| Organisatie | Kerkrade |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregel elektronisch berichtenverkeer gemeente Kerkrade 2023 |
| Citeertitel | Beleidsregel elektronisch berichtenverkeer gemeente Kerkrade 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-03-2023 | nieuwe regeling | 07-03-2023 | 23n00107 |
in deze beleidsregel wordt verstaan onder:
Afzender: Burger, instelling of andere overheidsorgaan die of dat gebruik maakt van het elektronisch verkeer als communicatiemiddel.
Algemeen e-mailadres: Elektronische postbus die niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Kerkrade, maar aan de organisatie gemeentehuis@kerkrade.nl
Persoonlijk e-mailadres: Elektronische postbus die gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Kerkrade, met de extensie @kerkrade.nl
Gemeentelijk e-mailadres: Elektronische postbus met de extensie @kerkrade.nl die gebonden is aan een afdeling (bijvoorbeeld WMO@kerkrade.nl, Jeugd@kerkrade.nl).
Gemeentelijke website: Internetsite van de gemeente Kerkrade www.kerkrade.nl
Elektronische berichten: Berichten die op elektronische wijze tussen burgers, bedrijven en instellingen en/of bedrijven en bestuursorganen worden uitgewisseld en waarvoor de elektronische weg is opengesteld op de website van de gemeente Kerkrade, waaronder bestuurlijke berichten.
Webformulieren: Elektronisch in te vullen en te verzenden formulier dat op de website van de gemeente Kerkrade of een website verbonden aan de e-overheid is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg.
Functionele berichten: Elektronische berichten die een medewerker en bestuurder uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt.
Privé berichten: Elektronische berichten die een medewerker en bestuurder niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt.
Bestuurlijke berichten: Functionele berichten, verzonden of ontvangen namens een bestuursorgaan.
Niet-registratie- en archiefwaardige berichten: Berichten die volgens geldende criteria niet voor registratie en archivering in aanmerking komen.
Bestuursorgaan: Een bestuursorgaan van de gemeente Kerkrade dat deelneemt aan het elektronisch verkeer, zijnde de Gemeenteraad, het College van burgemeester en wethouders, de Burgemeester.
Phishingmail: Een e-mailbericht waarbij getracht wordt personeelsgegevens van internetgebruikers te achterhalen, waarin de afzender in het e-mailbericht en/of via een link in het e-mailbericht naar een nagebouwde website zich voordoet als een bonafide bedrijf.
Spam: Ongevraagde en ongewenste elektronische (bulk-)berichten, meestal met reclame maar soms ook met het doel te misleiden of op te lichten.
DigiD: Digitale Identiteit voor burgers ter verificatie van identiteit en handtekening beheerd door Logius
Onder elektronische post wordt niet verstaan:
* Elektronische berichten die beschouwd kunnen worden als spam.
* Elektronische berichten die beschouwd kunnen worden als phishingmail.
* Elektronische berichten die enkel een reclameboodschap bevatten.
* Elektronische berichten die een mail-mailing bevatten.
* Elektronische berichten die een virus bevatten.
* Elektronische berichten verzonden of ontvangen via social media, sms- of messenger apps.
* Overige berichten die niet voldoen aan de eisen bedoeld in artikel 3, lid 3.
Artikel 3. Openstelling elektronische weg
Elektronische berichten kunnen uitsluitend naar de gemeente worden verzonden via de algemene of een aangewezen postbus of, als deze weg voor een bepaald product of een bepaalde dienst is opengesteld met een webformulier op de website van de gemeente Kerkrade of via een webformulier op een website dat verbonden is aan de digitale overheid en waarvan de gemeente Kerkrade gebruikt maakt.
Artikel 4. Ontvangstbevestiging
Het (bestuurs)orgaan stuurt voor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website en functionele berichten die binnenkomen op gemeentehuis@kerkrade.nl een ontvangstbevestiging. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen.
Artikel 5. Identiteit afzender
Bij het verzenden van elektronische post voor de aanvraag van een bepaald product of bepaalde dienst waarbij de identiteit van de afzender van belang is, vermeldt de afzender naast zijn naam, adres en woonplaats en zijn e-mailadres, de gegevens die op de website (aanvullend) verplicht worden gesteld.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders in zijn vergadering van 7 maart 2023
De burgemeester, de secretaris
dr. T.P. Dassen-Housen R.M.J.S. Stijns
Toelichting beleidsregel elektronisch berichtenverkeer gemeente Kerkrade 2023
In artikel 2.15 van de Algemene wet bestuursrecht (Abw) is bepaald dat een bericht elektronisch naar een bestuursorgaan kan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. Het bestuursorgaan kan ook nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. In de voorliggende beleidsregel wordt de openstelling voor elektronisch verkeer formeel geregeld. Overigens gaat de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer uit van een nevenschikking.
Dit houdt in dat de burger niet tegen zijn zin kan worden gedwongen tot elektronisch verkeer. De elektronische weg komt naast en niet in plaats van de conventionele weg.
De formele regeling wordt in overeenstemming met de praktijk gebracht. Er bestaat al geruime tijd een praktijk waarbij gebruik wordt gemaakt van het elektronisch berichtenverkeer. Zo biedt de gemeentelijke website al geruime tijd webformulieren aan en ook via de e-mail is de gemeente goed bereikbaar.
De basis van de beleidsregel is dat de gemeente zich formeel open stelt voor elektronisch verkeer via de webformulieren en onder andere via e-mail op het adres gemeentehuis@kerkrade.nl. Andere mailadressen kunnen worden gebruikt voor gedachtewisselingen, informatie-uitwisseling, maar niet voor formele stukken (bestuurlijke berichten) tenzij nadrukkelijk anders is aangegeven. Hierdoor wordt de stukkenstroom gereguleerd en is de juridische status van de ingekomen berichten duidelijk.
In het belang van de rechtszekerheid is de beleidsregel voorzien van een lijst van standaardformaten waarmee de burger, bedrijven en instellingen kunnen communiceren. De gemeente is hiermee optimaal bereikbaar, maar we voorkomen dat externe partijen bestuurlijke berichten sturen met bijlagen in een niet te openen bestandsformaat of dat de grootte van de aangeboden e-mail niet toegelaten worden.
In de huidige ABW is de elektronische communicatie tussen burger, bedrijven, instellingen en overheid alleen toegestaan als beide partijen hier zichtbaar voor open staan, door bijvoorbeeld het openen van een algemeen e-mailadres.
Met ingang van 1 januari 2024 zal naar alle waarschijnlijkheid de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) in werking treden waarin de expliciete verplichting wordt opgelegd om al het formele berichtenverkeer van bestuursorganen ook via een elektronisch kanaal open te stellen. De eisen die deze verplichting met zich mee brengt zullen in het komende jaar in beeld worden gebracht de worden verwerkt in de digitale communicatiekanalen van de gemeente.