Verordening klankbordgesprekken commissaris van de Koning en Provinciale Staten 2023

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  commissaris: de commissaris van de Koning;

• b.

  griffier: de griffier als bedoeld in artikel 97 Provinciewet;

• c.

  Minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• d.

  voorzitter: de voorzitter als bedoeld in artikel 5, eerste lid van deze verordening;

• e.

  commissie: de fractievoorzitters en de voorzitters van groepen.

Artikel 2 Algemene bepalingen

Er is een commissie die namens Provinciale Staten ten minste éénmaal per jaar een klankbordgesprek voert met de commissaris. Hoofdstuk 10 van het Reglement van Orde Provinciale Staten van Gelderland 2023 is niet van toepassing op deze commissie.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

• 1.

  De griffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken.

• 2.

  In een jaar waarin de commissaris een gesprek heeft met de Minister, agendeert de griffier het klankbordgesprek met de commissie in ieder geval vier weken voorafgaand aan het gesprek met de minister.

Artikel 4 Bijstand van de commissie

• 1.

  De commissie laat zich bij het klankbordgesprek bijstaan door de griffier.

• 2.

  De commissie kan zich laten informeren door één of meerdere gedeputeerden, de provinciesecretaris en de griffier. De commissie en de commissaris bepalen in overleg welke andere derden worden geraadpleegd.

Artikel 5 Voorzitterschap tijdens het klankbordgesprek

• 1.

  De commissie wijst een voorzitter uit haar midden aan, die het klankbordgesprek leidt.

• 2.

  De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

Artikel 6 Geheimhouding

• 1.

  De commissie legt voor elk klankbordgesprek, met toepassing van artikel 23 en 84 Provinciewet, geheimhouding op over de voorbereiding en inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek.

• 2.

  De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

• 3.

  De aanwezigen bij het klankbordgesprek voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen de aanwezigen daarom alleen gebruikmaken van de eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk gekregen informatie van gedeputeerden, de griffier, de provinciesecretaris en de in overleg aangewezen derden als bedoeld in artikel 4, tweede lid.

• 4.

  De commissie dan wel haar individuele leden verstrekken geen inzage in of informatie over de verslagen van klankbordgesprekken noch geven zij informatie over het behandelde tijdens de gesprekken aan statenleden die geen lid zijn van de commissie of aan derden, behoudens het bepaalde in artikel 9, derde lid.

• 5.

  De commissie, noch Provinciale Staten zullen de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

• 6.

  De griffier voorziet in de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 7.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de commissaris, de griffier, betrokken gedeputeerden, betrokken ambtenaren en derden.

Artikel 7 Voorbereiding klankbordgesprek

• 1.

  Leden van de commissie en de commissaris krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen in te zien.

• 2.

  Leden van de commissie en de commissaris kunnen voorafgaand aan het klankbordgesprek bespreekpunten aanleveren bij de griffier.

• 3.

  Uiterlijk twee weken voorafgaand aan het klankbordgesprek ontvangen de leden van de commissie en de commissaris een schriftelijke uitnodiging. Deze uitnodiging bevat de agenda en de door de commissie en de commissaris aangeleverde bespreekpunten.

Artikel 8 Het klankbordgesprek

• 1.

  Het klankbordgesprek heeft als uitgangspunt de profielschets op basis waarvan de commissaris is benoemd, alsmede de wettelijke taken en indien van toepassing de inhoudelijke portefeuille van de commissaris.

• 2.

  Voor zover van toepassing wordt het verslag van en de afspraken uit de vorige klankbordgesprekken bij het gesprek betrokken.

• 3.

  Tijdens het klankbordgesprek hebben zowel de leden van de commissie als de commissaris de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

Artikel 9 Verslaglegging

• 1.

  Door de griffier wordt het verslag in drievoud in concept opgesteld en ter inzage gelegd. Na vaststelling door de commissaris en de voorzitter wordt het verslag ondertekend.

• 2.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en een beknopt overzicht van het besprokene.

• 3.

  De griffier stuurt een ondertekende versie van het vastgestelde verslag aan de commissaris en aan de Minister.

Artikel 10 Archivering

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de bij het klankbordgesprek betrokken stukken en van het vastgestelde verslag.

• 2.

  Na het aftreden van de commissaris worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van publicatie van het Provinciaal Blad waarin zij is geplaatst.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken commissaris van de Koning en Provinciale Staten 2023.