Nota activabeleid Veiligheidsregio Flevoland 2014

1.Inleiding

Vaste activa hebben als kenmerk dat deze door de huishouding voor langere periode gebruikt worden bij het realiseren van hun doelen danwel taken. De uitgaven die gepaard gaan met de aanschaf van activa worden dan ook niet in één jaar ten laste van de exploitatie gebracht, maar geactiveerd.

Jaarlijks wordt ten laste van de exploitatie de waardevermindering van het actief tot uitdrukking gebracht middels afschrijvingen. De afschrijving representeert in feite het nut dat verloren is gegaan door het gebruik van het actief gedurende het jaar.

Het activabeleid heeft een grote invloed op de jaarlijkse exploitatie en de vermogenspositie van de Veiligheidsregio Flevoland (VRF). Artikel 212 van de gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) bevatten de voorschriften voor waardering en afschrijving van activa.

Omdat de doorontwikkeling van het BBV daartoe aanleiding geeft bieden wij u thans een nieuw voorstel inzake het activabeleid aan.

Deze nota dient als instrument voor het eenduidig behandelen van VRF investeringen. De nota bakent de formele kaders af waarbinnen het Dagelijks bestuur dient te handelen met investeringen en afschrijvingen en vervult een ondersteunende rol bij de begroting en jaarrekening.

Verder wordt met deze nota voldaan aan artikel 8 van de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (financiële verordening). Dit artikel bepaald dat het dagelijks bestuur een nota activabeleid aanbiedt. De nota vormt de basis voor het te voeren activabeleid.

2.Doelstelling

De belangrijkste doelstellingen van deze nota zijn.

• 1.

  Het op samenhangende wijze in beeld brengen van het BBV kader activabeleid, waardoor het inzicht in de vermogenspositie van de lagere overheden vergroot wordt;

• 2.

  Uniformiteit in het activeren en afschrijven op (gelijksoortige) investeringen conform het BBV;

• 3.

  Aanpassen van het beleid aan het voortschrijdende inzicht van de commissie BBV.

3.Soorten van activa

Het BBV schrijft voor dat bij VRF een stelsel van baten en lasten wordt gehanteerd. Ten laste van de exploitatie van een bepaald boekjaar mogen dus slechts uitgaven gebracht worden die op dat jaar betrekking hebben. Daarom moeten uitgaven voor zaken met een meerjarig nut in beginsel geactiveerd worden en op de balans tot uitdrukking komen.

Bij activering draait het om de vraag:

• A.

  of uitgaven een meerjarig nut hebben;

• B.

  in welke gevallen dergelijke uitgaven moeten/mogen worden geactiveerd en dus als vaste activa worden beschouwd. Daarbij moet een onderscheid gemaakt worden tussen activa met een maatschappelijk nut en activa met een economisch nut.

De vaste activa worden op basis van het BBV (artikel 33) onderverdeeld in vier categorieën, die elk weer verder onderverdeeld worden. Deze onderverdeling moet in de balans tot uitdrukking komen:

3.1 Immateriële vaste activa;

3.2.a Materiële vaste activa met een economisch nut;

3.2.b Materiële vaste activa met maatschappelijk nut;

3.3 Financiële vaste activa.

3.1Immateriële vaste activa (artikel 34 en artikel 60 BBV)

Hieronder vallen de volgende investeringen:

• •

  Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;

• •

  Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief.

Specifieke kenmerken zijn:

• •

  De kosten voor het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio wordt afschreven conform de maximale looptijd van de lening;

• •

  Onderzoek en ontwikkeling wordt in maximaal 5 jaar afschreven;

• •

  alvorens de kosten van onderzoek en ontwikkeling geactiveerd kunnen worden dient aan een aantal voorwaarden te zijn voldaan:

• 1.

  het voornemen bestaat om het actief te gebruiken of te verkopen;

• 2.

  de technische uitvoerbaarheid van het actief staat vast;

• 3.

  het actief dient in de toekomst economisch of maatschappelijk nut te genereren;

• 4.

  de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen moeten betrouwbaar vastgesteld kunnen worden.

3.2.a Materiële vast activa: investeringen met een economisch nut (artikel 35-1a en 59-1 en 2 BBV)

Hieronder worden verstaan investeringen die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen.

• •

  Deze investeringen moeten verplicht worden geactiveerd en afgeschreven;

• •

  Bepalend voor de afschrijvingstermijn is de verwachte economische levensduur;

• •

  Investeringen moeten worden gewaardeerd tegen de hiervoor gemaakte historische kosten (verkrijging- of vervaardigingprijs artikel 63 BBV);

• •

  Afschrijvingen vinden plaats onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar (artikel 64 BBV)

• •

  Afschrijvingsgrondslagen moeten consistent zijn. Alleen om gegronde redenen mogen de afschrijvingen op andere grondslagen geschieden dan die welke in het voorgaande begrotingsjaar zijn toegepast;

• •

  Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt op het moment van buitengebruikstelling afgewaardeerd (dus vervroegd afgeschreven);

• •

  Op de investering mogen rijksbijdragen, subsidies e.d., die in directe relatie staan met de investering, rechtstreeks in mindering worden gebracht;

• •

  Op de investering mogen reserves niet rechtstreeks in mindering worden gebracht;

• •

  Gronden en terreinen moeten altijd worden geactiveerd. Er mag echter niet op worden afgeschreven.

3.2.b Materiële vaste activa: investeringen met maatschappelijk nut (artikel 35-1 b en 59-4 BBV)

• •

  Deze investeringen zijn niet van toepassing op de Veiligheidsregio Flevoland.

3.3 Financiële vaste activa (artikel 36 BBV)

Hieronder verstaan we:

• •

  Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen;

• •

  Leningen aan deelnemingen of overige verbonden partijen;

• •

  Overige langlopende leningen;

• •

  Overige bezittingen met een looptijd van meer dan een jaar;

• •

  Bijdrage aan activa in eigendom van derden.

Behalve bij het laatste punt moeten de bovengenoemde zaken, gezien de aard daarvan, altijd worden geactiveerd.

Als het om subsidies van derden gaat mogen deze bijdragen alleen geactiveerd worden als aan alle volgende 4 voorwaarden voldaan wordt:

• 1.

  Er is sprake van een investering door een derde;

• 2.

  De investering draagt bij aan de publieke taak;

• 3.

  De derde heeft zich daadwerkelijk verplicht tot daadwerkelijk investeren;

• 4.

  De bijdrage kan worden teruggevorderd als de derde in gebreke blijft, dan wel dat de VRF (mede) eigenaar wordt van de investering.

Voldoet de bijdrage niet aan alle vier de voorwaarden, dan mag deze niet worden geactiveerd.

4.Waardering

Waardering op basis van verkrijging- of vervaardigingprijs

Activa kan worden gewaardeerd op basis van verkrijging- of vervaardigingprijs. De verkrijgingprijs bestaat uit de inkoopprijs (inclusief de niet-compensabele BTW en inclusief de niet te verrekenen BTW) en de bijkomende kosten. De bijkomende kosten bestaan louter uit de directe kosten met betrekking tot het activum (er mogen dus geen indirecte kosten worden toegerekend aan de investering).

De vervaardingsprijs bestaat uit de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingspijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. In dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.

Waardering tegen bruto investeringsbedrag

Uitgangspunt is dat de investeringen geactiveerd worden voor het bedrag van de bruto investering. Onder de BBV is het alleen nog maar toegestaan bijdragen die van derden zijn verkregen en die in een directe relatie staan met het actief in minder te brengen op de waarde van het actief (bijvoorbeeld investeringssubsidies)

Actuele waarde

Van activa waarvan de bestemming veranderd, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.

Onder de actuele waarde vallen de begrippen vervangingsprijs (wat kost het om het actief te vervangen), de directe opbrengstwaarde (wat levert het actief op bij verkoop) en de indirecte opbrengstwaarde (wat is de waarde van het actief op basis van producten die men er nog mee kan maken). Waardering tegen actuele waarde is dus in beginsel niet toegestaan. Van activa, waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde bepaald. Indien deze waarde hoger is dan de boekwaarde, dan wordt dit vermeld in de toelichting op de balans (en dus niet als een feitelijke balansmutatie in de administratie verantwoord). Indien de actuele waarde duurzaam is dan de boekwaarde dan wordt de waardedaling als verlies ten laste van het resultaat verantwoord.

5. Kapitaallasten

Methode van afschrijving

Lagere overheden hanteren een lineaire en/of annuïtaire afschrijvingsmethode. In principe wordt voor de VRF de lineaire afschrijvingsmethode gehanteerd. De annuïtaire methode wordt alleen bij activa toegestaan waarvan het van belang wordt geacht de lasten gedurende de looptijd gelijk te houden of waar een uitkering tegenover staat

Annuïtaire afschrijving

De gezamenlijke lasten van rente en afschrijvingen blijven jaarlijks gelijk gedurende de gebruiksduur/afschrijvingstermijn van het actief. De jaarlijks dalende rentelasten worden exact gecompenseerd door de jaarlijks stijgende afschrijvingslasten. In de beginjaren wordt er weinig afgeschreven en in de laatste jaren veel.

Deze methode wordt toegepast als het van belang is dat de lasten gedurende de looptijd gelijk te houden (b.v. financiering met een annuïtaire geldlening).

Lineaire afschrijving

Lineaire afschrijvingstermijnen worden berekend op basis van de historische kostprijs. De investering wordt gedeeld door de gebruiksduur, rekening houdend met een eventuele restwaarde, en daarmee is de jaarlijkse afschrijvingslast bepaald. Daar de rentekosten bij deze manier van afschrijven jaarlijks afnemen lopen de kapitaallasten jaarlijks ook terug.

De lineaire methode wordt bij de meeste lagere overheden toegepast gezien de beperkte complexiteit en het feit dat deze methode goed aansluit bij de werkelijke waardeontwikkeling van het actief.

Aanvang van de rente en afschrijving

Met betrekking tot het moment waarop de afschrijving van een investering moet beginnen zijn er verschillende mogelijkheden:

• 1.

  meteen, vanaf de eerste kalendermaand volgende op de eerste uitgave;

• 2.

  met ingang van het eerste kalenderjaar, volgende op het jaar waarin de eerste uitgaven zijn gedaan;

• 3.

  vanaf het moment dat een actief is gerealiseerd.

De keuze hierin is tevens van belang voor de toerekening van de rentelasten.

Voorgesteld wordt om de toerekening van de kapitaallasten (rente en afschrijving) te berekenen over de boekwaarde aan het begin van het jaar. Feitelijk betekent dit ook dat de kapitaallasten pas berekend worden in het jaar na de aanschaf.

6.Extra afschrijvingen

Extra afschrijvingen geschieden veelal om investeringen met een boekwaarde van geringe omvang weg te boeken. Dit is tot een bedrag van € 2.500 toegestaan. Het wegboeken van dergelijke lage bedragen geeft een besparing te zien in de vorm van een vermindering van de administratieve werkzaamheden.

Naast deze categorie extra afschrijvingen bestonden in de praktijk resultaatafhankelijke extra afschrijvingen. Deze vorm van extra afschrijvingen is niet meer toegestaan.

Het BBV schrijft aanpassingen van de boekwaarde als gevolg van nieuwe inzichten in de technische en/of economische levensduur van activa, dan wel als gevolg van buitengebruikstelling of afstoting voor. Bij waardeverminderingen gebeurt dit door extra afschrijvingen, die ten laste komen van de exploitatie.

Ten aanzien van deelnemingen (effecten, aandelen etc.) schrijft artikel 65 lid 2 voor dat ‘de waarde moet worden verminderd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgingprijs’.

Over waardevermeerderingen van deze activagroep wordt in het geheel niet gesproken.

7.Dubbele boekwaarden

In de totale afweging rond nieuwe c.q. vervangingsinvesteringen dient te worden nagegaan of er nog restant boekwaarden zijn, die betrekking hebben op de investering. Deze dienen ongeacht de boekwaarde, bij de nieuwe investering te worden afgeboekt, danwel dient de afschrijvingstermijn van de nieuwe investering aan te sluiten bij de restant afschrijvingstermijn van het object.

Het laatste geldt bijvoorbeeld bij bouwkundige aanpassingen van gebouwen. Dit alles dient ter voorkoming van dubbele boekwaarden. Bij de verkoop van een actief dient de opbrengst daarvan in mindering te worden gebracht op de boekwaarde van het object

8.Uitgangspunten van afschrijven binnen de VRF

Betreffende het jaarlijks afschrijven gelden voor de veiligheidsregio de volgende uitgangspunten:

• •

  Gronden worden wel geactiveerd, maar er wordt niet op afgeschreven;

• •

  Zowel op klein als groot onderhoud zal niet worden afgeschreven;

• •

  Uitgaven tot € 15.000 worden niet geactiveerd maar rechtstreeks ten laste van de exploitatie gebracht;

• •

  De Controller van de VRF mag, mits goed onderbouwd, besluiten dat uitgaven onder de € 15.000 wel geactiveerd worden en derhalve niet ten laste van de exploitatie worden gebracht.

• •

  Investeringen worden lineair afgeschreven.

• •

  Op investeringen die een langere doorlooptijd hebben dan 1 jaar, wordt pas afgeschreven op het moment dat het actief in gebruik/dienst wordt genomen;

• •

  Op investeringen die een kortere doorlooptijd hebben dan 1 jaar, wordt het moment van afschrijven bepaald door de datum van ingebruikname van het actief.

• •

  Na vaststelling van deze nota worden de jaarlijkse afschrijvingen voor nieuwe investeringen gehanteerd conform de bijgevoegde tabel in bijlage A. Bij een eventuele afwijking met de bestaande staat van activa kan correctie met terugwerkende kracht plaatsvinden.

• •

  Restant boekwaarden tot een bedrag van € 500 worden afgeboekt via een extra afschrijving.

• •

  Extra afschrijvingen met het oogmerk het rekeningresultaat te beïnvloeden zijn niet toegestaan.

• •

  In de gevallen waar waardeverminderingen ontstaan, worden deze in het betreffende jaar ten laste van de exploitatie gebracht.

• •

  Dubbele boekwaarden worden voorkomen door de restant boekwaarde van een object te betrekken bij de nieuwe investering of inééns af te schrijven ten laste van de exploitatie.

9. Overige

Bij Financial lease wordt het geleased actief geactiveerd op de balans. De daarmee samenhangende schuld wordt gepassiveerd.

10.Ingangsdatum

Samen met het ‘Besluit begroting en verantwoording 2004’ en de ‘Verordening financieel beheer’ ingevolge artikel 212 Gemeentewet treedt deze nota in werking op 1 januari 2014.

Bijlage A: Afschrijvingstabel activa

Bijlage B: Besluit Begroting en Verantwoording

In hoofdstuk IV BBV, ‘De jaarstukken en de toelichting’ wordt in de artikelen 33 tot en met 36 aangegeven hoe te handelen met vaste activa.

In hoofdstuk V BBV, ‘Waardering, activeren en afschrijven’ wordt in de artikelen 59 tot en met 65 aangegeven hoe te handelen met waardering, heractivering en afschrijving van investeringen. Hierop dient het beleid te worden gebaseerd.

De hiervoor opgenomen artikelen luiden:

Artikel 33

Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa.

Artikel 34

In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

• a.

  kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;

• b.

  kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief.

Artikel 35

1. In de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

• a.

  investeringen met een economisch nut;

• b.

  investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

2. Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven.

Artikel 36

In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

a. kapitaalverstrekkingen aan:

• 1.

  deelnemingen;

• 2.

  gemeenschappelijke regelingen;

• 3.

  overige verbonden partijen;

b. leningen aan:

• 1.

  woningbouwcorporaties;

• 2.

  deelnemingen;

• 3.

  overige verbonden partijen;

c. overige langlopende leningen;

d. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

e. bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Artikel 59

• a.

  Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd.

• b.

  Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen.

• c.

  In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde niet geactiveerd.

• d.

  Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen worden geactiveerd.

Artikel 60

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:

• a.

  Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• b.

  De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

• c.

  Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

• d.

  De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Artikel 61

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd indien:

• a.

  Er sprake is van een investering door een derde;

• b.

  De investering bijdraagt aan de publieke taak;

• c.

  De derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;

• d.

  De bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Artikel 62

• a.

  Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd.

• b.

  In afwijking van het eerste lid mogen bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering worden gebracht.

• c.

  In afwijking van het eerste lid mogen reserves in mindering worden gebracht op investeringen, als bedoeld in artikel 59, het vierde lid.

Artikel 63

• a.

  Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

• b.

  De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

• c.

  De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.

• d.

  Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd op registratiewaarde.

• e.

  Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.

• f.

  In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer.

• g.

  Passiva worden gewaardeerd op de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen, die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.

• h.

  Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de nominale waarde van leningen en vorderingen verrekend.

Artikel 64

• a.

  De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

• b.

  Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.

• c.

  Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.

• d.

  In afwijking van het eerste en het derde lid kan er op de activa, bedoeld in artikel 59, vierde lid, extra worden afgeschreven.

• e.

  In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.

• f.

  In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar.

Artikel 65

• a.

  Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.

• b.

  Voorraden en deelnemingen worden op de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

• c.

  Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.