Voorstel van het presidium: Verordening fractieondersteuning 2023

vast te stellen de Verordening Fractieondersteuning 2023

Artikel 1 Financiële tegemoetkoming

• 1.

  Aan elke fractie en elke groep in de raad, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor vergaderingen en overige werkzaamheden van de raad, wordt door de raad jaarlijks een financiële tegemoetkoming verleend in de kosten, die de fractie of groep maakt voor ondersteuning bij haar werkzaamheden. De regelingen in deze verordening ten aanzien van een fractie gelden onverkort ook voor een groep, tenzij anderszins geregeld.

• 2.

  De tegemoetkoming ten gunste van een fractie of groep wordt uitbetaald op een Nederlandse bankrekening, ten name van een stichting die volgens de statuten de ondersteuning van de desbetreffende fractie of groep ten doel heeft. Uitbetaling aan een natuurlijke persoon of een landelijke fractie is niet mogelijk.

• 3.

  Elk lid van een fractie ondertekent bij het begin van de raadsperiode dan wel bij splitsing of samenvoeging van een fractie een verklaring dat naar evenredigheid van het aantal leden van de betreffende fractie verantwoording bestaat voor de besteding van de tegemoetkoming overeenkomstig de bepalingen van deze verordening.

• 4.

  Indien een lid van een fractie of groep weigert een verklaring als bedoeld in het derde lid te tekenen, wordt de totale tegemoetkoming voor de betreffende fractie naar evenredigheid naar beneden bijgesteld.

Artikel 2 Hoogte van de tegemoetkoming

• 1.

  Bij de berekening van de tegemoetkoming wordt uitgegaan van een basisbedrag van € 101.807,00 per fractie per jaar, vermeerderd met een bedrag van € 17.435,00 voor elk lid van de fractie per jaar.

• 2.

  Voor een groep wordt uitgegaan van een bedrag van € 17.435,00 voor elk lid va de groep per jaar. Een groep kan geen aanspraak maken op een aandeel in de reserve van de oorspronkelijke fractie.

• 3.

  De hoogte van de tegemoetkomingen in het eerste en tweede lid wordt jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig de gemeentelijke trendsystematiek.

• 4.

  De tegemoetkoming voorziet in:

  • a.

    beleidsondersteuning en administratieve ondersteuning;

  • b.

    overige kosten voor ondersteuning van de werkzaamheden van de fractie;

  • c.

    voor een fractie: vergoeding aan fractievertegenwoordigers.

• 5.

  Recht op fractieondersteuning zoals bedoeld in het eerste lid ontstaat voor een groep per de datum waarop de voorzitter van de raad schriftelijk op de hoogte is gesteld van het ontstaan van de groep. De fractieondersteuning voor de oorspronkelijke fractie wordt met eenzelfde bedrag verlaagd als wordt toegekend aan de groep.

• 6.

  Alle verplichtingen die de oorspronkelijke fractie tot de datum van de fractiesplitsing is aangegaan worden gedragen door de leden van de oorspronkelijke fractie, ongeacht van welke fractie of groep zij nadien deel uitmaken.

Artikel 3 Overige voorzieningen

In aanvulling op de financiële tegemoetkoming als bedoeld in artikel 2 draagt het college er zorg voor dat aan elke fractie en groep een gemeubileerde kamer in het stadhuis beschikbaar wordt gesteld, die tevens beschikt over één of meer vaste ICT-voorzieningen en één of meer aansluitingen op het netwerk van de gemeente Den Haag.

Artikel 4 Betaling voorschotten

• 1.

  De bedragen als bedoeld in artikel 2, eerste lid worden gelijktijdig en in twee termijnen bij wijze van voorschot betaalbaar gesteld. Het tweede termijnbedrag wordt eerst dan betaalbaar gesteld, wanneer het in artikel 9 bedoelde verslag door de fractie is ingediend.

• 2.

  De raad kan – al dan niet op voorstel van de voorzitter van de raad – besluiten in bijzondere gevallen van het betalingsritme van de bevoorschotting af te wijken.

• 3.

  In afwijking van het eerste lid wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot aan bestaande partijen in drie termijnen verstrekt. De eerste termijn wordt vóór 31 januari verstrekt over de termijn die eindigt op de dag waarop de nieuwe raad aantreedt. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwe gekozen raad plaatsvindt wordt het restant van de eerste termijn bij wijze van voorschot verstrekt. Artikel 9, eerste lid, laatste volzin is voorwaardelijk voor toekenning van de laatste termijn.

Artikel 5 Besteding

• 1.

  De fracties besteden de tegemoetkoming ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol.

  Uitgangspunt daarbij is een sobere en doelmatige besteding van de tegemoetkoming.

  Misbruik en oneigenlijk gebruik van de tegemoetkoming is niet toegestaan.

• 2.

  De tegemoetkoming mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:

  • a.

    bestedingen in strijd met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    bestedingen, inclusief die ter voldoening van contributie aan politieke partijen, dan wel met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst. Prestaties geleverd door raadsleden en familieleden tot en met de tweede graad van raadsleden kunnen niet worden vergoed;

  • c.

    bestedingen waarvoor op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden aanspraak op vergoeding bestaat;

  • d.

    bestedingen ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;

  • e.

    giften en leningen, beleggingen en voorschotten;

  • f.

    buitenlandse reizen;

  • g.

    verkiezing of herverkiezing van raadsleden;

  • h.

    een pensioenvoorziening voor medewerkers van een fractie die hoger is dan de ABP norm.

• 3.

  Onder uitgaven als bedoeld in het tweede lid onder b worden niet begrepen die uitgaven, die voor meer dan 50% in het belang zijn van de fractie, zogenaamde gemengde kosten. Fracties zijn verplicht het fractieaandeel van deze kosten zorgvuldig te onderbouwen.

Artikel 6 Administratieve verplichtingen

• 1.

  Elke fractie voert een deugdelijke financiële administratie, die wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie geeft steeds een volledig en juist inzicht van alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, en overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.

• 2.

  Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd.

• 3.

  Het aanhouden van contanten in de vorm van een kleine kas is niet toegestaan.

• 4.

  De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de gemeenteaccountant nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de bestedingen kunnen worden overgelegd.

• 5.

  Bij bestedingen groter dan € 500,00 worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen geautoriseerd.

• 6.

  Uitbetaling van vrijwilligersvergoedingen geschiedt door de fractie op basis van de eisen van de Rijksbelastingdienst.

Artikel 7 Opschorting en terugstorting

• 1.

  De fractie is verplicht de niet-bestede middelen van de tegemoetkoming in liquide vorm beschikbaar te houden.

• 2.

  Indien een fractie in strijd handelt met het bepaalde in artikel 5, tweede lid kan de raad – al dan niet op voorstel van de voorzitter – besluiten dat de in het geding zijnde bestedingen door de fractie binnen een door de raad te bepalen termijn dienen te worden toegevoegd aan de liquide middelen van de fractie.

• 3.

  Indien een fractie in gebreke blijft de in het geding zijnde bestedingen binnen de in het tweede lid bedoelde termijn toe te voegen aan de liquide middelen van de fractie, wordt de eerstvolgende betaling van de tegemoetkoming aan de betreffende fractie opgeschort totdat de fractie aan haar verplichtingen heeft voldaan.

• 4.

  Indien een fractie op grond van de uitslag van de laatstgehouden verkiezing van de leden van de raad niet terugkeert in de raad, is zij verplicht een eventueel surplus (inclusief een opgebouwde reserve), na aftrek van posten in verband met al aangegane verplichtingen die stammen uit de afgelopen zittingsperiode – waaronder begrepen kosten die voortvloeien uit een sociaal plan voor de fractiemedewerker(s) –, binnen drie maanden terug te storten in de gemeentekas.

  De verplichting tot het afleggen van verantwoording over de besteding van de tegemoetkoming voor fractieondersteuning over het voorafgaande jaar, onder overlegging van een verslag dat in elk geval een specificatie bevat van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen, waaronder begrepen ontvangen rente, geldt ook ten aanzien van een fractie die niet terugkeert in de raad.

  Voorzieningen zoals meubilair, ICT voorzieningen en aankleding van fractiekamers die zijn aangeschaft met de tegemoetkoming fractieondersteuning blijven in de fractiekamer achter indien een fractie niet terugkeert in de raad.

   

Artikel 8 Reserves

• 1.

  Een fractie mag het in enig jaar niet-bestede gedeelte van de tegemoetkoming reserveren ter besteding in volgende jaren van de betreffende zittingsperiode. De reserve mag aan het einde van de zittingsperiode van de raad niet groter zijn dan 30% van de tegemoetkoming voor die fractie over de gehele zittingsperiode, zulks met in begrip van de opgebouwde rente. In de tussenliggende jaren wordt geen maximering van de hoogte van de reservering toegepast.

• 2.

  Indien aan het einde van de zittingsperiode sprake is van een surplus, uitgaande boven de in het eerste lid vermelde reserve, vindt restitutie plaats door inhouding op de eerstvolgende periodieke betaling(en).

• 3.

  Na verkiezingen blijft de overeenkomstig het eerste lid berekende reserve beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert in de raad dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 4.

  Indien na verkiezingen de omvang van een fractie is afgenomen, kan de raad besluiten de maximaal toegestane reserve naar evenredigheid te verminderen, rekening houdend met eventuele verplichtingen uit de afgelopen raadsperiode.

Artikel 9 Verantwoording en verslag

• 1.

  Jaarlijks vóór 1 april leggen de leden van de fractie dan wel een daartoe gemachtigd lid van de fractie verantwoording aan de raad, door tussenkomst van de voorzitter van de raad. Elke fractie verklaart in de verantwoording expliciet dat de tegemoetkoming sober en doelmatig is besteed en naar waarheid is ingevuld.

  In het jaar waarin de verkiezing voor de leden van de raad plaatsvindt, heeft de verantwoording over het voorafgaande jaar tevens betrekking op de periode tot het moment van aantreding van de nieuwe raad, terwijl het verslag in dat jaar wordt ingediend vóór 1 juni.

• 2.

  Elke fractie maakt bij de verantwoording gebruik van een eensluidend format.

• 3.

  De voorzitter van de raad legt het betreffende verslag ter controle voor aan de gemeenteaccountant. De gemeenteaccountant controleert jaarlijks de verantwoording en de gevoerde administraties van de fracties. De bepalingen op grond van de controleverordening Den Haag zijn van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  De fractie is te allen tijde verplicht aan de gemeenteaccountant desgevraagd inzage te verschaffen in de aan het verslag ten grondslag liggende bescheiden. Voorts is de fractie te allen tijde verplicht – op aanwijzing van de voorzitter van de raad – aan de gemeenteaccountant inzage te verschaffen in de fractieadministratie. De fractie geeft per ommegaande antwoord op vragen van de gemeenteaccountant met betrekking tot de controle van de administratie.

• 5.

  De gemeenteaccountant rapporteert, door tussenkomst van de voorzitter van de raad, aan de raad. Fracties die blijkens de controle van de gemeenteaccountant niet (geheel) hebben voldaan aan de bepalingen uit deze verordening wordt niet langer anonimiteit gegarandeerd. De gemeenteaccountant benoemt in het verslag welke bevinding betrekking heeft op welke fractie(s).

• 6.

  De raad stelt na ontvangst van het rapport van de Gemeenteaccountant – al dan niet vergezeld van een nader advies van de voorzitter van de raad – bij raadsvoorstel de bedragen vast van:

  • a.

    de bestedingen van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de tegemoetkoming (met in begrip van eventuele reserve en rente) bekostigd zijn;

  • b.

    het verschil tussen de onder a. genoemde bestedingen en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

De stukken die behoren bij het raadsvoorstel zijn openbaar en worden als bijlagen bij het raadsvoorstel gevoegd. Daaronder vallen de individuele overzichten van inkomsten en bestedingen van alle fracties en groepen.

• 7.

  Indien een fractie niet voldoet aan het bepaalde in het vierde lid, kan de raad – al dan niet op voorstel van de voorzitter – besluiten dat niet meer dan 50% van het in artikel 4 bedoelde voorschot aan de betreffende fractie voor het lopende jaar wordt uitbetaald.

Artikel 10 Terugvordering en verrekening

• 1.

  Indien in strijd wordt gehandeld met het bepaalde in deze verordening, is de raad bevoegd de in het geding zijnde bestedingen terug te vorderen dan wel te verrekenen met de tegemoetkoming voor het volgende jaar en kan de bevoorschotting worden opgeschort als de fractie de verplichtingen op basis van deze verordening niet tijdig of volledig nakomt.

• 2.

  Het herstel van een onrechtmatigheid geschiedt door terugstorting van het betreffende bedrag in de fractiekas ten laste van een andere financieringsbron dan de tegemoetkoming zelf.

• 3.

  Indien de raad voornemens is over te gaan tot terugvordering of verrekening geldt daarbij dat:

  • a.

    indien een onrechtmatigheid in de bestedingen is vastgesteld, deze uitgave door een derde persoon/organisatie dient te worden gecompenseerd. Compensatie vindt plaats ten gunste van het fractievermogen;

  • b.

    indien de onrechtmatigheid in de bestedingen niet kan worden gecompenseerd, de betreffende onrechtmatigheid in mindering gebracht wordt op het in bij wijze van voorschot toegekende bedrag;

  • c.

    indien een fractie hierbij in gebreke blijft, de raad kan overgaan tot dwangincasso bij de stichting zoals bedoeld in artikel 1 lid 2, bij de fractie en bij individuele in de fractie zitting hebbende raadsleden of voormalige raads- en fractieleden.

Artikel 11 Toepassing Algemene wet bestuursrecht

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt van de gemeente.

Artikel 12 Slotartikel

In alle gevallen, waarin deze verordening niet of niet genoegzaam voorziet, beslist de raad.

Artikel 13 Intrekking oude verordening en overgangsbepaling

De verordening fractieondersteuning 2020 wordt ingetrokken maar blijft van toepassing ten aanzien van de verantwoording van de bestedingen en de vaststelling van de financiële tegemoetkoming over de periode 30 maart 2022 tot en met 31 december 2022.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van publicatie in het Gemeenteblad en werkt terug tot 1 januari 2023.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 9 maart 2023.

De griffier, Lilianne Blankwaard-Rombouts en de voorzitter, Jan van Zanen