Archiefverordening Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost 2022

Artikel . 2  

• 1.

  De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt in het gebouw van het Regionaal Historisch centrum gelegen aan de Raiffeisenstraat 18 te 5611CH Eindhoven.

• 2.

  In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat, bevinden.

Artikel 3.  

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur stelt een strategisch informatie overleg. Dit is een structureel overleg waarin vraagstukken worden belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Artikel 4.  

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31, zesde lid, van de gemeenschappelijke regeling, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 5.  

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, allen ongeacht hun vorm.

Artikel 6.  

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7.  

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8.  

Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden voorschriften vast. De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer 2022.

Artikel 9.  

Het Dagelijks Bestuur doet jaarlijks aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 31, eerste en tweede lid, van de gemeenschappelijke regeling. Het Dagelijks Bestuur voegt daar bij eenmaal per twee jaar het verslag dat de archivaris heeft uitgebracht aangaande het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 10.  

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste en tweede lid, van de wet in een regeling waarbij een regionaal orgaan wordt opgeheven of een tijdelijk regionaal orgaan wordt ingesteld tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer na opheffing en de bewaring na opheffing van de onder het betreffende regionaal orgaan berustende archiefbescheiden.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij een regionaal orgaan wordt samengevoegd met een ander overheidsorgaan en in een regeling waarbij een regionaal orgaan wordt gesplitst tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en de bewaring van de onder het regionaal orgaan berustende archiefbescheiden.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een regionaal orgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de terbeschikkingstelling of vervreemding van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling respectievelijk vervreemding wordt overgegaan.

• 4.

  Het Dagelijks Bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een regionaal orgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan.

Artikel 11.  

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 31, zevende lid, van de gemeenschappelijke regeling opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te laten vervangen door aan hem ondergeschikte, gekwalificeerde medewerkers.

Artikel 12.  

• 1.

  De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2.

  De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden, de ruimten en archiefbescheiden waarin deze zich bevinden.

• 3.

  De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks Bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

• 4.

  De archivaris doet minimaal tweejaarlijks jaarverslag aan het Dagelijks Bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.

Artikel 13.  

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

• 1.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, aan een ander overheidsorgaan of aan een andere rechtspersoon;

• 2.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

• 3.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• 4.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem, conversie, migratie of emulatie van een informatiesysteem;

• 5.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14.  

• 1.

  De Archiefregeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost 2014 wordt ingetrokken.

• 2.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van 15 december 2022 en geldt voor onbepaalde tijd.

• 3.

  Dit besluit kan worden aangehaald als: Archiefverordening Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost 2022.

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stbl. 671). Voor gemeenschappelijke regelingen verlangt artikel 40 van de Archiefwet 1995 een voorziening omtrent de zorg voor archiefbescheiden van het openbaar lichaam, zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van de wet. De gemeenschappelijke regeling bevat bepalingen in artikel 31. Deze komen overeen met de bepalingen die de wet bevat voor gemeenten. Volgens artikel 31, eerste lid, van de gemeenschappelijke regeling dient het Algemeen Bestuur regels te stellen omtrent de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van de organen van Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost. Analoog aan de bepalingen die gelden voor gemeenten bevat deze Archiefverordening tevens regels voor het toezicht door de archivaris op archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Deze Archiefverordening is evenals wet en besluit niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers. Hoofdstuk III van deze Archiefverordening bevat een uitwerking van het begrip "zorg" dat in de wet niet wordt gedefinieerd. Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 31, zevende lid, van de gemeenschappelijke regeling.