Verordening verstrekking geheime informatie Ede

Toelichting

Deze verordening heeft betrekking op de verstrekking van geheime informatie die is gedeeld met de gemeenteraad aan derden. Voordat hier nader op wordt ingegaan wordt eerst een toelichting gegeven op het algemene kader voor het opleggen van geheimhouding en de verstrekking van geheime informatie.

De raad, het college, de burgemeester en een door hen ingestelde commissie kunnen op grond van artikel 88 van de Gemeentewet geheimhouding opleggen. Geheimhouding geldt vanaf dat moment voor iedereen die kennis draagt van die informatie. De hiervoor genoemde organen kunnen tevens geheimhouding opleggen op informatie die zij aan elkaar verstrekken. In algemene zin besluit het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft opgelegd nadat de geheimhoudingsplicht is gaan gelden wie kennis mag nemen van de geheim verklaarde informatie.

Er is één uitzondering op deze regel opgenomen in artikel 88 van de Gemeentewet. Als informatie waarop geheimhouding rust is gedeeld met de raad dan kan enkel de raad nog bepalen wie kennis mag nemen van geheime informatie. Dat is passend gezien het hoofdschap van de raad. In artikel 88, zesde lid, van de Gemeentewet is echter bepaald dat de raad hiervan kan afwijken bij verordening. Daartoe is deze verordening vastgesteld. In andere gevallen dan omschreven in deze verordening is bij aan de raad verstrekte informatie de raad exclusief bevoegd om te besluiten over het uitbreiden van de kring van geheimhouders.

Artikel 1

In de praktijk komt het regelmatig voor dat het voor het goed functioneren van het gemeentebestuur noodzakelijk is dat anderen naderhand kennis kunnen nemen van geheim verklaarde informatie. Dit artikel is geschreven voor dit soort situaties waarin in het kader van normaal dagelijks bestuur van de gemeente derden kennis moeten nemen van geheime informatie. In die situaties zou een raadsbesluit over de verstrekking leiden tot onnodige vertraging in het proces en belasting van de raad.

Het meest voorkomend is de situatie dat - na besluitvorming door het college - de stukken worden doorgestuurd naar medewerkers van de griffie om deze te agenderen voor besluitvorming door de gemeenteraad. Hiervoor moeten zij uiteraard toegang hebben tot de betreffende geheime informatie. Daarnaast komt regelmatig voor dat ambtenaren die werkzaam zijn voor het college naderhand kennis moeten nemen van geheim verklaarde informatie die is gezonden aan de raad. Bijvoorbeeld voor de behandeling van een verzoek om openbaarmaking van de betreffende stukken of voor het beantwoorden van inhoudelijke vragen na personeelswisselingen. Hier wordt met deze verordening in voorzien.

Binnen de gemeente Ede is het gebruikelijk dat de vaste assistent van de fractie, die de fractievergadering ondersteunt, tevens aanwezig mag zijn bij vergaderingen waarin geheim verklaarde informatie wordt besproken. Hiervoor is in verstrekking van geheime informatie aan deze fractie-assistenten in artikel 1, eerste en tweede lid, onder b. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat naast raadsleden, fractievolgers en de vaste fractie-assistent eventuele anderen die betrokken zijn bij de werkzaamheden van de fractie geen kennis mogen nemen van geheime informatie. Zij mogen dus niet aan fractievergaderingen over geheime informatie deelnemen. Verder wordt opgemerkt dat het gebruikelijk is dat het college geheime informatie deelt met fractievolgers en fractie-assistenten maar daartoe niet verplicht is. Deze groepen hebben - anders dan raadsleden - geen wettelijk recht op inlichtingen vanuit het college. In voorkomende gevallen kan het college dus besluiten alleen raadsleden toegang te geven tot geheime informatie. Een en ander voor zover de gemeenteraad niet anders besluit.

Deze verordening strekt zich daarnaast uit tot het verstrekken van informatie door burgemeester of college aan een advocaat, notaris, toezichthouder, auditor of accountant. Kennisname van geheime stukken door een advocaat kan gewenst zijn voor bijvoorbeeld het bepalen van de juridische positie van de gemeente of bij vertegenwoordiging in een (mogelijke) juridische procedure. Kennisname door een notaris kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als een notariële akte nodig is voor het effectueren van tussen partijen gemaakte geheime contractuele afspraken. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij gebiedsontwikkeling. Een toezichthouder kan toegang tot geheime informatie nodig hebben om zijn functie goed te kunnen uitoefenen. Dit zou bijvoorbeeld de functionaris gegevensbescherming kunnen betreffen of een externe toezichthouder als de Autoriteit Consument en Markt. Een IT-auditor kan gevraagd worden om de automatisering en informatiebeveiliging van een organisatie te toetsen. Denkbaar is dat deze daarom ook functioneel toegang heeft tot geheime informatie. Voor een accountant kan kennisname van geheime informatie nodig zijn in verband met de controle van de jaarrekening.

Artikel 2

In deze verordening is daarnaast een mogelijkheid opgenomen voor raadsleden om inlichtingen in te winnen bij een notaris, advocaat of accountant (RA of AA) over informatie waarop geheimhouding rust. Dit is ingegeven vanuit de controlerende taak van het betreffende raadslid. Om hen in staat te stellen dit op een goede wijze uit te oefenen moeten zij kunnen overleggen met de betreffende deskundigen die vanuit hun beroepsmatig functioneren gewend zijn om te gaan met geheimhoudingsverplichtingen.

Voor het gemeentebestuur is het belangrijk om wel inzicht te hebben in de kring van personen met wie geheime informatie is gedeeld. Dit in verband met de mogelijkheid van een onderzoek naar eventueel ongeoorloofd lekken of onderzoek naar verspreiding van informatie door een toezichthouder zoals de Autoriteit Consument en Markt of Autoriteit Persoonsgegevens. Om die reden is erin voorzien dat het betreffende raadslid minimaal 48 uur van tevoren melding doet van een voornemen om geheime informatie te verstrekken. Deze melding gaat tevens vergezeld van een opgaaf van de person of personen aan wie de geheime informatie zal worden verstrekt.