Griffiersinstructie provincie Gelderland 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Gelderland
Organisatietype	Provincie
Officiële naam regeling	Griffiersinstructie provincie Gelderland 2023
Citeertitel	Griffiersinstructie provincie Gelderland 2023
Vastgesteld door	provinciale staten
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Griffiersinstructie (Provinciaal Blad nr. 2003/64 van 3 april 2003).

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
08-03-2023			nieuwe regeling	07-02-2023 prb-2023-2544	2022-016521

Tekst van de regeling

Intitulé

Griffiersinstructie provincie Gelderland 2023

Bekendmaking van het besluit van 7 februari 2023- zaaknummer 2022-016521 tot vaststelling van een regeling

Provinciale Staten van Gelderland

Gelezen het voorstel van het presidium tot vaststelling en intrekking van een aantal huishoudelijke verordeningen van 10 januari 2023;

Gelet op artikel 15, derde lid, 16, 40c, tweede lid, 68, tweede lid, 80, 104a, 105, 143, eerste lid, 158, eerste lid, aanhef en onder d, e en g, en artikel 167 van de Provinciewet;

Besluiten

I.
de volgende regelingen vast te stellen:
- 3.
  Griffiersinstructie provincie Gelderland 2023;

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze instructie wordt verstaan onder:

a.
agendacommissie: de commissie als bedoeld in artikel 50 van het Reglement van Orde Provinciale Staten van Gelderland 2021;
b.
college: de commissaris van de koning en de gedeputeerden als bedoeld in artikel 34 Provinciewet;
c.
commissaris: de functionaris als bedoeld in artikel 61 lid 1 Provinciewet;
d.
griffie: de ambtelijke organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van Provinciale Staten, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;
e.
griffier: de functionaris als bedoeld in artikel 104 Provinciewet;
f.
secretaris: de functionaris als bedoeld in artikel 99 Provinciewet;
g.
termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van Provinciale Staten;
h.
werkgeverscommissie: een door Provinciale Staten op grond van artikelen 81 en 152 Provinciewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd.

Hoofdstuk 2 Instructie voor de griffier

Artikel 2 Algemene ondersteuning

1.
De griffier verleent advies en bijstand aan Provinciale Staten, hun leden en alle door Provinciale Staten ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding, het verloop en de nazorg van de vergaderingen daarvan.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van de in lid 1 bedoelde vergaderingen en van de besluitvorming door Provinciale Staten.
3.
De griffier is het aanspreekpunt voor statenleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 158, lid 1 onder c Provinciewet.

Artikel 3 Leidinggeven en management

1.
De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch en functioneel leiding aan medewerkers van de griffie.
2.
De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van Provinciale Staten werkzaamheden uitvoeren.
3.
De griffier rapporteert minstens jaarlijks aan de werkgeverscommissie over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.
4.
De griffier beheert de budgetten van Provinciale Staten en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert Provinciale Staten over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 4 Bestuurlijk en ambtelijk overleg

1.
De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie.
2.
De griffier heeft periodiek overleg met de commissaris en de secretaris.
3.
De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen Provinciale Staten en het college.
4.
De griffier overlegt met de accountant van de provincie over de controle op de jaarrekening.
5.
De griffier vertegenwoordigt waar nodig Provinciale Staten in externe overlegsituaties.

Artikel 5 Agendering en verslaglegging

1.
De griffier adviseert en ondersteunt de agendacommissie. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan statenleden.
2.
De griffier adviseert de agendacommissie bij het hanteren van de termijnagenda van Provinciale Staten.
3.
De griffier draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van Statenvergaderingen.

Artikel 6 Bestuurlijke besluitvorming

1.
De griffier adviseert Provinciale Staten over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
2.
De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van statenleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.
3.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een positiebepaling die bij de door Provinciale Staten gewenste rol past.
4.
De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de commissaris aan Provinciale Staten, de door Provinciale Staten ingestelde commissies en diens leden.
5.
De griffier bewaakt de uitvoering van statenbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college en de commissaris.
6.
De griffier kan voorstellen van procedurele of huishoudelijke aard indienen bij Provinciale Staten.

Artikel 7 Onderzoek

1.
De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekeningcommissie.
2.
De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie.
3.
De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van Provinciale Staten gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 151a Provinciewet.

Artikel 8 Communicatie en voorlichting

1.
De griffier adviseert Provinciale Staten over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van Provinciale Staten.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging documenten zoals bepaald is in artikel 19, tweede lid, artikel 23, vijfde lid, en artikel 80, vijfde lid Provinciewet.
3.
De griffier geeft voorlichting aan burgers over de wijze waarop zij in contact kunnen komen met de leden van Provinciale Staten en invloed kunnen uitoefenen op het besluitvormingsproces.
4.
De griffier draagt, op verzoek van Provinciale Staten, zorg voor de organisatie van bijeenkomsten waarbij leden van Provinciale Staten in contact kunnen komen met burgers en organisaties.

Artikel 9 Verhindering en vervanging

1.
Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.
2.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door Provinciale Staten aangewezen plaatsvervanger.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 10

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, overlegt de griffier voor zover nodig met de werkgeverscommissie.

Artikel 11

De Griffiersinstructie (Provinciaal Blad nr. 2003/64 van 3 april 2003) wordt ingetrokken.

Artikel 12

Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie van het Provinciaal Blad waarin zij is geplaatst.

Artikel 13

Deze instructie wordt aangehaald als: Griffiersinstructie provincie Gelderland 2023.

Provinciale Staten van Gelderland

voorzitter

griffier

Gepubliceerd te Arnhem

namens Gedeputeerde Staten van Gelderland,

Marc van Hemmen

Teammanager Bestuurlijk Juridische Zaken