Verordening van de raad van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over auditcommissie van de gemeente Zutphen (Verordening auditcommissie gemeente Zutphen 2023)

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze verordening verstaat onder:

• a.

  accountant: de in de Controleverordening gemeente Zutphen bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b.

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• c.

  controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

• d.

  raad: de gemeenteraad;

• e.

  voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie.

Artikel 2 De commissie

Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad genaamd de auditcommissie.

Artikel 3 Samenstelling auditcommissie

• 1.

  De auditcommissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf raads- dan wel forumleden die door de raad worden benoemd.

• 2.

  De raad bevordert bij de benoeming van de leden van de auditcommissie een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties.

• 3.

  De benoeming van de leden van de auditcommissie geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de raad.

• 4.

  Leden van de auditcommissie zijn geen woordvoerder in de politieke gremia zoals Forum en raad voor onderwerpen die de auditcommissie behandelt en/ of waarover de auditcommissie adviseert.

• 5.

  Er wordt naar gestreefd dat één of meer leden van de auditcommissie affiniteit hebben met de onderwerpen die besproken worden in de auditcommissie.

• 6.

  Het lidmaatschap van de auditcommissie eindigt door:

  • a.

    het verlies van hoedanigheid van raads- of forumlid;

  • b.

    het nemen van ontslag;

  • c.

    een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 7.

  In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 8.

  De auditcommissie kan zich voor het verstrekken van inlichtingen en praktisch advies laten bijstaan door de vaste adviseurs, te weten de wethouder Financiën, de adjunct directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening, de concerncontroller, de accountant en de (vice-) voorzitter van de Rekenkamercommissie Zutphen. De (vice-)voorzitter van de rekenkamercommissie kan als externe adviseur worden gevraagd aan de vergaderingen van de auditcommissie deel te nemen.

Artikel 4 Voorzitter

• 1.

  De auditcommissie wijst uit zijn midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. In principe blijft de voorzitter de gehele periode in functie met een optie tot tussentijdse wijziging.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  Onder de in het tweede lid bedoelde zorg wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    het voorbereiden van de agenda;

  • b.

    het tijdig en periodiek bijeenbrengen van de commissie;

  • c.

    het leiden van de vergaderingen;

  • d.

    het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

  • e.

    het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie aangelegenheden.

Artikel 5 Secretariaat

De griffier wijst een medewerker van de griffie aan die het secretariaat van de auditcommissie verzorgt.

Artikel 6 Doel Auditcommissie

Het doel van de auditcommissie is het versterken van de controlerende taak van de raad. Met een auditcommissie wordt de raad structureel geadviseerd in zijn kaderstellende taken (aan de voorkant van het proces) en controlerende taken (toezicht op de interne beheersing, bedrijfsvoering, financiële verslaglegging en accountantscontrole).

Artikel 7 Taken Auditcommissie

• 1.

  De Auditcommissie is belast met de advisering aan de raad en overleg namens de raad over:

  • a.

    (de advisering over) het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor de overeenkomst met de accountant en het selecteren van de accountant;

  • b.

    het geven van een aanbeveling aan de raad over de benoeming van de accountant;

  • c.

    het voeren van overleg met de accountant over het controleprotocol inclusief normenkader;

  • d.

    het leggen van accenten in de controlewerkzaamheden en eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;

  • e.

    het evalueren van de kwaliteit/ uitvoering van de werkzaamheden van de accountant en het informeren van de raad hierover;

  • f.

    de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant, het jaarverslag en de programmabegroting, de jaarrekening, mede aan de hand van de accountsverklaring en het accountantsverslag;

  • g.

    de uitwerking en naleving door het college van de Financiële verordening gemeente Zutphen en de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Zutphen

• 2.

  Op vaste momenten in het jaar adviseert de auditcommissie de raad over de stukken die betrekking hebben op de controle van de financiële organisatie en beoordeelt deze ook op kwaliteit en informatiewaarde. Deze stukken dienen als financiële sturingsinstrumenten voor de raad:

  • a.

    het controleprotocol (najaar). Hierin worden de afspraken vastgelegd met de accountant over de controle van het boekjaar;

  • b.

    de bestuursrapportages (voorjaar en najaar). Deze rapportages bevatten voortgangsinformatie en informatie aan de raad over belangrijke afwijkingen van de begrotingsafspraken. De stukken geven antwoord op de vraag of de begrotingsafspraken zijn nagekomen en of is uitgevoerd wat uitgevoerd had moeten worden;

  • c.

    de programmabegroting;

  • d.

    de jaarrekening (vast te stellen vóór 15 juli van elk kalenderjaar), mede aan de hand van het accountantsverslag.

• 3.

  De auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de gemeentelijke rekenkamercommissie, de collegeonderzoeken en de interne audits op elkaar worden afgestemd.

• 4.

  De auditcommissie is bevoegd om zowel gevraagd als ongevraagd advies aan de raad uit te brengen, eventueel voorzien van een ontwerp over door de raad te nemen besluiten over

  • a.

    de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en risicomanagement,

  • b.

    inrichting van de financiële organisatie,

  • c.

    kwaliteit van het financieel beleid en beheer, alsmede

  • d.

    maatregelen op het terrein van integriteit en fraude.

Artikel 8 Bevoegdheden auditcommissie

• 1.

  De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 7 vermelde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over aan de raad voorgelegde besluiten.

• 2.

  In het kader van de uitoefening van haar in artikel 7 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamercommissie en de accountant.

• 3.

  De auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

• 4.

  De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en selectie van of het beëindigen van de relatie met, dan wel het ontslag van de accountant.

• 5.

  De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de gemeentelijke rekenkamercommissie, de externe accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

Artikel 9 Vergaderingen

• 1.

  De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht en wanneer ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

• 2.

  De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg dat de secretaris de vergaderoproepen tijdig verzendt. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste vijf dagen voor de betreffende vergadering.

• 3.

  De vergaderoproepen vermelden datum, tijd, plaats en de te behandelen onderwerpen. De secretaris stelt de voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken tegelijkertijd aan de leden beschikbaar.

• 4.

  De agenda van de vergadering is openbaar.

• 5.

  De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar.

• 6.

  De commissie streeft naar consensus in haar adviezen en voorstellen. Als er een minderheidsstandpunt is, wordt dit met redenen omkleed, gemeld.

• 7.

  De auditcommissie kan bij meerderheid besluiten tot de openbaarmaking van het in een vergadering besprokene en van stukken die door de auditcommissie zijn opgesteld.

• 8.

  Artikel 25 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Geheimhouding op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid kan worden opgelegd door de voorzitter. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen, totdat de auditcommissie haar opheft.

• 9.

  Als de auditcommissie zich voor het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad deze opheft.

Artikel 10 Besluitvorming

• 1.

  De auditcommissie neemt besluiten bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen waarbij alleen de leden van de auditcommissie stemrecht hebben.

• 2.

  De auditcommissie kan slechts tot besluitvorming overgaan, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 3.

  Als over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het voorstel aangenomen.

• 4.

  Bij het staken van de stemmen wordt de advisering over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 11 Intrekking oude regeling

De Verordening op de Auditcommissie gemeente Zutphen 2014, zoals vastgesteld bij besluit van 3 november 2014, wordt ingetrokken.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcommissie gemeente Zutphen 2023.