Directiestatuut gemeente Zuidplas

Artikel 1 Samenstelling directie

• 1.

  De directie bestaat uit drie leden: de algemeen directeur, directeur Concern en directeur Opgaven en Gebiedsontwikkeling.

• 2.

  De gemeentesecretaris is tevens de algemeen directeur.

Artikel 2 Verantwoordelijkheid directie

• 1.

  De directie is de opdrachtnemer van het college. De directie legt haar werkzaamheden jaarlijks vast in een directieplan en brengt dit ter kennisname aan het college.

• 2.

  De directie is koersbepalend, stuurt op de integraliteit van de gehele organisatie, is verantwoordelijk voor de innovatie en doorontwikkeling en het functioneren van de organisatie.

• 3.

  Samen is de directie is verantwoordelijk voor:

  • a)

    de ondersteuning van het college bij het strategisch positioneren van de gemeente;

  • b)

    de gemeente brede ontwikkeling én het functioneren van de ambtelijke organisatie;

  • c)

    de gemeente brede strategische beleidsontwikkeling;

  • d)

    de planning en control;

  • e)

    de organisatorische samenhang tussen de clusters en de integraliteit van producten door kaderstelling en control op het gebied van bedrijfsvoering;

  • f)

    de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking en de samenwerking en afstemming tussen de medewerkers, de clusters en de opgaven- en concernkant.

  • g)

    het leggen van verbindingen en het onderhouden van werkrelaties met andere overheden, instellingen, stichtingen, verenigingen en bedrijven;

  • h)

    goed werkgeverschap en een goede werksfeer in de gehele organisatie.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden directeuren

• 1.

  De algemeen directeur is voorzitter van de directie en eindverantwoordelijk voor het functioneren van de directie en de organisatie.

• 2.

  De directeur Concern is primair verantwoordelijk voor het concern / de clusters, is leidinggevende van de clustermanagers van het concern en stuurt op de processen via organisatie brede key performance indicators (kpi's).

• 3.

  De directeur Opgaven en Gebiedsontwikkeling is primair verantwoordelijk voor de opgaven en stuurt daarbij op inhoud en doelrealisatie. Deze directeur is leidinggevende van: de clustermanagers die onder de Directie Opgaven en Gebiedsontwikkeling vallen, de programmamanagers, het hoofd grondbedrijf en de opgavemanagers die de functie van opgavemanager hebben en functioneel leidinggevende van de opgavemanagers die de rol hebben van opgavemanager.

Artikel 4 Werkwijze directie

• 1.

  De directie is een eenheid die in collegialiteit functioneert.

• 2.

  De directie besluit bij consensus. Indien er geen consensus kan worden bereikt, beslist de voorzitter.

• 3.

  De directie kan door alle leden van de directie worden vertegenwoordigd.

• 4.

  De directie verdeelt haar taken in portefeuilles/opgaven. Bij de verdeling wordt rekening gehouden met een vergelijkbare werklast, de maatschappelijk georiënteerde vraag en de opgaven.

• 5.

  De portefeuille-/opgavenverdeling wordt jaarlijks, bij voorkeur voor 1 januari vastgelegd in een directiebesluit.

Artikel 5 Overleg met het college van burgemeester en wethouders

De directie overlegt regelmatig met het college van burgemeester en wethouders.

Onderwerpen zijn onder andere strategische beleidsontwikkelingen, de voortgang en uitvoering van bestuurlijke projecten, de voorbereiding van P&C-producten, de ontwikkeling van het functioneren van de organisatie en de samenwerking tussen college en ambtelijke organisatie.

Artikel 6 Verantwoordelijkheid van de clustermanager

• 1.

  Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de directie is de clustermanager integraal verantwoordelijk voor de leiding van het cluster.

• 2.

  De clustermanager draagt zowel op clusterniveau als op organisatieniveau bij aan de hoofdopgaven uit de visie, namelijk opgave gestuurd, wendbaar, zelf organiserend en slagvaardig. Daarbij horen de volgende kernwaarden: verbindend, open, energiek en lef. De focus van de clustermanager ligt op de HR-taken: een coachende houding waarbij ruimte gegeven wordt aan de ontwikkeling van medewerkers, vak inhoud en zelf organiserend vermogen.

• 3.

  Gezamenlijk zijn de clustermanagers verantwoordelijk voor de efficiency, effectiviteit en doorontwikkeling van de interne en externe dienstverlening en de bedrijfsvoering.

• 4.

  De clustermanagers hebben gezamenlijk geen formeel overleg, maar kunnen onderling collegiaal overleggen waar nodig om de samenhang te bewaken en bevorderen en de directie van integrale adviezen te voorzien.

• 5.

  De clustermanager bepaalt samen met de opgavemanagers de benodigde inzet van kwaliteit en capaciteit voor de realisatie van de opgaven, producten en diensten. De opgavemanager definieert de benodigde inzet en kwaliteit (als opdrachtgever) en de clustermanager bepaalt door wie en hoe deze inzet vanuit het cluster geleverd wordt (als opdrachtnemer).

Artikel 7 Verantwoordelijkheid opgavemanager

• 1.

  De opgavemanager geeft invulling en uitvoering aan de opgaven.

• 2.

  Gezamenlijk zijn de opgavemanagers verantwoordelijk voor het ontwikkelen en versterken van opgavegericht werken en in de gehele organisatie door voorbeeldgedrag en het ondersteunen en uitdragen daarvan.

• 3.

  De opgavemanager bepaalt samen met de clustermanagers de benodigde inzet van kwaliteit en capaciteit voor de realisatie van de opgaven, producten en diensten. Dit is vanuit de rol van opdrachtgever.

Artikel 8 Verantwoordelijkheid en positie concerncontroller

• 1.

  De concerncontroller adviseert gevraagd en ongevraagd de directie.

• 2.

  De concerncontroller werkt onder directe aansturing van de algemeen directeur.

• 3.

  Indien de concerncontroller het college adviseert of gaat adviseren, meldt de concerncontroller dit, alsmede het onderwerp waarop het advies betrekking heeft, direct aan de algemeen directeur.

• 4.

  De concerncontroller heeft in ieder geval als taken:

  • a.

    het voorbereiden van en adviseren over kaders en richtlijnen aangaande de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de totale bedrijfsvoering;

  • b.

    het op concernniveau geven van adviezen aan de directie en de overige concernonderdelen met betrekking tot de sturing en beheersing van de organisatie;

  • c.

    het uitvoeren van audits en onderzoeken.

Artikel 9 Ondernemingsraad

• 1.

  De directie, in haar hoedanigheid van leidinggevende van de organisatie, wordt aangemerkt als ondernemer in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. De directie wordt in die hoedanigheid vertegenwoordigd door de algemeen directeur.

• 2.

  De algemeen directeur onderhoudt het contact met de Ondernemingsraad. Bij afwezigheid van de algemeen directeur wordt de directie vertegenwoordigd door 1 van de directeuren

Artikel 10 Slotbepalingen

• 1.

  Dit statuut treedt in werking op 20 juli 2021.

• 2.

  Dit statuut wordt aangehaald als 'Directiestatuut gemeente Zuidplas'.

   

Aldus vastgesteld in de vergadering van 20 juli 2021.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas,

De burgemeester,

J.F. Weber

de secretaris,

R.C.L. Heijdra

ADDENDUM DIRECTIESTATUUT GEMEENTE ZUIDPLAS

De Directie van de gemeente Zuidplas;

BESLUIT

vast te stellen:

Addendum bij Directiestatuut gemeente Zuidplas

Artikel 1 Vergadering Directie

• 1.

  De directie vergadert wekelijks. Deze vergadering wordt DT-vergadering genoemd.

• 2.

  De directie kan anderen uitnodigen voor de vergadering.

• 3.

  Onderwerpen worden uiterlijk donderdag 12 uur aangeleverd, voorafgaand aan de week waarin de DT-vergadering plaatsvindt.

• 4.

  Onderwerpen voor de agenda, worden voor plaatsing op de agenda, afgestemd met minimaal 1 van de directieleden. Onderwerpen die op de directieagenda komen zijn:

  • a.

    besluitvormend over koers van en veranderingen in organisatie: vorm, richting, doelen en prioriteiten;

  • b.

    afstemming over strategie en bestuurlijke prioriteiten met een organisatie brede impact;

  • c.

    besluitvormend over allocatie en verdeling van mensen en middelen;

  • d.

    beeldvormend over externe en interne ontwikkelingen.

• 5.

  Van de DT-vergadering wordt een verslag gemaakt waarin de besluiten worden opgenomen. De eigenaar van een onderwerp krijgt op de dag dat het DT-advies / DT-onderwerp besproken is, terugkoppeling per mail over zijn of haar onderwerp.

• 6.

  Het verslag van het DT wordt tijdens de DT-vergadering van de week erna vastgesteld. Het vastgestelde verslag wordt wekelijks gepubliceerd op intranet.

Artikel 2 Managementoverleg

• 1.

  De directie en de clustermanagers vergaderen elke twee weken. Deze vergadering wordt managementoverleg (MO) genoemd.

• 2.

  Het voorzitterschap van het MO is roulerend.

• 3.

  Het MO kan anderen uitnodigen voor de vergadering.

• 4.

  Onderwerpen voor de agenda, worden voor plaatsing op de agenda, afgestemd met minimaal 1 van de directieleden of clustermanagers. Onderwerpen die op de MO-agenda komen zijn:

  • a.

    Afstemming, meningsvorming en advisering over allocatie en verdeling: mensen, middelen

  • b.

    Afstemming, meningsvorming en advisering over koers van en veranderingen in organisatie: richting, doelen en prioriteiten

  • c.

    Afstemming en advisering over koers organisatie en specifieke onderwerpen

  • d.

    Delen beeldvorming over externe, interne en bestuurlijke ontwikkelingen.

  • e.

    Ontwikkeling gezamenlijke Zuidplas managementstijl

  • f.

    Implementatie van nieuwe ontwikkelingen en verbeteringen in organisatie