| Organisatie | Zoetermeer |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Actualiseren van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid |
| Citeertitel | Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Zoetermeer |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van 1 juni 2021.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 07-04-2023 | nieuwe regeling | 30-03-2023 | 2023-011946 |
Het college heeft op 28 maart 2023 besloten het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid te actualiseren naar aanleiding van het Collegeprogramma en praktijkervaringen.
Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid is geactualiseerd ten aanzien van het SROI-percentage en de wijze waarop dat ingevuld dient te worden. De invulling van de SROI-verplichting blijkt voor sommige opdrachten lastig te zijn. Een flexibel percentage sluit beter aan bij de praktijk. De hoogte van het percentage wordt in overleg met de projectleider SROI vastgesteld binnen de bandbreedte van 1 tot en met 10 procent van de aanneemsom (afhankelijk van de beschikbare werkgelegenheid).
Daarnaast wordt opgenomen dat opdrachtnemers met een kleine (overgebleven) SROI-verplichting de mogelijkheid krijgen om dit bedrag in te vullen met impactpakketten van Everyday Heroes indien blijkt dat andere mogelijkheden, zoals het plaatsen van personen uit een doelgroep, niet mogelijk blijken te zijn;
Er is een toevoeging betreffende de percelenregeling opgenomen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Door op te nemen dat overheidsopdrachten die voldoen aan de bepalingen uit art. 2.18 van de Aanbestedingswet (percelenregeling), één op één vergeven mogen worden, worden meer opdrachten onderhands vergeven. Hierdoor worden lokale ondernemers/ SEBO-ers voor meer opdrachten van de gemeente uitgenodigd om een offerte uit te brengen.
De gemeente leeft onderstaande relevante wet- en regelgeving na:
Aanbestedingswet 2012: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/24/EU, 2014/25/EU, 2014/23/EU en 2009/81/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’). Deze Wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen voor leveringen en diensten;
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De uitleg van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie;
1.2 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De gemeente houdt zich aan de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht:
Proportionaliteit: evenredigheid. De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe, volgens de Gids Proportionaliteit, bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden;
1.3 Algemene beginselen behoorlijk bestuur
De gemeente houdt zich bij haar inkopen aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
Voor alle contracten die de gemeente afsluit, gelden algemene voorwaarden die van toepassing verklaard moeten worden en bij de uitvraag meegestuurd moeten worden. Dit kunnen zijn:
Wanneer er sprake is van een gecombineerde opdracht (bijvoorbeeld dienst en werk) dan worden de algemene voorwaarden gekozen die het beste aansluiten bij de opdracht.
Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerde toelichting op de reden voor afwijken, voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is en na schriftelijke goedkeuring door de algemeen directeur.
1.6 Regionale inkoopsamenwerking
Met de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst voor verdergaande samenwerking op het gebied van inkoop en aanbesteding heeft de gemeente zich verbonden om zich in te spannen zoveel als mogelijk Europees gezamenlijk aan te besteden. Deelnemende gemeenten aan de regionale inkoopsamenwerking staan vermeld op de website: Inkoopkracht ZHW.
Een onderhandse aanbesteding kan aan de orde zijn op het moment dat uit de analyse blijkt dat deze kan bijdragen aan het doel van de inkoopsamenwerking.
De Binnenbaan is het werkbedrijf in de regio Zoetermeer. Voordat de opdracht op de markt gezet wordt volgens dit inkoopbeleid moet onderzocht worden of de Binnenbaan in staat is om de opdracht uit te voeren. Als dit het geval is dan is een inkoop volgens dit beleid niet nodig omdat er sprake is van inbesteden.
2. Professioneel, doelmatig en rechtmatig inkopen en aanbesteden
2.1 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Bij iedere aanbesteding dient men minimaal twee van de hierna genoemde MVI-thema’s toe te passen. Als men hier niet aan kan voldoen dient in het startformulier gemotiveerd te worden waarom de thema’s niet toepasbaar zijn op de aanbesteding.
Milieu (incl. biodiversiteit en duurzaamheid)
Milieubewust inkopen omvat het tegengaan van milieuverontreiniging (stikstofuitstoot), luchtverontreiniging en gebruik van schadelijke stoffen en pesticiden. Dit mede ter bescherming van de biodiversiteit. Maar ook het tegengaan van voedselverspilling en het verminderen van watergebruik en energiegebruik vallen hieronder.
Het effect van producten en handelen op het milieu moet zo beperkt mogelijk zijn. Er dient 100% duurzaam ingekocht te worden en bij minimaal 40% van de aanbestedingen dienen er gunningcriteria op het gebied van duurzaamheid geformuleerd te zijn. Deze ambitie wordt onder andere gerealiseerd door het opnemen van de minimumeisen in de aanbestedingsprocedure van ambitieniveau 1, die geformuleerd zijn voor bepaalde productgroepen in de MVI-criteriatool (zie: https://www.mvicriteria.nl/nl) en per aanbesteding overwegen of een hoger ambitieniveau wenselijk is. Binnen deze criteria zijn, zowel in de selectie- als in de gunningsfase, eisen en wensen te onderscheiden.
Bij klimaatbewust inkopen gaat het om het voorkomen of het zo klein mogelijk maken van de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen, het leveren van een positieve bijdrage aan energiebesparing en de transitie naar duurzame energiebronnen. Er kan worden gedacht aan vervoersmiddelen, klimaatinstallaties en ICT.
Bij circulair inkopen wordt geborgd dat de producten of materialen aan het einde van de levens- of gebruiksduur weer optimaal in een nieuwe cyclus worden ingezet. Belangrijk hierbij is waardebehoud van producten en materialen.
Ketenverantwoordelijkheid internationale sociale voorwaarden
De internationale sociale voorwaarden (ISV) richten zich op het verbeteren van de internationale arbeidsnormen, zoals het tegengaan van dwangarbeid, slavernij, kinderarbeid en discriminatie. Het toepassen van ISV bij grote opdrachten draagt bij aan het uitbannen van zulke misstanden in de inkoopketen.
Het stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving en bedrijfsleven waarin iedereen wordt behandeld en beoordeeld op wat ze kunnen en niet op wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of wat ze geloven.
Het bieden van eerlijke kansen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in lijn met het streven naar een diverse en inclusieve samenleving. Bij alle aanbestedingstrajecten van werken en diensten (m.u.v. de enkelvoudig onderhandse aanbestedingen) dient men Social Return On Investment (SROI) mee te nemen. De hoogte van het percentage wordt in overleg met de projectleider SROI vastgesteld binnen de bandbreedte van 1 tot en met 10 procent van de aanneemsom. De hoogte van het percentage is afhankelijk van de beschikbare werkgelegenheid. Het percentage dient te worden ingezet voor werkgelegenheid, scholing en maatschappelijke activiteiten binnen Zoetermeer.
Het SEBO-Keurmerk (in geval van de meervoudig onderhandse aanbestedingen) staat gelijk aan de geëiste SROI-verplichting.
Daarnaast is het mogelijk om in een aanbesteding bij de gunningcriteria SROI mee te nemen. De inschrijvende ondernemer kan dan aangeven hoeveel procent SROI zij gaat realiseren specifiek bij de uitvoering van de opdracht. Dit boven op de al gestelde minimumeis. Ondernemer is zelf verantwoordelijk voor de invulling en kan hierover in overleg treden met het WGSP (Werkgeversservicepunt).
Opdrachtnemers met een kleine (overgebleven) SROI-verplichting krijgen de mogelijkheid om dit bedrag in te vullen met impactpakketten van Everyday Heroes. Uiteraard maken we alleen gebruik van deze mogelijkheid als andere mogelijkheden, zoals het plaatsen van personen uit een doelgroep, zijn onderzocht.
In het huidige Programma Duurzaam en Groen Zoetermeer en de vertaling ervan in het inkoop- en aanbestedingsbeleid, wordt o.a. de volgende zaken duurzaam ingekocht:
Enkelvoudig onderhandse aanbesteding
De opdracht wordt uitgezet bij één lokale ondernemer met SEBO-Keurmerk (Sociaal Economisch Betrokken Onderneming), of één lokale ondernemer, of een niet-lokale ondernemer (in aflopende volgorde). En de opdracht wordt aan deze ondernemer gegeven zolang deze kan voldoen aan de gestelde eisen en een goede, marktconforme prijs/kwaliteit verhouding aanbiedt.
Meervoudig onderhandse aanbesteding
De opdracht wordt uitgezet bij drie tot vijf ondernemers waarvan ten minste één lokale ondernemer met SEBO-Keurmerk of ten minste één lokale ondernemer, of niet-lokale ondernemers (in aflopende volgorde).
Bij een gelijke score zal de opdracht bij de onderhandse aanbestedingen aan de ondernemer gegeven worden volgens eerdergenoemde volgorde.
Nationale en Europese aanbestedingen
De opdracht wordt gepubliceerd, maar door de wijze van inrichten van de aanbesteding kunnen kansen voor het MKB worden gecreëerd.
Beslisboom te volgen aanbestedingsprocedure
De Europese aanbestedingsdrempels wijzigen iedere twee jaar. Voor de actuele drempels zie: https://www.pianoo.nl/nl/regelgeving/drempelwaarden-europees-aanbesteden.