| Organisatie | Zaanstad |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Zaanstad 2023 |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Zaanstad 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Archiefverordening Zaanstad 2015
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-04-2023 | Nieuwe regeling | 28-03-2023 | 2022/23291 |
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Archiefregeling: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189) met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (aangepast per 1oktober 2010 en 1 januari 2013);
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats
Onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archieven en verzamelingen die in de archiefbewaarplaats berusten. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatie en de informatiehuishouding
Als beheerder in de zin van dit besluit wordt aangewezen: het afdelingshoofd Documentaire Informatievoorziening ( DIV) van de gemeente Zaanstad.
Het college stelt een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in waarin de beheerder (voorzitter), de gemeentearchivaris, afdelingshoofd Informatie, Beheer en Techniek , een afgevaardigde van concern control en, afhankelijk van de onderwerpen die besproken worden, op uitnodiging een afgevaardigde van concern control en en/of andere afdelingshoofden zitting hebben.
Hoofdstuk IV Archiefvorming en –ordening
De beheerder draagt er zorg voor dat de vervaardiging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat haar houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van informatie die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthentiseerd en bewaard.
De beheerder draagt zorg voor de opstelling van procedures voor de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne informatie, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en haar afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Hoofdstuk V Beheer van informatie
De beheerder draagt er zorg voor dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten (voor digitale archiefbescheiden e-depot genaamd) en serverruimten wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten (voor digitale archiefbescheiden e-depot genaamd) behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, die minimaal omvat organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijzigen, verwijderen, kopiëren, muteren, overschrijven of vernietigen van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komt.
In het geval van papieren informatie houdt de beheerder bij welke informatie wordt uitgeleend en laat hij controle uitoefenen op de tijdige terug bezorging ervan. Uitlening van papieren informatie (dossiers) is slechts toegestaan aan functionarissen van de afdeling, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende informatie, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de betreffende afdeling.
Informatie verwijderen is alleen toegestaan als dit ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels gebeurt.
Raadpleging en, in het geval van papieren informatie, ook uitlening of terbeschikkingstelling van informatie die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, is vooraf toestemming van de gemeentearchivaris vereist. In het besluit tot vervanging dienen ten minste die aspecten van het toegepaste vervangingsproces te worden vastgelegd die in artikel 26B van de Archiefregeling worden opgesomd.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, is vooraf toestemming van de gemeentearchivaris vereist.
De beheerder stelt, alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan, een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als verleende machtiging tot vernietiging.
Bij overbrenging van informatie naar de digitale archiefbewaarplaats (e-depot) dienen de informatie en de bijbehorende kenmerken zodanig geëxporteerd te kunnen worden dat de informatie nadien leesbaar en interpreteerbaar is te maken zonder gebruikmaking van het oorspronkelijke systeem waarin de informatie is gevormd.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer 2015.
Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een (overheids)organisatie. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur: voor een organisatie die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan burgers en volksvertegenwoordigers in provinciale staten en gemeenteraden en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. Wanneer de informatiehuishouding niet op orde is, hindert dit de bedrijfsvoering en staat het een deugdelijke verantwoording in de weg. De gemeente staat voor grote uitdagingen. De omslag naar elektronische dienstverlening, de digitalisering van werkprocessen, het realiseren van transparante overheidsinformatie en de intensivering van de samenwerking met ketenpartners vragen om adequate maatregelen voor het informatiebeheer.
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Zaanstad 2015. Het is een actualisering van het besluit uit 2015. Met dit besluit wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie, geregeld. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale als op analoge (papieren) informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Met de Wet revitalisering generiek toezicht, in werking getreden per 1 oktober 2012, wijzigt het sturende provinciale toezicht vooraf in meer terughoudend toezicht achteraf. Daardoor wordt een goede interne inrichting en kwaliteitsborging van het informatiebeheer belangrijker. De bedoeling van deze wet is in dit besluit verwerkt.
In dit Besluit Informatiebeheer wordt de term informatie gebruikt als synoniem van het begrip document, zoals deze een definitie krijgt in artikel 2.1 van de Wet Open Overheid en ook toegepast gaat worden in de nieuwe Archiefwet en daarbij horende wet- en regelgeving
De definitie van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de verantwoordelijkheid van de in dit besluit aangewezen beheerders voor het informatiebeheer ophoudt. Dit is het moment waarop de informatie hetzij wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats, hetzij wordt vernietigd krachtens wet- en regelgeving, hetzij wordt vervreemd (afstoting van informatie aan andere organisaties).
Dit houdt in: het toevoegen aan informatie van een (digitale) ondertekening of handtekening, eventueel in combinatie met een paraaf, stempel of ander kenmerk. De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 15.
De Archiefregeling stelt strengere eisen aan de geordende en toegankelijke staat van blijvend te bewaren informatie dan aan die van op termijn vernietigbare informatie. Echter, vernietigbare informatie is óók nodig voor de verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop en voor de rechtszekerheid van de gemeente, van andere overheidsorganen en van de burger. Het is daarom van groot belang dat ook de voor vernietiging in aanmerking komende informatie gedurende de termijn van bewaring onder dezelfde regels valt als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende informatie. Dit geldt zowel voor papieren als voor digitale informatie. Hierbij speelt een rol dat niet altijd vooraf duidelijk is welk gedeelte van de informatie voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt.
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer vanuit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit informatie die in een archiefbewaarplaats berust, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.
In de praktijk is de uitvoering van het informatiebeheer belegd bij verschillende afdelingen binnen de gemeente:
Informatie Beheer en Techniek (IBT) voor :
Om de verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding niet nodeloos ingewikkeld te maken is gekozen om één beheerder te benoemen, namelijk het afdelingshoofd van Documentaire informatievoorziening.
Het benoemen van één verantwoordelijke voor de informatiehuishouding van de gemeente Zaanstad ontslaat hoofden van beheereenheden (directeuren, sectorhoofden en afdelingshoofden) niet van hun verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie van hun eigen organisatieonderdeel. Het betrouwbaar en volledig vastleggen van informatie is steeds minder in handen van informatieprofessionals en wordt steeds vaker toevertrouwd aan medewerkers in de eerste lijn. Het is daarom van groot belang dat hoofden van beheereenheden de verantwoordelijkheid nemen om erop toe te zien dat medewerkers bekend zijn met de procedures voor de vastlegging van informatie en deze naleven.
Bij besluit van 7 september 2012 is het Archiefbesluit 1995 gewijzigd. Daarbij is het zogenoemde driehoeksoverleg vervangen door een Strategisch Informatieoverleg (SIO).
Het SIO is primair bedoeld voor het ontwerpen van selectielijsten. Gemeenten maken in de praktijk echter zelden of geen gebruik van het recht om een eigen selectielijst te ontwerpen en te laten vaststellen, alle Nederlandse gemeenten onderschrijven de landelijk vastgestelde gemeentelijke selectielijst. Het ontwerpen van de gemeentelijke selectielijst wordt gecoördineerd door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.
De Nota van toelichting op het Archiefbesluit maakt duidelijk dat ook andere vraagstukken van de informatiehuishouding geschikt zijn om voor te leggen aan een Strategisch Informatieoverleg.
Om te voorkomen dat op het terrein van de informatiehuishouding keuzes worden gemaakt waarin niet alle belangen voldoende zijn gewogen, is gekozen om in het derde lid van dit artikel specifieke situaties te benoemen waarin het SIO een beslissende stem heeft. Een collegebesluit over het SIO wordt naar aanleiding van dit besluit informatiebeheer opgesteld.
De in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling, hoofdstuk 2, geeft expliciete eisen voor materialen om de duurzaamheid van analoge archiefbescheiden te waarborgen. Voor het waarborgen van de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden zijn algemene eisen gesteld in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling. Om handen en voeten aan die algemene eisen te geven, is het opstellen van een bewaarstrategie belangrijk. Hierin beschrijft men hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijv. opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
In de praktijk zullen de afdelingen IBT en DIV op hun eigen werkterrein specifieke procedures (werkinstructies) formuleren en implementeren. De beheerder ziet erop toe dat dit gebeurt.
Dit artikel schrijft niet voor hoe de registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De Archiefregeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
Dit artikel schrijft geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 18 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling, hoofdstuk 4: Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en -bewaarplaatsen.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat informatie, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van Wet Open Overheid worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft bij deze processen een beslissende stem.
Het komt steeds vaker voor dat de uitvoering van gemeentelijke taken en bevoegdheden wordt belegd bij een externe partij, die voor de taakuitvoering de beschikking moet hebben over het afgesloten archief aangaande die taak/bevoegdheid. Wanneer het afgesloten archief bestaat uit (originele) papieren dossiers die aan de externe partij ter beschikking worden gesteld, komt het beheer bij de externe partij te liggen terwijl burgemeester en wethouders zorgdrager van dit archief blijven. In dat geval is het noodzakelijk om een akte van terbeschikkingstelling op te stellen met afspraken over beheercondities, vernietiging en/of overbrenging, zeker wanneer het om blijvend te bewaren archief gaat. Ook wanneer de externe partij wordt voorzien van digitale kopieën van het afgesloten archief, is het raadzaam om afspraken te maken over de termijn waarop de kopieën moeten worden vernietigd.
Wanneer het om een doorlopende uitwisseling van informatie (keteninformatisering) gaat is het noodzakelijk om afspraken over formaten, inrichting van een zaak/dossier, vernietiging, overbrenging e.d. vast te leggen in een dienstverleningsovereenkomst. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een aanvraag of verzoek binnenkomt bij de gemeente, en de externe partij de bijbehorende zaak afhandelt, of wanneer de gemeente een beschikking afgeeft op grond van een zaak die door een externe partij is behandeld.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van digitale informatie, is het noodzakelijk om al in een vroeg stadium na te denken over het meegeven van kenmerken (metadata). Op het moment van overbrenging moeten de typen kenmerken in informatiesystemen van de gemeente overeenkomen met de kenmerkvelden van het e-depot. Hoe kenmerkvelden van de gemeentelijke informatiesystemen zich verhouden tot de kenmerkvelden van het e-depot dient te worden vastgelegd in een metadataschema, zoals voorgeschreven in artikel 16, tweede lid, van dit besluit.