Controleverordening Roosendaal 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Roosendaal
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Controleverordening Roosendaal 2023
Citeertitel	Controleverordening Roosendaal 2023
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

De Controleverordening gemeente Roosendaal 2017, vastgesteld door de raad op 26 januari 2017, wordt ingetrokken met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 213 van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
10-04-2023	01-01-2023		Nieuwe regeling	06-04-2023 gmb-2023-154736	671388

Tekst van de regeling

Intitulé

Controleverordening Roosendaal 2023

De raad van de gemeente Roosendaal;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 februari 2023;

gelezen het advies van de Audit Commissie van 8 maart 2023;

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;

BESLUIT

vast te stellen de Controleverordening Roosendaal 2023.

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
accountant: door de raad benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
b.
managementletter: rapport van de externe accountant aan het college over zowel de bedrijfsvoering als over de administratieve organisatie, opgesteld naar aanleiding van de tussentijdse controle(s).
c.
boardletter: samenvatting ten behoeve van de raad van de relevante aanbevelingen uit de managementletter;
d.
jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
e.
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheerhandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet en regelgeving.

Artikel 2 Opdracht

1.
Het college van burgemeester en wethouders bereidt in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
2.
De raad stelt in geval van aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen, de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.
3.
De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
4.
De accountant maakt bij de uitvoering van zijn opdracht waar mogelijk gebruik van de in het kader van de interne beheersing uitgevoerde werkzaamheden.
5.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en de concerncontroller.

Artikel 3 Toegang tot informatie

1.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat op verzoek van de accountant de achterliggende informatie bij de jaarrekening wordt verstrekt.
2.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde en onverwijlde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, archieven, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
3.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren en collegeleden mondeling en schriftelijk inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht nodig acht. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat collegeleden en de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
4.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat alle organisatieonderdelen de accountant alle informatie te verstrekken, opdat deze zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid en volledigheid van de daarover verstrekte informatie, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording.
5.
Alle informatie die na het opmaken van de rekening en voor behandeling van de rekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de rekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Rapportage

1.
De accountant legt de managementletter aan het college voor.
2.
De accountant bespreekt de managementletter met het college.
3.
Het college heeft de mogelijkheid om binnen twee weken schriftelijk op de managementletter te reageren.
4.
De accountant bespreekt de boardletter voorzien van de, indien aanwezig, schriftelijke reactie van het college op de managementletter met de auditcommissie.
5.
Binnen twee weken na afronding van de desbetreffende controle legt de accountant het (concept)rapport van bevindingen, de controleverklaring en de managementletter voor aan het college.
6.
Komt de accountant tijdens de accountantscontrole tot het oordeel dat de rechtmatigheidsverantwoording niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit terstond aan de raad met een afschrift aan het college van burgemeester en wethouders.
7.
De accountant bespreekt de in het vijfde lid genoemde stukken met het college.
8.
Het college van burgemeester en wethouders voorziet in een schriftelijke reactie op het (concept)rapport van bevindingen en de controleverklaring binnen twee weken na ontvangst.
9.
De accountant bespreekt de controleverklaring en het rapport van bevindingen, voorzien van de schriftelijke reactie van het college van burgemeester en wethouders, met de auditcommissie.
10.
De accountant bespreekt overige rapportages met het college van burgemeester en wethouders voorafgaand aan het ter beschikking stellen van de rapportage aan de raad.
11.
De accountant draagt er zorg voor dat mondelinge mededelingen aan de raad van feiten inzake zaken gerelateerd aan de bedrijfsvoering vooraf aan het college worden gemeld.

Artikel 5 Overige controles en opdrachten

1.
De accountant geeft controleverklaringen en assurancerapporten af bij specifieke verantwoordingen ten behoeve van medeoverheden en andere instanties.
2.
Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Roosendaal 2023 voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college van burgemeester en wethouders informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdracht(en).

Artikel 6 Interne controle

1.
De concerncontroller draagt zorg voor de interne controle als onderdeel van de administratieve organisatie / interne beheersing.
2.
De accountant maakt bij de uitvoering van zijn opdracht waar mogelijk gebruik van de in het kader van de interne beheersing uitgevoerde werkzaamheden.
3.
De concerncontroller kan bij eventuele verschillen van inzicht over de interne beheersing, gezien zijn onafhankelijke, rol escaleren naar het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 7 Intrekken oude verordening

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze verordening treedt in werking op de derde dag na bekendmaking in het Gemeenteblad en werkt terug tot en met 1 januari 2023.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening Roosendaal 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 6 april 2023,

de griffier, de voorzitter,

Toelichting

Algemeen

Deze verordening volgt uit artikel 213 van de Gemeentewet. In dit artikel is de verplichting opgenomen voor de raad om bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de getrouwheid en rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

Bij het opstellen van deze verordening zijn de bepalingen in hogere regelgeving, voor zover in dit kader relevant, als uitgangspunt genomen. Hierbij moet met name worden gedacht aan het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Er zijn geen regels opgenomen inzake de beroepsuitoefening van de accountant, omdat dit in andere regelgeving geregeld is. De accountant die de raad aanwijst moet voldoen aan de vereisten genoemd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2, van het Burgerlijk Wetboek. Op deze accountant is de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) van toepassing. Dit betekent dat de organisatie van de accountant een vergunning moet hebben verkregen van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Door de AFM wordt toezicht uitgeoefend op naleving van de Wta door vergunninghoudende accountantsorganisaties. Via de beroepsorganisatie NBA is de Verordening gedrags- en beroepscode accountants (Vgba) op de accountant van toepassing. Hierin zijn de integriteit, objectiviteit, deskundigheid en zorgvuldigheid, de geheimhouding en het professionele gedrag geregeld. Regels met betrekking tot de inhoud van de controle zijn opgenomen in de nadere voorschriften controle en overige standaarden (NV COS).

Artikel 2. Opdracht

Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. De raad wijst de accountant aan en bepaalt de eisen waaraan de accountant en zijn controle moeten voldoen. Op de accountantscontrole van de gemeente is het Besluit accountantscontrole decentrale overheden van toepassing. Hierin heeft de minister nadere regels gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaggeving omtrent de accountantscontrole. Voor de reikwijdte zijn de hierin genoemde omvangsbasis en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring van belang. De omvangsbasis wordt in principe gevormd door de som van het totaal van de jaarlijkse begrotingsuitgaven en toevoeging aan bestemmingsreserves. De rapporteringtoleranties voor het verslag van bevindingen zijn de norm voor de verslaggeving. Een aanscherping van de toleranties zal leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant.

Artikel 3. Toegang tot informatie

Dit artikel geeft de accountant de mogelijkheid om onbelemmerd zijn onderzoek te kunnen doen. Dit natuurlijk binnen de opdracht die verstrekt is door de raad.

In het tijdpad van opstellen en vaststellen van de jaarrekening moeten gunstige en ongunstige gebeurtenissen, die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum, altijd in de jaarrekening worden verwerkt als deze onontbeerlijk zijn voor het inzicht van de gemeenteraad bij de vaststelling van de rekening. Het gaat dan om gebeurtenissen met materiële effecten ten opzichte van het totaal van baten en/of lasten. Deze informatie kan leiden tot een andere verklaring van de accountant bij de jaarrekening. Het vijfde lid van het artikel regelt dat het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond aan de raad en de accountant ter beschikking stelt.

Artikel 4. Rapportage

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelen de rapporteringen en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. In het programma van eisen bij de aanbesteding kan de raad hieraan aanvullende eisen stellen.

Dit artikel regelt tevens de procedure van hoor en wederhoor. De rapportage van de accountant wordt eerst besproken met het college. Na een mogelijke schriftelijke reactie van het college wordt de rapportage ter beschikking gesteld van de raad. De managementletter is ten behoeve van het college opgesteld en wordt in de vorm van een boardletter aan de auditcommissie verstrekt en besproken. In het vierde en het negende lid is opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen en de strekking van de controleverklaring bespreekt met de auditcommissie. De Verordening op de auditcommissie 2023 regelt de samenstelling en werkwijze van deze commissie.

Komt de accountant tijdens de accountantscontrole tot het oordeel dat de rechtmatigheidsverantwoording niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit terstond aan de raad met een afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. Het college van burgemeester en wethouders zijn dan in staat om in overleg met de raad en de accountant nog tijdig maatregelen tot herstel te treffen.

Artikel 5. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening geeft de accountant ook verklaringen af bij de specifieke verantwoordingen die moeten worden afgelegd aan medeoverheden of andere instanties. Hiermee wordt voorkomen dat werkzaamheden dubbel uitgevoerd moeten worden.

Artikel 6. Interne controle

In dit artikel is geregeld dat de accountant waar mogelijk gebruik maakt van de werkzaamheden die door de interne controle worden verricht. Daarnaast wordt de onafhankelijke positie van de interne controle geborgd ten opzichte van de organisatie. De concerncontroller kan op grond van artikel 8 van het organisatiebesluit escaleren naar het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 7. Intrekken oude verordening

Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is hiermee van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het jaar 2023 later. De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het jaar 2022.