitair;

  • •

    Financiën;

  • •

    Human Resources (HR);

  • •

    Informatiemanagement en Automatisering (I&A);

  • •

    Data, Informatie en Analyse (DIA);

  • •

    Juridische en Veiligheidszaken (JVZ).

Artikel 13 Concerncontroller

De concerncontroller:

• a.

  adviseert gevraagd en ongevraagd de gemeentesecretaris over de strategische control en ziet toe op de doelmatigheid, kwaliteit, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de gemeentelijke bedrijfsvoering;

• b.

  adviseert het college over het uitvoeren van audit- en controleonderzoeken;

• c.

  informeert en adviseert het college in uitzonderlijke situaties, met voorbijgaan aan de hiërarchische lijn, over misstanden.

Artikel 14 Slotbepalingen

• 1.

  Dit besluit treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 april 2023.

• 2.

  Het Organisatiebesluit gemeente Súdwest-Fryslân 2019 wordt ingetrokken gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit besluit.

• 3.

  Dit besluit wordt aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Súdwest-Fryslân 2023”.