| Organisatie | Overbetuwe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling gegevensverstrekking BRP gemeente Overbetuwe 2022 |
| Citeertitel | Regeling gegevensverstrekking BRP gemeente Overbetuwe 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Overbetuwe 2021.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-04-2023 | nieuwe regeling | 22-11-2022 | 2022-045650 |
Artikel 1: Binnengemeentelijke verstrekkingen
Met inachtneming van het besluit als bedoel in artikel 3.2 van de Wet basisregistratiepersonen, kunnen gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) aan medewerkers van de gemeente Overbetuwe worden verstrekt, voor zover deze medewerkers deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van de aan hen opgedragen wettelijke taken.
Artikel 4: Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan een medewerker van de eigen gemeente worden slechts telefonisch gegevens verstrekt nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en nadat is gecontroleerd dat het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.
Aldus besloten in de vergadering van 22 november 2022
Burgemeester en wethouders,
de gemeentesecretaris,
P.J.E. Breukers.
de burgemeester,
R.P. Hoytink-Roubos.
Toelichting bij de Regeling gegevensverstrekking BRP
Alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, zijn verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit Basisregistratie Personen te betrekken.
In de wet BRP wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP.
De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP, de Kieswet of de Wet raadgevend referendum van toepassing is.
De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’.
De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens vallen niet onder de werking van de Wet BRP maar wordt geregeld in de AVG en UAVG.
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn (de Makelaar).
De wetgever laat het volgens artikel 3.8 Wet BRP aan de gemeenteraad over, om al dan niet binnengemeentelijk gegevens uit de basisadministratie te verstrekken . Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.
De Overbetuwse gemeenteraad heeft op 26 augustus 2014 in de “Verordening gegevensverstrekking BRP 2014” geregeld om zowel de verstrekkingen aan derden als de verstrekkingen aan organen van de gemeente Overbetuwe over te laten aan het college van burgemeester en wethouders.
De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is de houder van de landelijke GBA-Verstrekkingsvoorziening.
De gemeente Overbetuwe is als afnemer aangesloten op deze GBA-V en kan hierin, voor de uitvoering van haar taken, gegevens raadplegen van personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI).
Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Overbetuwe op grond van artikel 3.2 Wet BRP (meest recente besluit van 19 september 2019, kenmerk 2019-0000420338).
Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer. De gegevens die we ontvangen worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn Civision Makelaar.
Daarin kunnen alle daarvoor geautoriseerde medewerkers de gegevens raadplegen.
Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’
De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Overbetuwe aan derden en aan de organen van de Gemeente Overbetuwe wordt geregeld in deze regeling.
Deze bevoegdheid vloeit voort uit artikel 3.8 Wet BRP.
De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ is te vinden in art. 6 lid 1 sub e van de AVG. De AVG regelt alleen het verwerken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.
Deze regeling gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in Hoofdstuk 3, Paragraaf 2, van de Wet BRP.
Distributie van persoonsgegevens
De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via GBA-V in de Makelaar Landelijke Voorzieningen. Voor personen die wel in Overbetuwe ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij het gegevensmagazijn.
De gegevensbeheerder regelt de distributie zoals opgenomen in bijlage 1.3 van dit reglement.
Bij de toekenning van de autorisatieprofielen en de distributie aan de applicaties is in beginsel uitgegaan van de GABA profielen zoals opgenomen in het autorisatiebesluit van de minister. In een enkel geval zijn er een aantal profielen samengevoegd omdat medewerkers in een kleinere gemeente zoals Overbetuwe vaak meerdere taken uitvoeren (bv de profielen APV bijzondere wetten, Belastingen, WMO en Zorg en Inkomen).
Voor taken waarbij alleen gegevens van eigen inwoners nodig zijn, zoals schuldhulpverlening, wordt ook aangesloten bij de GABA-profielen.
Daarnaast kunnen sommige afdelingen ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.
De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van artikel 1 Wet BRP.
Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit de centrale door het rijk beheerde GBA-V en de lokale door de gemeente beheerde BRP-voorzieningen.
Een derde volgens de Wet BRP is elk natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene zelf en elk rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.
Artikel 1 Binnengemeentelijke gegevensverstrekking
Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens van inwoners van Overbetuwe aan medewerkers en/of teams/afdelingen van de gemeente Overbetuwe. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie artikel 3.8 lid 2 Wet BRP).
De grondslag voor het verwerken van aangehaakte gegevens is art. 6 lid 1 sub e AVG. In bijlage 3 wordt geregeld voor welke taken de verschillende gemeentelijke organen deze gegevens verstrekt krijgen.
Authentieke gegevens en verplicht gebruik
Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn publiekrechtelijke taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, moet hij sinds 1 januari 2010, dat gegeven uit de BRP betrekken. Deze regeling geldt ook voor medewerkers van de gemeente.
Rechtstreekse toegang tot de BRP
Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerden toegang krijgen tot Civision Makelaar. Hierin kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.
Selecties uit de BRP worden aan medewerkers van de gemeente Overbetuwe verstrekt voor de uitoefening van hun publiekrechtelijke taak. In wetgeving of gemeentelijk beleid moet zijn vastgelegd dat het gebruik van BRP gegevens noodzakelijk is voor het te bereiken doel. Wanneer het doel ook kan worden bereikt op een andere manier die minder ingrijpt bijvoorbeeld in de privacy van betrokkene, dan moet hiervoor worden gekozen.
Gegevensverstrekking van BRP aan andere applicaties
De BRP levert persoonsgsgegevens aan de Makelaar. De Makelaar distribueert de BRP gegevens (samen met KVK gegevens, BAG gegevens) aan andere applicaties in de gemeente zoals genoemd in bijlage 1.3.
Artikel 2 Verstrekking aan derden
De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden met een maatschappelijk belang al benoemd in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Overbetuwe. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren. Deze zijn genoemd in bijlage 2.
Derden met schriftelijke toestemming
Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.
Op grond van artikel. 3.9 lid 4 Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op een beperkte set aan gegevens: algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het naamgebruik, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Het gegeven ‘Burgerlijke staat’ is een aangehaakt gegeven.
Er worden geen gegevens verstrekt wanneer de betrokkene op grond van artikel 3.21 Wet BRP verzocht heeft om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.
Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens in artikel 2.34 Wet BRP.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot het gegevensmagazijn zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met andere woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere afdelingen mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.
Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaan dat het een collega van Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld: geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige).
Indien de ingeschrevene over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.
Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt per systeem (IZRM, CMG, CML en Iburgerzaken) vastgelegd welke gegevens zijn geraadpleegd, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking / raadpleging heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.
Gegevensverstrekkingen in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.
Bijlage 1.1 Taken van de gemeente waarvoor gegevens worden verstrekt
Bijlage 2 verstrekking aan derden met een gewichtig maatschappelijk belang
Verstrekking blijft achterweg indien betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 Wet basisregistratie personen (Wbrp) verzocht heeft om een verstrekkingsbeperking (geheimhouding).