| Organisatie | Leusden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening vertrouwenscommissie, klankbordgesprek, benoeming en herbenoeming burgemeester 2023 |
| Citeertitel | Verordening vertrouwenscommissie, klankbordgesprek, benoeming en herbenoeming burgemeester 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-02-2023 | nieuwe regeling | 09-02-2023 |
HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie en, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
De commissie stelt per klankbordgesprek een verslag op. Alvorens het verslag van een klankbordgesprek vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept. Het klankbordverslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” door de secretaris bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd;
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt met toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 een beperking van de openbaarheid van de archiefbescheiden opgenomen van 75 jaar.
HOOFDSTUK II. BEPALINGEN INZAKE DE BENOEMING
Artikel 11. Informatie over en gesprek met sollicitanten
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
HOOFDSTUK III. BEPALINGEN INZAKE DE HERBENOEMING
Artikel 15. Informatie over en gesprek met de burgemeester
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de raad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester;
Artikel 17. Ontbinding tijdens herbenoemingsprocedure
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de raad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Artikel 20. Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 22. Inzagerecht bij vertrek burgemeester
Na het vertrek van een burgemeester sluit de secretaris het dossier en brengt dit conform artikel 9 over naar het archief. Gelijktijdig met de sluiting van het dossier, eindigt het inzagerecht van de leden van de vertrouwenscommissie in het dossier van de vertrekkende burgemeester.
Toelichting hoofdstuk I Algemene bepalingen
In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van het functioneren van de commissie en zaken die bij zowel benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken van belang zijn,. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:
De vertrouwenscommissie is een commissie als bedoeld in artikel 84 Gemeentewet.
De commissie bestaat uitsluitend uit leden van de raad. In deze verordening worden de fractievoorzitters van de partijen vertegenwoordigd in de raad aangewezen als lid. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst, en is daarom in deze bepaling niet opgenomen.
Artikel 4. Ambtelijke ondersteuning
Ambtelijke ondersteuning wordt door de griffier verzorgd en eventueel door de gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris. Betrokkenheid van de gemeentesecretaris ligt met name voor de hand indien een wethouder als adviseur aan de commissie is toegevoegd. Adviseurs en ambtelijke ondersteuners hebben geen stemrecht.
Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist, kan een kortere termijn van oproeping worden ingesteld.
Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt dit in het verslag op passende wijze tot uitdrukking gebracht.
Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag van bevindingen, de visie van de commissie voldoende tot uitdrukking brengt, nu de raad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van een verslag kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien:
Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het verhandelde in de profielschetsvergadering van de raad, bedoeld in artikelen 61 lid 3 en 61a lid 3 Gemeentewet,.
Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel ‘Proces’ worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie.
Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten met wie gesprekken zijn gevoerd, kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies aan de raad over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het verslag.
Bevindingen: In het verslag van bevindingen wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in en gesprekken met de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en informatie uit de klankbordgesprekken. Afgesloten wordt met een concept aanbeveling.
Het verslag kan bondig en beknopt zijn, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat degenen die het volgende klankbordgesprek voeren, alsmede de commissaris van de Koning, zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond. Mede omdat het immers een aanloop is naar besluitvorming over een eventuele aanbeveling tot herbenoeming.
De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.
De commissie legt bij in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek.
De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel A.6 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt.
De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseurs. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen, geen inzage wordt verstrekt over alle informatie die betrekking heeft op een (her)benoemingsprocedure of klankbordgesprek.
Het verdient aanbeveling dat de secretaris van de commissie tijdig overleg pleegt met de beheerder van de archiefbewaarplaats, als deskundige inzake de archivering, over de te volgen werkwijze.
Er zijn twee fasen te onderscheiden.
“Overbrenging” is de uiteindelijke formele en feitelijke overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995.
Om de geheimhouding te borgen, wordt een afspraak gemaakt met de beheerder van de archiefbewaarplaats om de archiefbescheiden te plaatsen in de op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats. De secretaris van de commissie en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden, waarbij de opgelegde geheimhouding geborgd blijft.
Het aanleveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure geschiedt door de secretaris van de commissie. Omdat het college wettelijk is aangewezen als zorgdrager is voor de gemeentelijke archiefbescheiden, wordt de secretaris door het college gemandateerd namens de raad als zorgdrager voor de stukken te functioneren.
Ten behoeve van de definitieve overbrenging van de stukken naar de archiefbewaarplaats is het van belang de beperking voor openbaarmaking scherp te formuleren. Dit kan worden voorbereid door de secretaris van de vertrouwenscommissie op het moment dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarplaats. Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen, die in de dossiers worden genoemd, is het gebruikelijk de termijn te stellen op 75 jaar na overbrenging van het dossier.
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van archiefbescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale archiefbescheiden van toepassing.
Digitale archiefbescheiden worden bewaard in een zogenoemde e-depotvoorziening. Ingeval er sprake is van digitale bestanden moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd. Hiervoor wordt verwezen naar de Baseline informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).
HOOFDSTUK II.BEPALINGEN INZAKE DE BENOEMING
In dit onderdeel zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die bij de benoeming van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:
Artikel 10. Toevoegen van een adviseur
Het is niet verplicht een of meer van de wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. De bepalingen inzake de oproeping zijn ook op de wethouders van toepassing. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 11. Informatie over en gesprek met de sollicitant
Ingevolge artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet wordt door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door de commissie nodig geachte informatie verschaft. Gezien de belangen van alle betrokkenen is de procedure om tot een aanbeveling inzake de benoeming te komen, door de wetgever geheim verklaard. Dat betekent ook dat de commissie er voor moet zorgen dat bij de correspondentie en gesprekken die met de sollicitanten worden gevoerd in het kader van de aanbeveling inzake de benoeming, de geheimhouding gewaarborgd is. De heimhoudingsplicht strekt zich ook uit over de de plaats en het tijdstip van de gesprekken.
Artikel 12. Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
Artikel 7 bevat de algemene bepalingen inzake de verslaglegging. Ten aanzien van benoeming dient bepaald te worden dat dit verslag in ieder geval wordt vergezeld van een conceptaanbeveling van twee personen. Ten overvloede: na de vaststelling van de aanbeveling door de raad, wordt slechts de naam van de als eerste aanbevolen kandidaat openbaar gemaakt.
Uit artikel 21 volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden; zo kan zij na de benoeming ook de klankbordgesprekken met de burgemeester voeren, al dan niet in gewijzigde (mogelijk verkleinde) samenstelling. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden, dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de benoeming.
HOOFDSTUK III.BEPALINGEN INZAKE DE HERBENOEMING
In dit onderdeel zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die ten aanzien van de herbenoeming van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:
Artikel 14. Toevoegen van een adviseur
Het is niet verplicht een of meer van de wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Wordt hij daaraan toegevoegd dan zijn de bepalingen inzake de oproeping ook op die wethouder van toepassing. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 15. Informatie over en gesprek met de burgemeester
De informatiebronnen die de vertrouwenscommissie gebruikt bij de advisering over de aanbeveling inzake de herbenoeming dienen voor zowel de burgemeester, de raad als de commissaris van de Koning, vooraf helder te zijn. De bevindingen van de commissie worden met de burgemeester besproken. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig bestuursorgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.
Artikel 16. Bijzondere bepaling inzake verslaglegging herbenoeming (artikel H.3)
Artikel 7 bevat de algemene bepalingen inzake de verslaglegging. De commissie legt een een concept voor de aanbeveling inzake de herbenoeming voor aan de raad, die daarover besluit. Eventuele nadere afspraken tussen commissie en burgemeester worden in het verslag opgenomen.
Artikel 17 Ontbinding (artikel H.4)
Uit artikel 21 volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de (her)benoeming.
HOOFDSTUK IV.BEPALINGEN INZAKE DE KLANKBORDGESPREKKEN
Met deze verordening hebben de klankbordgesprekken een formele basis gekregen.
In dit onderdeel zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die ten aanzien van de klankbordgesprekken van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:
In ieder geval jaarlijks wordt het functioneren van de burgemeester te bespreken, als opmaat naar de herbenoeming. Het klankbordgesprek wint aan kracht wanneer dit een gezamenlijke reflectie bevat op het functioneren van het bestuur en de rol van de burgemeester daarin. Vaak vindt na benoeming eerst een 100-dagengesprek plaats. Het verdient aanbeveling de klankbordgesprekken met de commissie in de planning af te stemmen op de gesprekken die de burgemeester met de commissaris van de Koning heeft over de ontwikkelingen in het functioneren van de burgemeester.
Artikel 19. Voorbereiding en inhoud
Een goed klankbordgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De commissie bepaalt daarom op welke informatie zij zich zal baseren en van wie deze informatie wordt gevraagd en deelt dit mee aan de burgemeester.
Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets ten tijde van de benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig bestuursorgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Ook kan de eventuele portefeuille van de burgemeester onderwerp van gesprek zijn
Van al deze gesprekken wordt verslag opgemaakt (artikel 7). De voorgaande verslagen vormen mede de basis voor het volgende klankbordgesprek. Door ruimte voor inbreng van de kant van de burgemeester wint het gesprek aan kracht.
Artikel 20 Onvoorziene gevallen
Dit artikel treft een voorziening inzake de bevoegdheid van de commissie in gevallen waarover bij verordening geen regeling is getroffen en de bevoegdheidsverdeling niet uit een andere wettelijke norm voortvloeit.
Artikel 21. Ontbinding van de commissie
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming; daar is in de onderdelen B en H een voorziening voor getroffen. In geval de commissie een permanente status heeft, kan de samenstelling tussentijds worden aangepast, bijvoorbeeld indien het wenselijk wordt geacht de klankbordgesprekken in een kleinere kring te voeren.
Artikel 23 Inzagerecht bij vertrek burgemeester
Na vertrek van de burgemeester uit de gemeente wordt het lopende dossier gesloten en gearchiveerd conform de bepalingen in artikel 9 en wordt het inzagerecht van de commissie beëindigd. De bij archivering opgelegde beperking van de openbaarheid voor de periode van 75 geldt alsdan voor een ieder.