| Organisatie | Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost 2022 |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Bijlage van Besluit informatiebeheer 2022 |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-03-2023 | wijziging regeling | 01-12-2022 |
In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
informatie: de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde archiefbescheiden; documentaire verzamelingen, niet zijnde archiefbescheiden, die zijn bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden gebracht.; registraties van gegevens, niet zijnde documentaire verzamelingen;
Hoofdstuk II (Verantwoordelijkheid ten aanzien van de archiefbewaarplaats)
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
De archivaris is belast met het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd.
De archivaris is belast met het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden.
Hoofdstuk III (Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening)
Als beheereenheid wordt in verband met dit besluit aangemerkt de gehele organisatie van de Veiligheidsregio Brabant- Zuidoost.
De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De beheerder is belast met het beheer van documentaire verzamelingen op een zodanige wijze dat deze in een goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard en dat het behoud hiervan is gewaarborgd.
De beheerder kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer functionarissen. In de mandaatregisters wordt vastgelegd wat de gemandateerde taken en verantwoordelijkheden zijn van degenen die daartoe gemandateerd zijn.
Hoofdstuk IV (Archiefvorming en -ordening)
De beheerder draagt er zorg voor dat de vastlegging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
De beheerder draagt er zorg voor dat uit iedere vorm van informatie, dan wel uit de bijbehorende gegevens, blijkt
- wanneer de informatie is ontvangen of geproduceerd,
- wie de afzender of vervaardiger is,
- op welk werkproces het document betrekking heeft,
- wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is,
Het vorige lid heeft geen betrekking op informatie, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.
De beheerder draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
De beheerder ziet erop toe dat van informatiebestanden een overzicht wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen, waarin de informatiebestanden worden beschreven met inachtneming van artikel 19 van de Archiefregeling.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale informatie op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt of ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Van de in het vierde lid bedoelde conversie of migratie wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 25, tweede lid, van de Archiefregeling. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de digitale archiefbescheiden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is of kan worden voldaan.
Hoofdstuk V (Beheer van informatie)
De beheerder draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De beheerder draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van het Dagelijks Bestuur, de archivaris gehoord.
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien haar aard en status niet in aanmerking komt.
De beheerder ziet erop toe dat geen informatie uit informatiebestanden wordt verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
De beheerder draagt er zorg voor dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de informatie getroffen:
informatie betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;