Reglement van Orde voor de Rekenkamer gemeente Hengelo

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

Artikel 2. Vergaderfrequentie

• 1.

  De Rekenkamer vergadert minimaal eens in de twee maanden. Voor het einde van elk kalenderjaar stelt de Rekenkamer voor het volgende jaar een vergaderschema vast.

• 2.

  Op verzoek van één of meer leden of van de secretaris, of wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven, zulks ter bepaling door de voorzitter, kan de voorzitter de Rekenkamer voor een extra vergadering bijeenroepen.

• 3.

  Van de leden wordt verwacht dat zij de vergaderingen van de Rekenkamer zoveel mogelijk bijwonen.

Artikel 3. Agenda en vergaderstukken

• 1.

  De voorzitter stelt, in overleg met de secretaris, de voorlopige agenda voor de vergadering vast. Vaste agendapunten zijn daarbij in ieder geval de voortgang van lopende onderzoeken en eventuele binnengekomen verzoeken tot het doen van onderzoek door de Rekenkamer.

• 2.

  De voorzitter ziet toe op tijdige verzending (door de secretaris) van de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken. In beginsel ontvangen de leden de voorlopige agenda en bijbehorende stukken één week voor aanvang van de vergadering. In spoedeisende gevallen kan van deze termijn worden afgeweken.

• 3.

  Aan het begin van de vergadering stelt de Rekenkamer de definitieve agenda vast. Op voorstel van een lid kan de Rekenkamer daarbij een agendapunt toevoegen, van de agenda afvoeren, of de volgorde van behandeling wijzigen.

Artikel 4. Vergaderwijze en verslaglegging

• 1.

  De voorzitter leidt de vergaderingen van de Rekenkamer en zorgt voor zorgvuldige besluitvorming. Bij ontstentenis van de voorzitter leidt de plaatsvervangend voorzitter de vergadering.

• 2.

  De secretaris zorgt voor verslaglegging van hetgeen ter vergadering is besproken en besloten, door middel van een afsprakenlijst. Tevens bevat dit verslag een overzicht van de door de leden te nemen acties.

Artikel 5. Besluitquorum en besluitvorming

• 1.

  Mocht het quorum als bedoeld in artikel 10, derde lid van de verordening niet bereikt worden en spoedige besluitvorming is vereist, dan schrijft de voorzitter zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering uit. Daarnaast is het in spoedgevallen mogelijk dat de voorzitter telefonisch of per mail contact zoekt met de leden van de Rekenkamer om tot een besluit te komen. Ook indien hieraan toepassing wordt gegeven geldt het besluitquorum.

• 2.

  Indien de stemmen staken, beslist de voorzitter.

• 3.

  In afsprakenlijsten van vergaderingen wordt, op verzoek van degene die het minderheidsstandpunt inneemt, melding gemaakt van een eventueel minderheidsstandpunt.

• 4.

  De leden van de Rekenkamer dragen het standpunt van de Rekenkamer uit.

• 5.

  Indien één der leden daarom verzoekt, kan stemming geheim plaatsvinden.

• 6.

  Stemming over personen vindt altijd plaats bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

Artikel 6. Bijwonen van vergaderingen door niet-leden

• 1.

  Vergaderingen van de Rekenkamer worden bijgewoond door de leden en de secretaris en de onderzoeksmedewerker.

• 2.

  De Rekenkamer vergadert in beslotenheid. De Rekenkamer kan desgewenst openbare informatieve vergaderingen beleggen. Tevens kan de Rekenkamer bij afzonderlijke agendapunten niet-leden uitnodigen voor het geven van toelichting.

• 3.

  De Rekenkamer kan de gemeentelijk functionaris belast met onderzoek als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet uitnodigen vergaderingen van de Rekenkamer bij te wonen.

Artikel 7. Voorzitter

• 1.

  De voorzitter is belast met het onderhouden van contacten met raad, college, ambtenaren, burgers, organisaties en media. Bij de presentatie van onderzoeksrapporten voert de voorzitter het woord, tenzij hij dit overlaat aan een ander lid van de Rekenkamer of de onderzoeksmedewerker.

• 2.

  De voorzitter heeft de dagelijkse leiding over de secretaris en over eventuele onderzoeksmedewerkers.

• 3.

  De voorzitter ziet toe op de naleving van de verordening en van dit reglement van orde.

• 4.

  Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door de plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 8. Gedragscode leden, ambtelijk secretaris en medewerkers

• 1.

  In gevallen waarin sprake kan zijn van belangenverstrengeling als bedoeld in artikel 7, lid 2 van de verordening, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden en geen deel uit maken van de betreffende beraadslagingen.

• 2.

  Bedrijven en/of organisaties bij welke een lid werkzaam en/of bestuurslid of toezichthouder is, kunnen geen werkzaamheden voor de Rekenkamer uitvoeren.

• 3.

  De leden, de secretaris, onderzoeksmedewerkers en anderen die meewerken aan of ingehuurd zijn voor de uitvoering van onderzoek gaan vertrouwelijk om met informatie over de lopende onderzoeken en zaken die in vergaderingen worden besproken. Zij onthouden zich buiten de vergaderingen van de Rekenkamer van inhoudelijke uitspraken over bevindingen van lopend onderzoek.

  De leden van de Rekenkamer zijn wel bevoegd om de keuze voor het doen van het lopende onderzoek toe te lichten.

• 4.

  De Rekenkamer gaat zorgvuldig om met informatie die beschikbaar is gesteld. Indien informatie vertrouwelijk of geheim is, maakt de Rekenkamer uitsluitend gebruik van deze kennis als dit voor de invulling van haar taak noodzakelijk is.

• 5.

  Onderzoekers of onderzoeksbureaus die door de Rekenkamer worden ingehuurd, tekenen waar nodig een geheimhoudingsverklaring of verwerkingsovereenkomst.

Artikel 9. Wijze van vergoeding

• 1.

  De leden ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden volgens artikel 81k Gemeentewet en artikel 14 van de Verordening. De vergoeding wordt uitbetaald bij aanwezigheid van leden bij de vergaderingen van de Rekenkamer.

• 2.

  Een lid maakt ook aanspraak op een vergoeding indien het lid namens de Rekenkamer deelneemt aan bovenlokale overleggen ten behoeve van onderzoek van –of namens- de Rekenkamer.

• 3.

  De vergoeding betreft een vergoeding voor de aanwezigheid bij vergaderingen, hier zitten de werkzaamheden in aanloop naar én na afloop van vergaderingen van de Rekenkamer bij inbegrepen.

• 4.

  Reiskosten worden één keer per kwartaal na het maken van de onkosten gedeclareerd bij de secretaris. De voorzitter keurt de vergoeding van de kosten goed. De declaratie van de voorzitter wordt door de plaatsvervangend voorzitter gecontroleerd. De secretaris zorgt voor uitbetaling.

Artikel 10. Werkwijze, onderzoeksprogramma en jaarverslag

• 1.

  Suggesties aan de Rekenkamer tot het verrichten van onderzoek als bedoeld in artikel 11, 2e lid van de verordening kunnen worden ingediend bij de secretaris van de Rekenkamer tot 1 november van het jaar voorafgaande aan het onderzoekjaar.

• 2.

  De Rekenkamer stelt vervolgens in de vergadering van maart van het betreffende onderzoekjaar haar onderzoekprogramma voor dat jaar vast en zendt dit ter kennisname aan raad en college. Tevens zorgt de Rekenkamer voor openbaarmaking via een persbericht en een speciaal in te richten webpagina via www.hengelo.nl. Wijzigingen in het onderzoekprogramma die gedurende het jaar worden aangebracht, worden op dezelfde wijze openbaar gemaakt.

• 3.

  De Rekenkamer stelt in de vergadering van maart van het onderzoekjaar haar verslag over het voorgaande jaar vast. Dat verslag geeft inzicht in de onderzoekwerkzaamheden en in de overige activiteiten van de Rekenkamer en biedt daarvan ook een financiële verantwoording. Het jaarverslag wordt op dezelfde wijze openbaar gemaakt als het onderzoekprogramma.

• 4.

  De Rekenkamer stelt vast of een onderzoek is afgerond en als te publiceren onderzoek van de Rekenkamer kan gelden. Onderzoekrapporten van de Rekenkamer zijn openbaar en worden één dag vóór publicatie aan raad en college onder embargo ter beschikking gesteld.

• 5.

  De Rekenkamer heeft tenminste eenmaal per jaar één bespreking met de Werkgroep Accountancy over het (financieel) jaarverslag en (de voortgang van het) concept-onderzoeksprogramma.

• 6.

  De Rekenkamer legt daarnaast het volgende ter advisering voor bij de Werkgroep Accountancy:

  • a.

    de concept-startnotitie ten behoeve van op te starten lokaal onderzoek. De Rekenkamer stelt na bespreking van de inzichten in onafhankelijkheid een definitieve startnotitie vast.

  • b.

    de profielschets voor nieuw te werven leden en voornemens tot voorstellen voor herbenoeming van bestaande leden van de Rekenkamer.

  Op verzoek van de Rekenkamer of de Werkgroep Acccountancy kan bovenstaande ook geagendeerd worden voor overleg.

Artikel 11. Criteria voor onderwerpselectie

• 1.

  De Rekenkamer bepaalt welke onderzoeken zij (laat) verricht(en). Bij de keuze van onderzoeksonderwerpen laat ze zich leiden door een viertal overwegingen:

  • a.

    het onderzoek dient betrekking te hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid van gemeentelijk beleid;

  • b.

    van het onderzoek dienen (potentiële) leereffecten uit te gaan voor de gemeente;

  • c.

    de Rekenkamer streeft naar een zekere spreiding van te onderzoeken onderwerpen over de verschillende gemeentelijke beleidsvelden;

  • d.

    de geschiktheid van het rekenkameronderzoek.

• 2.

  Eventuele verzoeken door de raad en/of derden tot het (doen) verrichten van onderzoek als bedoeld in artikel 11, tweede lid van de verordening worden door de Rekenkamer als volgt beoordeeld:

  • –

    de Rekenkamer neemt geen verzoeken in behandeling die niet tot haar wettelijke taak behoren;

  • –

    de Rekenkamer neemt geen verzoeken in behandeling over onderwerpen waarvan een raadsbesluit in voorbereiding is;

  • –

    het onderzoek moet passen binnen de gekozen onderzoeksprogrammering en binnen de financiële en organisatorische mogelijkheden van de Rekenkamer;

  • –

    onderzoek door de Rekenkamer dient toegevoegde waarde te hebben ten opzichte van andere vormen van onderzoek ( bijvoorbeeld ten opzichte van onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, raadsonderzoek, accountantsonderzoek, e.d.).

Artikel 12: Slotbepalingen

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Rekenkamer en in spoedeisende gevallen haar voorzitter.