Regeling rechtspositie burgemeester en wethouderS Den Haag 2023

De rechtspositie van de burgemeester en de wethouders is grotendeels landelijk geregeld in het landelijk Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en in de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers, maar kan decentraal worden aangevuld. De Regeling Rechtspositie burgemeester en wethouders Den Haag 2021 bevat dergelijke aanvulling. De regeling moet worden geactualiseerd, onder andere door uitvoering van de motie “Snij in eigen vlees” (RIS314239). Verder zijn nog enkele andere wijzigingen aangebracht en worden enkele omissies hersteld. Omwille van de leesbaarheid is ervoor gekozen om de Regeling Rechtspositie burgemeester en wethouders Den Haag 2021 in zijn geheel te vervangen door deze nieuwe regeling.

Besluitvorming

Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,

gelet op:

• -

  de artikelen 44 en 66 van de Gemeentewet;

• -

  de artikelen 3.2.10, 3.3.2, 3.3.3, tweede lid, en artikel 3.3.8 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers;

• -

  artikel 3.8 van de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers; en

• -

  paragraaf 4 van de Gedragscode voor burgemeester en wethouders Den Haag 2021;

Besluit:

• -

  vast te stellen de Regeling rechtspositie burgemeester en wethouders Den Haag 2023:

HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Artikel 1:2 Reikwijdte van de regeling

De reikwijdte van de regeling betreft het college van burgemeester en wethouders Den Haag.

Artikel 1:3 Doel van de regeling

Het college stelt met dit besluit aanvullende rechtspositionele afspraken vast voor burgemeester en wethouders Den Haag.

HOOFDSTUK 2 Aanvullende rechtspositionele bepalingen

Artikel 2:1 Ter beschikking gestelde auto

• 1.

  Het college stelt ten laste van de gemeente een auto ter beschikking voor niet-gemeenschappelijk gebruik of een auto voor gemeenschappelijk gebruik en een auto op afroep, zoals bedoeld in artikel 3.2.10 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en artikel 3.8 van de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers.

• 2.

  In aanvulling op het eerste lid, kan de auto uitsluitend worden gebruikt voor zakelijke doeleinden.

• 3.

  Onder gebruik voor zakelijke doeleinden wordt verstaan het gebruik dat voor de toepassing van artikel 13bis van de Wet op de loonbelasting 1964 en de daarop berustende bepalingen niet als gebruik voor privédoeleinden wordt aangemerkt.

• 4.

  Indien aan de burgemeester een auto, niet zijnde een auto voor gemeenschappelijk gebruik of een auto op afroep als bedoeld in het eerste lid, ter beschikking is gesteld, heeft hij geen aanspraak op vergoedingen als bedoeld in artikel 3.2.7, tweede lid, onder b, en vergoeding van kosten voor woon-werkverkeer en reiskosten als bedoeld in artikel 3.2.9, eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

• 5.

  Voor zover een wethouder gebruik maakt van een auto voor gemeenschappelijk gebruik of een auto op afroep als bedoeld in het eerste lid, heeft hij geen aanspraak op vergoedingen, bedoeld in artikel 3.2.7, tweede lid, onder b, en vergoeding van kosten voor woon-werkverkeer en reiskosten als bedoeld in artikel 3.2.9, eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

• 6.

  Voor reizen voor zakelijke doeleinden worden aan de burgemeester of wethouder bij gebruik van een ter beschikking gestelde auto de kosten voor parkeer-, veer- en tolkosten ten laste van de gemeente vergoed, mits deze kosten niet uit anderen hoofde worden vergoed.

• 7.

  In aanvulling op het zesde lid worden boetes en naheffingsaanslagen voor parkeren niet vergoed.

Artikel 2:2 Nadere regels niet-partijpolitiek georiënteerde scholing

• 1.

  De burgemeester of de wethouder die wil deelnemen aan niet-partijpolitiek georiënteerde scholing, bedoeld in artikel 3.3.3 Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, in verband met de vervulling van zijn functie dient daartoe vooraf een gemotiveerde aanvraag in bij de secretaris.

• 2.

  De secretaris stelt het model van het aanvraagformulier vast.

• 3.

  De aanvraag als bedoeld in het eerste lid gaat vergezeld van stukken met inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie.

Artikel 2:3 Informatie- en communicatievoorzieningen

• 1.

  De burgemeester en de wethouder sluiten een bruikleenovereenkomst met de gemeente betreffende de bruikleen van informatie- en communicatievoorzieningen voor de duur van de uitoefening van hun functie, zoals bedoeld in artikel 3.3.2 Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

• 2.

  De secretaris stelt het model van de bruikleenovereenkomst vast.

• 3.

  De burgemeester en de wethouder leveren na beëindiging van hun functie de ter beschikking gestelde informatie- en communicatievoorzieningen in bij de gemeente.

Artikel 2:4 Nevenfuncties

Nevenfuncties worden gepubliceerd in het openbaar register Nevenfuncties als bedoeld in de Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders Den Haag 2021.

HOOFDSTUK 3 Reiskosten en onkosten

Artikel 3:1 Buitenlandse dienstreizen

• 1.

  De burgemeester of wethouder legt een voornemen voor een buitenlandse dienstreis altijd voor aan het college, waarbij in ieder geval wordt aangegeven de noodzaak tot een dienstreis, aard en doel van de reis, de duur, het vervoermiddel, de medereizigers, zoals ambtenaren en derden, de (geraamde) kosten en de organisator van de reis.

• 2.

  Dienstreizen naar Brussel zonder overnachting worden niet vooraf aan het college voorgelegd. Ze worden wel openbaar gemaakt.

• 3.

  Als een burgemeester of wethouder in het gemeentelijk belang een reis buiten Nederland maakt worden de in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reis- en verblijfkosten door de gemeente vergoed. Burgemeester en wethouders declareren geen kosten die reeds op een andere wijze worden vergoed.

• 4.

  Voor Europese bestemmingen die per trein of bus binnen acht uur kunnen worden bereikt, wordt gekozen voor de trein of bus. De plaatsen waarnaar per trein gereisd wordt zijn in ieder geval Aken, Antwerpen, Berlijn, Brugge, Brussel, Düsseldorf, Duisburg, Frankfurt, Gent, Innsbruck, Karlsruhe, Keulen, Luik, Lille, Londen, Mannheim, Mechelen, München, Parijs, Stuttgart, Tübingen. Deze lijst wordt zo nodig geactualiseerd op het internationale treinnetwerk.

• 5.

  Het is toegestaan bij vliegreizen met een duur langer dan twee en een half uur businessclass te vliegen. Ingeval de duur korter is dan twee en een half uur, wordt economyclass gevlogen.

• 6.

  Na afloop van een dienstreis wordt binnen één maand een verslag aan het college voorgelegd en daarna ter kennisname aan de raad gezonden.

• 7.

  Buitenlandse dienstreizen worden gepubliceerd in het openbaar Register Buitenlandse dienstreizen als bedoeld in de Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders Den Haag 2021.

Artikel 3:2 NS-Businesscard

• 1.

  De wethouder die voor woon-en werkverkeer of reist voor de uitoefening van het ambt en gebruik maakt van het OV, komt in aanmerking voor een door de gemeente ter beschikking gestelde NS Businesscard, zonder abonnement.

• 2.

  De Business Card bedoeld in het eerste lid wordt uitsluitend gebruikt voor woon-werverkeer en zakelijke reizen voor de gemeente. Privégebruik is niet toegestaan.

• 3.

  De wethouder tekent een bruikleenovereenkomst volgens een door de secretaris vastgesteld model.

• 4.

  In aanvulling op het derde lid is in de overeenkomst opgenomen welke reizen met de NS-Businesscard gemaakt mogen worden, met welke vervoersmiddelen gereisd mag worden en van welke voorzieningen van de NS gebruik mag worden gemaakt.

Artikel 3:3 Betaling en declaratie van onkosten

• 1.

  Tenzij het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers of de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers anders bepaalt, vindt de betaling van kosten die op grond van deze regeling voor vergoeding of tegemoetkoming in aanmerking komen plaats door:

  a. betaling uit gemeentelijke middelen, op basis van een rechtstreeks door het bedrijf aan de gemeente toegezonden factuur;

  b. betaling vooruit uit eigen middelen van burgemeester of wethouder.

• 2.

  Een aanvraag om een vergoeding van de onkosten als bedoeld in dit artikel gaat vergezeld van een declaratieformulier en bewijsstukken.

• 3.

  De secretaris stelt het model van het declaratieformulier vast.

• 4.

  Het declaratieformulier en de bewijsstukken worden binnen één maand na factuurdatum of betaling door de burgemeester of wethouder ingediend bij de secretaris.

• 5.

  Voor zover van toepassing draagt de gemeente er zorg voor dat de betaling aan burgemeester of wethouders binnen één maand na het indienen van de aanvraag wordt overgemaakt.

• 6.

  Declaraties worden gepubliceerd in het Openbare register declaraties zoals bedoeld in de Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders Den Haag 2021.

HOOFDSTUK 4 Overige bepalingen

Artikel 4:1 Afscheid collegeleden

• 1.

  Aan alle collegeleden die tegelijk vertrekken wordt een gezamenlijke afscheidsbijeenkomst aangeboden tot een bedrag van maximaal € 18.750 per vertrekkende wethouder.

• 2.

  Bij toepassing van het eerste lid wordt geen afzonderlijke individuele afscheidsbijeenkomst aangeboden.

• 3.

  In afwijking van het eerste lid kan de burgemeester een eigen afscheidsbijeenkomst organiseren.

• 4.

  Indien een lid van het college als enige vertrekt wordt een afscheidsbijeenkomst aangeboden tot een bedrag van € 18.750,- bij maximaal 500 gasten.

Artikel 4:2 Inrichtingskosten werkkamers

• 1.

  Het bedrag dat een wethouder kan besteden aan de herziening van de inrichting van de eigen werkkamer in het jaar dat een nieuw college wordt benoemd bedraagt maximaal € 10.000,-.

• 2.

  De burgemeester kan dit bedrag besteden in het jaar van benoeming.

• 3.

  Het bedrag dat een wethouder kan besteden aan aanvullende inrichting van de eigen werkkamer in de overige drie kalenderjaren bedraagt totaal maximaal € 5.000,-.

• 4.

  Het bedrag dat de burgemeester kan besteden aan aanvullende inrichting van de eigen werkkamer in de kalenderjaren na het jaar van benoeming bedraagt maximaal € 1.500,- per kalenderjaar.

Artikel 4:3 Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel

• 1.

  Als eindheffingsbestanddeel krachtens artikel 31, eerste lid, onder f, van de Wet op de loonbelasting 1964, worden aangewezen de vergoedingen, tegemoetkomingen en verstrekkingen, krachtens artikel 3.3.8 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

• 2.

  Als eindheffingsbestanddeel krachtens artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van de Wet op de loonbelasting 1964 worden verder aangewezen de vergoedingen, tegemoetkomingen en verstrekkingen, genoemd in deze regeling, voor zover deze worden gerekend tot een vergoeding, tegemoetkoming of verstrekking als bedoeld in artikel 31a, tweede lid, onder a tot en met h, van de Wet op de Loonbelasting 1964.

Artikel 4:4 Uitvoeringsinstructies

De secretaris stelt instructies vast voor de uitvoering van de artikelen 2:1 tot en met 4:1.

HOOFDSTUK 5 Slotbepalingen

Artikel 5:1 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte in het Gemeenteblad waarin deze regeling wordt geplaatst.

• 2.

  De Regeling rechtspositie burgemeester en wethouders Den Haag 2021 wordt ingetrokken.

Artikelsgewijze toelichting.

Artikel 2:1

De dienstauto is uitsluitend beschikbaar voor zakelijke doeleinden. Hieronder vallen o.a. de ritten naar woon-werkverkeer, dienstreizen en ritten voor ambtsgebonden nevenfuncties. Privégebruik is niet toegestaan. Dit leidt uitzondering indien er sprake is van een onvoorziene situatie en het in verband met de uitvoering van het ambt noodzakelijk is dat de wethouder of burgemeester naar Den Haag reist. Dit betreft onvoorziene situaties en calamiteiten.

Onder zakelijk gebruik wordt verstaan het fiscaal-zakelijk gebruik. Hieronder vallen o.a. ritten voor ambtsgebonden (q.q.) functies. Als bijvoorbeeld een wethouder de gemeente vertegenwoordigt en daarvoor de ter beschikking gestelde auto gebruikt, is er vanuit zijn functie als wethouder bezien sprake van zakelijk gebruik van die auto. Maar als hij op basis van zijn persoonlijke deskundigheid optreedt (los van zijn wethouderschap) is dat niet het geval.

Bepalend is wat de Rijksbelastingdienst als fiscaal bestempelt. Elke nevenfunctie wordt daarom ter beoordeling voorgelegd aan het Fiscaal Adviesteam van de gemeente Den Haag om te beoordelen of deze als fiscaal zakelijk kan worden aangemerkt. Zonodig wordt deze voorgelegd aan de Rijksbelastingdienst.

Bij onbezoldigde commissies en functies van de VNG neemt de Rijksbelastingdienst het standpunt in dat sprake is van zakelijke ritten voor burgemeesters en wethouders. Dit geldt eveneens voor ritten naar partijbijeenkomsten.

Artikel 2:4

Nevenfuncties moeten worden gemeld in het college. Dit betreft in ieder geval de ambtsgerelateerde nevenfuncties. Deze worden opgenomen in een register, ter kennis gebracht aan de raad en tenslotte gepubliceerd op www.denhaag.nl.

Het openbare register nevenfuncties wordt minimaal twee keer per jaar geactualiseerd, of zoveel vaker als nodig bij tussentijdse wijzigingen.

Naast deze nevenfuncties kunnen er ook nevenactiviteiten of relevante belangen zijn die niet kwalificeren als een nevenfunctie, maar die redelijkerwijs als relevant kunnen worden beschouwd door collegeleden. Hieronder vallen bijvoorbeeld belangen, al dan niet met inkomsten, die het collegelid vanuit raakvlakken met de portefeuille of uit ander politiek-bestuurlijke oogpunt wil vermelden. Collegeleden nemen geen deel aan beraadslaging, noch aan besluitvorming over onderwerpen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling: niet als wethouder binnen het kader van het college, noch als privépersoon binnen het kader van de nevenactiviteit. Dit is als zodanig opgenomen in het Regelement van Orde van de collegevergaderingen. Deze door de collegeleden gemelde overige nevenactiviteiten en belangen worden opgenomen in het verslag van de vergadering.

In de uitvoeringsinstructies zal in ieder geval worden ingegaan op de praktische uitvoering van de afspraken met betrekking tot de meldplicht, de verslaglegging van de overige belangen en het openbaar maken van de nevenfuncties, alsmede de procedure rond openbaar maken van de neveninkomsten en het verrekenproces van de neveninkomsten.

Artikel 3:3

Indien op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers de werkelijke gemaakte kosten worden vergoed, geschiedt het declareren van die kosten onder overlegging van bewijsstukken. De termijn voor indienen en betalen is bepaald op één maand, conform de gedragscode.

Collegeleden maken kosten bij de uitoefening van hun ambt. Als handreiking voor gemaakte kosten wordt gebruik gemaakt van het Schema ‘Vergoedingenoverzicht onkosten’ uit de Handreiking integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen 2021 (VNG, BZK).

Conform deze Handreiking integriteit zijn deze kosten onder te verdelen in bedrijfsvoeringskosten, bestuurskosten en kosten voor eigen rekening (vergoeding ambtskosten).

Bedrijfsvoeringskosten betreffen voorzieningen die een collegelid, net zoals overige werknemers van de gemeente, nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Deze kosten worden (meestal) rechtstreeks door de gemeente betaald.

Bestuurskosten zijn kosten die voortvloeien uit het ambt. De hoogte van de vergoeding is precies vastgelegd in wet- en regelgeving en bovendien zijn ze onmisbaar voor het functioneren van de collegeleden in uitoefenen van het ambt. Deze functionele bestuurskosten kunnen worden vergoed. Vergoeding vindt plaats op basis van bewijsstukken en een declaratieformulier.

In de uitvoeringsinstructie zijn afspraken opgenomen over de handelingswijze rondom het indienen van deze declaraties en het openbaar maken van bestuurskosten die voor vergoeding in aanmerking komen in het openbare register, zoals bedoeld in de gedragscode van burgemeester en wethouders.

Het openbare register wordt vier keer per jaar geactualiseerd en aan het college voorgelegd ter publicatie.

Collegeleden ontvangen maandelijks, via de salarisstrook, een vergoeding ambtskosten (vergoeding voor aan de uitoefening van het ambt verbonden kosten). Deze is bedoeld voor voorzieningen die niet zuiver functioneel zijn, noch zuiver privé. Omdat ze toch een functioneel element bevatten, worden dergelijke voorzieningen wel vergoed. Het collegelid moet deze kosten zelf betalen uit de vergoeding ambtskosten. De hoogte van de vergoeding is gebaseerd op gemiddelde uitgaven en is vastgelegd in het Rechtspositiebesluit dpa. Wanneer de uitgaven uitstijgen boven de vaste toelage per maand kunnen deze niet alsnog worden gedeclareerd.

Artikel 4:5

De gemeentesecretaris stelt modellen vast voor aanvraag- en declaratieformulieren en bruikleenovereenkomsten en stelt instructies vast voor de uitvoering van de artikelen 2:1 tot en met 4:1. De secretaris zorgt ervoor dat informatie op deze en andere rechtspositieregelingen voor burgemeester en wethouders gebundeld en makkelijk toegankelijk zijn.

Den Haag, 7 maart 2023

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

Ilma Merx

de burgemeester,

Jan van Zanen