Organisatie | Veiligheidsregio Flevoland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Richtlijnen Reserves en Voorzieningen Veiligheidsregio Flevoland 2021 |
Citeertitel | Richtlijnen Reserves en Voorzieningen |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 42 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-10-2021 | Richtlijnen Reserves en Voorzieningen | 06-10-2021 |
Artikel 1 Doel van deze regeling
In deze regeling wordt vastgelegd hoe wordt omgegaan met Reserves en Voorzieningen, en welke Reserves en welke Voorzieningen acceptabel dan wel noodzakelijk zijn bij het beoordelen van de begroting en de jaarrekening.
De bepalingen reserves en voorzieningen zijn vastgelegd in artikel 42 t/m 45 van het BBV. In dit hoofdstuk worden de definities en kenmerken van de reserves en voorzieningen nader beschreven.
Reserves kunnen worden omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vrij zijn te besteden. Artikel 43 lid 1 van het BBV onderscheidt de reserves naar:
De bestemmingsreserve wordt gedefinieerd als een reserve waar het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming aan heeft gegeven.
Volgens artikel 42 van het BBV bestaat het eigen vermogen uit de reserves (algemene reserve en bestemmingsreserves) en het resultaat na bestemming, volgend uit de jaarrekening. Het resultaat na bestemming is in feite het saldo van het resultaat voor bestemming en de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves, op grond van eerdere besluitvorming. In de huidige terminologie is dit dan een rekeningsaldo waaraan nog geen bestemming is gegeven en waarvoor een voorstel wordt gedaan voor de bestemming ervan in de jaarrekening. Op de balans wordt dit tot uitdrukking gebracht als ‘rekeningresultaat' en behoort dus tot het eigen vermogen. De feitelijke bestemming van dit saldo vindt pas plaats nadat het Algemeen Bestuur heeft besloten over een voorstel tot de bestemming ervan.
In het kader van een verantwoord en flexibel financieel beleid verdient het de aanbeveling, daar waar het nodig of wenselijk is, tot de vorming en instandhouding van reserves over te gaan. Dit kan en moet mede worden bezien in relatie tot een aantal functies die de reserves hebben. Hierbij zijn de volgende vier functies te onderscheiden:
De egalisatiefunctie: reserves kunnen worden gevormd om baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Extreme pieken en dalen in de exploitatiebegroting kunnen zo worden vermeden. Zo ook kunnen ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening worden gebracht door middel van een egalisatiereserve worden opgevangen.
De financieringsfunctie: reserves kunnen worden gebruikt als eigen financieringsmiddel, omdat ze onderdeel uitmaken van het totale vermogen. Binnen de veiligheidsregio kan het vermogen worden aangewend als intern financieringsmiddel. De veiligheidsregio ‘leent' in dit geval als het ware van zichzelf in plaats van dit geld te lenen van derden.
Bij reserves met een bestedingsfunctie is een onderscheid te maken tussen:
Artikel 3 Vorming van Reserves
1. Reserves worden ingesteld door het Algemeen Bestuur.
2. Voorstellen voor het vormen van Reserves worden gedaan:
3. Voorstellen voor het instellen van Reserves omvatten ten minste:
4. Er kunnen geen Reserves worden ingesteld voor:
Artikel 4 Instellingscriteria Reserves
Bij het instellen van Reserves moeten de volgende criteria worden gehanteerd:
Toevoegingen zijn niet hoger of lager dan het in de actuele begroting (of separaat besluit) vastgestelde bedrag, tenzij het Algemeen Bestuur expliciet in een specifiek geval besluit om de toevoeging afhankelijk te stellen van andere omstandigheden, bijvoorbeeld een koppeling met incidentele opbrengsten van derden.
Onttrekkingen aan Reserves vinden alleen plaats na goedkeuring door de portefeuillehouder financiën van het Algemeen Bestuur. In de eerst volgende bestuursvergadering maakt de portefeuillehouder melding van deze mutatie(s) in de reserve(s), vergezeld van eventuele begrotingswijzigingen die daaruit voortvloeien.
Onttrekkingen zijn niet hoger of lager dan het in de actuele begroting (of separate goedkeuring) vastgestelde bedrag, tenzij de portefeuillehouder financiën binnen het Algemeen Bestuur expliciet in een specifiek geval besluit om de onttrekking afhankelijk te stellen van andere omstandigheden, bijvoorbeeld de koppeling aan bepaalde uitgaven.
Wanneer het doel op basis waarvan een Reserve is gevormd op enig moment vervalt, of de vastgestelde einddatum verstreken is, dan dient de Reserve te worden heroverwogen. Indien dit leidt tot opheffing dan dient dit te gebeuren middels een bestuursbesluit, op voorstel van de portefeuillehouder financiën, door het Algemeen Bestuur.
Artikel 8 Presentatie Reserves in de jaarrekening
Conform artikel 54 Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies dient in de toelichting op de balans de aard en reden van elke reserve en de toevoegingen en onttrekkingen daaraan te worden toegelicht. Per reserve dient inzicht te worden gegeven in:
Voor de verantwoording aan het Algemeen Bestuur worden de toevoegingen en onttrekkingen per Reserve apart zichtbaar gemaakt, en niet gesaldeerd. Dit is in lijn met de verplichte separate verantwoording van stortingen in en onttrekkingen aan Reserves zoals deze in de programma’s wordt opgenomen.
Artikel 9 Vorming van voorzieningen
Het Algemeen Bestuur krijgt jaarlijks bij de programmarekening inzicht welke nieuw gevormde Voorzieningen in de rekening zijn opgenomen. Daarin worden per voorziening de volgende gegevens verstrekt:
Indien het Besluit Begroting en Verantwoording dit eist of indien de situatie daartoe noopt, wordt er altijd een voorziening opgenomen.
Artikel 10 Instellingscriteria Voorzieningen
Bij het instellen van Voorzieningen moeten overeenkomstig artikel 44 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten de volgende criteria worden gehanteerd:
Voorzieningen worden gevormd wegens:
het verantwoorden van object- of doelsubsidies/ bijdragen van derden of niet benutte delen daarvan, waarvan de verplichting tot het doen van uitgaven zich pas in latere jaren voordoet en waarvan de aanwending is gebonden c.q. waarop een terugbetalingsverplichting rust, dit voor zover het Besluit Begroting en Verantwoording dit toelaat;
de egalisatie van sterk wisselende kosten van grote omvang. De mate waarin schommelingen afgedekt moeten worden, is mede afhankelijk van de vraag in hoeverre deze schommelingen verstorend werken op het totaalbeeld en daardoor de structureel financiële positie voor de Veiligheidsregio vertekenen. Incidentele schommelingen moeten dus zoveel mogelijk worden verwerkt in de meerjarenramingen. Ter onderbouwing van deze kosten dienen actuele beheerplannen of andere deugdelijke calculaties aanwezig te zijn.
Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b van het Besluit Begroting en Verantwoording.
Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.
Het instellen van Voorzieningen vindt plaats op grond van de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Dit houdt in dat noodzakelijk te vormen voorzieningen ook daadwerkelijk gevormd moeten worden, ongeacht of het Algemeen Bestuur hiertoe vooraf heeft besloten. Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden uitsluitend bij besluit van het Algemeen Bestuur ingesteld, omdat aan dergelijke Voorzieningen keuzes ten grondslag liggen (bijv. onderhouds- en kwaliteitsniveau, beheerplannen).
Artikel 11 Mutaties Voorzieningen
Voorzieningen dienen dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s c.a. Ze mogen derhalve niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn gevormd. Toevoegingen moeten dan ook altijd gebaseerd zijn op de gewenste of noodzakelijke omvang en de tijdige opbouw van de noodzakelijke omvang van de voorziening.
Het geniet de voorkeur om alle voorziene bestedingen in een bijlage bij de begroting op te nemen. Het kan voorkomen dat bestedingen eerder plaats moeten vinden dan begroot. Deze bestedingen moeten uiteraard passen binnen het doel van de voorziening en onderdeel zijn van de kwantitatieve onderbouwing er van. Indien de wijziging van het bestedingsplan (de temporisering van de uitgaven) niet voor het eind van het boekjaar aan het Algemeen Bestuur kan worden voorgelegd, vindt autorisatie ervan plaats bij de jaarrekening waarin de verschillen naar voren worden gebracht en worden toegelicht. Uitgangspunt is dat de budgetregels zoals deze gelden voor exploitatielasten en investeringen, ook voor bestedingen ten laste van Voorzieningen gelden.
Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten mag een voorziening niet negatief staan. Indien hier per ultimo van enig jaar sprake is dan dient het negatieve saldo van een Voorziening, via de exploitatie van het betreffende verslagjaar, aangezuiverd te worden.
Artikel 12 Opheffing Voorzieningen
Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting / risico waarvoor de Voorziening is gevormd is ingelost of op een andere wijze ophoudt te bestaan. In het laatste geval kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de gevolgen van veranderingen in wet- of regelgeving. Omdat opheffing in die situaties verplicht is als gevolg van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, is geen besluit van het Algemeen Bestuur hiertoe noodzakelijk.
Artikel 13 Wijzigen doel of bestemming van Voorzieningen
Het doel van een Voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter en de harde kaders. Indien het doel niet meer bestaat of is veranderd, wordt de Voorziening opgeheven. Voor het veranderde doel gelden zo nodig de regels voor het instellen van een Voorziening.
Artikel 15 Evaluatie Voorzieningen
De evaluatie van Voorzieningen vindt tenminste gelijktijdig plaats met de evaluatie van de Reserves. Aanvullend hierop wordt tenminste jaarlijks een kwantitatieve onderbouwing van de omvang van de Voorziening gemaakt.