Besluit informatiebeheer gemeente Kampen 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• -

  archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet;

• -

  archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de wet, waaronder begrepen het e-Depot;

• -

  archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de wet;

• -

  archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet aangewezen gemeentearchivaris;

• -

  authenticeren: het toekennen van één of meer kenmerken (zoals zegels, bindwijze, kleurgebruik, watermerk of steunkleur) aan archiefbescheiden, zodanig dat achteraf kan worden vastgesteld dat het om originele, authentieke archiefbescheiden gaat;

• -

  authenticiteit van archiefbescheiden: de mate waarin van archiefbescheiden kan worden aangetoond dat: a. ze zijn wat ze beweren te zijn; b. ze zijn gecreëerd of verzonden door de persoon of organisatie die beweert ze te hebben gecreëerd of verzonden; en c. ze op het aangegeven moment zijn gecreëerd of verzonden;

• -

  beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Dit is de gemeentesecretaris; deze kan dit verder in de organisatie mandateren;

• -

  collationeren: het met betrekking tot een afschrift vergelijken met de oorspronkelijke tekst;

• -

  conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

• -

  informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op een of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en of werkprocessen van de gemeente;

• -

  informatie-architectuur: beschrijving van de inhoudelijke relaties en samenhang tussen toepassingen en gegevensverzamelingen onderling. Zo worden de relaties met informatie en communicatie als bedrijfsmiddelen of productiefactoren van een organisatie inzichtelijk. De informatie-architectuur maakt deel uit van de informatievoorziening binnen een organisatie;

• -

  informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn, zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de archiefbescheiden volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kunnen worden gesteld;

• -

  informatiedrager: Het fysieke medium dat de drager is van informatie, zoals krant, boek, geluidsband, cd, harde schijf of USB-stick;

• -

  informatiesysteem: een samenhangend geheel van gegevensverzamelingen, en de daarbij behorende personen, procedures, processen en pro¬grammatuur alsmede de voor het informatiesysteem getroffen voorzieningen voor opslag, verwerking en communicatie;

• -

  integriteit van archiefbescheiden: het gegeven dat vorm, inhoud, structuur en gedrag van archiefbescheiden bij raadpleging gelijk zijn aan de vorm, inhoud, structuur en gedrag op het tijdstip dat ze werden gecreëerd of ontvangen of ontvangen;

• -

  kwaliteitssysteem: het geheel van mensen, middelen, procedures, en het handelen daarnaar, gericht op het handhaven en verbeteren van de kwaliteit van de gemeentelijke informatiehuishouding en de archieffunctie, en hun inrichting, e.e.a. zoals bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

• -

  migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

• -

  overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de wet;

• -

  selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de wet;

• -

  strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake het archief- en informatiebeheer vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;

• -

  vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de wet;

• -

  vervreemding: de overdracht van eigendom van archiefbescheiden door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk- of rechtspersoon als bedoeld in artikel 8 van de wet;

• -

  wet: Archiefwet 1995.

Artikel 2 Strategisch Informatieoverleg

• 1.

  De gemeentesecretaris stelt een Strategisch Informatieoverleg in.

• 2.

  Het Strategisch Informatieoverleg dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer en de verwerving van archiefbescheiden voor te bereiden.

• 3.

  In het Strategisch Informatieoverleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd

Artikel 3 Kwaliteitssysteem

• 1.

  Conform artikel 16 van de Archiefregeling stelt het college een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.

• 2.

  De gemeentesecretaris hanteert het door het college vastgestelde kwaliteitssysteem en de daarin benoemde uitgangspunten en systemen (applicaties en werkwijzen).

• 3.

  Het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van dit kwaliteitssysteem, waarbij alle van belang zijnde aspecten voor een goed informatiebeheer worden gewaarborgd.

Artikel 4 Documentair Structuurplan

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat er een overzicht bestaat van alle aanwezige archiefbescheiden in relatie tot het werk dat wordt gedaan, dit overzicht is het Documentair Structuurplan (DSP).

• 2.

  Het Documentair Structuurplan bevat een overzicht van de verblijfplaats en toegankelijkheid van de archiefbescheiden gekoppeld aan de werkprocessen.

Artikel 5 Verantwoordelijkheid voor het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden

• 1.

  De gemeentesecretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2.

  De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat zijn, of worden gebracht, en dat de ordening ervan geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

• 3.

  De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht dat op grond van de bewijswaarde van archiefbescheiden en informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

• 4.

  De inrichting van het informatiebeheer omvat tenminste:

  • a.

    de organisatie van het informatiebeheer;

  • b.

    de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen;

  • c.

    het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen;

  • d.

    procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van informatie worden gewaarborgd;

  • e.

    het aanwijzen van een archiefruimte, voor zowel analoge als digitale archiefbescheiden;

  • f.

    het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen schema van metagegevens, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie of relaties, de status, de bewaartermijn van de informatie, en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;

  • g.

    het bijhouden van een overzicht van knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

• 5.

  De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.

• 6.

  De gemeentesecretaris zorgt voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

• 7.

  De gemeentesecretaris zorgt voor voldoende afscherming van archiefbescheiden zodat enkel degene die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid inzage hebben, ofwel na toestemming van het afdelingshoofd van het betreffende archiefvormend onderdeel.

Artikel 6 Beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden

• 1.

  Archiefbescheiden worden beheerd in de vorm waarin zij worden ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

• 2.

  Van archiefbescheiden die worden gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthenticeerd en door het verantwoordelijke organisatieonderdeel wordt bewaard.

• 3.

  Archiefbescheiden worden beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en de geldende regels en normen van Informatiearchitectuur, Informatiebeveiliging en geheimhouding, duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van de archiefbescheiden.

• 4.

  Voor de beveiliging van archiefbescheiden treft de gemeentesecretaris adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van archiefbescheiden.

Artikel 7 Inlichten archivaris bij voornemen tot wijzigingen

De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw of verbouwing, inrichting of herinrichting, en ingebruikneming van ruimten die die als archiefruimte moeten dienen;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet overgebrachte archiefbescheiden.

Artikel 8 Positief advies van de archivaris

In het geval de gemeentesecretaris de hierna genoemde handelingen met betrekking tot archiefbescheiden wil uitvoeren, is vooraf positief advies van de archivaris vereist:

• a.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin archiefbescheiden worden beheerd en/of bewaard;

• b.

  vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;

• c.

  vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;

• d.

  bouw of verbouwing, inrichting of herinrichting, en ingebruikneming van ruimten die als archiefruimte moeten dienen;

• e.

  het maken van uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;

• f.

  migratie en conversie van (digitale) archiefbescheiden;

• g.

  overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, waaronder ook wordt verstaan het e-Depot;

• h.

  aanbrengen van beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• i.

  doorvoering van veranderingen in de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden.

Artikel 9 Verwijdering

Het is niet toegestaan documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 10 Bewaartermijnen van de informatie, selectie en vernietiging

• 1.

  De gemeentesecretaris zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2.

  De gemeentesecretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium laten selecteren van archiefbescheiden en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 3.

  Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

• 4.

  De gemeentesecretaris stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

• 5.

  De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 11 Overbrenging

• 1.

  Indien de gemeentesecretaris op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.

• 2.

  Bij overbrenging van archiefbescheiden c.q. informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Artikel 12 Archiefbewaarplaats

• 1.

  De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van het Stadsarchief Kampen aan de Oudestraat 216 C te Kampen.

• 2.

  In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast openbare archiefbescheiden, ook archiefbescheiden bevinden met een afwijkend openbaarheidsregime.

Artikel 13 Verantwoordelijkheden van de archivaris

De in de wet en in de Archiefverordening genoemde verantwoordlijkheden van de archivaris ten aanzien van de archiefbewaarplaats omvatten concreet:

• a.

  de opname en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen;

• b.

  het opstellen van voorschriften ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen;

• c.

  het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

• d.

  het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek zo mogelijk gegevens, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd, e.e.a. steeds tegen betaling conform de geldende Legesverordening;

• e.

  het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

• f.

  het stellen van nadere regels omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld;

• g.

  het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren, die archiefbescheiden hebben overgedragen;

• h.

  het jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties;

• i.

  het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie, mits het behoud ervan van historisch belang is;

• j.

  de jaarlijkse verslaglegging over het gevoerde beheer van de archiefwaarplaats.

Artikel 14 Intrekken besluit

Het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Kampen 2011 wordt ingetrokken.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking van het besluit.

Artikel 16 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit informatiebeheer gemeente Kampen 2023.