Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de raad: de gemeenteraad van Aa en Hunze;
- b.
de commissie: de auditcommissie;
- c.
commissielid: een lid van de auditcommissie;
- d.
voorzitter: voorzitter van de auditcommissie;
- c.
het college: het college van burgemeester en wethouders van Aa en Hunze.
- d.
de accountant: de in de controleverordening van de gemeente Aa en Hunze genoemde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- e.
controleverordening: de controleverordening van de gemeente Aa en Hunze, vastgesteld op 21 januari 2004;
Artikel 2. Samenstelling van de commissie
- 1.
De commissie bestaat uit minimaal 5 raads- of raadscommissieleden, van iedere fractie maximaal één vertegenwoordiger, aangevuld met ambtelijke ondersteuning.
- 2.
De leden worden voorgedragen door de raadsfracties.
- 3.
De leden worden benoemd door de raad.
- 4.
Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. De leden kunnen zich niet laten vervangen.
- 5.
De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.
Artikel 3. Vergaderingen en verslaglegging
- 1.
De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.
- 2.
De voorzitter deelt ten minste veertien dagen van tevoren aan de leden mee dat een vergadering wordt gehouden.
- 3.
Van iedere vergadering worden notulen gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffie. De notulen worden vastgesteld door de commissie.
- 4.
De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
Artikel 4. Zittingsduur
- 1.
De leden van de commissie worden voor de duur van een raadsperiode benoemd.
- 2.
De leden treden af op de dag van het aftreden van de gemeenteraad.
- 3.
De leden kunnen op ieder moment ontslag nemen als commissielid door schriftelijke kennisgeving aan de raad.
- 4.
Het lidmaatschap wordt tussentijds beëindigd bij beëindiging van het raadslidmaatschap.
- 5.
In een vacature wordt zo spoedig mogelijk door de raad voorzien.
Artikel 5. Taken en bevoegdheden
- 1.
De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.
- 2.
Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
- a.
De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van het accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant.
- b.
De bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad.
- c.
De evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover aan de raad.
- d.
De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad.
- e.
Het onderzoeken van de documenten behorend bij de planning en control cyclus (nota’s, begroting, beleidsrapportages, jaarverslag etc.) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten.
- f.
Het toezicht op de opvolging van de door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole.
- g.
De commissie adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet.
- 3.
De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de lid 1 en 2 genoemde taken adviezen en voorstellen uit te brengen.
Artikel 6. Verantwoording
- 1.
1.De commissie legt door middel van haar verslagen en adviezen verantwoording af aan de raad over haar werkzaamheden.
- 2.
De commissie brengt na de controle van de jaarstukken een advies aan de raad uit met aanbevelingen en conclusies.
Artikel 7. Ambtelijke bijstand
- 1.
De commissie wordt geadviseerd door de portefeuillehouder financiën, de teamleider financiën en de concerncontroller.
- 2.
De commissie kan zich al naar gelang de behoefte laten bijstaan door andere adviseurs.
- 2.
De griffie fungeert als secretaris van de commissie.
Artikel 8. Quorum en stemmen
- 1.
De commissie vergadert niet indien niet ten minste drie leden aanwezig zijn.
- 2.
De commissie besluit bij meerderheid van stemmen.
- 3.
Bij het staken van stemmen wordt het ontbrekende commissielid verzocht schriftelijk een stem uit te brengen.
- 4.
Voor wat betreft de raadsvertegenwoordiging gaat het om stemhebbende leden; bij de vertegenwoordiging vanuit de bestuurlijke/ambtelijke ondersteuning om adviserende leden.
Artikel 9. Inwerkingtreden en citeertitel
- 1.
De verordening wordt aangehaald als “Verordening Auditcommissie Aa en Hunze 2023”.
- 2.
Deze verordening treedt in werking op de dag na vaststelling.