Klachtenregeling aanbestedingen gemeente Woensdrecht

Artikel 1 Doel

Deze klachtenregeling biedt een heldere procedure voor het op een snelle en laagdrempelige wijze behandelen van klachten over aanbestedingsprocedures.

Artikel 2 Klachten

Een klacht is een melding van een inschrijver of gegadigde of een andere belanghebbende (hierna: klager), waarin hij gemotiveerd aangeeft waarom hij het niet eens is met (een onderdeel van) een concrete aanbestedingsprocedure.

2. Klachten kunnen betrekking hebben op:

a. De transparantie van het proces,

b. De gelijke behandeling;

c. De proportionaliteit;

d. De aanbestedingsdocumenten;

e. De gestelde termijnen;

f. Het feitelijk gedrag van de medewerkers van de aanbestedende dienst.

3. Vragen en verzoeken ter verduidelijking of ter verkrijging van informatie met betrekking tot de lopende aanbesteding worden niet als klacht aangemerkt en ook niet als zodanig in behandeling genomen. Deze vragen worden doorgezonden naar de contactpersoon van de aanbesteding en zullen worden beantwoord in de Nota van Inlichtingen of bij vertrouwelijkheid schriftelijk buiten de Nota van Inlichtingen om.

4. Klachten kunnen niet gaan over het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Artikel 3 Klagers

. Alleen belanghebbenden bij een concrete aanbestedingsprocedure kunnen een klacht indienen. Belanghebbenden zijn in ieder geval:

a. (potentiële) gegadigden;

b. (potentiële) inschrijvers;

c. onderaannemers van gegadigden en/of inschrijvers tenzij de klacht betrekking heeft op de relatie hoofdaannemer-onderaannemer;

d. brancheorganisaties en adviescentra voor ondernemers.

2. Een brancheorganisatie kan op eigen titel bezwaren met betrekking tot een aanbestedingsprocedure, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, een klacht indienen.

Artikel 4 Klachtbehandelaar

1. Klachten worden behandeld door het klachtenmeldpunt van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant.

2. Het klachtenmeldpunt adviseert de gemeente op een onafhankelijke en deskundige wijze over de afhandeling van de klachten.

Artikel 5 Indienen van de klacht

1. Klachten worden ingediend door het sturen van een e-mail naar: klachtenmeldpunt@inkoopwestbrabant.nl.

2. De klacht bevat tenminste:

a. De naam en het adres van de klager met daarbij de contactgegevens van de contactpersoon;

b. De aanduiding van de aanbesteding (naam en kenmerk);

c. De omschrijving van de klacht;

d. Verwijzing naar het deel van het aanbestedingsdocument waarop de klacht betrekking heeft, onder vermelding van pagina- en/of paragraafnummer;

e. Een omschrijving van eventuele vragen die gesteld zijn voorafgaand aan de inschrijving en de beantwoording daarvan in de Nota van Inlichtingen;

f. Een omschrijving van de wijze waarop de klacht is opgelost volgens klager;

g. Overige relevante informatie of documenten;

h. De dagtekening en de handtekening van klager.

Artikel 6 Klachtbehandeling

1. De ontvangst van de klacht wordt per ommegaande bevestigd door het klachtenmeldpunt. In de ontvangstbevestiging wordt een richttermijn genoemd waarbinnen de klacht naar verwachting is afgehandeld.

2. Indien de klacht niet eerder als vraag aan de contactpersoon aanbesteding van de gemeente is voorgelegd, wordt de klacht aangemerkt als vraag en door de contactpersoon behandeld. Dit wordt per mail aan de klager bevestigd.

3. Het klachtenmeldpunt kan belanghebbenden in de aanbestedingsprocedure op de hoogte stellen van de klacht.

4. Het klachtenmeldpunt onderzoekt de klacht aan de hand van de door klager en gemeente verstrekte gegevens.

5. De behandeling van de klacht geschiedt voortvarend en rekening wordt gehouden met de planning van de aanbestedingsprocedure.

6. Is de klacht te laat ingediend, gelet op de fase van aanbestedingsprocedure, dan wordt de klacht niet in behandeling genomen. Klager wordt hiervan op de hoogte gesteld.

7. Het klachtenmeldpunt brengt een advies uit aan de teammanager die opdracht heeft gegeven voor de aanbesteding over:

a. de gegrondheid of de ongegrondheid van de klacht;

b. het nemen van corrigerende en/of preventieve maatregelen;

c. de bekendmaking van het besluit op de klacht richting de belanghebbenden, als bedoeld in artikel 7, vierde lid, van deze regeling.

Artikel 7 Besluitvorming

1. De teammanager die de opdracht heeft gegeven voor de aanbesteding neemt een besluit op de klacht met inachtneming van het advies van het klachtenmeldpunt.

2. Afwijking van het advies van het klachtenmeldpunt is mogelijk, maar is enkel mogelijk als dit gemotiveerd geschiedt.

3. Het besluit wordt bekendgemaakt aan de klager en omvat naast een dictum gegrond of ongegrond, bij een gegronde klacht eventuele corrigerende en/of preventieve maatregelen.

4. Indien het transparantie- of gelijkheidsbeginsel dit vereist, worden de overige belanghebbenden schriftelijk op de hoogte gesteld van het besluit op de klacht. De wijze waarop is afhankelijk van de fase van de aanbestedingsprocedure.

5. Het indienen van een klacht schort de aanbestedingsprocedure niet automatisch op.

Artikel 8 Commissie van aanbestedingsexperts

Nadat op de klacht is beslist of als nagelaten is binnen een redelijke termijn een beslissing te nemen op de klacht, kan een klager de klacht voorleggen aan de Commissie van aanbestedingsexperts.

Artikel 9 Reguliere rechtsbescherming

1. Belanghebbenden kunnen naast het indienen van een klacht binnen de daartoe gestelde (verval)termijnen gebruik maken van de reguliere civielrechtelijke rechtsbescherming. Zij kunnen een geschil aanhangig maken van de rechtbank Zeeland-West-Brabant te Breda.

2. Indien de klager gebruik maakt van de mogelijkheid als bedoeld in het eerste lid, kan het klachtenmeldpunt in overleg met de gemeente besluiten de klacht niet verder in behandeling te nemen.

Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze regeling treedt in werking drie dagen na bekendmaking.

2. Deze regeling wordt aangehaald als Klachtenregeling aanbestedingen gemeente Woensdrecht.