Reglement onafhankelijke beoordelingscommissie Nationaal Programma Groningen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement en de daarop gebaseerde regelingen wordt verstaan onder:

• a.

  agenda: de onderwerpen die de commissie tijdens haar vergadering behandelt;

• b.

  bestuur: het bestuur van Nationaal Programma Groningen, bedoeld in artikel 1 van de bestuursovereenkomst;

• c.

  bestuursovereenkomst: de overeenkomst op 11 maart 2019 gesloten tussen Staat der Nederlanden, de minister van Economische Zaken en Klimaat, de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de provincie Groningen, het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Groningen, de gemeente Groningen, de gemeente Midden-Groningen, de gemeente Appingedam, de gemeente Delfzijl, de gemeente Loppersum, de gemeente Het Hogeland en de gemeente Oldambt en de colleges van burgemeester en wethouders van genoemde gemeenten;

• d.

  commissie: de onafhankelijke beoordelingscommissie bedoeld in artikel 2 van dit reglement;

• e.

  programmabureau: het programmabureau, zoals bedoeld in artikel 8 van de bestuursovereenkomst;

• f.

  persoonlijk belang: ieder belang dat niet behoort tot de belangen die de commissie uit hoofde van de haar met dit reglement opgedragen taak behoort te vervullen. Van een persoonlijk belang is in ieder geval sprake wanneer het uit te brengen advies betrekking of mede betrekking heeft op een rechtspersoon of onderneming:

  • i.

    waarbinnen een lid van de commissie, diens echtgenoot of echtgenote of andere levensgezel, diens pleegkind of bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad beleidsbepalende invloed heeft;

  • ii.

    waarmee een hiervoor onder i bedoelde persoon een vermogensrechtelijke relatie heeft;

• g.

  programmadirecteur: de programmadirecteur, zoals bedoeld in artikel 9 van de bestuursovereenkomst;

• h.

  programmakader: het programmakader, zoals bedoeld in artikel 15 van de bestuursovereenkomst;

• i.

  programmaplannen: de programmaplannen bedoeld in artikel 17, 18 en 19 van de bestuursovereenkomst, met inbegrip van de concepten of concept-actualisaties daarvan;

• j.

  projecten: initiatieven ter uitvoering van de programmaplannen waarvoor door de initiatiefnemer aan het bestuur een financiële bijdrage gevraagd is of waaraan door het bestuur een dergelijke financiële bijdrage verstrekt of toegezegd is;

Artikel 2. Instelling en samenstelling

• 1.

  Er is een onafhankelijke beoordelingscommissie, belast met de activiteiten zoals opgenomen in artikel 7, lid 1.

• 2.

  De commissie bestaat uit zes leden die geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van één of meer van de partijen die de bestuursovereenkomst hebben gesloten.

• 3.

  De commissie bestaat uit commissieleden die gezamenlijk expertise hebben op de volgende gebieden:

  • a.

    economie en arbeidsmarkt;

  • b.

    leefbaarheid;

  • c.

    duurzaamheid en natuur;

  • d.

    projectplannen en businesscases; en,

  • e.

    participatie.

• 4.

  De leden van de commissie zijn in staat om adequaat te adviseren over programma's en projecten, die ten uitvoer worden gebracht in een complex speelveld. Ten minste twee leden van de commissie beschikken over relevante ervaring in het publieke domein.

Artikel 3. Lidmaatschap

• 1.

  Het bestuur benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter en de overige leden van de commissie.

• 2.

  Bij de benoeming van de commissieleden houdt het bestuur rekening met voldoende uiteenlopende kennis en ervaring op de relevante gebieden, zoals genoemd in artikel 2, lid 3.

• 3.

  De voorzitter wordt benoemd voor een periode van vijf jaar. De overige leden worden benoemd voor een periode van vier jaar.

• 4.

  Het lidmaatschap van de commissie eindigt van rechtswege na het verstrijken van de termijn waarvoor benoeming heeft plaatsgevonden en voorts zoveel eerder:

  • a.

    op verzoek van het betrokken lid;

  • b.

    indien het bestuur het betreffende commissielid niet langer in staat acht adequaat te adviseren over programmaplannen en projecten.

• 5.

  Het bestuur kan individuele commissieleden meermaals benoemen. Het bepaalde in het tweede, derde en vierde lid is daarop van overeenkomstige toepassing.

Artikel 4. Belangenverstrengeling

• 1.

  De leden van de commissie vervullen hun taak zonder vooringenomenheid.

• 2.

  Indien een lid van de commissie op enigerlei wijze een persoonlijk belang heeft bij een programmaplan of project waarover de commissie een advies voorbereidt:

  • a.

    maakt dit lid deze betrokkenheid onverwijld kenbaar aan de voorzitter van de commissie; en

  • b.

    adviseert de commissie in afwezigheid van het betreffende lid.

• 3.

  Indien de frequentie, waarmee ten aanzien van een lid van de commissie sprake is van een persoonlijk belang, het functioneren van de commissie belemmert, treedt het betreffende lid terug.

• 4.

  De voorzitter kan besluiten dat de commissie adviseert in afwezigheid van een lid van de commissie indien:

  • a.

    het betreffende lid ten onrechte niet vermeldt dat het een persoonlijk belang heeft bij het programmaplan of project waarover de commissie een advies voorbereidt; of,

  • b.

    binnen de commissie een verschil van inzicht bestaat over vraag of het betreffende lid een persoonlijk belang heeft bij het programmaplan of project waarover de commissie een advies voorbereidt.

• 5.

  Indien de commissie ten gevolge van het bepaalde in het tweede of vierde lid adviseert in afwezigheid van één of meer van haar leden, wordt dit in het advies vermeld.

Artikel 5. Voorzitter

• 1.

  De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren van de commissie en bewaakt de voortgang en deugdelijkheid van de advisering.

• 2.

  De voorzitter stelt in overleg met de leden van de commissie en het programmabureau de datum en het tijdstip van de vergadering van de commissie vast en is verantwoordelijk voor de agenda van de vergadering.

• 3.

  Tijdens de vergadering van de commissie:

  • a.

    geeft de voorzitter leiding aan de vergadering en bewaakt de voortgang van de behandeling van de agenda;

  • b.

    zorgt de voorzitter ervoor dat alle leden van de commissie hun mening voldoende naar voren kunnen brengen;

  • c.

    geeft de voorzitter na de beraadslagingen van de commissie een samenvatting van het uit te brengen advies, als basis voor de schriftelijke uitwerking van het advies.

• 4.

  De voorzitter is belast met de woordvoering namens de commissie.

• 5.

  De voorzitter draagt zorg voor een jaarlijkse evaluatie van de werking van de commissie en deelt de uitkomst van de evaluatie met de voorzitter van het bestuur. De uitkomst van de evaluatie wordt tevens ter informatie verstrekt aan het algemeen bestuur van Nationaal Programma Groningen.

• 6.

  De voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de commissie hebben regelmatig contact. Daarnaast ontmoeten het dagelijks bestuur en de commissie elkaar ten minste 1 keer per jaar, en zoveel vaker als wenselijk, voor een moment van informele gedachtenwisseling.

• 7.

  Bij absentie kan de voorzitter één van de commissieleden aanwijzen als tijdelijk plaatsvervanger. De plaatsvervangend voorzitter neemt alleen die taken over die betrekking hebben op de voorbereiding en begeleiding van de vergaderingen.

Artikel 6. Programmabureau

• 1.

  Het programmabureau verzorgt de secretariële ondersteuning van de commissie.

• 2.

  Het programmabureau is verantwoordelijk voor een tijdige verzending van de uitnodiging voor de vergadering en de vergaderstukken.

• 3.

  Het programmabureau draagt zorg voor de voorbereiding van de vergadering, verleent de commissie de nodige bijstand en ondersteunt de commissie bij het opstellen van het advies. Het programmabureau voegt zo nodig contextuele informatie toe, die relevant is voor de beoordeling van een aanvraag.

• 4.

  Een vertegenwoordiging vanuit het programmabureau is bij de vergadering aanwezig.

• 5.

  Het programmabureau is verantwoordelijk voor de tijdige verzending van de adviezen aan het bestuur.

Artikel 7. Advies en advieskaders

• 1.

  De commissie:

  • a.

    adviseert het bestuur over de mate waarin een (geactualiseerd) programmaplan of een project voldoet aan het programmakader van Nationaal Programma Groningen. Daarbij geldt dat de commissie alleen adviseert over projecten met een minimale omvang van €50.000,-. Projecten met een financiële omvang van minder dan €50.000,- vallen onder het mandaat van de programmadirecteur;

  • b.

    kan het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren indien zij dat in het belang van een samenhangende uitvoering van Nationaal Programma Groningen of gelet op de verwezenlijking van de in het derde lid, onderdeel a, bedoelde hoofddoelen noodzakelijk acht;

  • c.

    kan met indieners in gesprek gaan, indien de commissie dat voor de voortgang van het beoordelingsproces noodzakelijk vindt.

• 2.

  Het bestuur voorziet de commissie van de informatie die zij nodig heeft om tot haar gevraagd en ongevraagd advies te komen.

• 3.

  De commissie geeft haar advies rekening houdende met de mate waarin een (geactualiseerd) programmaplan of project gelet op de inhoud, voorbereiding en uitvoering daarvan doelmatig is en:

  • a.

    bijdraagt aan de verwezenlijking van de twee hoofddoelen - brede welvaart en het imago - genoemd in het programmakader;

  • b.

    bijdraagt aan de vier ambities van het programmakader;

  • c.

    voldoet aan de zes randvoorwaarden uit het programmakader.

• 4.

  De commissie stelt haar advies en de motivering daarvan op schrift.

• 5.

  In haar advies over een programmaplan of project deelt de commissie het bestuur mede of naar haar oordeel:

  • a.

    het programmaplan of project voldoet aan het programmakader;

  • b.

    het programmaplan of project onder voorwaarden voldoet aan het programmakader;

  • c.

    het programmaplan of project niet voldoet aan het programmakader; of,

  • d.

    het bestuur de beslissing over de mate waarin het programmaplan of project voldoet aan het programmakader dient aan te houden. In dat geval vermeldt de commissie onder welke omstandigheden het bestuur alsnog tot zijn beslissing kan komen.

• 6.

  Indien de commissie in haar advies tot het oordeel komt dat een programmaplan of project onder voorwaarden voldoet aan het programmakader, beschrijft zij in haar advies de voorwaarden waaraan voldaan moet worden, zodat het programmaplan of project aan het programmakader komt te voldoen. Ook vermeldt de commissie of zij de mate waarin het aangepaste programma of project aan de voorwaarden voldoet zelf wil beoordelen, of dat zij het bestuur adviseert de beoordeling hiervan te mandateren aan de programmadirecteur.

• 7.

  In haar advisering kan de commissie ook aanbevelingen geven teneinde de kwaliteiten van projecten en programmaplannen te verhogen, zonder dat deze voorwaardelijk zijn.

Artikel 8. Openbaarheid, oproep en agenda

• 1.

  De commissie vergadert en beraadslaagt in beslotenheid. Indien dat naar het oordeel van de voorzitter noodzakelijk is, kunnen de vergadering en beraadslaging telefonisch of via videoconference plaatsvinden.

• 2.

  De commissie vergadert zo vaak de voorzitter dat nodig acht.

• 3.

  De commissie kan op voorstel van de voorzitter of een ander lid van de commissie besluiten tijdens vergadering een niet in de agenda opgenomen onderwerp te behandelen.

• 4.

  Indien de vergadering daartoe aanleiding geeft, kunnen overige deskundigen door de voorzitter worden uitgenodigd om de commissie mondeling of schriftelijk te adviseren. Overige deskundigen hebben geen stemrecht. Het bepaalde in het zesde en zevende lid van dit artikel en het bepaalde in artikel 4 is van overeenkomstige toepassing op de overige deskundigen.

• 5.

  Indien de vergadering daartoe aanleiding geeft, kan tijdens de vergadering een bij een programmaplan of project betrokken partij de mogelijkheid geboden worden een toelichting of reactie te geven op het programmaplan of project. Deze partij is niet aanwezig bij de beraadslaging en stemming door de commissie.

• 6.

  De leden van de commissie en het programmabureau nemen geheimhouding in acht ten aanzien van de aan hen overgelegde stukken en omtrent het in de vergadering behandelde. De geheimhouding wordt in acht genomen tot het moment waarop het bestuur deze, na overleg met de commissie, opheft.

• 7.

  Indien en voor zover de in dit reglement bedoelde stukken, adviezen, adviesverzoeken dan wel afschriften of concepten van deze stukken zich bij een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 van de Algemene wet bestuursrecht bevinden, is daarop de Wet open overheid van toepassing.

• 8.

  Indien dat naar het oordeel van de voorzitter in het belang van spoedige advisering noodzakelijk is, kan de oproep tot vergadering plaatsvinden op een datum en tijdstip dat door de voorzitter is vastgesteld zonder het in artikel 5, tweede lid, bedoelde overleg met de andere leden van de commissie.

Artikel 9. Beraadslaging, stemming en verslag

• 1.

  In de vergadering van de commissie kan slechts beraadslaagd of besloten worden, indien tenminste vier leden aan de vergadering deelnemen.

• 2.

  De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. Het advies wordt gemotiveerd en op schrift gesteld. Bij staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

• 3.

  Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt, indien die minderheid dat verlangt.

• 4.

  Van de beraadslaging wordt een zakelijk verslag opgesteld. Dit verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van de commissie vastgesteld.

Artikel 10. Slotbepalingen

• 1.

  Dit reglement kan, na voorafgaand overleg tussen het bestuur en de commissie, door bestuur worden ingetrokken en gewijzigd.

• 2.

  Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement onafhankelijke beoordelingscommissie Nationaal Programma Groningen 2022.

• 3.

  Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het provinciaal blad van de provincie Groningen.

• 4.

  Met de inwerkingtreding van dit reglement komt het Reglement onafhankelijke beoordelingscommissie Nationaal Programma Groningen, vastgesteld door het bestuur op 29 juni 2020, te vervallen.