MANDAATBESLUIT BEVOEGDHEDEN BEDRIJFSVOERING OPENBAAR LICHAAM METROPOOLREGIO EINDHOVEN

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Metropoolregio Eindhoven
Organisatietype	Regionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regeling	MANDAATBESLUIT BEVOEGDHEDEN BEDRIJFSVOERING OPENBAAR LICHAAM METROPOOLREGIO EINDHOVEN
Citeertitel	Mandaatbesluit bevoegdheden bedrijfsvoering Metropoolregio Eindhoven
Vastgesteld door	dagelijks bestuur
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	Mandaatbesluit bevoegdheden bedrijfsvoering Metropoolregio Eindhoven

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
13-03-2023			Mandaatbesluit bevoegdheden bedrijfsvoering Metropoolregio Eindhoven	13-03-2023 bgr-2023-355

Tekst van de regeling

Intitulé

MANDAATBESLUIT BEVOEGDHEDEN BEDRIJFSVOERING OPENBAAR LICHAAM METROPOOLREGIO EINDHOVEN

Mandaat is in het kader van dit besluit een verzamelterm voor zowel het mandaat tot het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen, de machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen als ook de volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Het dagelijks bestuur en de voorzitter van het openbaar lichaam MRE, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

Overwegende dat:

a.
Door wijzigingen in wet- en regelgeving en in het takenpakket van de Metropoolregio Eindhoven (MRE), het mandaatregister van het openbaar lichaam, actualisatie behoeft;
b.
Die te mandateren bevoegdheden doorgaans worden aangeduid met het acroniem PIOFACH, hetgeen staat voor taken of bevoegdheden op het gebied van personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie, huisvesting en facilitaire zaken.
c.
De uitoefening van die bevoegdheden tot het domein van het dagelijks bestuur behoren;
d.
Het dagelijks bestuur een aantal van die bevoegdheden uit praktisch oogpunt (opnieuw) wenst te mandateren aan respectievelijk de algemeen directeur c.q. secretaris van de MRE en de directeur van het dienstonderdeel Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), ieder met de mogelijkheid van het verlenen van een ondermandaat, voor zover dat in voorkomende gevallen is aangewezen.

Gelet op het bepaalde in afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;

BESLUITEN:

I.
Alle tot aan de datum van inwerkingtreding van het onderhavige besluit verleende mandaten aan beide directeuren van respectievelijk MRE en RHCe, in te trekken;
II.
Aan de directeur c.q. secretaris van de MRE en de directeur van het RHCe de bevoegdheid te verlenen om daarin (voor zover hier relevant) de beslissingen te kunnen nemen inzake de bedrijfsvoering van het openbaar lichaam MRE, voor zover die zijn opgenomen in de bijlage van dit besluit, en voor zover die betrekking hebben op het dienstonderdeel waarvoor zij verantwoordelijk zijn;
III.
Aan de mandatering de navolgende instructie en beperkingen te verbinden:
In de hierna genoemde situaties mag geen gebruik worden gemaakt van mandaat:
- 1.
  De voorzitter of verantwoordelijk portefeuillehouder van het dagelijks bestuur te kennen geeft het voorstel aan het dagelijks bestuur ter besluitvorming te willen voorleggen;
- 2.
  de beslissing betrekking heeft op het vaststellen van regelingen of nadere regels;
- 3.
  de beslissing niet past binnen vastgestelde beleidsregels, richtlijnen, voorschriften of deskundig advies;
- 4.
  de beslissing grote politieke consequenties krijgt of vermoedelijk zal krijgen, dan wel precedentwerking te verwachten is;
- 5.
  de beslissing zou leiden tot overschrijding van budgetten of kredieten (handelen binnen vastgestelde begroting);
- 6.
  er belangrijke financiële en/of juridische risico’s uit het te nemen besluit (kunnen) voortvloeien;
- 7.
  de gemandateerde een persoonlijk belang heeft bij het uitoefenen van de bevoegdheid.
IV.
De gemandateerde de bevoegdheid te verstrekken schriftelijk rechtstreeks ondermandaat te verlenen aan medewerkers, tenzij uit het bij dit besluit behorende mandaatoverzicht blijkt dat dit niet is toegestaan. De gemandateerde kan aan het gebruik van ondermandaat voorschriften verbinden. Van een ondermandaat wordt aantekening gemaakt op het bij dit besluit behorende mandaatoverzicht.
V.
De beide directeuren, ieder voor zover het hun taakonderdeel betreft, de bevoegdheid te verlenen stukken die rechtstreeks van hen uitgaan naar derden te accorderen en te ondertekenen namens respectievelijk het dagelijks bestuur en voorzitter. Ondertekening vindt als volgt plaats:|
Het dagelijks bestuur van de Metropoolregio Eindhoven,
namens deze,
(de directeur)
(handtekening)
(naam).
VI.
De functionaris met een ondermandaat de bevoegdheid te verlenen stukken die binnen het ondermandaat vallen, te accorderen en te ondertekenen namens respectievelijk het dagelijks bestuur of voorzitter. Ondertekening vindt als volgt plaats:
Het dagelijks bestuur van MRE,
namens deze,
(functie)
(handtekening)
(naam).
VII.
Bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van de directeur MRE worden haar respectievelijk diens taken uitgeoefend door een door de directeur aangewezen functionaris.
VIII.
Te bepalen dat dit besluit daags na bekendmaking in werking treedt.

OVERZICHT VAN VERSTREKTE MANDATEN DOOR DAGELIJKS BESTUUR EN VOORZITTER MRE

1. Algemeen

Nr.

Omschrijving bevoegdheid

Ondermandaat

Instructie, opmerking, beperking

Het verschaffen van feitelijke informatie, inlichtingen en gegevens, waaronder het voeren van routinematige correspondentie, niet zijnde Awb-besluiten of privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Inclusief het doorzenden en terugsturen van geschriften, ontvangstbevestigingen.

2. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Ondermandaat	Instructie, opmerking, beperking
1.	Vaststellen privacyverklaring website MRE.	nee
2.	Besluiten op verzoeken ten aanzien van persoonsgegevens op grond van de AVG.	nee
3.	Het doen van meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens in geval van datalekken.	ja
4.	Het afsluiten, ondertekenen en beheren van een verwerkersovereenkomst.	ja

3. Inkoop

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Ondermandaat	Instructie, opmerking, beperking
1	Besluiten tot het aangaan, wijzigen en opzeggen van een overeenkomst voor leveringen of diensten en het ondertekenen daarvan alsmede het uitoefenen van rechten en plichten uit hoofde van die overeenkomst c.q. opdracht.	ja	Betreft bij inkoop onderhandse gunning. Besluit inkoop en aanbesteding bepaalt bevoegdheid. Mandaat heeft eveneens betrekking op dienstverleningsovereenkomsten, waarbij MRE opdrachtgever of opdrachtnemer is.
2.	Besluit tot afwijkende procedurekeuzes dan toegestaan conform drempelbedragen voor alle aanbestedingen en inkopen die onder mandaat nr. 3.1. vallen.	nee	Besluit inkoop en aanbesteding bevat de eisen.
3.	Besluit tot overige afwijkingen voor alle inkopen die ondermandaat nr. 3.1. vallen.	ja	Besluit inkoop en aanbesteding bevat de eisen.
4.	Het beslissen over klachten over aanbestedingen.	nee

4. Betalingen en treasury

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Ondermandaat	Instructie, opmerking, beperking
1	Het verrichten van een betaling c.q. geven van betaalopdrachten binnen het toegewezen budget.	ja	Inclusief salarisbetalingen (niet onder te mandateren). Ondermandaat alleen mogelijk aan controller.
2	Het ondertekenen van betalingsherinneringen en betalingsregelingen.	ja	betalingsregeling is voorbehouden aan een leidinggevende.
3	Het verlenen van uitstel van betalingen en het in dat verband treffen van betalingsregelingen.	ja
4	Het versturen van facturen en het treffen van betalings- en invorderingsmaatregelen van vorderingen uit hoofde van privaatrechtelijke verbintenissen.	ja	Mandaat is beperkt tot invorderen buiten rechte.
5	Het vaststellen van en uitvoering geven aan een betalingsverplichting uit hoofde van een bestuursrechtelijke geldschuld.	ja	Dwangbevel is voorbehouden aan directeur MRE. Mandaat is beperkt tot invorderen buiten rechte.
6	Het doen van aangifte BTW voor het totaal van de deelnemers en aangiften van het BTW-compensatiefonds.	ja
7	Treasury – Het afsluiten van deposito’s.	nee
8	Treasury – Uitzetten of opnemen van middelen op de geldmarkt met een looptijd tot 1 jaar.	ja	Ondermandaat geldt uitsluitend voor financieel controller.
9	Treasury – Bankrekeningen openen / sluiten / wijzigen.	ja	Ondermandaat geldt uitsluitend voor financieel controller.
	Treasury - Het opnemen, verstrekken of (vervroegd) aflossen van geldleningen op de kapitaalmarkt.	ja	Ondermandaat geldt uitsluitend voor financieel controller.
10	Treasury - Het beheer van de portefeuille aangaande langlopende leningen.	ja	Ondermandaat geldt uitsluitend voor financieel controller.
11	Treasury - Het doen van beleggingen op de kapitaalmarkt en het beheer van de beleggingsportefeuille.	ja	Ondermandaat geldt uitsluitend voor financieel controller.
12	Treasury – Bankcondities en tarieven afspreken.	nee
13	Het aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.	nee
14	Het doen van belastingaangifte.	ja	Ondermandaat geldt uitsluitend voor financieel controller.

5. Personeelszaken

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Ondermandaat	Instructie, opmerking, beperking
1	Het aanbieden van stageovereenkomsten en werkervaringsplaatsen, incl. vergoedingen daarvoor, en het aanbieden van een takenpakket op maat met daarbij afwijkende beloning.	nee
2	Het aangaan van arbeidsovereenkomsten, inclusief de bijzondere dienstverbanden als bedoeld in 2.5 van de vigerende CAO-SGO.	nee
3	Overeenkomen van het salaris met een individuele werknemer en alle beslissingen omtrent toelagen, vergoedingen, uitkeringen, IKB en verkoop van bovenwettelijke vakantie-uren.	nee
4	Het maken van afspraken met individuele werknemers over werktijden, vakantie, verlof en de planning van werkzaamheden, alsmede alle beslissingen over betaald en onbetaald verlof.	ja
5	Verlenen van vrijstelling van werkzaamheden o.g.v. een advies van de Arbodienst en het treffen van maatregelen ter bevordering van de arbeidsinschakeling m.b.t. de werknemer die wegens ziekte verhinderd is de bedongen arbeid te verrichten.	ja
6	Beslissen over maatregelen, waaronder staken loonbetaling, bij het niet nakomen van verplichtingen in het kader van arbeidsreïntegratie.	nee
7	Opzeggen van de arbeidsovereenkomst, ofwel het afzien daarvan, bij het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd; aanzegging als de tijd van de arbeidsovereenkomst is verstreken, of bij wet aangegeven; alsmede opzegging tijdens proeftijd.	nee
8	Het opzeggen van de arbeidsovereenkomst wegens arbeidsongeschiktheid door ziekte of gebreken van de werknemer.	nee
9	Het opzeggen van de arbeidsovereenkomst als daar een redelijke grond voor bestaat, m.u.v. van ontslag wegens het vervallen van arbeidsplaatsen.	nee
10	Onverwijld opzeggen van de arbeidsovereenkomst wegens dringende reden (ontslag op staande voet),	nee	Kennisgeving aan DB met vermelding van redenen.
11	Het opleggen van een schorsing als ordemaatregel.	nee	Kennisgeving aan DB met vermelding van redenen.
12	In overleg met de medewerker opstellen van een Plan van aanpak en andere maatregelen in het kader van de arbeidsreïntegratie van de werknemer bij ziekte.	nee
13	Onderzoek, beslissingen en vaststelling contract i.h.k.v. het Van werk-naar-werktraject.	nee
14	Het geven van voorschriften omtrent het verrichten van de arbeid en aan die welke strekken ter bevordering van de goede orde.	nee
15	Aansprakelijk stellen van de werknemer bij het doelbewust of door roekeloos gedrag toebrengen van schade.	nee
16	Het treffen van maatregelen jegens medewerkers bij het niet nakomen van voorschriften, niet gedragen als goed werknemer of bij het niet nakomen van reïntegratie- of andere verplichtingen.	nee
17	Beslissingen inzake begeleiding en ondersteuning van medewerkers ter verbetering van inzetbaarheid en mobiliteit.	nee
18	De uitvoering van loonbeslagen.	nee	DB informeren met vermelding van redenen.
19	Afdoening klacht Ongewenst gedrag	nee	Voorzitter informeren over wijze van afdoening. Indien het één van beide directeuren betreft dan is de afdoening voorbehouden aan DB.

6. Klachten

n	Omschrijving bevoegdheid	Ondermandaat	Instructie, opmerking, beperking
1	Het beoordelen en schriftelijk afdoen van klachten.	ja	Mandaat geldt niet indien de klacht een gedraging van één van beide directeuren betreft.
2	Het verdagen van de afhandeling van een klacht, het registreren van schriftelijke klachten en het verzorgen van de jaarlijkse publicatie van geregistreerde klachten.	ja

7. Verzekeringen en aansprakelijkheid

n	Omschrijving bevoegdheid	Ondermandaat	Instructie, opmerking, beperking
1	Het sluiten en opzeggen van verzekeringsovereenkomsten.	nee
2	Het afhandelen van aansprakelijkstellingen binnen het eigen risico en licht letsel.	ja
3	Het aanmelden van aansprakelijkstellingen bij de verzekeringsmaatschappij bij schade boven het eigen risico en zwaar letsel.	ja

8. Archiefwet

	Omschrijving bevoegdheid	Ondermandaat	Instructie, opmerking, beperking
1	Het uitoefenen van de bevoegdheden voortvloeiende uit de Archiefwet, Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer.	ja

9. Juridische aangelegenheden

	Omschrijving bevoegdheid	Ondermandaat	Instructie, opmerking, beperking
1	Het opleggen van een toegangsverbod aan personen voor bepaalde tijd (maximaal 1 jaar) voor gebouwen of terreinen die onder beheer staan van de MRE.	nee
2	Vaststellen dat personen zich wederrechtelijk ophouden in openbare gedeelten van dienstgebouwen en het vorderen dat zij deze verlaten.	ja	Ondermandaat geldt voor fysiek aanwezige medewerkers.
3	Het doen van aangifte van strafbare feiten namens de MRE als rechtspersoon.	nee	Mandaat heeft geen betrekking op economische delicten.
4	Het afdoen van verzoeken op grond van de Wet open overheid.	nee
5	Het in ontvangst nemen van een exploot van een dagvaarding.	ja
6	Het verdagen van beslissingen op bezwaar.	ja
7	Het ambtshalve beslissen of op een in bezwaarschrift gedaan verzoek tot het instellen van rechtstreeks beroep bij de bestuursrechter.	nee
8	Het vertegenwoordigen van de MRE bij het opmaken van notariële akten en het verrichten van de privaatrechtelijke rechtshandeling strekkende tot het verlijden van de hiervoor bedoelde akten.	ja
9	Het besluiten tot het voeren van verweer inclusief het opstellen en indienen van een verweerschrift in een bestuursrechtelijke bezwaar- of beroepsprocedure waarbij het DB partij is.	nee	De bevoegdheid van de directeur omvat mede het afgeven van een doorlopende machtiging aan functionarissen of een eenmalige machtiging op naam.
10	Het vertegenwoordigen van het dagelijks bestuur in het kader van een bestuursrechtelijke bezwaar- of beroepsprocedure waarbij het DB partij is.	ja	Ondermandaat kan voor individuele gevallen gelden als ook doorlopend.
11	Het vertegenwoordigen van het DB (als werkgever) inclusief het opstellen en indienen van de reactie en visie op het voorgelegde geschil bij geschillen die behandeld worden volgens het Reglement geschillencommissie Cao SGO.	ja
12	Het indienen van een pro forma bezwaarschrift, pro forma beroepschrift of voorlopige voorziening in een bestuursrechtelijke procedure.	ja	Mandaat geldt onder het voorbehoud dat het DB daadwerkelijk beslist om bezwaar in te dienen respectievelijk beroep in te stellen, bij welke gelegenheid tevens het uiteindelijke bezwaarschrift resp. beroepschrift wordt vastgesteld.
13	Het bij de rechtbank aanhangig maken van een civielrechtelijke of bestuursrechtelijke vordering kleiner dan € 25.000,-.	nee	Beslissing wordt zo spoedig mogelijk ter kennisneming gebracht aan het DB. Mandaat heeft betrekking op procedures waarbij zowel DB, AB of de MRE als ook partij zijn.
14	Het aangaan en ondertekenen van een vaststellingsovereenkomst ter beëindiging van een civielrechtelijke of arbeidsrechtelijke procedure.		Mandaat is beperkt tot een bedrag van € 50.000,-.
15	Het aanvragen van subsidies en bijdragen bij andere overheden en instanties en na verlening het voldoen aan de daaraan verbonden verplichtingen.	ja	De machtiging omvat ook de bevoegdheid om de aanvraag en de eventuele verantwoordingsverklaring te ondertekenen.
16	Het beslissen op een ingebrekestelling o.g.v. de Wet dwangsom bij niet tijdig beslissen. Het beslissen over de verschuldigdheid en hoogte van de dwangsom.	ja