Organisatie | Medemblik |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening Vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Medemblik 2023 |
Citeertitel | Verordening Vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Medemblik 2023 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-02-2024 | artikel 3 | 25-01-2024 | Z-23-482324 | ||
03-03-2023 | 14-02-2024 | nieuwe regeling | 22-02-2023 | Z-23-441901 |
De raad van de gemeente Medemblik;
gelezen het voorstel van het Presidium van 6 februari 2023;
gelezen de circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester dd. 29 september 2017 en de handreiking benoemingsproces burgemeester;
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86 en 147 jo. 149 van de Gemeentewet en de artikelen 12 en 15 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit,
vast te stellen de Verordening Vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Medemblik 2023;
Artikel 5. Beraadslagingen commissie en geheimhouding
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
De in het vierde lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste tien dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste vierentwintig uren voorafgaand aan de vergadering.
De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. De commissie streeft naar unanimiteit. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 11 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel 10. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. Het verslag van het gesprek met de burgemeester wordt niet openbaar gemaakt.
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. Dit is van overeenkomstige toepassing indien de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet besluit tot herbenoeming.
Artikel 11. Verslag bij benoeming en herbenoeming
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling tot benoeming of herbenoeming schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
Artikel 12. Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Behoudens hetgeen vermeld in de artikelen 8 en 10, lid 5 van deze verordening over de ontbinding van de commissie, blijft de commissie in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
De Verordening commissies benoeming en herbenoeming van de burgemeester en de commissie functioneringsgesprekken met collegeleden 2014 dd. 13 november 2014 en gewijzigd op 31 oktober 2019 wordt ingetrokken.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Medemblik in zijn openbare vergadering van 22 februari 2023.
De raad voornoemd,
De griffier,
A.J.M. Reus
De voorzitter,
D. Straat
De vertrouwenscommissie heeft een taak tijdens de procedure voor benoeming, tussentijdse klankbordgesprekken en de herbenoemingsprocedure van de burgemeester.
Artikel 2. Samenstelling commissie
De vertrouwenscommissie bestaat uit een lid per fractie uit haar midden te benoemen. De commissie benoemt uit haar midden de (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie.
Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning
De raadsgriffier of diens plaatsvervanger is secretaris van de commissie. Hij functioneert ook als ambtelijke ondersteuning. Indien nodig, is de gemeentesecretaris plaatsvervangend secretaris. Op deze manier borg je de plaatsvervanging van de secretaris en de ambtelijke ondersteuning. De secretaris is geen lid en heeft dus geen stemrecht.
Alleen raadsleden kunnen zitting hebben in de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt. Het ligt echter voor de hand dat de gemeenteraad bij het opstellen van zijn uiteindelijke aanbeveling de opvatting van de wethouders over het functioneren van de burgemeester meeweegt.
Het voorzitterschap van het college is immers een belangrijk aspect van het burgemeestersambt. Het is te adviseren ten minste één wethouder als adviseur toe te voegen aan de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt. Die kan zich vervolgens laten voeden door input van de andere wethouders. Zo kan de vertrouwenscommissie zich goed rekenschap geven van het perspectief van het college. Een adviseur is geen lid en heeft daarom geen stemrecht. Andere functionarissen kunnen niet als adviseur worden toegevoegd aan de commissie met uitzondering van de gemeentesecretaris.
Artikel 5. Beraadslagingen commissie en geheimhouding
De commissie vergadering in alle gevallen met gesloten deuren. Of het nu gaat om vergaderingen in het kader van benoeming, herbenoeming of tussentijdse klankbordgesprekken. Afsprakenlijsten zijn niet openbaar en alle stukken die uitgaan van of naar de commissie zijn geheim. Het is niet toegestaan voor anderen dan de leden om informatie te krijgen over de inhoud van de stukken of datgeen dat behandeld is in een vergadering of gesprek.
In dit artikel staat de oproeping voor een vergadering beschreven. Minimaal 10 dagen van tevoren stuurt de voorzitter een bericht naar de leden vermeldt met de dag, tijd en de plaats. Deze termijn is noodzakelijk voor de leden om zich goed voor te bereiden op de vergadering. In het 6e lid is aangegeven dat als de commissie een aanbeveling doet (bij de procedure voor benoeming en herbenoeming) ieder lid één stem heeft.
Artikel 7. Contactpersoon bij benoemings- en herbenoemingsprocedure
De voorzitter van de commissie is contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure.
Artikel 8. Bijzondere bepalingen over benoemingsprocedure
De artikel 8, 9 en 10 beschrijven de bijzondere bepalingen in de drie procedures: benoeming, klankbordgesprekken en de herbenoeming. In artikel 8 wordt de bijzondere procedure beschreven bij de benoeming van een burgemeester. Hierin staat o.a. beschreven dat de commissie van haar bevindingen verslag uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning. Bij het verslag van bevindingen (zie ook artikel 11) wordt een conceptaanbeveling van twee personen gevoegd.
Artikel 9. Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken
In dit artikel staan de bijzondere bepalingen over de tussentijdse klankbordgesprekken vermeld.
De term “functioneringsgesprek” is vervangen door “klankbordgesprek” en geeft de wederkerigheid van de gesprekken meer expliciet aan.
Ieder jaar houdt de commissie een klankbordgesprek met de burgemeester. De commissie kan informatie inwinnen over het functioneren van de burgemeester, maar maakt dit wel voorafgaand hieraan bekend bij de burgemeester. Denk aan raadsfracties, wethouders, de gemeentesecretaris, de griffier, een samenwerkingspartner of anderen. Hierbij moet wel worden opgelet op aspecten als herleidbaarheid, geheimhouding en relatie tot de burgemeester. Het is bijvoorbeeld niet verstandig om informatie in te winnen bij personen die tot een (hiërarchische) verhouding tot de burgemeester staan. Er moet dus goed nagedacht worden over aan wie de commissie informatie vraagt. Ook kan de commissie niet zonder meer uitgaan van de verkregen informatie. Informatie van referenten moet altijd geverifieerd worden, zodat een goede interpretatie van de informatie kan plaatsvinden. Vooraf moet de commissie bekendmaken op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen. De profielschets van de burgemeester is leidraad voor het gesprek. In het 6e lid staan de onderwerpen beschreven die aan de orde kunnen komen in het gesprek. Zowel de leden als de burgemeester kunnen hun mening en ervaring met de geagendeerde bespreekpunten toelichten. Het gesprek is een tweerichtingsgesprek. Het gaat over het functioneren van de burgemeester en over het functioneren van de raad. Voorafgaand aan het gesprek kunnen de leden en de burgemeester bespreekpunten aandragen.
Artikel 10. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
Dit artikel gaat over de herbenoemingsprocedure. Het is mogelijk om informatie in te winnen bij referenten. Denk aan raadsfracties, wethouders, de gemeentesecretaris, de griffier, een samenwerkingspartner of anderen. Hierbij moet wel worden opgelet op aspecten als herleidbaarheid, geheimhouding en relatie tot de burgemeester. Het is bijvoorbeeld niet verstandig om informatie in te winnen bij personen die tot een (hiërarchische) verhouding tot de burgemeester staan. Er moet dus goed nagedacht worden over aan wie de commissie informatie vraagt. Ook kan de commissie niet zonder meer uitgaan van de verkregen informatie. Informatie van referenten moet altijd geverifieerd worden, zodat een goede interpretatie van de informatie kan plaatsvinden. Vooraf moet de commissie bekendmaken op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen. Dit moet de commissie bekendmaken aan de burgemeester, de raad en de commissaris van de Koning. De profielschets hoort hier in ieder geval bij. Net als de wettelijke taken van de burgemeester. Voordat de commissie haar verslag van bevindingen aan de raad en de commissaris van de Koning stuurt, wordt deze besproken met de burgemeester. Bij het verslag van bevindingen wordt een conceptaanbeveling gestuurd.
Dit artikel gaat over het verslag van bevindingen bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure. De leden 4, 5 en 6 gaan over de verslagen van klankbordgesprekken. Doorgaans hebben deze verslag een vorm van een uitgebreide afsprakenlijst.
Artikel 12. Onvoorziene gevallen
In onvoorziene gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
De commissie blijft in stand zolang de raad niet besluit om de commissie te ontbinden.
In dit artikel staan de afspraken vermeldt rondom de archivering van de stukken. De secretaris is verantwoordelijk voor de archivering.
In Medemblik is er op dit moment één verordening. De verordening wordt ingetrokken en vervangen voor deze verordening. Er is zodoende één verordening die gaat over benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken.
De artikelen 6, 7, 8 en 9 uit de oude verordening m.b.t. functioneringsgesprekken collegeleden zijn niet overgenomen. De term “functioneringsgesprek” is vervangen door “klankbordgesprek” en de verordening is uitsluitend bestemd voor de functie burgemeester.
Deze verordening heet ‘Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester Medemblik 2023’.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking.