Algemene toelichting
In het raadsvoorstel Verordening adviescommissie omgevingskwaliteit Den Haag 2023 wordt de nieuwe adviescommissie ingesteld. In de verordening is aangegeven dat het college een reglement vaststelt waarin de taken, wijze van benoeming van leden en werkwijze van de commissie zijn geregeld. Dit reglement voorziet hierin.
Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag;
gelet op:
- -
artikel 84 van de Gemeentewet;
- -
artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht; en
- -
artikel 6.1, van de Verordening adviescommissie omgevingskwaliteit Den Haag 2023;
besluit:
- -
vast te stellen het navolgende Reglement adviescommissie omgevingskwaliteit Den Haag 2023:
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- commissie: | Adviescommissie Omgevingskwaliteit Den Haag; |
- college: | college van burgemeester en wethouders van Den Haag; |
- secretariaat: | ambtenaren, die aangesteld zijn door het college, om het werk van de commissie te ondersteunen; |
- verordening: | Verordening adviescommissie omgevingskwaliteit Den Haag 2023; |
- vooroverleg: | overleg, zoals bedoeld in artikel 1:1 van de Verordening adviescommissie omgevingskwaliteit Den Haag 2023; |
- wet: | Omgevingswet. |
Artikel 2. Benoemingsprocedure commissie
- 1.
Het college zet ten behoeve van de benoeming van een nieuw lid een openbare werving op.
- 2.
De Dienst Stedelijke Ontwikkeling, de stadsstedenbouwer en de voorzitter van de commissie bereiden een voordracht voor waarop maximaal vijf kandidaten voorkomen.
- 3.
De portefeuillehouder maakt namens het college een voorselectie van drie geschikte kandidaten die worden uitgenodigd voor een gesprek.
- 4.
Op basis van de gesprekken selecteert het college een kandidaat ten behoeve van de benoeming door de raad conform artikel 4.1 van de verordening.
- 5.
Een lid van de commissie blijft na aftreden in functie totdat een besluit over herbenoeming is genomen, dan wel een nieuw lid is benoemd.
Artikel 3. Integriteit en geheimhouding
- 1.
Een lid is objectief en onpartijdig, vervult de adviestaak zonder vooringenomenheid en misbruikt deze positie op geen enkele wijze.
- 2.
Een lid behandelt de toegezonden stukken als vertrouwelijk.
- 3.
Een lid draagt zelf zorg voor vernietiging van de ontvangen stukken en verwijdering van ontvangen en verzonden digitale informatie.
- 4.
Als een lid wordt benaderd over de inhoud van een advies of een besluit verwijst het lid de vraagsteller naar het secretariaat.
- 5.
Een lid mag niet deelnemen aan de beraadslaging en de vaststelling van een advies waarbij het lid direct of zijdelings betrokken is of is geweest uit andere hoofde dan het commissielidmaatschap.
- 6.
Het lidmaatschap van de commissie is niet verenigbaar met enige andere functie als medewerker van de gemeentelijke organisatie dan wel het gemeentebestuur van Den Haag. Ook mogen leden geen nevenfuncties vervullen waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede invulling van het lidmaatschap van de commissie.
Artikel 4. Taken van de voorzitter
- 1.
De voorzitter geeft leiding aan de vergadering, zorgt voor een gestructureerde voortgang en bevordert een gemeenschappelijk helder advies.
- 2.
De voorzitter neemt tijdens de vergaderingen deel aan de beoordeling van de aanvragen.
- 3.
De voorzitter is het eerste aanspreekpunt van de commissie voor het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie.
- 4.
De voorzitter peilt de meningen binnen de commissie en vat het advies van de commissie samen.
- 5.
Bij tegenstrijdige adviezen binnen de commissie wordt door middel van meerderheid van stemmen het definitieve advies bepaald.
- 6.
Bij een gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
- 7.
De voorzitter accordeert de adviezen die van de commissie uitgaan.
- 8.
Bij afwezigheid van de voorzitter benoemen de leden uit hun midden een plaatsvervangend voorzitter die de voorzitterstaken tijdens diens afwezigheid waarneemt.
Artikel 5. Taken van de commissieleden
Tot de taken van de commissieleden behoren onder meer:
a. het deelnemen aan vergaderingen van de commissie;
b. het adviseren over aanvragen conform hoofdstuk 2 van de verordening.
Artikel 6. Ondersteuning van de commissie
Tot de taken van het secretariaat behoren onder meer:
a. het bekendmaken van de agenda en andere publicaties op verzoek van de commissie;
b. het mede opstellen en versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;
c. het verstrekken van de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de commissie;
d. het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het verslag en de besluitenlijst;
e. het op verzoek van de commissie opstellen van het advies aan het college of ondersteuning hierbij;
f. het zo spoedig mogelijk verzenden van een advies van de commissie aan het college;
g. het bewaken van en rapporteren over de voortgang en afhandeling van het uitgebrachte advies aan het college;
h. het organiseren van de overleggen voor afstemming tussen andere adviseurs zoals bedoeld in artikel 10.5 lid 4 en 5 en de voorzitter van de commissie.
Artikel 7. Openbaar maken agenda en adviezen en uitnodigen belanghebbenden
- 1.
Het secretariaat maakt de agenda openbaar via de website van de gemeente Den Haag.
- 2.
Minimaal een week van tevoren maakt het secretariaat de plaats en de datum van de vergadering bekend.
- 3.
Tenminste drie werkdagen voorafgaand aan de vergadering wordt de definitieve agenda online gepubliceerd.
- 4.
Belangstellenden kunnen de openbare vergadering bijwonen op de publieke tribune.
- 5.
Belanghebbenden kunnen inspreken bij de bespreking van een bouwplan mits het bouwplan op de agenda staat voor de openbare vergadering.
- 6.
Belanghebbenden kunnen zich tot twee werkdagen voor de vergadering aanmelden bij het secretariaat om in te spreken op een bouwplan of om een vergadering bij te wonen.
- 7.
Belanghebbenden hebben maximaal 5 minuten inspreektijd.
- 8.
Aanvragers of hun gemachtigden kunnen een bouwplan toelichten in de openbare vergadering mits het bouwplan op de agenda staat voor de openbare vergadering.
- 9.
Op bouwplannen die op de hamerstukkenlijst staan of voor ambtelijke advisering in aanmerking komen, conform artikel 3.1 derde lid van de verordening, is het niet mogelijk een toelichting te geven of in te spreken.
- 10.
Indien de vergaderingen van de commissie als videoconferentie plaatsvinden is het voor aanvragers mogelijk het plan schriftelijk toe te lichten of indien mogelijk mondeling toe te lichten in de videoconferentie.
- 11.
Tijdens de beraadslagingen van de commissie hebben belanghebbenden en aanvragers of hun gemachtigden geen spreekrecht.
- 12.
De aanvrager kan verzoeken om een niet-openbare behandeling van zijn aanvraag. Hij geeft gemotiveerd aan wat hiervoor de redenen zijn.
Artikel 8. Wijze van advisering en openbaar maken notulen.
- 1.
De adviescommissie adviseert het college schriftelijk.
- 2.
De adviezen zijn vanaf een week na de agendering in te zien via de website van de gemeente Den Haag.
Artikel 9. Openbaarheid en geheimhouding
De commissie of het secretariaat is niet verplicht tot openbaarheid bij een vooroverleg.
Artikel 10. De instelling van subcommissies en afstemming met andere adviseurs
- 1.
De commissie kan via het secretariaat inlichtingen inwinnen bij adviseurs uit de ambtelijke organisatie.
- 2.
De in het eerste lid bedoelde adviseurs kunnen op uitnodiging van de commissie deelnemen aan de beraadslagingen, maar maken geen deel uit van de commissie.
- 3.
De commissie kan één of meerdere leden dan wel het secretariaat machtigen om namens de commissie deel te nemen in project- of beleidsontwikkelingsteams, jury’s dan wel andersoortige werkgroepen en rechtspersonen, een en ander voor zover de werkzaamheden verband houden met het werkterrein van de commissie.
- 4.
Indien het college of de raad een supervisor, een kwaliteitsteam of een andere adviseur op het gebied van de omgevingskwaliteit aanstelt, niet zijnde een lid of een adviseur van de commissie, draagt het college zorg voor een goede afstemming tussen de werkzaamheden van deze adviseur en de commissie.
- 5.
De voorzitter voert overleg met andere adviseurs zoals kwaliteitsteams of andere adviseurs op het gebied van omgevingskwaliteit.
- 6.
Een commissielid met deskundigheid op het gebied van openbare ruimte heeft zitting in de ACOR (Adviescommissie Openbare Ruimte).
Artikel 11. Vergaderprotocol
- 1.
De commissie vergadert eenmaal per veertien dagen op een vaste door haar te bepalen dag.
- 2.
In afwijking van het eerste lid kunnen vergaderingen uitvallen wegens kerstvakantie, zomervakantie of omdat er minder dan drie leden aanwezig zijn voor een vergadering.
- 3.
De voorzitter stuurt tenminste drie werkdagen voor een geplande vergadering een oproep naar de leden, met uitzondering van spoedgevallen.
- 4.
Een lid dat verhinderd is een vergadering bij te wonen doet daarvan tijdig mededeling aan het secretariaat.
- 5.
Bij van de voorzitter wordt zijn plaats ingenomen door een plaatsvervangend voorzitter.
- 6.
Bij afwezigheid van meer dan één lid, kunnen plaatsvervangende leden worden opgeroepen.
Artikel 12. Adviezen
Het schriftelijke advies moet in ieder geval bevatten:
a. een aanduiding van het adres dan wel het gebied waarop het advies betrekking heeft;
b. het oordeel van de commissie over de aanvraag en een motivering van het advies.
Artikel 13. Aanvragen voor monumenten
Indien de commissie adviseert over een aanvraag voor een monument, zijn bij de vergadering tenminste twee commissieleden bij aanwezig met kennis van monumenten en restauratie.
Artikel 14. Jaarverslag
De leden lichten het jaarverslag zoals bedoeld in hoofdstuk 7 van de verordening toe in de raadsvergadering indien de raad daarom verzoekt.
Artikel 15. Wijziging of intrekking van dit reglement
Bij wijziging of intrekking van dit reglement wordt de commissie door het college gehoord.
Artikel 16. Slotbepaling
- 1.
Dit reglement treedt in werking op het tijdstip waarop de wet in werking treedt, 1 januari 2024.
- 2.
Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement adviescommissie omgevingskwaliteit Den Haag 2023
- 3.
De Beleidsregel inzake de inschakeling van de welstandscommissie wordt ingetrokken.
Den Haag, 27 september 2022
Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris,
Ilma Merx
de burgemeester,
Jan van Zanen