| Organisatie | Harderwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling Budgetbeheer Gemeente Harderwijk 2015 |
| Citeertitel | Regeling Budgetbeheer Gemeente Harderwijk 2015 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 22-03-2023 | nieuwe regeling | 16-12-2014 Weekjournaal, 24-12-2014 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
Als hoofdbudgethouders worden ,door middel van de productenraming, de directieleden, de manager Stadsbedrijf, de programmamanagers, de griffier en de concerncontroller aangewezen.
De medewerker die door de hoofdbudgethouder is aangewezen voor het beheer van (delen van) het budget. De aanwijzing, en wijzigingen hierin, van budgethouders wordt door de hoofdbudgethouder schriftelijk vastgelegd.
Kredieten en restanten daarvan worden afgeraamd wanneer deze aan het eind van het jaar, volgend op het aangegeven jaar van investering, niet zijn besteed. Voor hiertoe overgegaan wordt zal eerst de (hoofd)budgethouder geconsulteerd worden. Wanneer de (hoofd)budgethouder kan aantonen dat de prestaties nog zullen worden geleverd wordt het budget afgeraamd naar het benodigde niveau.
De (hoofd)budgethouder stelt binnen 3 maanden na afronding van een investering een nacalculatie op ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders. Gedacht hierbij moet worden aan investeringen met grote financiële consequenties of waar grote politiek aandacht voor bestaat. Beoordeling of dit het geval is doet de (hoofd)budgethouder.
In de nacalculatie komt tenminste aan de orde wat de aanbestedingsresultaten zijn, het verschil tussen voor- en nacalculatie, inclusief toelichting en de verklaring hiervoor en of het resultaat voldoet aan de vooraf geformuleerde doelen/eisen.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Harderwijk in de vergadering van 16 december 2014.
De loco-secretaris
E. Okkema
De voorzitter,
H.J. van Schaik
Aldus vastgesteld door de burgemeester van Harderwijk op 16 december 2014
De burgemeester ,
H.J. van Schaik
De bedoeling van deze regeling is om het budgethouderschap duidelijk te regelen. Veel is al geregeld in bestaande regels waarvan de belangrijkste worden genoemd. Deze worden opgenomen in een financieel handboek zodat op één plek alle regelgeving rond financiën en budgethouderschap te vinden is.
Over het begrip budget bestaat veel verwarring. Een budget is niet anders dan middelen die toegekend zijn voor een bepaald doel.
Deze middelen kunnen worden toegekend bij de productenraming. De middelen kunnen eenmalig of voor meerdere jaren worden toegekend. Wanneer middelen voor meerdere jaren beschikbaar worden gesteld zonder dat hierbij een laatste termijn aangegeven wordt spreken we over structurele middelen. Ook kunnen middelen in de productenraming beschikbaar gesteld worden voor een aantal jaren. Voor een project waarvan met de uitvoering meerdere jaren gemoeid zijn kan zo per jaar het gewenste budget aangegeven worden.
ook medewerkers van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert kunnen budgethouder worden. Deze aanvulling ten opzichte van de voorgaande budgetregeling is gekozen om mogelijk te maken dat medewerkers van Meerinzicht kunnen beschikken over de budgetten van de gemeente Harderwijk. Dit alles vanzelfsprekend binnen de daarvoor geldende regels. De medewerkers van Meerinzicht kunnen altijd ter verantwoording worden geroepen via de directie van Meerinzicht welke bestaat uit de directieleden van de deelnemende gemeenten.
De productenraming wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Per kostenplaats wordt aangegeven wie wordt aangewezen als (hoofd)budgethouder. Hiervoor is gekozen om duidelijk neer te zetten dat het directielid, de programmamanager, de manager stadsbedrijf, de concerncontroller en de griffier, ondanks het gegeven dat budgetten toegekend kunnen worden aan budgethouders, uiteindelijk eindverantwoordelijk is voor alle toegewezen budgetten.
Een hoofdbudgethouder kan budgethouders aanwijzen, dit is geen verplichting. Omdat echter de wens is dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd worden zal veel van deze mogelijkheid gebruik gemaakt worden. De aanwijzing van budgethouders wordt verwerkt in de productenraming. Het schriftelijk vastleggen hiervan is onder meer noodzakelijk duidelijkheid te scheppen in de onderlinge verhoudingen. Verder wordt voor de vastlegging van de aangewezen budgethouders gebruik gemaakt van het model “Aanwijzing budgethouders”
Bij kredietaanvragen moet nog steeds aangegeven worden wie als budgethouder wordt aangewezen.
5 Bevoegdheden hoofdbudgethouder
De meeste zaken in dit onderdeel genoemd spreken voor zich. Een drietal onderwerpen (doelmatig, doeltreffend en rechtmatig) wordt uitgebreider toegelicht.
Onder doelmatig wordt verstaan een zo gunstig mogelijke verhouding tussen prijs, kwaliteitsniveau en volume. Met doeltreffende besteding wordt bedoeld dat de ingezette middelen leiden tot de gewenste effecten of prestaties. Met rechtmatige besteding wordt bedoeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Vanzelfsprekend vallen hier ook de interne gemeentelijke regels onder.
6 Verantwoordelijkheden (hoofd)budgethouder
Zowel de hoofdbudgethouder als de budgethouder hebben verantwoordelijkheden. Uiteindelijk blijft wel de hoofdbudgethouder eindverantwoordelijk.
In het Aanbestedings- en inkoopbeleid Gemeente Harderwijk is veel geregeld rond aanbestedingen. Gemist wordt echter een afspraak hoe we om moeten gaan met budgetten wanneer deze niet in overeenstemming zijn met de uitkomsten van de aanbesteding. Daarom wordt in dit onderdeel aangegeven wat we doen bij meevallende of tegenvallende aanbestedingsresultaten.
Wanneer een nacalculatie wordt opgesteld wordt overgelaten aan de (hoofd)budgethouder. Het mag van de (hoofd)budgethouder verwacht worden dat deze in kan schatten wanneer een nacalculatie op zijn plaats is.