CVDR693446_1Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost 2022nlregelingVeiligheidsregio Brabant-Zuidoost2023-03-15bgr-2023-298Archiefwet 1995dagelijks bestuurbestuur en recht2022-12-01De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2023-03-15wijziging regelingOnbekend.exb-2023-12569Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost 20221.
In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
wet: de Archiefwet 1995;
archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995;
archiefregeling: de Archiefregeling 2009;
archiefverordening: de Archiefverordening Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost 2022;
informatie: de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde archiefbescheiden; documentaire verzamelingen, niet zijnde archiefbescheiden, die zijn bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden gebracht.; registraties van gegevens, niet zijnde documentaire verzamelingen;
zorgdrager: het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost;
beheer van informatie: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
beheerder: directeur van Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost op grond van artikel 31, vijfde lid, van de gemeenschappelijke regeling;
beheereenheid: een door het Dagelijks Bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de informatievoorziening;
informatiebestand: informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
informatievoorziening: het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de archiefbescheiden, documentaire verzamelingen en registraties van gegevens van door Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost vastgelegde gegevens, kennis en informatie;
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 2, eerste lid, van de archiefverordening;
archiefruimte: de in artikel 1, onder e, van de wet bedoelde ruimte;
archivaris: de beheerder van de archiefbewaarplaats op grond van artikel 31, zesde lid van de gemeenschappelijke regeling;
vervanging: reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan;
zaak: een uitvoering van een werkproces ofwel een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteiten en doorlooptijd bewaakt moeten worden.
Dit besluit is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost geldende selectielijsten voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij dit in dit besluit anders is bepaald.
2. De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. 3. De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. 4. De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. . 5 De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. 6. De archivaris is belast met het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd. 7. De archivaris is belast met het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden. 8. De archivaris is belast met het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen [en particulieren, die archiefbescheiden hebben overgedragen. 9. De archivaris brengt tenminste éénmaal per jaar verslag uit aan het Dagelijks Bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. 10. Als beheereenheid wordt in verband met dit besluit aangemerkt de gehele organisatie van de Veiligheidsregio Brabant- Zuidoost. 11. De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 12. De beheerder is belast met het beheer van documentaire verzamelingen op een zodanige wijze dat deze in een goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard en dat het behoud hiervan is gewaarborgd. 13. De beheerder kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer functionarissen. In de mandaatregisters wordt vastgelegd wat de gemandateerde taken en verantwoordelijkheden zijn van degenen die daartoe gemandateerd zijn. 14. Het strategisch informatieoverleg geeft de beheerder in ieder geval advies over:
vervreemding van informatie
uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke informatie als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;
overdracht van informatie aan een andere beheerder;
vervanging, migratie en conversie van informatie;
overbrenging van informatie naar de archiefbewaarplaats;
beperkingen op de openbaarheid van informatie, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
duurzaamheid van digitale informatie, en
de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van informatie.
15. De beheerder draagt er zorg voor dat de vastlegging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. 16. De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. 17.
De beheerder draagt zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne informatie, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Daarvan maakt in ieder geval deel uit, dat van elk document, dat wordt verzonden, een authentiek afschrift of een geauthentiseerde kopie wordt bewaard.
18.
De beheerder draagt er zorg voor dat uit iedere vorm van informatie, dan wel uit de bijbehorende gegevens, blijkt- wanneer de informatie is ontvangen of geproduceerd, - wie de afzender of vervaardiger is, - op welk werkproces het document betrekking heeft, - wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, - wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Ten aanzien van de informatie dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op informatie, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
19. De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt. 20. De beheerder draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling. 21.
De beheerder ziet erop toe dat van informatiebestanden een overzicht wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen, waarin de informatiebestanden worden beschreven met inachtneming van artikel 19 van de Archiefregeling.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale informatie op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt of ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Van vernietigbare digitale informatie worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomd en gegevens geregistreerd, indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen, voordat de bewaartermijn verstrijkt.
De beheerder draagt er zorg voor, dat conversie, migratie of emulatie van de informatiebestanden als bedoeld in artikel 25, eerste lid, van de Archiefregeling plaatsvindt.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vierde lid bedoelde conversie of migratie is:
de afdeling waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
de afdeling waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;
de afdeling belast met het informatiebeheer, indien er geen verantwoordelijk onderdeel is als bedoeld onder a en b van dit artikel.
Van de in het vierde lid bedoelde conversie of migratie wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 25, tweede lid, van de Archiefregeling. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de digitale archiefbescheiden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is of kan worden voldaan.
22. Uit het in het vorige artikel, eerste lid, beschreven overzicht blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer en/of aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. 23. De beheerder draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.24. De beheerder draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. 25. Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van het Dagelijks Bestuur, de archivaris gehoord. 26. De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien haar aard en status niet in aanmerking komt. 27.
De beheerder laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande informatiebestanden worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terug bezorging ervan.
Raadpleging en uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de afdeling, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder, of degene(n) die daartoe gemandateerd zijn.
28. De beheerder ziet erop toe dat geen informatie uit informatiebestanden wordt verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. 29.
De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie.
Raadpleging en uitlening van informatie, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van het Dagelijks Bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen van de afdeling, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
De beheerder draagt er zorg voor dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is.
Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het Dagelijks Bestuur voorwaarden verbinden.
30. Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen. 31. Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen. 32. Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de informatie getroffen:
informatie betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;
van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;
informatie betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
informatie betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en
informatie betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.
33.
De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn en vernietigingsgrondslag aangeeft.
Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 21 van dit besluit bedoelde overzicht.
34.
De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst.
De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
35.
Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Ten aanzien van het tijdstip en de wijze waarop en de vorm, waarin de informatie wordt overgebracht, pleegt de beheerder van te voren overleg met de archivaris.
36. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit wordt ingetrokken het Besluit Informatiebeheer 2014. 37. Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. 38. Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost 2022. Vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost d.d. 1 december 2022.