Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Waterschap Zuiderzeeland

Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Waterschap Zuiderzeeland
Organisatietype	Waterschap
Officiële naam regeling	Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie 2023
Citeertitel	Verordening beleids-en verantwoordingsfunctie 2023
Vastgesteld door	algemeen bestuur
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp	verordening beleids- en verantwoordingsfuncties 2023

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

N.v.t.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-03-2023			Verordening beleids- en verantwoordingsfuncties 2023	14-02-2023 wsb-2023-2175	BOVS 02062

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie 2023

De Algemene Vergadering van Waterschap Zuiderzeeland;

Gelezen het bestuursvoorstel d.d. 24 januari 2023, nummer BOVS-02062;

Gelet op artikel 108 van de Waterschapswet en hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit,

Besluit:

Vast te stellen de:

Verordening op de uitgangspunten voor het beleid, voor het beheer en voor de inrichting van de beleids- en verantwoordingsfunctie van Waterschap Zuiderzeeland.

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
b.
Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- i.
  De financiële positie.
- ii.
  Het financieel beheer.
- iii.
  De uitvoering van de begroting.
- iv.
  De uitvoering van investeringsprojecten.
- v.
  Het afwikkelen van vorderingen en schulden.

Alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

c.
Rechtmatigheid: financiële beheershandelingen (waaronder de verantwoording van baten, lasten en balansmutaties) vinden plaats in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen en besluiten van de Algemene Vergadering
d.
Doelmatigheid: de mate waarin bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen worden gerealiseerd.
e.
Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde doelen en effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
f.
Netto-kosten: lasten die aan een bepaald programma, product c.q. kostendrager worden toegerekend en waarvan zijn afgetrokken de baten (met uitzondering van de belasting– en andere algemene opbrengsten) die aan hetzelfde programma, product c.q. kostendrager worden toegerekend.
g.
Reguliere investeringopgave: investeringen die voortvloeien uit de opdracht van de Algemene Vergadering aan het college van Dijkgraaf en Heemraden om de bedrijfsmiddelen op een doelmatige wijze op orde te houden, conform het door de Algemene Vergadering vastgestelde kwaliteitsniveau.
h.
Speciale investeringen: investeringen die als zodanig door de Algemene Vergadering zijn betiteld, bijvoorbeeld vanwege een hoger risicoprofiel, een grote financiële omvang, een grote maatschappelijke impact en/of grote imagorisico’s.
i.
Speciale exploitatieprojecten: alle activiteiten in de exploitatie, die als zodanig door de Algemene Vergadering zijn betiteld, bijvoorbeeld vanwege een hoger risicoprofiel, een grote financiële omvang, een grote maatschappelijke impact en/of grote imagorisico’s.

Hoofdstuk 2 Beleidsvoorbereiding en verantwoording

Kaderstelling

Artikel 2 Beleids- en verantwoordingsfunctie

1.
De Algemene Vergadering stelt de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus voor het begrotingsjaar en de periode van de meerjarenraming vast.
2.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt er voor dat de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus voldoen aan de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, aan relevante overige wetgeving en aan datgene wat in deze verordening wordt bepaald.

Artikel 3 Programma’s

De Algemene Vergadering stelt de programma-indeling vast.

Beleidsbepaling

Artikel 4 Kaders meerjarenbeleid

1.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden biedt aan het begin van de bestuursperiode per programma een doorkijk investeringen aan de Algemene Vergadering aan, waarin een beeld wordt geschetst van de investeringsopgave van het waterschap op de lange termijn (na de begrotingsperiode).
2.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden biedt jaarlijks een Kadernota aan gericht op de lange(re) termijn met daarin de kaders voor het beleid in de komende begrotingsjaren aan de Algemene Vergadering.
3.
De Kadernota geeft daarnaast een beeld van de ontwikkeling van de loonsom en personele indicatoren.
4.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt er voor dat in de in lid 2 bedoelde Kadernota de investeringsopgave is opgenomen. Deze opgave geeft de reguliere investeringsopgave per programma weer en een individuele weergave voor de speciale investeringsprojecten en exploitatieprojecten waarvan de kaders nog niet zijn vastgesteld.
5.
Bij de eerste Kadernota in een nieuwe bestuursperiode stelt de Algemene Vergadering vast wat de speciale investeringen en speciale exploitatieprojecten zijn.
6.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden is bevoegd een meerjarig beheer- en onderhoudsplan vast te stellen om de bedrijfsmiddelen op een doelmatige wijze op orde te houden conform de beleidskaders, zoals vastgesteld door de Algemene Vergadering. Het college van Dijkgraaf en Heemraden informeert de Algemene Vergadering over de hoofdlijnen van een vastgesteld plan en de financiële consequenties daarvan in de in lid 2 bedoelde Kadernota.

Artikel 5 Begroting en Meerjarenraming

Het college van Dijkgraaf en Heemraden biedt jaarlijks een ontwerp van de begroting aan de Algemene Vergadering aan waarin voorstellen zijn opgenomen voor de beleidsuitvoering in het komende begrotingsjaar. Daarbij biedt het college van Dijkgraaf en Heemraden jaarlijks ook een meerjarenraming met toelichting aan de Algemene Vergadering aan waarin voorstellen worden gedaan voor het beleid in de op het begrotingsjaar volgende begrotingsjaren, zoals bepaald in artikel 4.6 van het Waterschapsbesluit.

Artikel 6 Vaststelling begroting

1.
De Algemene Vergadering autoriseert met het vaststellen van de begroting de netto-kosten die per programma zijn opgenomen alsmede de dekkingsmiddelen die zijn opgenomen in de begroting naar kostendragers.
2.
De netto investeringsuitgaven van voorgenomen investeringen uit de investeringsopgave, bedoeld in artikel 4 lid 4, waarvan de geplande aanvangsdatum in het begrotingsjaar ligt, worden bij de vaststelling van de jaarbegroting geautoriseerd. Het college van Dijkgraaf en Heemraden kan na vaststelling van de jaarbegroting beschikken over de in de jaarbegroting opgenomen investeringskredieten.
3.
Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar in uitvoering worden genomen en waarvoor geen autorisatie bij het vaststellen van de jaarbegroting is verleend, legt het college van Dijkgraaf en Heemraden voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel aan de Algemene Vergadering voor.

Uitvoering, sturing en beheersing

Artikel 7 Ruimte bij uitvoering begroting

1.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt voor het per programma verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatregelen die getroffen zijn en prestaties die geleverd worden, de doelstellingen en effecten die bereikt worden en de netto-kosten die gemaakt worden, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de Algemene Vergadering, kunnen worden getoetst.
2.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden is bevoegd voor de reguliere investeringsopgave te compenseren tussen de geraamde netto-investeringsuitgaven voor verschillende begrotingsjaren per programma indien deze mutaties passen binnen de bestuurlijke uitgangspunten, het investeringsvolume per programma en de kapitaallasten. Een dergelijk feit wordt achteraf aan de Algemene Vergadering gerapporteerd.
3.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden is voor de speciale investeringen bevoegd om de voor een investering geraamde netto uitgaven met 5% te overschrijden zonder toestemming vooraf van de Algemene Vergadering indien deze mutaties passen binnen de vastgestelde beleidskaders. Een dergelijke overschrijding wordt achteraf aan de Algemene Vergadering gerapporteerd.
4.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden is bevoegd de netto kosten per programma zonder toestemming vooraf van de Algemene Vergadering te wijzigen indien de middeleninzet past binnen het vastgestelde beleid en indien de hiervoor benodigde financiële ruimte elders binnen de begroting kan worden gevonden. Het totale bedrag van deze wijzigingen tussen programma’s bedraagt niet meer dan €500.000. Een dergelijk feit wordt achteraf aan de Algemene Vergadering gerapporteerd.
5.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden is bevoegd overschrijding van geautoriseerde netto kosten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien in de begroting. Over de benutting van de post onvoorzien wordt achteraf aan de Algemene Vergadering gerapporteerd.

Rapportage en interne verantwoording

Artikel 8 Actieve informatieplicht, tussentijdse Bestuursrapportage en begrotingswijzigingen

1.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden informeert de Algemene Vergadering zo spoedig mogelijk indien de realisatie van het beleid in betekenende mate afwijkt van hetgeen in de begroting is opgenomen.
2.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden informeert de Algemene Vergadering door middel van de Bestuursrapportage over de afwijkingen in de realisatie van het beleid dat in de begroting is opgenomen en over de uitvoering van de reguliere investeringsopgave,de speciale investeringen en de speciale exploitatieprojecten.
3.
De inrichting van de Bestuursrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
4.
De Bestuursrapportage gaat in op afwijkingen van betekenende mate wat betreft de maatregelen die getroffen en prestaties die geleverd worden en de doelstellingen en effecten die bereikt worden. Het college van Dijkgraaf en Heemraden informeert de Algemene Vergadering over de prognose van het jaarresultaat.
5.
Bij de beleidsmatige vaststelling van speciale investeringen en speciale exploitatieprojecten maakt de Algemene Vergadering afspraken met het college van Dijkgraaf en Heemraden over de verantwoording.
6.
De Algemene Vergadering besluit, al dan niet op voorstel van het college van Dijkgraaf en Heemraden, wanneer een project niet langer moet worden beschouwd als speciaal investeringsproject of speciaal exploitatieproject.
7.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden legt, indien noodzakelijk, voorstellen voor begrotingswijzigingen, wijzigingen van investeringskredieten alsmede bijstellingen van het beleid voor aan de Algemene Vergadering.
8.
De Algemene Vergadering wordt geïnformeerd indien de kasgeldlimiet voor het derde achtereenvolgende kwartaal dreigt te worden overschreden.
9.
De Algemene Vergadering wordt geïnformeerd indien de renterisiconorm dreigt te worden overschreden.

Artikel 9 Jaarverslaggeving

1.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden legt na afloop van ieder begrotingsjaar verantwoording af aan de Algemene Vergadering over de uitvoering van de programma’s door middel van het ter vaststelling aanbieden van het jaarverslag en de door de accountant gecontroleerde jaarrekening.
2.
De Algemene Vergadering bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
3.
Bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de voortgang van de reguliere investeringsopgave, de speciale investeringen en de speciale exploitatieprojecten per programma.
4.
Bij de jaarstukken wordt een beeld gegeven van de realisatie van de loonsom en personele indicatoren.

Hoofdstuk 3 Uitgangspunten financieel beleid

Artikel 10 Financieel beleid algemeen

Het college van Dijkgraaf en Heemraden doet voorstellen aan de Algemene Vergadering die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van de volgende onderwerpen:

a.
Waardering en afschrijving van activa.
b.
Weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen.

Artikel 11 Waardering en afschrijving van activa

1.
Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa omvat in ieder geval:
- a.
  Een ondergrens voor het activeren van uitgaven met een meerjarig nut.
- b.
  De wijze waarop het waterschap de beleidsvrijheid uit het Waterschapsbesluit invult ten aanzien van de bijdragen van eigen personeel, de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend en de mogelijkheid dat een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap in de vervaardigingsprijs van vaste activa opgenomen kan worden.
- c.
  De afbakening tussen investering en onderhoud.
- d.
  De afschrijvingsmethode.
2.
Actualisatie van het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving vindt plaats op het moment dat hier voldoende aanleiding voor is. Aanleidingen kunnen in ieder geval zijn: aanpassing van wet- en regelgeving en gewijzigde inzichten met betrekking tot toekomstige investeringsopgaven die een aanzienlijke impact hebben op de (toekomstige) financiële positie van het waterschap.

Artikel 12 Financiering

Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt er voor dat bij de uitoefening van de financieringsfunctie:

a.
Goede ondersteuning plaatsvindt van uitsluitend de taken die in het reglement aan het waterschap zijn opgedragen.
b.
Toegang tot de financiële markten is.
c.
Voldoende financiële middelen worden aangetrokken en overtollige gelden worden uitgezet om de programma’s binnen de door de Algemene Vergadering vastgestelde kaders van de meerjarenraming en de begroting te kunnen uitvoeren.
d.
De volgende risico’s verbonden aan de financieringsfunctie worden beheerst: renterisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s, koersrisico’s en valutarisico’s.
e.
De kosten van de leningen zo veel mogelijk worden beperkt en er een voldoende rendement op de uitzettingen wordt bereikt.
f.
Een bijdrage wordt geleverd aan het bereiken van een financiële balansstructuur die dienstbaar is aan de doelstellingen van het waterschap.
g.
De interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities worden beperkt.

Hoofdstuk 4 Paragrafen

Artikel 13 Algemeen

1.
In de paragrafen van de begroting wordt ingegaan op de wijze waarop in het begrotingsjaar invulling zal worden gegeven aan het in artikel 10 en artikel 12 bedoelde beleid. Indien er afwijkingen zijn van het vastgestelde beleid wordt daarop in de betreffende paragraaf ingegaan, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld.
2.
De paragrafen van het jaarverslag bevatten de verantwoording van hetgeen in de overeenkomstige paragrafen van de begroting is opgenomen. Indien tijdens de realisatie is afgeweken van de kaders die zijn vastgelegd in het desbetreffende onderdeel van het in artikel 10 en artikel 12 bedoelde beleid wordt daarop specifiek ingegaan, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld.

Artikel 14 Paragraaf weerstandsvermogen

Het college van Dijkgraaf en Heemraden geeft in de paragraaf weerstandvermogen van de begrotingen van het jaarverslag de significante wijzigingen aan op de meest recente organisatiebrede risicoanalyse. Het college van Dijkgraaf en Heemraden rapporteert over bestuurlijk relevante risico’s, welke het beleid van het waterschap kunnen raken.

Hoofdstuk 5 Administratie en organisatie

Artikel 15 Administratie

Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt er voor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a.
Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het waterschap als geheel en in zijn organisatie-onderdelen.
b.
Het geven van een actueel en volledig inzicht in de bezittingen van het waterschap.
c.
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, rechten, verplichtingen, ontvangsten, betalingen, kosten en opbrengsten.
d.
Een doelmatig beheer van geldstromen en financiële posities.
e.
Een goede interne en externe informatievoorziening over de uitvoering van de financieringsfunctie.
f.
Het inzicht krijgen in en bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
g.
Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
h.
De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16 Financiële administratie

Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt er voor dat:

a.
Alle door de Algemene Vergadering en (namens) het college van Dijkgraaf en Heemraden genomen besluiten waaraan financiële gevolgen verbonden zijn, tijdig worden verwerkt in de financiële administratie.
b.
De vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de provincie(s), de Europese Unie en het Centraal Bureau voor de Statistiek, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het waterschap.

Artikel 17 Organisatie en administratieve organisatie

1.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt voor:
- a.
  Een eenduidige indeling van de organisatie van het waterschap en een eenduidige toewijzing van de taken van het waterschap aan organisatorische eenheden.
- b.
  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.
- c.
  Waarborging van een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering van de begroting.
- d.
  Verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.
- e.
  Het maken afspraken met de verantwoordelijken voor organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.
- f.
  Regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de organisatorische eenheden.
- g.
  Interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen die waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese en nationale regels ter zake.
- h.
  Regels die aangeven welke elementen in ieder geval moeten worden opgenomen in voorstellen voor investeringsbesluiten die aan de Algemene Vergadering of het college van Dijkgraaf en Heemraden worden voorgelegd.
- i.
  Regels ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het waterschap.
- j.
  Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt voor een adequaat proces voor inzicht in frauderisico’s en zorgt voor beheersingsmaatregelen ter voorkoming en detectie van fraude.
2.
Het college van Dijkgraaf en Heemraden actualiseert de in het eerste lid bedoelde organisatie zodra hiertoe aanleiding is.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 18 Inwerkingtreding

1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 maart 2023.
2.
De ‘Verordening beleid- en verantwoordingsfunctie Waterschap Zuiderzeeland’, die is vastgesteld bij besluit van 23 november 2022, wordt ingetrokken met ingang van 1 maart 2023.

Artikel 19 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie 2023’.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de Algemene Vergadering, gehouden op 14 februari 2023.

De secretaris,

……………………,

De voorzitter,

…………….