Controleverordening gemeente Dongen 2017

Artikel 1: Definities

• a.

  Accountant: een door de raad benoemde:

  • •

    Registeraccountant of

  • •

    Organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,

• b.

  belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door een door de raad benoemde accountant van:

  • •

    Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • •

    Het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten en balansmutaties;

  • •

    Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;

  • •

    De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouw en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• c.

  waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• d.

  Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

• e.

  Financiële commissie: de commissie die zich bezighoudt met het voorbereiden van de raadsbehandeling van de jaarstukken (verslag en rekening) en hierover de raad adviseert

• f.

  Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaggeving opgestelde verantwoording die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2: Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole een programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    De toe te passen toleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen toleranties;

  • c.

    De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    De frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportage, zijnde de managementletter;

  • e.

    De posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapportagetoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

  • f.

    De gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende specifieke rapportagetoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

• 4.

  Voor de onder lid 3, sub a en b genoemde toleranties wordt uitgegaan van de huidige wettelijk vastgelegde minimumeisen:

• 5.

  In afwijking van het gestelde in lid 3 sub e en f kan de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststellen waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht moet besteden en welke rapportagetoleranties hij daarbij moet hanteren. De financiële commissie adviseert de raad hierover.

Artikel 3: Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van verantwoordingen conform de geldende in- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administratie, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk op 15 juni van het jaar volgend op het begrotingsjaar aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de raad, beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld van de jaarrekening, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4: Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en effectieve accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant de financiële commissie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller.

Artikel 5: Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig acht. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht nodig denkt te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  alle organisatie-eenheden zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de getrouwheid van de jaarrekening rechtmatige totstandkoming van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde financiële beheer.

Artikel 6: Overige controles en opdrachten

• 1.

  Voor zover nodig geacht kan het college de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden (met betrekking tot rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad over de verstrekte opdrachten aan de accountant voor specifieke werkzaamheden.

• 2.

  Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd opdracht te geven aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang is van de gemeente.

Artikel 7: Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles, verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijke aard aan de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders, na voorafgaand overleg met de concerncontroller. De accountant legt de managementletter naar aanleiding van de interimcontrole aan het college voor. De managementletter wordt daarna ter kennisname aangeboden aan de financiële commissie en de gemeenteraad.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de financiële commissie.

Artikel 8: Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt een dag na bekendmaking in werking, met dien verstand dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2017 en later.

• 2.

  De controleverordening 2015 gemeente Dongen, vastgesteld op 28 mei 2015, wordt ingetrokken zodra deze verordening in werking treedt.

Artikel 9: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente Dongen 2017 ".