Toelichting
De Adviescommissie meerjarenbeleidplan kunst en cultuur Den Haag 2025-2028 heeft tot taak het college te adviseren over de verdeling van middelen onder de aanvragen die worden ingediend op grond van de Subsidieregeling meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2028 Den Haag 2023. Deze commissie is op 24 januari 2023 ingesteld door het college (RIS314386). De keuze om de Adviescommissie meerjarenbeleidplan kunst en cultuur Den Haag 2025-2028 ruim een halfjaar voorafgaand aan de publicatie van de Subsidieregeling meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2028 Den Haag 2023 in te stellen, komt voort uit de wens van de culturele sector en de gemeente zelf om ruim de tijd te nemen voor het bezoeken van zoveel mogelijk organisaties die het culturele veld in Den Haag vormen en als potentiële aanvrager van subsidie onder de subsidieregeling worden beschouwd. De taken, bevoegdheden, de wijze van benoeming van de leden en de werkwijze van de Adviescommissie meerjarenbeleidplan kunst en cultuur Den Haag 2025-2028 zijn vastgelegd in dit reglement.
Besluitvorming
Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,
gelet op:
- -
artikel 84 van de Gemeentewet,
besluit:
- -
vast te stellen het navolgende Reglement adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2023:
Artikel 1. Begripsomschrijving
- adviescommissie: | Adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2025-2028; |
- commissieleden: | kernleden én disciplineleden van de adviescommissie; |
- college: | burgemeester en wethouders van Den Haag; |
- disciplineleden: | leden van de adviescommissie zonder stemrecht; |
- kernleden: | leden van de adviescommissie met stemrecht; |
- subsidieregeling: | Subsidieregeling meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2028 Den Haag 2023; |
- subcommissie: | de door de voorzitter per aanvraag samengestelde commissie, belast met de voorbereiding van het advies voor die aanvraag; |
- reglement: | Reglement adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2023. |
Artikel 2. Taken
De adviescommissie heeft tot taak om:
a. het college schriftelijk te adviseren over de op basis van de subsidieregeling ingediende aanvragen en de verdeling van het in de subsidieregeling als subsidieplafond vastgelegde budget;
b. het college te adviseren over onderwerpen die nauw verbonden zijn met het beleidskader en de subsidieregeling, in overleg met de ambtelijk secretaris.
Artikel 3. Samenstelling adviescommissie
- 1.
De adviescommissie bestaat uit kernleden en disciplineleden en staat onder voorzitterschap van de voorzitter.
- 2.
Het aantal kernleden is oneven.
- 3.
Commissieleden beschikken over expertise ten aanzien van het Haagse culturele landschap en over specifieke expertise op één of meerdere van de in het vierde lid genoemde disciplines, sectoren of gebieden, en de toepassing hiervan binnen Den Haag.
- 4.
Binnen de adviescommissie is brede kennis aanwezig met betrekking tot:
a. de disciplines en sectoren: muziek (oud, klassiek, nieuw, muziektheater, pop, jazz, urban, elektronisch), theater, dans, letteren, film, beeldende kunst, musea en collectiebeheer, festivals, cultuureducatie en cultuurparticipatie; en
b. de gebieden diversiteit en inclusie, digitale cultuur, talentontwikkeling en makerscoaching, jongerencultuur, internationalisering, bedrijfsvoering, het Nederlands cultuurbeleid en kunstvakonderwijs.
Artikel 4. Benoeming, ontslag en aftreden
- 1.
Voorafgaand aan de inwerkingtreding van een nieuwe subsidieregeling stelt het college een nieuwe adviescommissie in.
- 2.
Commissieleden worden door het college benoemd als kernlid of als disciplinelid binnen een specifieke discipline bedoeld in artikel 3, vierde lid, onder a, of op een specifiek gebied, bedoeld in artikel 3, vierde lid, onder b.
- 3.
Commissieleden worden door het college benoemd voor een periode van vier jaar of totdat de daaropvolgende adviescommissie is ingesteld en kunnen worden herbenoemd voor één periode van maximaal vier jaar.
- 4.
Tussentijdse benoeming van nieuwe commissieleden vindt plaats uiterlijk drie maanden na het ontstaan van de vacature waarbij de overige commissieleden van de adviescommissie worden gehoord. Tussentijds benoemde nieuwe commissieleden treden af op het tijdstip waarop hun voorganger zou zijn afgetreden.
- 5.
Commissieleden kunnen tussentijds aftreden en melden hun ontslag schriftelijk bij het college.
- 6.
Het college kan een commissielid tussentijds gemotiveerd uit zijn functie ontslaan.
Artikel 5. Voorzitter, vicevoorzitter en ambtelijk secretaris
- 1.
Het college benoemt de voorzitter, tevens kernlid.
- 2.
De adviescommissie benoemt uit haar midden één van de kernleden tot plaatsvervangend voorzitter.
- 3.
De adviescommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris, aangesteld vanuit de ambtelijke organisatie van de gemeente Den Haag en een secretariaat.
- 4.
De ambtelijk secretaris woont de vergaderingen van de adviescommissie bij, maar is geen lid en heeft geen stemrecht.
- 5.
De voorzitter stelt de agenda vast, leidt de vergadering, bewaakt de kwaliteit en integriteit van het beoordelingsproces, de beoordelingen en de commissieleden, ondertekent de adviezen, vertegenwoordigt de adviescommissie en is het aanspreekpunt van de adviescommissie.
- 6.
De ambtelijk secretaris voert het secretariaat van de adviescommissie.
Artikel 6. Werkwijze adviescommissie
- 1.
Bij de uitoefening van haar taak, bedoeld in artikel 2, onder a, toetst de adviescommissie de aanvragen aan de in de subsidieregeling opgenomen criteria en met inachtneming van de daarin opgenomen voorschriften.
- 2.
De adviescommissie voorziet ieder advies van een deugdelijke onderbouwing en motivering.
- 3.
De voorzitter stelt per aanvraag een subcommissie in, die is samengesteld uit minimaal één kernlid en twee disciplineleden.
- 4.
De subcommissie is belast met de voorbereiding van de beoordeling van de aanvraag en maakt daartoe een eerste afweging.
- 5.
De uiteindelijke integrale afweging en beoordeling van de aanvraag vindt plaats ter vergadering van de adviescommissie.
- 6.
De adviescommissie ziet erop toe dat de beoordeling van alle aanvragen op een eenduidige en consistente wijze geschiedt.
- 7.
De commissieleden bezoeken vóór aanvang van het in de subsidieregeling opgenomen aanvraagtijdvak, zoveel mogelijk organisaties die het culturele veld in Den Haag vormen en als potentiële aanvrager van subsidie onder de subsidieregeling worden beschouwd.
Artikel 7. Vergaderorde en advies
- 1.
Ieder commissielid heeft het recht schriftelijke voorstellen te doen, die bij de voorzitter of ambtelijk secretaris worden ingediend.
- 2.
De voorstellen worden door de voorzitter geagendeerd en meegezonden met de stukken voor de eerstvolgende vergadering, waarin over de voorstellen wordt besloten.
- 3.
Ieder commissielid heeft het recht een voorstel betreffende de orde van de vergadering te doen, dat vervolgens door de voorzitter in stemming wordt gebracht.
- 4.
De adviescommissie kan in overleg met de ambtelijk secretaris derden uitnodigen de vergadering (deels) bij te wonen voor het geven van een deskundige voordracht, toelichting of advies.
- 5.
De vergaderingen van de adviescommissie zijn besloten.
- 6.
Een advies van de adviescommissie is openbaar, tenzij het college nadrukkelijk om een niet-openbaar advies heeft gevraagd.
Artikel 8. Besluitvorming
- 1.
Adviezen worden door de adviescommissie vastgesteld indien ten minste twee derde van de kernleden ter vergadering aanwezig is. De aanwezigheid blijkt uit de voor aanvang van de vergadering getekende presentielijst.
- 2.
Stemrecht komt toe aan de kernleden van de adviescommissie.
- 3.
Besluiten betreffende de adviezen worden genomen met meerderheid van stemmen. Bij staking der stemmen beslist de voorzitter.
Artikel 9. Integriteit en geheimhouding
- 1.
Een commissielid is objectief en onpartijdig, vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze.
- 2.
Een commissielid meldt bestaande en aankomende (neven)functies schriftelijk bij het college.
- 3.
Het lidmaatschap van de adviescommissie is onverenigbaar met het lidmaatschap van de gemeenteraad en het college van de gemeente Den Haag.
- 4.
Commissieleden hebben geen persoonlijke belangen in Haagse culturele instellingen, treden daarmee niet in concurrentie, nemen geen schenkingen aan en bedingen deze niet voor zichzelf of hun naasten.
- 5.
Van een persoonlijk belang is in elk geval sprake als het commissielid, diens partner of een familielid in de eerste of tweede graad:
a. zelf subsidie heeft aangevraagd;
b. bestuurder, directeur, zakelijk of artistiek leider is bij een instelling die subsidie heeft aangevraagd;
c. een dienstverband heeft bij een aanvrager of anderszins inkomen verwerft als een aanvraag wordt gehonoreerd, bijvoorbeeld als freelancer;
d. werkzaam is voor een instelling die niet zelf heeft aangevraagd, maar wel rechtstreeks profiteert van een subsidieverlening;
e. bij functionele of persoonlijke belangen, anders dan omschreven in het vorige lid, wordt een expliciete afweging gemaakt door de voorzitter, of, indien het de voorzitter betreft, de vicevoorzitter, in overleg met het secretariaat en het college, of en onder welke voorwaarden het desbetreffende commissielid kan deelnemen aan de advisering.
Artikel 10. Geheimhouding
- 1.
Een commissielid behandelt de hem toegezonden stukken als vertrouwelijk en laat ze bij de secretaris achter ter vernietiging.
- 2.
Alles wat in een vergadering wordt besproken, is strikt vertrouwelijk. Commissieleden doen geen mededelingen aan derden over wat ter vergadering is besproken.
Artikel 11. Vergoedingen
- 1.
Een commissielid ontvangt een vergoeding voor bijgewoonde vergaderingen in overeenstemming met de Verordening geldelijke vergoedingen commissielid niet zijnde raadsleden.
- 2.
Commissieleden ontvangen voor een voorstellingsbezoek in het kader van de werkzaamheden bedoeld in artikel 6, zevende lid, een vergoeding voor de gemaakte onkosten van het toegangskaartje en een reiskostenvergoeding op basis van (2e klasse) openbaar vervoer, of bij gebruik van de auto de wettelijk vastgelegde onbelaste vergoeding.
Artikel 12. Wijziging of intrekking van dit reglement
Bij wijziging of intrekking van dit reglement wordt de adviescommissie door het college gehoord.
Artikel 13. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte in het Gemeenteblad en vervalt op een door het college te bepalen tijdstip.
Artikel 14. Intrekking
Het Reglement adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2019 wordt ingetrokken.
Artikel 15. Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2023.
Den Haag, 21 maart 2023
Het college van burgemeester en wethouders,
de locosecretaris,
René van Kuilenburg
de burgemeester,
Jan van Zanen