Algemene bepaling
Onder hoofdbudgethouder wordt in deze regeling verstaan de functioneel leidinggevende van een afdeling van Brandweer Flevoland (directeur, afdelingshoofd of teamleider). Dit is een functionaris aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of kredieten en aan wie mandaat is toegekend door de commandant brandweer om bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en kredieten.
Onder budgethouder wordt in deze regeling verstaan de functionaris aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van (deel)budgetten of kredieten en aan wie het mandaat is toegekend door de commandant respectievelijk de directeur of het afdelingshoofd om bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende (deel)budgetten en kredieten. De budgethouder voert de autoriserende handelingen uit.
Budgetbeheer is de verzamelnaam van alle functionarissen die met budgetten te maken hebben.
Artikel 1. Budgetten toewijzen
- 1.
De commandant brandweer wijst op basis van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen) budgetten toe aan de directeur respectievelijk de afdelingshoofden.
- 2.
De commandant brandweer kan bij de toewijzing van budgetten aanwijzingen geven over hoe de verantwoording van de besteding van de budgetten en de ontvangst van inkomsten dient plaats te vinden.
- 3.
De commandant brandweer is gerechtigd één of meerdere budgetten niet toe te wijzen maar deze in eigen beheer te houden en hiervan zelf budgethouder te zijn.
Artikel 2. Budgethouders
- 1.
De directeur respectievelijk de afdelingshoofden zijn – met inachtneming van daaraan door de commandant brandweer verbonden regels – gerechtigd om onder hun verantwoordelijkheid hun bevoegdheden met betrekking tot aan hen toebedeelde budgetten geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een budgethouder.
- 2.
Een budgethouder is door de directeur respectievelijk het afdelingshoofd specifiek aangewezen om namens deze (een deel van) de aan het budget verbonden taakstelling te realiseren. Tot de kring van de als budgethouder aangewezen functionarissen behoren teamleiders van een afdeling of projectleiders van een project dan wel coördinatoren voor zover dat binnen hun functie is opgenomen.
Artikel 3. Budgethouders Rechten
- 1.
Budgethouders zijn enkel gerechtigd tot het doen van uitgaven dan wel het in ontvangst nemen van inkomsten indien zij hiertoe de bevoegdheid toegewezen hebben gekregen.
- 2.
Budgethouders zijn gerechtigd ten laste van het hun toegewezen budget uitgaven te doen mits in overeenstemming met het doel en met inachtneming van de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld. Tevens zijn zij gerechtigd inkomsten ten gunste van Brandweer Flevoland in ontvangst te nemen voor zover deze aan hun budget zijn toe te rekenen.
- 3.
Budgethouders zijn gerechtigd om aan hen ondergeschikte functionarissen toe te staan dat deze verplichtingen tot het doen van uitgaven aangaan zonder dat deze functionarissen daardoor budgethouder worden.
Artikel 4. Verplichtingen en rechten
- 1.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de hoofdbudgethouder heeft vastgesteld dat er een toereikend budget beschikbaar en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met het budget. Indien geen toereikend budget aanwezig is, dient van het aangaan van de verplichting te worden afgezien tenzij de commandant brandweer schriftelijk toestemming geeft tot het aangaan van de verplichting, een en ander met inachtneming van de aan de commandant brandweer verleende financiële kaders.
- 2.
De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven, respectievelijk de inkomsten, die voortvloeien uit de door hem/haar aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten.
- 3.
Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden na goedkeuring door de (hoofd)budgethouder.
Artikel 5. Taken (hoofd)budgethouder
- 1.
De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie van de processen en activiteiten, nodig voor het realiseren van het budget op basis van de voorcalculatie.
- 2.
De (hoofd)budgethouder levert voor- en nacalculatie en verschillenanalyses ten aanzien van het budget waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.
- 3.
De (hoofd)budgethouder ziet toe op de voortgang ten aanzien van de verrichte activiteiten.
Artikel 6. Facturen
- 1.
De budgethouder zorgt voor de accordering van de bestellingen op basis van het daartoe door de besteller aangevraagde inkoopnummer.
- 2.
De besteller is vervolgens verantwoordelijk voor een juiste goederenontvangst. De ontvangen factuur kan daarna worden betaald, mits het bedrag binnen een bepaalde marge blijft van de aangegane verplichting.
- 3.
Inkomsten ten gunste van Brandweer Flevoland worden geboekt aan de hand van een vanwege Brandweer Flevoland verzonden factuur.
Artikel 7. Registratie
- 1.
De budgethouder draagt zorg voor een goede en tijdige registratie en archivering van uitgaven en inkomsten.
- 2.
De budgethouder legt de op zijn budget(ten) betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen zichtbaar is, evenals in voorkomende gevallen ten opzichte van de begroting van een project, ten laste waarvan de verplichtingen zijn aangegaan.
Artikel 8. Beperkingen
- 1.
De commandant brandweer of zijn plaatsvervanger is gerechtigd aan de budgethouder aanwijzingen te geven met betrekking tot beheer, registratie, verantwoording en betalingen.
- 2.
De budgethouder zal de commandant brandweer of zijn plaatsvervanger tijdig alle informatie verstrekken als daarom wordt verzocht.
Artikel 9. Plaatsvervanging
- 1.
Budgetten worden toebedeeld aan een functionaris. Bij afwezigheid van deze functionaris is voor wat betreft het budgethouderschap de plaatsvervanger van deze functionaris bevoegd. Indien er geen plaatsvervanger is dan wordt de afwezige budgethouder vervangen door zijn direct hogere leidinggevende dan wel het afdelingshoofd respectievelijk de directeur.
- 2.
De commandant brandweer blijft te allen tijde algeheel eindverantwoordelijk budgethouder voor Brandweer Flevoland.
Artikel 10. Kaders
- 1.
De commandant brandweer is bevoegd verplichtingen boven € 50.000 aan te gaan.
- 2.
De directeur Brandweerzorg respectievelijk de afdelingshoofden bedrijfsvoering/directeur Bedrijfsvoering en crisisbeheersing/ Hoofd Veiligheidsbureau i.o. zijn bevoegd verplichtingen tot een maximum bedrag van € 50.000 aan te gaan.
- 3.
De onder hen ressorterende budgethouders zijn, afhankelijk van hun functie, per verplichting tekenbevoegd tot een maximum bedrag van € 10.000 (teamleiders) of € 2.500 (aangewezen coördinatoren die over een budget beschikken).
- 4.
Bij verplichtingen die gelijk zijn of hoger dan het bedrag van € 25.000 dient de controller van Brandweer Flevoland voor akkoord mee te tekenen.
Artikel 11. Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking per 9 juni 2020
Artikel 12. Citeertitel
Deze regeling kan worden genoemd “Budgethoudersregeling Brandweer Flevoland 2020”